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Gestión de la Calidad. Conceptualización SEIRI SEITON SEISO SEKETSU SHITSUKE CLASIFICACIÓN ORGANIZACIÓN LIMPIEZA BIENESTAR PERSONAL DISCILPLINA Mantenga.

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1 Gestión de la Calidad

2 Conceptualización SEIRI SEITON SEISO SEKETSU SHITSUKE CLASIFICACIÓN ORGANIZACIÓN LIMPIEZA BIENESTAR PERSONAL DISCILPLINA Mantenga sólo lo necesario Manténgalo en orden Mantenga todo limpio Cuide su salud física y mental Mantenga un comportamiento confiable La metodología de las 5 ´S implica el desarrollo de un conjunto de actividades encaminadas al logro de un ambiente de trabajo ordenado, limpio y confortable

3 5´s

4 Clasificación (SEIRI) Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categoría o frecuencia de uso. Eliminar lo que no sirve, lo innecesario y lo excesivo. De escritorios, pasillos, oficinas, almacenes, etc. Es indispensable que revise los objetos, mobiliario y equipo que utiliza, los seleccione y clasifique. ¿En su puesto de trabajo, cuántas cosas innecesarias guarda? ¿Y en su casa? Recuerde que a veces se utiliza mal el espacio que puede ser vital para tener un ambiente más limpio y holgado de trabajo

5 Criterios para la selección y clasificación TIEMPO – Durabilidad – Caducidad – Por legislación, etc. ARTÍCULOS – Deteriorados – Poco funcionales – Innecesarios – Obsoletos – Descompuestos, fraccionados o rotos – Mohosos – Peligrosos (tóxicos, contaminantes, etc.)

6 Procedimiento para la Clasificación Si se usa a cada momento Si se usa todos los días Si se usa todas las semanas Ubíquelo en la oficina, sobre el banco de trabajo o cerca de las máquinas A) Identifique B) Identifique C) Identifique Si se usa una vez al mes Si se usa cada 3 semanas Si se usa esporádicamente Ubíquelo cerca del sitio de trabajo Ubíquelo en el almacén o en un depósito DescárteloLo que no es necesario

7 A nivel de empresa en forma sistemática REORGANIZACIÓN TOTAL REORGANIZACIÓN PARCIAL INSPECCIÓN PERIÓDICA DISCRIMINACIÓN DE: Simultáneamente, en todas la oficinas y talleres, cada empleado lleva a cabo la reorganización FUNCIONALREPARABLE ARTÍCULOS VIEJOS SOBRANTES ARREGLOINNECESARIO SE ORGANIZA SE DESECHA Un día señalado con anticipación, sólo una oficina, el almacén o un área definida, desarrollan la reorganización. P. Ejem: Pasillos, corredores caminos, oficina según organización, espacios comunes o servicios armarios, gavetas, estantes, etc.

8 Organización (SEITON) Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o cualquier arreglo metódico de partes. Es posible que en ciertas áreas existan estándares de organización como (Ordenar la herramientas, normas de archivo, instrucciones de ubicación, etc.), si no existen, es recomendable proponerlos. – Ordenar por claves alfanuméricas o numéricas – Por su utilización (por día, semana, mes, año, etc.) – Por características (tamaño, color, funcionamiento, etc.) – Por combinación de métodos: Primero por características y luego por clave Por utilización y luego por característica, etc.

9 Procedimiento para Organizar Definir una nomenclatura para clase de elementos Decidir los sitios de ubicación (Cada cosa en su lugar) Decidir como se va a guardar, tomando en cuenta: 1)Fácil de guardar 2)Fácil de identificar 3)Fácil de sacar 4)Fácil de reponer 5)Fácil de volver a su lugar Una recomendación importante al organizar es cumplir con el concepto de: un elemento es lo mejor. Una herramienta, un formato, una hora, una máquina, un archivo, una hoja de papel, etc. Si se establecen lugares de ubicación, cada usuario deberá colocar en su lugar el artículo que tomó al terminar de usarlo 123

10 Limpieza (SEISO) Es el acto de quitar lo sucio. Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene. Eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos,talleres, oficinas, almacenes, escritorios, bancos de trabajo y demás elementos del lugar de trabajo. Lograr que los trabajadores apoyen a las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programación acorde a las mayores exigencias de operación. La limpieza general es responsabilidad de la empresa, pero gran parte del éxito reposa en la actitud de los trabajadores

11 Procedimiento para Limpieza Saque el polvo y suciedad de los sitios de trabajo; pisos, paredes, techos, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que se use en las operaciones diarias 1 ) Limpiar lo que se va a utilizar antes de trabajar 2)Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere encontrar al día siguiente 3)Hacer de los puntos anteriores un hábito Asee el sitio de trabajo y el equipo después de usarlo Limpie cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o aparatos, antes y después de su uso, y verifique su funcionalidad Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal, o condiciones indeseables, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas para evitar la recurrencia. Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada lugar específico

12 Bienestar Personal (SEIKETSU) Es el estado en que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la limpieza mental y física de cada trabajador. No requiere de un procedimiento especial, más bien es el resultado de aplicar adecuadamente las eses anteriores lo que conduce a gozar de un ambiente saludable y cómodo para quienes laboran en él. Se refiere tanto a la salud física como mental de cada trabajador, así como a las facilidades que se le brinden para desarrollar su trabajo de manera confortable. Sitios malsanos no contribuyen a la buena salud de los que laboran en él.

13 Aspectos Importantes para el Bienestar Personal En primer lugar, con aspectos orientados a las condiciones de los empleados: – Recordar siempre la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano. – Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada, y de cumplir con las normas de seguridad. – Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios comunes. En segundo lugar, haciendo énfasis en las 5 ´S mediante la utilización de formas más avanzadas, como establecer procedimientos estándar de operación para planear la aplicación de las 5 ´S, bajo condiciones de plena conciencia en cada trabajador. Esta opción, sugiere:

14 Mecanismo para establecer procedimientos estándar para las 5 ´S Identifique Establezca Determine Si encuentra algo erróneo, determine: Cuáles son? Por qué son? Dónde están? Criterios de evaluación para: Formatos Instructivos Check-list Responsables Causas Soluciones Las áreas o puntos críticos o importantes relacionados con las 5 ´S Lo crítico, lo importante, lo inseguro o peligroso, lo poco confiable y lo poco deseable Cuándo se va a reportar? Quién va a verificar? Qué se va a verificar? Cómo se va a verificar? Qué instrumentos se usarán? Cuándo se va a reportar? A quién se va a reportar? Cómo se va a reportar?

15 A manera de síntesis: Aseo y arreglo adecuados Ropa limpia y propia para el trabajo No abusar del alcohol, tabaco o substancias similares Alimentación balanceada Posturas adecuadas en el trabajo Descanso adecuado Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del desempeño laboral un medio de satisfacción personal Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo Visitar al médico cuando se requiera y de preferencia periódicamente como medida preventiva. Vida equilibrada con deportes, capacitación, recreación y todo aquello que apoye al bienestar personal Utilización del equipo de protección y seguridad, y cumplimiento de las normas. La empresa debe asegurar que las condiciones de trabajo para los empleados sean adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones que propicien un ambiente sano

16 Disciplina (SHITSUKE) Es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen a la comunidad, a las empresas o a nuestra propia vida. Orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas y morales. Su práctica desarrolla en la persona disciplinada un comportamiento confiable. En las 5 ´S, se refiere al hecho de que cada miembro de la empresa mantenga como hábito o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos. En calidad el concepto de autodisciplina o autocontrol es fundamental. En calidad, las mejoras pueden ser esporádicas, flores de un solo día, llamaradas de petate; hoy lo hice bien, mañana lo olvido; hoy cumplí, mañana quien sabe. La indisciplina implica no sólo el hecho de incumplir normas; significa además, falta de respeto por lo demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente social y empresarial la confiabilidad en la persona.

17 Un ambiente de calidad: No puede lograrse sin disciplina. Puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos: – Comprender el concepto de EMPATÍA Capacidad de ponerse en el lugar del otro ¿Tengo que soportar el desaseo del otro? Puedo confiar en el comportamiento del otro? – Aplicar el concepto de Cliente interno Entregar de manera esperada – Desarrollar el compañerismo en el trabajo Enseñar Compartir Colaborar – Ser, en términos generales, un ser humano integral

18 Procedimiento para promover la autodisciplina Preparar material didáctico o eventos de instrucción Usar con todos los empleados la técnica Aprender haciendo Muéstrele como Déjelo hacer Repita hasta que se forme el hábito Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo aprendido Enseñe fundamentalmente con su ejemplo Si no se actúa correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras explica porqué no se hace así Establecer procedimientos que deberán seguir todos los empleados

19 RESUMEN LAS 5 ´S Aspectos a MejorarCONTROLES MediciónEstablezca 1) CLASIFICACIÓN 2) ORGANIZACIÓN 3) LIMPIEZA 4) BIENESTAR PERSONAL 5) DISCIPLINA Establezca medición Medición medición Establezca

20 Procedimientos para la aplicación de las 5 ´S Concientización en cada empleado Establecimiento de metas Selección de acciones prioritarias (proyectos) Análisis de la situación actual (los hechos) Desarrollo de acciones correctivas Evaluación (Comparación con la situación anterior)

21 Concientización El supervisor o encargado de los grupos deberá dirigir el proceso. Realizar discusiones sobre el tema con la participación de todos. Hacer énfasis de que el taller u oficina es una extensión de la casa. Insistir que sólo se produce calidad en sitios limpios, ordenados y seguros. Lograr con la observación física el convencimiento de mejorar el ambiente. Insistir en cómo el orden y la limpieza están ligados a la seguridad El objetivo es despertar la conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida con él. Se sugiere :

22 Fijando las Metas ¿Qué se hará? ¿Quién lo hará? ¿Cuándo se hará? ¿Cuál será la forma de hacerlo? ¿Cómo se hará? ¿Dónde se hará? Las metas deberán ser: – Producto del consenso – Factibles – Realizables a bajo costo – Observables – Medibles El trabajo se deberá desarrollar en equipo

23 Desarrollo de acciones correctivas y preventivas Criterios de prioridad Costos Urgencia Importancia Áreas clave Impacto externo Impacto interno Elaborar un Plan Indicar metas Indicar recursos Indicar procesos Indicar responsables Indicar fechas Indicar mediciones

24 Análisis de la situación actual (los hechos) Se deberá Filmar Fotografiar Verificar con check-list Observar Medir Calificar Analizar ¿Qué se acumuló? ¿Dónde apareció? ¿Por qué sucedió? ¿Cuándo sucedió? ¿Cómo sucedió? ¿Quién lo hizo?

25 Desarrollo de acciones correctivas y preventivas Discutir con los empleados involucrados, sobre el tipo de acciones correctivas y preventivas que puedan ser más efectivas. Decisión por consenso sobre la acción que se deberá realizar. Aplicación práctica de las medidas acordadas, por parte de cada uno de los involucrados en el plan. Existen dos tipos de soluciones: Acción remedial inmediata.- Actúa sobre los efectos que se ven. Acción preventiva.- Busca evitar que el problema se repita y que en consecuencia actúa sobre las verdaderas causas de raíz. Procedimiento recomendado:

26 Evaluación Es conveniente hacer un seguimiento permanente y verificar los resultados obtenidos. A partir de la evaluación surgen nuevas propuestas para superar dificultades y realizar la mejora continua. Se pueden utilizar: – Listas de verificación (check-list) – Hacer observaciones – Entrevistas, etc.

27 Procedimiento Genérico Una vez seleccionada el área de trabajo Filmar o fotografiar Observar Aplicar chek-list Se deberá ordenar la información Se deberá analizar la información Identificar las causas potenciales Dar soluciones a bajo costo y con sentido común Hacer las pruebas piloto de las soluciones Volver a medir y comparar Implantar los cambios de manera definitiva

28 Secuencia típica de Implantación ETAPA 1 Bienestar Personal A Usar ropa limpia Cuidar la Salud física y mental Mantener un comportamiento confiable Organizar los sitios de trabajo cómodos Usar equipo de protección y seguridad B

29 Secuencia típica (2) A C B A CLASIFICACIÓN Establecer criterios para identificar lo que sirve y lo que no IDENTIFICAR LO QUE SIRVE DE LO QUE NO ES ÚTIL Si DESCARTAR No

30 Secuencia típica (3) A LIMPIEZA Eliminar suciedad, basura, polvo, etc. Mantener condiciones limpias C ORGANIZACIÓN Establecer un sistema para mantener a la mano sólo artículos necesarios D

31 Secuencia típica (4) D ETAPA 2 DISCIPLINA Reconocer la necesidad de dar seguimiento a lo especificado Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones Tener conciencia permanente de mejoramiento

32 Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para oficina)

33 Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para planta)

34 Gráfica de Radar Área:___ Fecha:___ Clasificación Disciplina Bienestar Personal Limpieza Organización


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