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Caso: Dirección de Finanzas BALANCED SCORECARD MECD.

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1 Caso: Dirección de Finanzas BALANCED SCORECARD MECD

2 Constituirse en la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el campo del conocimiento, la cultura y el deporte, como aspectos fundamentales en el desarrollo del integral del ser humano………………………... El MECD tiene como BALANCED SCORECARD MECD

3 Contribuir con los procesos administrativos y gerenciales de las unidades administradoras centrales y desconcentradas habiendo cumplido tanto con especificaciones normativas como técnicas en los procesos de ejecución del presupuesto de gastos ordinario y extraordinario, garantizando la exactitud, veracidad y oportunidad de la provisión de información. La Dirección de Finanzas del MECD tiene como del MECD tiene como BALANCED SCORECARD MECD

4 DIRECCION DE FINANZAS ¿Cuáles son las principales funciones?

5 Dirección de Finanzas División de Habilitaduría División de Ordenes de Pago y Registro Presupuestario División de Contabilidad Fiscal Secretaría BALANCED SCORECARD MECD NUESTRA ESTRUCTURA

6 ……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada. Artículo 313: En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles del Gobierno, deberá establecerse de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos responsables de tales resultados. Estos deberán establecerse en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño………. CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 1999 BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGAL

7 ……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada. Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos: ……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes. Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos: ……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes. DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS NUEVO BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGAL

8 Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos…….. Plan de la Nación: Proyecto Bolívar 2000 Propaís(6 meses, contingencias) Propatria(2 años) Pronación(Largo Plazo) Plan Estratégico: Desarrollo Integral de la Educación Nacional y Reducción de los desequilibrios Sociales. BALANCED SCORECARD MECD

9 Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos…….. El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el seguimiento, control y evaluación de la gestión como aporte significativo para la toma de decisiones. BALANCED SCORECARD MECD

10 Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se analizaron algunas Áreas Criticas…….. Falta de capacidad física instalada. Presupuesto y financiamiento inadecuados. Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión. Falta de capacitación de docentes. Indefinición de una política de personal. Falta de capacidad física instalada. Presupuesto y financiamiento inadecuados. Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión. Falta de capacitación de docentes. Indefinición de una política de personal. BALANCED SCORECARD MECD

11 Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se establecieron los siguientes Objetivos Estratégicos…….. Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa. Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo. Implementar una estructura orgánica y funcional. Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos. Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa. Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo. Implementar una estructura orgánica y funcional. Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos. BALANCED SCORECARD MECD

12 Comunidad-Sociedad Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa. Incrementar la supervisión. Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa. Comunidad-Sociedad Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa. Incrementar la supervisión. Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa. ……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas…….. BALANCED SCORECARD MECD

13 Procesos internos Optimizar los procesos gerenciales y administrativos. Sistematizar los procesos. Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes. Optimizar la atención de quejas. Procesos internos Optimizar los procesos gerenciales y administrativos. Sistematizar los procesos. Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes. Optimizar la atención de quejas. ……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas…….. BALANCED SCORECARD MECD

14 Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional. Reducir gastos de funcionamiento. Racionalizar el empleo de Recursos. Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional. Reducir gastos de funcionamiento. Racionalizar el empleo de Recursos. ……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas…….. Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un Sistema de Incentivos. Incorporar nuevas formas de aprendizaje. Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva. Maximizar los beneficios de la tecnología Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías. Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un Sistema de Incentivos. Incorporar nuevas formas de aprendizaje. Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva. Maximizar los beneficios de la tecnología Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías. BALANCED SCORECARD MECD

15 APRENDIZAJE CRECIMIENTO COMUNIDAD SOCIEDAD FINANCIERA Maximizar la supervisión, el seguimiento Y el control de la gestión educativa PROCESOS Racionalizar el empleo de recursos financieros Optimizar los procesos Gerenciales y administrativos Agilizar la elaboración de Cheques e Informes Implementar una Estructura orgánica funcional Maximizar los beneficios de la tecnología Diseñar un sistema de incentivos Incorporar nuevas Formas de aprendizaje Optimizar el seguimiento y control Incrementar la supervisión Sistematizar los procesos Promover condiciones Idóneas para ejecutar Los proyectos educativos BALANCED SCORECARD MECD DIAGRAMA CAUSA EFECTO

16 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Demandas VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: Permite verificar el grado de demandas de la elaboración de cheques respecto las demandas diversas a la Dirección de Finanzas. Total de solicitudes de elaboración de cheques Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de Finanzas Grado de Demandas de Elaboración de Cheques Total de solicitudes de elaboración de informes Total de Unidades Administrativas demandantes de informes Grado de Demandas de Informes Total de quejas por todas las causas consignadas Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de Finanzas Grado de Inconformidad Institucional Total de retenciones exigidas Total de Figuras Jurídicas y Naturales existentes Grado de Requerimiento de Retenciones Total de instituciones bancarias seleccionadas Grado de Requerimiento de Apertura de Fideicomisos Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas. Permite verificar el cumplimiento del nivel de retención tal como se exige en los instrumentos legales que regulan la materia por cada una de figuras jurídicas y naturales que establecieron relaciones con el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Este indicador señala el nivel de requerimiento de aperturas de Fideicomisos respecto de las instituciones bancarias seleccionadas, en consecuencia se puede verificar el mayor o menor nivel de concentración de las mismas en una de ellas MES: BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

17 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Insumo VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: Permite verificar el nivel de utilización del recurso humano de la Dirección de Finanzas, concibiéndose que esta utilización se mide desde el punto de vista de la presencia al trabajo. Total de horas-hombre utilizadas Total de horas-hombre disponibles Eficiencia Laboral en Finanzas Total de horas-computador utilizados Total de horas-computador disponibles Eficiencia del Uso de Tecnología Total de bolívares invertidos Total de bolívares presupuestados Nivel de Inversión Permite verificar el nivel de utilización de la tecnología existente en la Dirección de Finanzas, así como su comparación con los niveles de utilización del resto de los recursos de dicha Unidad de Análisis Permite verificar el nivel de ejecución de los recursos presupuestarios tanto para la Dirección de Finanzas, como para el Ministerio de Educación como una totalidad, y vincularlo a lo estipulado en los instrumentos legales asociados MES: BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

18 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Producto VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: Permite verificar el grado de efectividad de la producción, como expresión de la respuesta a las demandas de clientes internos y/o externos Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna. Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE Total de solicitudes de elaboración de cheques Efectividad de la elaboración de Cheques Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE Total de Unidades Administrativas demandantes de informes Efectividad de la Elaboración de Informes Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE Total de quejas consignadas Nivel de Atención a las Quejas Consignadas Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE Total de retenciones exigidas Efectividad de las Retenciones Total de instituciones bancarias seleccionadas Balance Aperturas de Fideicomiso- Instituciones Bancarias Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas OPORTUNAMENTE MES: Permite verificar la efectividad de la elaboración de informes ante un determinado nivel de demanda del resto de las unidades administrativas de la institución. Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna Permite conocer la capacidad que tiene la organización para atender oportunamente las quejas planteadas ante la Dirección de Finanzas por una diversidad de causas. Permite conocer el nivel de retenciones realizadas oportunamente, de acuerdo a las normas establecidas. Permite conocer el nivel de concentración de las Aperturas de Fideicomiso de manera oportuna con respecto a las instituciones bancarias seleccionadas. La Dirección de Finanzas deberá ser selectiva de acuerdo al interés institucional. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

19 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Resultados VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: Permite conocer la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para colocar los recursos del Ministerio en aquellos bancos con mejores tasas promedio del mercado. Total de instituciones bancarias seleccionadas por encima del promedio de tasas de interés Total de instituciones bancarias en el promedio y por debajo del promedio Capacidad Selectiva para la Realización de Depósitos Total de bolívares-interés ganados por encima del promedio de las tasas de interés Total de bolívares-interés ganados en el promedio y por debajo del promedio si se hubiesen colocados en dichas instituciones Nivel de Rentabilidad de las Colocaciones Total de multas aplicadas al M.E.C.D. Total de cancelaciones de retención de impuestos realizadas OPORTUNAMENTE Nivel de Cancelación Oportuna de Impuestos Total de opiniones de prensa en contra de la Gestión de Finanzas Total de opiniones de prensa en contra del M.E.C.D. Imagen Institucional Total de emisiones de cheques elaborados Nivel de Devoluciones Total de emisiones de cheques devueltos MES: Permite conocer el nivel de remuneración del dinero colocado en instituciones bancarias una vez seleccionadas las instituciones financieras del mercado. Permite conocer el incumplimiento de la Dirección de Finanzas en cuanto al nivel de cancelaciones de retenciones de impuestos, lo cual se expresará mediante el nivel de multas aplicadas por la institución correspondiente a través de multas. Permite conocer los juicios de valor asumidos por informantes externos y por diversas causas, tomando en cuenta la totalidad de los juicios de valor en contra del Ministerio. Permite conocer el nivel de devoluciones de cheques con respecto al total de los emitidos, permitiendo dominar la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para cumplir con especificaciones técnicas de elaboración de cheques BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

20 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Proceso VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: MES: Permite conocer el nivel de cumplimiento del tiempo establecido por la Dirección de Finanzas, y su capacidad para racionalizar factores que limitan dicho cumplimiento. Celeridad del Proceso a Total de días-proceso utilizados en la elaboración de cheques Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración de cheques Celeridad del Proceso b Total de días-proceso utilizados en la elaboración de informes Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración de informes Celeridad del Proceso c Total de días-proceso utilizados en la atención a quejas Total de días-proceso ACORDADOS para atender quejas Celeridad del Proceso d Total de días-proceso utilizados en la ejecución de retenciones Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar retenciones Celeridad del Proceso e Total de días-proceso utilizados en la ejecución de aperturas de fideicomiso Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar aperturas de fideicomiso 5 días días días días días3315 BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

21 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Disfunciones VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: MES: Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta Total de depósitos incorrectamente ejecutados Total de Bs.-depósitos incorrectos Total de Bs.-depósitos ejecutados Total de errores TIPO A para depósitos incorrectos Total de errores de todos los tipos Total de horas-hombre utilizadas en reelaboración de cheques Total de horas-hombre disponibles Total de depósitos ejecutados Permite conocer la magnitud el nivel de depósitos errados en las instituciones bancarias. Valor Económico de los Depósitos Incorrectos Importancia de los Errores Nivel de Uso Improductivo del Recurso Humano Permite conocer el valor económico que representa al nivel de depósitos errados, no entendiéndose como una proporcionalidad entre los valores de ambos indicadores. Permite conocer el grado de importancia que representa un causa incidente en los depósitos errados con relación a la totalidad de los errores identificados, facilitando su intervención a través de estrategias institucionales. Permite conocer la incidencia que tienen los depósitos errados en las instituciones bancarias, en el uso del recurso humano, por lo se puede saber cuál es su nivel de productividad ante el comportamiento de este indicador disfuncional. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

22 DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Efectividad Gerencial VALOR PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DE COMPARACIO N VALOR ACTUAL Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: FECHA: MES: Personalización de Atención a Problemas Total de personas atendidas OPORTUNAMENTE 72 horas Total de personas atendidas Permite conocer la celeridad con que el Director de Finanzas asume la resolución a problemas tanto de funcionarios del Ministerio, así como al resto del tren Directivo de ésta. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES

23 Reporte Integral de Gestión Dirección de Finanzas 1.- UNIDAD DE ANALISIS: 4.-FECHA: 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS EJECUTADOPROGRAMADO S1 Bs. S2Bs. S3 Bs. S4 Bs. S5Bs. S1 Bs. S2Bs. S3 Bs. S4 Bs. S5Bs. 18. BENEFICIO PLANIFICADO B1. B2. B3. B4. B CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS 7.-UNIDAD RESP. 8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS 9.-UNIDAD RESP. 12. INDICADORES SATELITES 13. PERIODOS M1 M2M3M4M5 C1. C2. C3. C4. C5. C6. S1. S2. S3. S4. S5. S6. X = 15. VALORES % 14. INDICADOR PRINCIPAL: Efectividad-Producto) 2.- REPORTE NRO: 3.- REUNION NRO: 5.INDICADOR: 10. DECISION 17. TIEMPO- EJECUCION 19. FECHA VERIFICACION VERIFICACION APROBADO RECHAZADO M6 Dirección de Finanzas X X X X X X Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE Total de informes demandados ,oo Impuntualidad Ausentismo Cap. Inst. Tecnológica Eficiencia Laboral Efectividad de la Elaboración de Informes de Informes Baja capacidad tecnológica instalada Lentitud de los procesos de compra Carencia de habilidades para el manejo de tecnología Desvinculación de gestión de entrenamiento en el área tecnológica Estructura no uniforme de Elaboración y Presentación de Informes A D C B A + B + C + D Adquisición y sustitución de tecnología. Racionalizar procesos Desarrollar Plan de Inventarios de Habilidades Tecnológicas Incrementar cobertura de y capacidad de Recursos Humanos en el área tecnológica. Desarrollar programa de reuniones para acordar Estructura Unica de Elaboración y Ensamblaje de Informes A Organización y Métodos Personal y Sistemas Personal Todas las Unidades 15 días Aprovechamiento del Recurso Humano Desarrollo de habilidades y destrezas Mejor calidad de informes Aceleración de decisiones Dominio situacional de Dirección de Finanzas BALANCED SCORECARD MECD

24 Reporte Integral de Gestión Dirección de Finanzas 1.- UNIDAD DE ANALISIS: 4.-FECHA: 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS EJECUTADOPROGRAMADO S1 Bs. S2Bs. S3 Bs. S4 Bs. S5Bs. S1 Bs. S2Bs. S3 Bs. S4 Bs. S5Bs. 18. BENEFICIO PLANIFICADO B1. B2. B3. B4. B CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS 7.-UNIDAD RESP. 8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS 9.-UNIDAD RESP. 12. INDICADORES SATELITES 13. PERIODOS M1 M2M3M4M5 C1. C2. C3. C4. C5. C6. S1. S2. S3. S4. S5. S VALORES % 14. INDICADOR DISFUNCIONAL 2.- REPORTE NRO: 3.- REUNION NRO: 5.INDICADOR: 10. DECISION 17. TIEMPO- EJECUCION 19. FECHA VERIFICACION VERIFICACION APROBADORECHAZADO M6 Dirección de Finanzas X X X X X X = Total de depósitos INCORRECTAMENTE realizados Total de depósitos realizados Bs. Erroneamente Depositados (miles-mill) Tiempo Unitario de Retrabajo en un Ciclo (en horas) Causa Abono Personas Fallecidas/Errores Totales Satisfacción de Usuarios Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta al Personal Procesos manuales ofrecen dicrecionalidad que posiblemente afecta confiabilidad del producto final. Inexistencia de un método de eliminación oportuna de renunciantes y fallecidos. Selección errada de beneficiarios en nómina Ambigüedad en el proceso de comunicaciones entre las unidades responsabilizadas del proceso de depósitos Solicitud de pagos indebidos no ajustados a la normativa legal existente D A B C E Racionalizar y automatizar procesos, así como ajustar mecanismos de control. Estudiar mecanismo que genere simultaneidad de provisión de información entre unidades involucradas Crear métodos de control apoyados en automatización mediante tecnología. Estandarizar estructura de comunicaciones entre unidades, mediante reuniones técnicas. Estandarizar Lista de Chequeo del Proceso de Pago, Métodos de Validación en los sistemas internos entre UNIDADES INVOLUCRADAS. Organización y Métodos y Sistemas Organización y Métodos, Finanzas y Personal. Personal, Sistemas y Finanzas Recursos Humanos Todas las Unidades Anteriores Aprovechamiento del Recurso Humano Rescate parcial del patrimonio del Ministerio Incremento de la satisfacción de los usuarios Mejores relaciones con instituciones bancarias Mejora de la imagen institucional ,oo ,oo ,oo ,oo 75 días 30 días BALANCED SCORECARD MECD

25 LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS…….. El BSC es perfectamente adaptable al MECD. Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales. La automatización del BSC es necesaria. El reporte manual es una excelente alternativa. La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC. Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna. La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos. El BSC es perfectamente adaptable al MECD. Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales. La automatización del BSC es necesaria. El reporte manual es una excelente alternativa. La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC. Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna. La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos. BALANCED SCORECARD MECD

26 LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS…….. Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD. Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas. Suministro de Información oportuna y veraz. Disminución de los costos de operación. Cambios en la estructura organizacional e infraestructura. Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas. Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos. Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD. Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas. Suministro de Información oportuna y veraz. Disminución de los costos de operación. Cambios en la estructura organizacional e infraestructura. Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas. Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos. BALANCED SCORECARD MECD

27 Reflexión final C omo causa inmediata del deterioro de nuestra posición económica y de nuestro signo monetario,generalmente se señala la masiva desinversión de los activos de Venezuela y por tanto la disminución de su patrimonio El origen del problema puede encontrarse en la falta de control administrativo. MilánJuranovic


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