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Desarrollo de capacidades y transición Compromiso del PNUD con el desarrollo de la capacidad y la transición. Evaluación, planificación y análisis de resultados.

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1 Desarrollo de capacidades y transición Compromiso del PNUD con el desarrollo de la capacidad y la transición. Evaluación, planificación y análisis de resultados. Planificación de la transición al nuevo RP. Manual basado en internet para el desarrollo de la capacidad. Mayo de 2012

2 Asociación PNUD-Fondo Mundial - 3 dimensiones 1.Apoyo a la ejecución El PNUD sirve de Receptor Principal (RP) provisional en países que atraviesan circunstancias excepcionales. 2.Desarrollo de la capacidad Mientras se actúa de RP provisional, desarrollar la capacidad en una o varias entidades nacionales para que asuman la función de RP cuando estén preparadas y tan pronto como las circunstancias lo permitan. 3. Compromiso político Integrar los derechos humanos, el género y la diversidad sexual en los programas del Fondo Mundial como parte del firme compromiso del PNUD y del mandato como copatrocinador de ONUSIDA.

3 3. Apoyo al desarrollo de la capacidad para gobiernos, organizaciones comunitarias nacionales ampliadas y transiciones fluidas Transiciones como RP en 4 países, en otros 10 el proceso se ha iniciado. 12 países han aprobado oficialmente planes con estimación de costos para el desarrollo de la capacidad que se están ejecutando, 4 de ellos finalizarán a principios de Cambio en el enfoque del PNUD respecto a las negociaciones de subvenciones: el desarrollo de la capacidad debe ser financiado fuera de la subvención. Apoyo a las oficinas en el país en materia de desarrollo de la capacidad desde el Equipo BDP/VIH Fondo Mundial, en estrecha cooperación con el CDG. Manual de desarrollo de la capacidad y aplicaciones en línea disponibles a principios de 2012.

4 ¿En qué consiste el desarrollo de la capacidad? El PNUD define el desarrollo de la capacidad como: el proceso por medio del cual las personas, las organizaciones y las sociedades obtienen, fortalecen y mantienen las competencias necesarias para establecer y alcanzar sus propios objetivos de desarrollo Tomando como base esta definición, se establecen algunos conceptos fundamentales del fomento de la capacidad: Multinivel: niveles individual, institucional y social. Basado en resultados: mejoras en el desarrollo de la capacidad cuantificables. Cambio de enfoque: requiere cambio gestionado. Sostenible: las capacidades desarolladas deben ser sostenibles y adaptables. Implicación: implicación directa de la organización destinataria y sus partes interesadas.

5 Proceso del desarrollo de la capacidad PARTICIPACIÓN Analizar partes interesadas Confirmar partes interesadas institucionales Definir Equipo de Fomento de la Capacidad y sus funciones Planificar y gestionar comunicaciones EVALUACIÓN Plan Alcance Analizar pruebas Realizar evaluación Verificar Redactar informe Revisar PLAN Organizar Revisar documentación Definir objetivos Definir indicadores Determinar intervenciones Priorizar/Calendario Presupuesto Redactar informe de plan Revisar Pasar a ejecución EJECUCIÓN Preparar Confirmar financiamiento Confirmar supervisión Ejecutar intervenciones Hacer seguimiento Aplicar adaptación VALORACIÓN Extraer lecciones aprendidas Establecer mecanismos de retroalimentación Integrar en ciclo de planificación

6 ¿Capacidad para qué? Existen cinco áreas de capacidad funcional requeridas para los Programas Nacionales de Gestión de Enfermedades, incluidas las funciones de Receptor Principal (RP) del Fondo Mundial: Gestión de programa: dirigir con éxito las operaciones de una organización para cumplir sus objetivos. Gestión de subreceptor (gestión de contratos): conseguir eficacia en la supervisión, gestión y control de las actividades de subreceptor para obtener resultados previstos. Gestión y sistemas financieros: planificar, dedicar y controlar recursos financieros que permitan la consecución efectiva y eficiente de los objetivos de la organización. Gestión de productos farmacéuticos y productos sanitarios (Gestión de la Cadena de Adquisiciones y Suministros): asegurar la disponibilidad continua y fiable de suficientes cantidades de productos y servicios eficaces y de calidad asegurada a los usuarios finales, adquiridos al precio más bajo posible de conformidad con la legislación nacional e internacional. Seguimiento y evaluación: recopilar, almacenar y analizar datos y transformarlos en información estratégica que empleará la dirección para tomar decisiones.

7 Alcance de las capacidades en gestión de programa Estatus jurídico: organización legalmente constituida; autoridad para celebrar un acuerdo de subvención; etc. Gestión y organización: ejecución efectiva del programa; apoyo y compromiso dentro de la organización; liderazgo, responsabilidad y obligaciones de la organización claramente definidos. Infraestructura y sistemas de información: sistemas funcionales de tecnología de la información para las comunicaciones; capacidad y personal para la elaboración de informes sobre el programa; etc. Experiencia técnica: personal suficiente con la experiencia necesaria en VIH, tuberculosis y malaria y el reforzamiento del sistema sanitario para ejecutar y supervisar el programa.

8 Alcance de las capacidades de subreceptor Selección de subreceptor: contar con los adecuados procedimientos y criterios para la selección transparente de subreceptores. Evaluación de la capacidad del subreceptor: disponer de los adecuados planes, recursos, dotación de personal y procedimientos operativos para llevar a cabo evaluaciones de la capacidad del subreceptor. Gestión y supervisión del subreceptor: acuerdos de subreceptor eficaces; procedimientos para la planificación, gestión, seguimiento y revisión de subreceptores.

9 Alcance de las capacidades de gestión financiera Organización de la función de gestión financiera: estructuras de contabilidad y organización financiera claramente definidas; etc. Sistema de presupuesto: sólidos procedimientos para crear, revisar y actualizar presupuestos; políticas autorizadas para el control de gastos; etc. Sistema de contabilidad: capacidad para absorber el aumento previsto de transacciones; plan de cuentas con los niveles de detalle necesarios para supervisar los gastos; integración de sistemas contables y financieros; etc. Sistema de tesorería: capacidad para absorber el aumento previsto en la actividad de pago; controles apropiados de la gestión del efectivo; adecuada previsión de efectivo; etc. Sistema de adquisición (para productos no sanitarios): adecuados procesos, procedimientos y supervisión para la adquisición de productos no sanitarios. Sistema de gestión de activos: adecuadas salvaguardas para proteger activos; activos fijos actuales y registro de inventario; inventarios físicos periódicos. Disposiciones de auditoría: suficientes disposiciones de auditoría externa; disposiciones, estructura, dotación de personal, independencia, elaboración de informes y planes de auditoría interna eficaces.

10 Alcance de las capacidades de Gestión de la Cadena de Adquisiciones y Suministros (1) Gestión y coordinación: estructura organizativa, dotación de personal y gestión adecuados para realizar las funciones de adquisición; etc. Políticas y sistemas de adquisición: políticas y procedimientos de adquisición apropiados; procesos de adquisición competitivos, eficientes y transparentes; etc. Derechos de propiedad intelectual: pertenencia como miembro de la Organización Mundial del Comercio; leyes de patentes relativas a los productos farmacéuticos; etc. Sistemas y capacidad de aseguramiento de la calidad: establecida la función de autoridad nacional de reglamentación farmacéutica; control de calidad efectivo; etc. Selección de productos: responsabilidades y procedimientos adecuados para la selección de productos; etc. Sistemas de información sobre la gestión: sistemas efectivos para controlar los niveles de existencias y los datos de consumo; etc. Previsión: responsabilidades, sistemas y procedimientos eficaces para la previsión; etc.

11 Alcance de las capacidades de Gestión de la Cadena de Adquisiciones y Suministros (2) Recepción y almacenamiento: responsabilidades, sistemas y procedimientos efectivos para la recepción y el almacenamiento de mercancías; etc. Distribución: calendario documentado para la distribución de productos; personal, vehículos y capacidad de almacenamiento suficientes para la distribución; etc. Uso racional de medicamentos: directrices nacionales de tratamiento vigentes y disponibles cuando sea necesario; etc. Otros productos sanitarios (no farmacéuticos): adecuados procedimientos de aseguramiento de la calidad para productos no duraderos; etc.

12 Alcance de las capacidades de Monitoreo y Evaluación (M&E) (1) Indicadores: indicadores claros y cuantificables con referencias, metas, métodos de medición, etc. Presupuesto de MyE: presupuesto integral, adecuado y viable; fuentes de recursos y lagunas. Plan de trabajo de MyE: plan de MyE efectivo con clara definición de actividades, calendarios, cálculos de recursos financieros, etc. Coordinación de MyE: disposiciones de gestión de MyE; grupos de trabajo técnicos, de partes interesadas y MyE eficaces; etc. Recursos humanos de MyE: adecuados niveles de competencia y de dotación de personal como recursos humanos para MyE; estructuras apropiadas, etc. Herramientas y directrices de MyE: directrices y procedimientos operativos estándar de MyE; etc.

13 Alcance de las capacidades de Monitoreo y Evaluación (M&E) (2) Recopilación, análisis y comunicación de datos sistemáticos: procesos efectivos de recopilación, análisis y comunicación de datos, incluida una base de datos, sistema de copia de seguridad, etc. Aseguramiento de la calidad de datos y supervisión de apoyo relacionada con el MyE: estrategia sobre aseguramiento de la calidad de los datos que sea viable e integral; etc. Evaluación, investigación operacional, encuestas, vigilancia, estudios especiales: calendarios de las evaluaciones de programas, etc. Evaluación: sistemas adecuados para evaluaciones independientes, etc. Productos e información, difusión y uso: ¿existen productos de información y métodos de difusión claros? Armonización con el sistema nacional de MyE y contribución a su desarrollo: plan de MyE vinculado a la estrategia nacional; etc.

14 Herramientas de evaluación de la capacidad Existen algunas herramientas que ofrecen un marco para el diagnóstico rápido (evaluación, revisión, etc.) Las herramientas proveen una estructura para captar niveles de capacidad actuales y previstos para cada componente dentro de estas cinco áreas de capacidad funcional, así como pruebas, necesidades y recomendaciones. La herramienta debe ser adaptada a cada contexto. Los resultados de este ejercicio de diagnóstico rápido de la capacidad ofrecerán una visión de las necesidades prioritarias de fomento de la capacidad que pueden servir de base a las solicitudes de subvenciones y las acciones de fomento de la capacidad.

15 Puntuación de los niveles de capacidad actuales y objetivo La puntuación de los niveles de capacidad sigue la escala de evaluación del Fondo Mundial de este modo: C2 – las lagunas de capacidad plantean riesgos significativos. C1 – las lagunas de capacidad plantean riesgos que no pueden ser resueltos en 3-6 meses B2 – las lagunas de capacidad plantean algunos riesgos menores y deben ser resueltos antes de la ejecución. B1 – las lagunas de capacidad plantean riesgos menores y deben ser reforzadas simultáneamente a la ejecución. A2 – las capacidades y los sistemas satisfacen plenamente los requisitos mínimos. A1 – las capacidades y los sistemas superan los requisitos mínimos.

16 Ejemplo de herramienta de evaluación rápida - Programación Gestión de programa Capacidad: planificar, gestionar, supervisar y prever eficazmente operaciones de la Unidad de Gestión de Programa con funciones y responsabilidades claras y toma de decisiones transparente Planificación Capacidad actual Capacidad objetivo Fecha objetivo Pruebas disponibles Neesidades de capacidad Recomendaciones Puntos a considerar: Moneda y uso de planes estratégicos y anuales Seguimiento de datos reales frente al plan Uso de análisis de datos históricos y datos de previsión en la planificación Integración y coordinación de la planificación de programas del Fondo Mundial con la planificación estratégica nacional para las tres enfermedades Indicador ejemploSostenibilidad Planes para el financiamiento sostenible de fondos, donantes y recursos nacionales

17 Desarrollo de la capacidad: ejemplos de objetivos A continuación se presentan ejemplos de objetivos de desarrollo de la capacidad considerados útiles para tratar las necesidades de desarrollo de la capacidad en los subreceptores. Mediante estos objetivos se abordan las necesidades de desarrollo de la capacidad específicas de los subreceptores, así como otras adecuadas a cada subreceptor. 1.Coordinación y colaboración entre organizaciones para la gestión de programas: conseguir que la gestión en todas las organizaciones, y en las unidades del Ministerio de Salud, esté coordinada con planes y calendarios integrados al abordar temas comunes, gestionando y supervisando de forma activa el plan de desarrollo de la capacidad, y al alinear las actividades de ejecución. 2.Reforzar la gestión, la responsabilidad y la supervisión a nivel provincial: reforzar localmente las competencias de gestión de riesgos y resultados, los niveles de rendición de cuentas y la supervisión activa. 3.Aumentar la satisfacción del personal y el desempeño a nivel provincial y de distrito: mejorar el desempeño basado en resultados a nivel provincial y de distrito, y aumentar la satisfacción del personal en el trabajo mediante medición del desempeño, funciones y responsabilidades bien definidas, incentivos no económicos y encuestas. 4.Coordinación y colaboración entre organizaciones sobre monitoreo y evaluación (M&E): coordinación y colaboración entre subreceptores y otros asociados pertinentes con vistas a aplicar la gestión y la supervisión activas de las iniciativas de MyE. 5.Sistema de recogida y comunicación de datos exhaustivo, preciso y oportuno a nivel provincial y de distrito: proveer sistema de recogida y comunicación de datos sobre M&E que sea exhaustivo, preciso y oportuno, que incluya mediciones del desempeño, análisis mejorados, bases de datos integradas y plataformas de conocimientos.

18 Plan de desarrollo de la capacidad Definir indicadores apropiados: son clave para conseguir que las intervenciones de fomento de la capacidad tengan éxito. El número de indicadores debe ser el menor posible, los indicadores han de ser fácilmente medibles, SMART y deben tener en cuenta procesos e indicadores de productos/resultados, así como los relativos a aspectos de desempeño y conducta. Determinar objetivos a corto plazo: para crear confianza y experiencia y demostrar resultados y valor es importante programar y planificar objetivos a corto plazo en el plan de fomento de la capacidad. Coordinarse con las estrategias y planes existentes: los planes de fomento de la capacidad no deben ser aislados sino que han de elaborarse teniendo en cuenta e integrándose con las estrategias y planes nacionales existentes. Avanzar hacia la ejecución: un plan sólo es útil si se ejecuta; y una consideración importante de la planificación del fomento de la capacidad es asegurar la implicación y la responsabilidad continuas. Tener en cuenta a los defensores y detractores del cambio: habrá partidarios y detractores del cambio; el objetivo debe ser implicar a ambas partes en un esfuerzo común para planificar y llevar a cabo el cambio. Considerar la transición: en el contexto de un programa financiado por el Fondo Mundial, al definir el plan, identificar posibles hitos para trasladar el papel de Receptor Principal desde el PNUD a la entidad nacional nombrada por el MCP. Definir calendarios y plazos realistas: se debe tener en cuenta el tiempo necesario para revisar y aprobar el plan de fomento de la capacidad. Además, la programación del financiamiento para el plan puede llevar tiempo y, en el caso del financiamiento del Fondo Mundial, deberá sincronizarse con el calendario de financiamiento de las subvenciones.

19 Ejecución Preparativos para la ejecución: confirmar los arreglos de ejecución, incluidos el plan y el calendario, las comunicaciones y el intercambio de conocimientos, los resultados y los indicadores, las funciones de gestión y las responsabilidades. Asegurar la disponibilidad de recursos: clarificar los niveles de recursos financieros y humanos y la programación necesarios para el plan. Confirmar la supervisión del desarrollo de la capacidad: se determinan los responsables que han de estar disponibles para supervisar la ejecución y dar seguimiento a los indicadores y los progresos. Desde la perspectiva del Fondo Mundial, esto incluye al MCP y los grupos de trabajo de las partes interesadas. El ALF puede ayudar a supervisar los resultados previstos financieros y de programa en nombre de la Secretaría del Fondo Mundial. Ejecutar el plan de desarrollo de la capacidad: gestionar las aportaciones y los recursos para llevar a cabo intervenciones de programa. Realizar seguimiento regular: efectuar seguimiento regular de las actividades y comunicar sus resultados a la dirección y los grupos de supervisión. Adaptar el plan y alterar su curso: ajustar el programa de trabajo como sea necesario durante la ejecución para obtener mejores resultados. Evaluar indicadores y oportunidades de transición: en el caso de programas del Fondo Mundial, durante el seguimiento de la ejecución y las revisiones de la gestión, medir los indicadores de transición y tener en cuenta hitos de transición apropiados.

20 Posible alcance del proceso de transición Confirmar el calendario de planificación de la transición: la planificación de la transición debe llevarse a cabo lo antes posible y ha de estar estrechamente vinculada a la planificación del fomento de la capacidad. Organizar el proceso de planificación de la transición: confirmar el método para la planificación, incluidas las responsabilidades clave, la programación, etc. Gestionar la transición: la transición es responsabilidad del futuro o futuros receptores principales y del PNUD; cada organización necesitará disposiciones de gestión efectivas para controlar y coordinar conjuntamente las actividades de transición. Determinar los indicadores de hitos, la programación de la transición y los riesgos: tomando como base documentos y procesos, incluidos el plan de fomento de la capacidad y la programación de las subvenciones del Fondo Mundial, determinar los indicadores de hitos para la transición, la programación y la gestión de riesgos. Elaborar un presupuesto estimativo: detallar los requisitos de presupuesto para realizar la transición de funciones. Redactar el informe del plan de transición: documentar los elementos de la transición, las disposiciones y responsabilidades de gestión y el presupuesto. Realizar revisiones integradas: revisar el plan de transición y los presupuestos con la alta dirección, los jefes funcionales y las partes interesadas para finalizarlos, aprobarlos y obtener apoyo. Avanzar hacia la ejecución: confirmar el enfoque, las responsabilidades y el financiamiento requeridos para iniciar y ejecutar el plan de transición.

21 Desarrollo de la capacidad y transición – lecciones aprendidas Los planes de desarrollo de la capacidad y de transición deben ser parte integral de la subvención desde el principio (con asignación del presupuesto adecuado). Liderazgo e implicación del Ministerio de Salud, con apoyo de MCP sólidos. Participación de múltiples asociados, el PNUD no lo puede hacer todo solo. Proceso de transición elaborado por el PNUD y el Ministerio de Salud antes del traspaso de poderes. Reforzar los sistemas, no sólo la formación, y adoptar un enfoque más amplio que no se limite a la capacidad para ejecutar subvenciones del Fondo Mundial. Es importante centrarse en los sistemas para la gestión financiera y la mitigación de riesgos. Pronta selección de receptores principales nacionales. En algunos países la transición es un objetivo a más largo plazo.

22 Manual de desarrollo de la capacidad: apoyo a las entidades nacionales en la ejecución de respuestas nacionales al VIH y el sida, la tuberculosis y la malaria

23 Elementos del Manual de desarrollo de la Capacidad Un enfoque más sistemático al desarrollo de la capacidad y la transición. Capacidades funcionales y operativas: gestión de programa; gestión de subreceptores; gestión financiera; gestión de la cadena de adquisiciones y suministros; seguimiento y evaluación. Dirigido a entidades gubernamentales y ONG. Experiencias basadas en países, especialmente Zambia, Zimbabwe y Haití. Refuerza los sistemas y los procedimientos, no sólo la formación. Indicadores para hacer seguimiento de los progresos y los resultados. Al estar basado en internet, resulta accesible y adaptable al contexto de cada país.

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