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GUÍA DE FUNCIONALIDADES SGF-QUIPU BRINDAR SOPORTE FUNCIONAL AL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA (SGF - QUIPU) Teléfono: (1)3165000 Ext. 18034, 18078, 18012,

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1 GUÍA DE FUNCIONALIDADES SGF-QUIPU BRINDAR SOPORTE FUNCIONAL AL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA (SGF - QUIPU) Teléfono: (1) Ext , 18078, 18012,

2 BIENES Y SERVICIOS ACTIVOS FIJOSADQUISICIONESALMACÉN

3 Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados. SOPORTE Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo. OPERATIVO Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas. REPORTES

4 OPCION DE MENU APLICACIÓN IMPUESTOS Mediante la pantalla de Impuestos se parametrizan los diferentes conceptos que serán utilizados en los formularios de liquidación por cada tipo de impuesto. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ SEGUROS Mediante ésta pantalla se definen todas los Amparos, tipos de póliza que existen y los ítems que se encuentran involucrados en el proceso. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ PARAMETRIZACION BYS A través de la opción se definen las parametrizaciones contables por requerimiento, tipo, grupo, subgrupo, procedencia y tipo de proceso. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ CONTROL EMPRESA En esta pantalla se definen por cada una de las empresas del sistema los parámetros que se validarán durante la ejecución de diferentes procesos de gestión de Activos fijos, entre los cuales se encuentran las cuantías definidas para los bienes de consumo y de menor cuantía, la última fecha de cierre de activos fijos, la estructura de ubicaciones y el auxiliar que se utilizará para la generación de los comprobantes de contabilidad de cada empresa entre otros. TIPOS MOVIMIENTOS Esta opción consiste en realizar la configuración de los tipos de movimiento de activos fijos que se gestionan con los bienes en el sistema. Para cada movimiento se define el código; la descripción; si el movimiento implica cambio de empresa, ubicación o Dependencia; si se establecen condiciones de expiración del movimiento; grupo de movimiento que se afecta; si se requiere la generación de registros contables y la definición de los responsables del retiro, estableciendo quienes realizarán sus registros o ejecuciones; observaciones y otros datos. RUTA DE ACCESO SOPORTE

5 OPCION DE MENU APLICACIÓN PROCEDENCIAS Esta funcionalidad permite realizar mantenimiento al origen o procedencia asociada en el proceso de contratación y adquisición de los bienes o servicios, utilizados en el desarrollo de las operaciones diarias de la Universidad Nacional. Entre las procedencias de un bien se encuentra la adquisiciones por contratos, donaciones, entre otras. El sistema controla que en el proceso de registro de solicitudes de movimientos, solamente se puedan asociar bienes cuya procedencia haya sido relacionada al tipo de Movimiento correspondiente a la solicitud. AUSENTISMOS El mantenimiento de ausentismos consiste en el registro de los diferentes motivos por los cuáles el funcionario Responsable del bien se pueda encontrar separado del cargo parcial o temporalmente, por disfrutar de vacaciones, periodo sabático, licencia de maternidad, etc. y en qué medida estos ausentismos afectan los movimientos a realizar. UBICACIONES Esta funcionalidad permite realizar mantenimientos a las ubicaciones físicas de los diferentes bienes, a ser referenciadas o afectadas en los diferentes procesos y operaciones del sistema. En la pantalla se especifican datos correspondientes a la descripción de dichas ubicaciones, código de las mismas y empresa a la que pertenece la ubicación, entre otros datos. ESTADOS RESPONSABLES A través de esta funcionalidad se realiza la parametrización de estados de los responsables de los bienes en cuanto a su vinculación con la Universidad. Si se encuentran activos son usuarios de los bienes en calidad de responsables o delegados, si se desvinculan pasarán a estar inactivos y ya no tendrán responsabilidad sobre el bien. ESTADO FISICO BIENES Esta funcionalidad permite realizar mantenimiento a las condiciones físicas y de funcionamiento de los bienes, definiendo atributos como: en buen estado, regular, malo u obsoleto. RUTA DE ACCESO SOPORTE

6 OPCION DE MENUAPLICACIÓN TIPOS RESPONSABLES Esta funcionalidad permite realizar mantenimiento a los tipos de responsable del bien según su tipo de vinculación y los tipos de movimiento que realizará. RESPONSABLES Esta funcionalidad permite la creación y mantenimiento de cada uno de los funcionarios de activos fijos, para identificarlos como responsables de bienes al servicio o para ser relacionados como delegados de otros funcionarios, que por sus funciones gerenciales dentro de la Universidad o ubicación física, no tienen acceso al sistema. Todo funcionario por relacionar en la presente tabla, debe estar previamente creado en la tabla general de terceros del sistema financiero. RESPONS DEPENDENCIAS A través de esta funcionalidad se realiza mantenimiento a los usuarios responsables que tienen permisos como autorizadores o ejecutores de solicitudes de movimientos, sobre una dependencia específica ESTADO BIENES La parametrización del estado de los bienes permite definir diferentes estados en los cuales puede estar un bien en algún momento del tiempo: Activo, retirado del servicio, dado de baja, en mantenimiento, en responsabilidad, entre otros. SEDES En esta pantalla se definen cada una de las sedes del sistema que harán parte del aplicativo la cual validará los parámetros durante la ejecución de diferentes procesos de gestión de activos fijos. RUTA DE ACCESO SOPORTE

7 OPCION DE MENU APLICACIÓN DELEGATARIOS Esta pantalla permite parametrizar los usuarios de los diferentes bienes que delegan su administración en otro usuario determinado (Delegado). El sistema validará que el estado y ausentismo del delegado sean válidos para efectuar movimientos de los bienes del delegatario. TIPOS CONTRATOS Esta opción de soporte permite parametrizar los diferentes tipos de contrato de los responsables de los bienes; los cuales pueden ser de planta vinculados por nómina o contratados por prestación de servicios, entre otros. ENTIDADES FALLAN RSP En la opción de entidades que fallan responsabilidad, se definen las autoridades competentes que pueden emitir fallos sobre un proceso de responsabilidad por la pérdida o hurto de los activos fijos y se indica si por cada una de éstas se pueden establecer acuerdos de pago con los responsables, a través de los fallos emitidos. PARAM. FIN.BAJAS Mediante ésta pantalla se realiza la parametrización financiera que utilizará el sistema para realizar los efectos contables de los bienes que se dan de baja, por cada una de sus destinaciones: Venta directa o por martillo, donación o traspaso, desmantelamiento o destrucción y permuta. Esta parametrización se define por cada requerimiento y tipo de movimiento de baja. DESTINOS BAJAS En la pantalla destinos de las bajas, se parametrizan por cada uno de los destinos de las bajas parámetros requeridos para la generación de los comprobantes contables por cada tipo de movimiento de baja, y se definen las cuentas contables que se utilizarán para el registro de la baja de los activos. RUTA DE ACCESO SOPORTE

8 OPCION DE MENUAPLICACIÓN IMPUESTOS TIPO IMPUESTO: A través de esta pantalla, se configuran el tipo general de impuesto existentes a nivel nacional, departamental o municipal. TIPO IMP. GENERAL: Mediante esta opción se parametrizan los tipos de impuesto que deben liquidarse para los activos de la Universidad (Ej. Predial o de Vehículos) y su cobertura (Nacional, Departamental y Municipal / Distrital) y se permite asociar por cada uno de éstos los conceptos de liquidación que se registran sobre el formulario de impuestos. PARAM.IMP.SUBGRUPO: A través de la pantalla, se registran los tipos de impuesto que deben liquidarse por cada uno de los subgrupos definidos en el catálogo bienes y servicios del sistema. CONCEPTOS: Mediante esta pantalla se parametrizan los diferentes conceptos que serán utilizados en los formularios de liquidación por cada tipo de impuesto y se define su naturaleza (débito o crédito). RUTA DE ACCESO SOPORTE

9 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SEGUROS TIPOS DE POLIZA: A través de esta pantalla, se parametrizan los tipos de póliza que existen para dar cubrimiento sobre los bienes en activos fijos, definiendo su estado (Activo o Inactivo) y Cobertura (Global o Específica). AMPAROS: Mediante esta opción se parametrizan todos los amparos para los cuales se da cobertura a través de las pólizas que se constituyen para el aseguramiento de los bienes en activos fijos. ITEM AMPARO: A través de la pantalla, se asocian a cada uno de los ítems parametrizados en el catálogo de bienes y servicios, los diferentes amparos para los cuales se da cubrimiento mediante las pólizas constituidas con las aseguradoras en la Universidad. RUTA DE ACCESO SOPORTE

10 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PARAMETRIZACION BYS REQUERIMIENTO: A través de esta pantalla, se define un agrupador que permite diferenciar por empresas, las cuentas contables que se deben afectar por un movimiento de activos fijos, para un subgrupo y procedencia dado. SUBGRUPO: A través de ésta opción se realiza la parametrización contable del módulo de Gestión de activos fijos, definida por cada subgrupo, procedencia y requerimiento. Esta parametrización será utilizada para la generación de los comprobantes contables originados por los movimientos de activos fijos que requieran de un efecto en el módulo de contabilidad EQUIVAL DEPENDENCIAS: A través de la pantalla, se registran las equivalencias existentes entre los códigos de las empresas y dependencias del sistema y los que han sido definidos. LISTA VALORES: Mediante ésta pantalla se refrescan las diferentes listas de valores que son utilizadas en las pantallas del sistema. RUTA DE ACCESO SOPORTE

11 OPCION DE MENUAPLICACIÓN AJUSTES AL BIEN Esta funcionalidad permite modificar la información relacionada con la hoja de vida del bien cuando ésta presenta alguna variación o se requiere efectuar algún ajuste sobre los datos registrados. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ MOVIMIENTOS Esta funcionalidad provee a los usuarios diferentes opciones que permiten el registro y la gestión de movimientos de los bienes de la Universidad, tal y como son los traslados, retiros de bienes del servicio, retiros provisionales, mantenimiento y otros tipos de movimiento que operan en forma parametrizable.. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ PROCESOS ESPECIALES Esta funcionalidad permite correr periódicamente los procesos de cálculo de amortización, depreciación, agotamiento y provisión a los bienes que se encuentran activos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ BAJAS En esta funcionalidad se llevan a cabo los procesos relacionados con las bajas de los bienes de la Universidad que han sido retirados del servicio.. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ SEGUIMIENTO CONTROL Esta funcionalidad nos permite controlar el trámite de cada una de las responsabilidades de la Universidad. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ SEGUROS Esta funcionalidad brinda al usuario la posibilidad de hacer un seguimiento a las reclamaciones que se presentan y observar el estado en que se encuentran, permite la creación de amparos y asociar ítems a estos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ AVALUOS Esta funcionalidad permite registrar los avalúos hechos a los bienes. Se requiere que el usuario registre el avaluador, el número y el tipo de documento soporte, la fecha en la que se realizó y las observaciones que considere necesarias. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ RUTA DE ACCESO OPERATIVO

12 OPCION DE MENUAPLICACIÓN AJUSTES AL BIEN REGISTRO: Esta funcionalidad permite registrar en el sistema la información que requiere ser modificada en la hoja de vida del bien. CONSULTA: En esta pantalla es posible consultar la información asociada a cada uno de los registros de ajuste/corrección realizada: 1. Placa del bien modificado 2. No. De documento soporte 3. Fecha de documento soporte 4. Usuario que realizó ajuste/corrección 5. Motivo de ajuste/corrección 6. Numero de documento de Ajuste 7. Tipo de documento ajuste 8. Fecha de documento de ajuste 9. Proveedor 10. Hoja de Vida (Actual, antes y después) 11. Comprobante contable RUTA DE ACCESO OPERATIVO

13 OPCION DE MENUAPLICACIÓN MOVIMIENTOS REGISTRAR SOLICITUD: El registro de solicitudes es el proceso a partir del cual queda en estado autorizada en el sistema una solicitud para un movimiento particular de activos fijos. Esta solicitud puede ser realizada a nombre propio o a nombre de un delegatario que ha asignado a otro funcionario para el manejo de sus bienes. GESTIÓN SOLICITUD: A través de esta funcionalidad el usuario puede efectuar las operaciones de gestión sobre las solicitudes, tales como anular, modificar, devolver, grabar, autorizar, desautorizar, ejecutar, rechazar o denegar, de acuerdo con el permiso del usuario y los estados en que se encuentre cada solicitud. ACTUALIZAR HOJA DE VIDA: Mediante esta opción el delegado puede modificar la información de la ficha técnica y la placa de los bienes, una vez ha sido ejecutada una solicitud de movimientos correspondiente a la actualización de información del bien. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

14 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PROCESOS ESPECIALES EJECUTAR: Esta funcionalidad permite correr los procesos de depreciación, amortización y ajustes por inflación de los Activos fijos de una o varias empresas, para un periodo. Antes de iniciar los procesos de cálculo el sistema validará que para las empresas seleccionadas se haya realizado el cierre de contabilidad y de activos fijos del periodo anterior y se haya realizado el cierre de almacén del periodo seleccionado. GESTIONAR : Esta funcionalidad permite realizar el cierre de Activos fijos, o reversar un proceso ejecutado previamente. A través de ésta pantalla también es posible observar el detalle de los procesos aplicados a cada uno de los bienes, así como también consultar los efectos contables de los procesos especiales asociados a las diferentes empresas. Tanto la información del cálculo de los procesos, como los efectos contables, pueden ser consultados para el periodo específico, o el acumulado hasta el último periodo procesado. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

15 OPCION DE MENUAPLICACIÓN REGISTRO SOLICITUD B. DIRECTA: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de los bienes destinados a un proceso de baja en activos fijos, es decir, que no requieren de un proceso de evaluación por parte de la comisión evaluadora. Los bienes que son asociados a una solicitud de baja directa, deben relacionarse posteriormente en un acta de comité de gestión. ACTA COMITÉ GESTIÓN: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de las actas emitidas por el Comité de bajas. Los bienes que son asociados a un acta de Comité deben relacionarse posteriormente en una Resolución. RESOLUCIÓN: Mediante ésta funcionalidad se lleva en cabo el registro de los bienes involucrados en el proceso. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

16 OPCION DE MENUAPLICACIÓN REGISTRO LOTEO: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de un lote de bienes que tienen por destino Venta por martillo. REG. VENTA DIRECTA: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro del resultado de los bienes que han sido vendidos directamente a un tercero. Los bienes que son vendidos en forma directa, deben relacionarse posteriormente en un Acta de entrega. REG. VENTA CON LOTE: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro del resultado de la venta de los lotes generados por el intermediario que efectuó esta venta. Los bienes que son vendidos a través de un lote, deben relacionarse posteriormente en un Acta de entrega para que se lleve a cabo su baja definitiva y la correspondiente contabilización. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

17 OPCION DE MENUAPLICACIÓN REGISTRO REGISTRO OTRAS BAJAS: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de bajas con destinaciones diferentes a las ventas directas o por lote, tal y como son la destrucción de los bienes o su desmantelamiento. ACTA ENTREGA DIRECTA: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de un acta de entrega de bienes vendidos en forma directa a un tercero, con el objetivo de formalizar en el sistema su baja definitiva y la correspondiente contabilización. ACTA ENTREGA LOTE: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de un acta de entrega de bienes loteados, o con destinación venta por martillo, con el objetivo de formalizar en el sistema su baja definitiva y la correspondiente contabilización. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

18 OPCION DE MENUAPLICACIÓN REGISTRO ACTA ENTREGA O. BAJA: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de un acta de entrega de otras bajas tal y como son desmantelamiento o destrucción, entre otras, con el objetivo de formalizar en el sistema su baja definitiva y la correspondiente contabilización LIBERAR BIENES: Mediante ésta funcionalidad se lleva a cabo el registro de un documento para liberar bienes que han sido asociados a resoluciones confirmadas, con el objetivo de retirarlos de este documento para que vuelvan al punto inicial del proceso de la baja, con el estado "retirados del servicio. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

19 OPCION DE MENUAPLICACIÓN GESTIÓN SOLICITUD B. DIRECTA: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con una solicitud para baja directa registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación, además se puede generar el reporte de dicha solicitud. ACTA COMITÉ GESTIÓN: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con un acta emitida por el comité de bajas de activos fijos, registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. RESOLUCIÓN: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con una resolución registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. Cuando una resolución es anulada, los bienes asociados a ésta quedan nuevamente marcados como en "Acta de Comité" y podrán ser asociados a otra resolución. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

20 OPCION DE MENUAPLICACIÓN GESTIÓN LOTEO: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con un lote registrado previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. Cuando un lote es anulado. REG. VENTA DIRECTA: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con una venta directa registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. REG. VENTA CON LOTE: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con una venta de lotes registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

21 OPCION DE MENUAPLICACIÓN GESTIÓN REGISTRO OTRAS BAJAS: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con un registro de otras bajas, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. Cuando un registro de otras bajas es anulado, los bienes asociados a éste vuelven a quedar marcados como "en resolución". ACTA ENTREGA DIRECTA: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con un acta de entrega de bienes vendidos en forma directa que ha sido registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. ACTA ENTREGA LOTE: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con un Acta de entrega de bienes loteados que ha sido registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

22 OPCION DE MENUAPLICACIÓN GESTIÓN ACTA ENTREGA O. BAJA: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con un acta de entrega de bienes con otras destinaciones que ha sido registrada previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. LIBERAR BIENES: Esta funcionalidad permite realizar procesos relacionados con documentos para liberar bienes que han sido registrados previamente, tal y como son: consulta, modificación, confirmación o anulación. Cuando un documento para liberar bienes es anulado, los bienes asociados a éste vuelven a quedar marcados como "en resolución". Cuando un documento para liberar bienes es confirmado, los bienes son retirados del correspondiente documento para vuelvan al punto inicial del proceso de la baja, con el estado "retirados del servicio". RUTA DE ACCESO OPERATIVO

23 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL GESTIÓN RESSPONSABILIDADES: Esta funcionalidad permite controlar el trámite realizado para cancelar la deuda por pérdida, o hurto de un bien. Mediante ésta funcionalidad se registran los fallos que se emiten, la forma de pago que se acuerda y los pagos que se realizan. La responsabilidad es generada por el sistema a partir de movimientos como el registro de un hurto o al encontrar un faltante. Por cada responsabilidad se muestran los datos del responsable, el estado, el origen, el valor, los bienes con sus respectivos valores, los fallos y los comprobantes contables generados. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

24 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SEGUROS POLIZAS: En esta funcionalidad el usuario puede realizar la creación y búsqueda de una póliza, observar el detalle de cada una de ellas, las novedades que tienen asociadas, registrar amparos y asociarlos a determinados ítems. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

25 OPCION DE MENUAPLICACIÓN AVALUOS REGISTRO: En esta funcionalidad el usuario registra los avalúos hechos a los bienes, debe diligenciar el Avaluador, el número y tipo de documento soporte, la fecha en que se realizó el avalúo y las observaciones. GESTION: En esta funcionalidad el usuario realiza la búsqueda de registro de avalúos mediante diferentes filtros y consultarlos, modificarlos, confirmarlos o anularlos según requiera RUTA DE ACCESO OPERATIVO

26 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SEGUIMIENTO CONTROL A través de ésta funcionalidad el usuario puede encontrar la consulta e información de los bienes.ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ CONSULTA POR BIEN A través de esta funcionalidad el usuario puede consultar de manera individual la información de la hoja de vida los bienes que se encuentran bajo la responsabilidad, agrupando la información por responsable, empresa, Dependencia, proyecto, estado, procedencia, placa, serial o que cumpla un conjunto de estos criterios. BIENES X DEPENDENCIA Esta consulta lista la información de la hoja de vida de los bienes que cumplen con las condiciones relacionada en los parámetros de entrada, entre los que están la placa, ubicación o responsable, estado o procedencia. RUTA DE ACCESO CONSULTA

27 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SEGUIMIENTO CONTROL CONSULTA BIENES A CA: A través de ésta funcionalidad el usuario puede consultar la información de los bienes por Responsable, empresa, ítem o placa y acceder a la Hoja de vida de cada uno de éstos. RUTA DE ACCESO CONSULTA

28 OPCION DE MENUAPLICACIÓN BAJAS En esta funcionalidad el usuario puede generar archivos de consulta seleccionando la información de bajas que desea analizar usando los filtros presentes en cada pantalla. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ. ACTIVOS FIJOS En esta funcionalidad se lista los datos evaluativos y valores acumulados de cada placa asociada un tipo, grupo, subgrupo, estado y empresa. En este reporte se relaciona las placas, series, descripción del ítem, costo histórico, valor en libros, acumulado de ajuste por inflación, acumulado depreciación y acumulado ajuste por inflación a la depreciación, su provisión valorización entre otras. UBICACION Este reporte nos permite listar información básica de los bienes filtrados por la empresa, proyecto y elemento. En la pantalla se especifican datos correspondientes a la descripción de dichas ubicaciones por estado del bien, código de las mismas, responsable y empresa a la que pertenece la ubicación, entre otros datos. TIPO, GRUPO, SUBGRUPO En esta funcionalidad se lista los datos evaluativos y valores acumulados de los bienes en los diferentes estados agrupados y totalizados por tipo, grupo, subgrupo, estado y empresa, relacionando su valor en libros, ajuste por inflación, depreciación y ajuste por inflación a la depreciación. RUTA DE ACCESO REPORTES

29 OPCION DE MENUAPLICACIÓN BAJAS BIENES RETIRADOS: En esta funcionalidad el usuario puede generar un reporte con los bienes retirados del servicio usando los filtros presentes en la pantalla y una lista de valores que permite seleccionar el formato del archivo en el que se requiere generar el reporte, PDF o Excel.. RUTA DE ACCESO REPORTES

30 Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados. SOPORTE Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo. OPERATIVO Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas. REPORTES

31 OPCION DE MENUAPLICACIÓN CONTRATISTAS Esta pantalla permite ingresar o realizar mantenimiento a la hoja de vida de los contratistas de las diferentes clases que dispone el sistema – contratista, proveedor, contratista - proveedor, empleado, entre otros. AUTORIZADORES Esta opción permite al usuario ingresar nuevos auxiliares y parametrizarlos como autorizadores del gasto para una o todas las áreas de responsabilidad, estipulando un valor mínimo y máximo que requerirán del visto bueno del autorizador seleccionado. CLAUSULAS Esta funcionalidad permite crear y definir las diferentes cláusulas a utilizar en los contratos, Estableciendo el código, la descripción y el título de la misma. CLASES DE PREC/CONTR Esta pantalla permite al usuario clasificar los Precontratos / Contratos de acuerdo con su Clase y Tipo. En el bloque Clase se define por cada clase y tipo de documento, el proceso al que corresponde – Precontrato o Contrato – y algunos parámetros específicos. TIP. DOC. PREC/CONTR En esta opción el usuario podrá establecer los tipos de documento anexos de los diferentes precontratos / contratos, estableciendo el número y descripción del tipo de documento, la etapa en la cual se utilizará dicho documento anexo, y la ruta del formato word correspondiente. RUTA DE ACCESO SOPORTE

32 OPCION DE MENUAPLICACIÓN TIPO MULTA / SANCION Esta pantalla permite al usuario establecer las diferentes multas y/o sanciones que aplicarán para los diferentes contratos con el código del tipo y su respectiva descripción, así como la delimitación del porcentaje mínimo del valor del contrato que se establecerá como valor a pagar para la multa o sanción. CLAUSULAS TIPO CONTR Esta opción permite al usuario establecer los diferentes tipos de cláusulas por tipo de contrato, definiendo la clase de contrato y el tipo del mismo, con sus respectivos códigos y descripciones. CRITERIOS EVALUACION En esta funcionalidad el usuario establecerá los criterios de evaluación de propuestas, Estableciendo un consecutivo para los diferentes criterios, descripción del mismo, clase, valor máximo permitido, tipo, dato y casilla de verificación, para establecer si será requerido para evaluar propuestas y en la parte inferior el orden de grabación de los puntajes con los intervalos establecidos y el respectivo puntaje de evaluación. GRUPOS DE CRITERIOS Esta pantalla permite al usuario establecer los grupos de criterios de evaluación, definiendo un consecutivo y descripción para cada uno. En la parte inferior se detallarán los diferentes criterios de evaluación que se agruparán, identificándolos del mismo modo con el número de criterio y descripción del mismo. RUTA DE ACCESO SOPORTE

33 OPCION DE MENUAPLICACIÓN RIESGOS TIPO POLIZA En esta pantalla es posible ingresar los diferentes tipos de pólizas asignando el código y descripción correspondientes y determinando si se aplicarán sobre el valor con o sin IVA del contrato. Para cada uno de éstos tipos se definirán en la parte inferior los riesgos asociados que cubrirá la misma estableciendo el número de identificación del riesgo, su descripción y el porcentaje mínimo del valor del contrato por el cual se definirá cada uno de los riesgos. PASOS DE TRAMITE Con esta opción el usuario observará los diferentes pasos de trámite de los procesos de pre contratación y/o contratación definiendo código y nombre del paso, etapa en la cual se ejecuta, días de ejecución, proceso, casilla de anulación, casilla de novedad, efecto en el proceso, estado y finalmente los documentos anexos de cada paso. DEFINICION TRAMITES En esta funcionalidad se definen cada una de las clases y tipos de precontrato y/o contrato, estableciendo si corresponden al proceso de precontratación o contratación. En el segundo bloque se establecen cada uno de los trámites necesarios por proceso, observando el orden en el que se desarrollarán, pasos que se deben seguir, estado en el que queda el precontrato / contrato luego de ejecutar cada paso, requisito – paso que debe ejecutarse antes del paso ejecutado – y casilla de verificación para establecer si el paso es obligatorio y si es posible finalizar sin el 100% de su ejecución. RUTA DE ACCESO SOPORTE

34 OPCION DE MENUAPLICACIÓN USUARIOS Esta pantalla permite seleccionar un auxiliar y una empresa para delimitar los accesos a determinado usuario a componentes como áreas de responsabilidad, centros de costos, subgrupos y rubros presupuestales. En cada pestaña se ubica cada uno de dichos elementos en los cuales se define: estructura de áreas, centros de costo y rubros presupuestales; rango y descripción de los mismos y para la pestaña subgrupos, el tipo de elementos para los que se está delimitando el acceso y sus respectivos grupos y subgrupos. REP. LEGAL En esta opción se diligencian los datos correspondientes al Auxiliar seleccionado como Representante Legal NIT, Auxiliar, Nombre, Código y Descripción de la ciudad, usuario que creó el Representante Legal, Número de Resolución que lo designa como tal, fecha de resolución y fecha de creación. En el campo Empresas a Aplicar es posible observar los códigos de las diferentes empresas con sus descripciones y el campo desplegable Estado en el cual se designa activo o inactivo al Representante Legal para cada una de las empresas. TIPOS DE ACTA Esta funcionalidad permite parametrizar los diferentes tipos de actas para contratos estableciendo para cada una de ellas código, descripción, estado y opción de numeración automática de las diferentes actas. RUTA DE ACCESO SOPORTE

35 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SOLICITUDES A través de ésta funcionalidad se lleva a cabo la gestión de las solicitudes de compra, permitiendo La realización de diferentes procesos: registrar solicitud, agrupar solicitudes, autorizar compras y autorizar solicitudes al almacén. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ INVITACION A COTIZAR Mediante esta opción se lleva a cabo la elaboración de los precontratos, teniendo en cuenta diferentes documentos por procesar como términos de referencia, invitación a cotizar, orden de compra sin presupuesto, precontrato y precontrato con presupuesto. REGISTRO PROPUESTAS Con esta funcionalidad es posible registrar propuestas relacionadas a los procesos de precontratación, modificarla una vez grabada, imprimir el cuadro comparativo de precios de proveedores en formato PDF o en archivo de hoja de cálculo *.xls y finalmente grabar la(s) propuesta(s) elegida(s). SEL. Y EVAL. PROPUE. A través de esta opción el posible realizar la selección y evaluación de propuestas revisando su detalle, efectuando la calificación de las mismas y obteniendo el cuadro comparativo de precios de proveedores de las propuestas registradas. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

36 OPCION DE MENUAPLICACIÓN CONTRATOS A través de esta funcionalidad se lleva a cabo la elaboración de las ordenes contractuales gestionando cláusulas, definición de pólizas, administración de pagos y multas, ejecución del presupuesto, registro de trámites, anulación o suspensión del contrato seleccionado. ADICIONES CONTRATOS Mediante esta opción es posible realizar adiciones a los contratos, consultando previamente los detalles del contrato, presupuesto, cláusulas, pólizas, pasos del trámite para realizar y la impresión del documento definitivo de adición. CONSOLIDACION Con esta funcionalidad es posible obtener archivos de información consolidada para una empresa o todas y para un periodo determinado, el nivel sede debe consolidar y trasladar la información a la base que administra el nivel central y dicho nivel consolida y genera el reporte respectivo. Dichos reportes se generarán para consulta o para actualización, informando al usuario de toda la base de datos consolidada con todos los datos concernientes a los contratos del periodo seleccionado. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

37 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SOLICITUDES SOLICITUD: A través de esta opción se registran las solicitudes de bienes y servicios que va a adquirir la entidad. Así mismo, se registran las solicitudes de transferencias internas ente empresas. AUTORIZA SOLICITUD: En esta pantalla, el funcionario calificado como autorizador, procede a realizar la autorización de la solicitud de adquisición de bienes, servicios o de transferencias internas. REVERSION AUTORIZACION: Esta funcionalidad permite reversar las autorizaciones realizada bien sea para modificarlas, corregirlas o anularlas. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

38 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SOLICITUDES A través de esta funcionalidad es posible consultar las diferentes solicitudes y con este fin, el usuario dispone de tres opciones: solicitud genérica, y consulta resumida de solicitudes. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ INVITACION A COTIZAR Mediante esta opción es posible consultar toda la información correspondiente a los precontratos que se encuentran registrados en el sistema como el detalle del mismo, la distribución de la compra, características adicionales, criterios de evaluación, documentos de presupuesto, registro de trámite, proponentes e invitados y realizar la impresión del precontrato consultado y obtener archivo word para combinación de correspondencia de las diferentes invitaciones a cotizar. PROPUESTAS Con esta funcionalidad es posible consultar las diferentes propuestas asociadas a un precontrato, observando el detalle de las mismas, los criterios de evaluación, evaluación de propuestas por criterio, evaluación de propuestas por item, cuadro comparativo de precios de proveedor y obteniendo un archivo excel con los datos de dicho cuadro comparativo. CONTRATOS A través de esta opción es posible realizar la consultas de las ordenes contractuales, detalle de los mismos, consulta de características adicionales, documentos de presupuesto, cláusulas, pólizas, pagos, multas, avances en la ejecución, consulta de pasos ejecutados del trámite, documentos de almacén, generar la impresión del contrato consultado y los botones word y excel que permiten obtener formas para combinación de correspondencia y bases de datos de contratos para un periodo determinado. RUTA DE ACCESO CONSULTA

39 OPCION DE MENUAPLICACIÓN ADICIONES CONTRATOS A través de esta funcionalidad es posible consultar la información correspondiente a las adiciones efectuadas a las diferentes ordenes contractuales, detalle de las mismas, características adicionales, documentos del presupuesto, pasos del trámite, contrato asociado a la adición consultada y botón word para generar combinación de correspondencia. PROC. ADQUISICIONES Mediante esta opción es posible obtener paso a paso la información del proceso contractual realizado a una solicitud de adquisiciones hasta la orde contractual para una empresa, relacionando las agrupaciones, autorización, precontrato, propuesta, contrato y entradas a almacén relacionadas a una solicitud. CONSOLIDACION Con esta funcionalidad es posible obtener información consolidada para una empresa o todas y para un periodo determinado de los procesos de contratación y adiciones a contratos que a una fecha determinada fueron perfeccionados. GESTION DE CONTRATOS A través de esta opción es posible consultar y hacer seguimiento a las ordenes contractuales, asociados al rango de empresas seleccionada para un intervalo de áreas y fecha de corte determinados, a través de la cual se puede acceder al detalle de la orden realizar consultas de los diferentes procesos de contratación. RUTA DE ACCESO CONSULTA

40 OPCION DE MENUAPLICACIÓN SOLICITUDES GENERICA: Esta opción permite consultar una solicitud de adquisición de bienes, servicios o transferencia interna. RESUMEN: Mediante esta pantalla, se puede obtener la información de solicitudes realizadas en una empresa en un determinado periodo de tiempo. Adicionalmente permite conocer el número de solicitudes autorizadas en este mismo periodo. RUTA DE ACCESO CONSULTAS

41 OPCION DE MENUAPLICACIÓN FORMATOS A través de esta funcionalidad es posible generar formatos de las solicitud de elementos y de las autorizaciones de solicitudes que se encuentren grabadas en el sistema para vista previa, archivo o correo; obteniendo así el soporte físico de los mencionados documentos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ INVITACION A COTIZAR Mediante esta opción es posible generar invitaciones a cotizar, especificando todos los datos necesarios para direccionar la correspondencia del proveedor, datos específicos de la invitación como forma de pago, tipo de moneda, descuentos y campos para detalle de requisición y respuesta del proveedor, así como los campos correspondientes para las firmas y sellos de proveedor y firma del encargado de dirección de gestión administrativa obteniendo así el soporte físico de las invitaciones y sus respuestas. CUADRO COMPARAT Con esta funcionalidad es posible generar el cuadro comparativo de precios de proveedores en el cual el usuario observará los detalles del documento consultado y la descripción de los elementos requeridos comparando las opciones de precios y cantidades de cada uno de los proponentes y firmas del evaluador, el coordinador de compras y área que apoya la evaluación obteniendo así el soporte físico de la evaluación de precios de los diferentes proveedores. CONTRATOS A través de esta opción es posible generar el reporte de ordenes contractuales que se encuentren grabados en el sistema para vista previa, archivo o correo; obteniendo así el soporte físico de los mencionados documentos. El usuario podrá observar todos los detalles del mismo, la disponibilidad presupuestal, detalles del proyecto asociado e imputaciones contables del caso, así como los campos para las firmas correspondientes de contratante y contratista obteniendo así el soporte físico de los mencionados formatos. RUTA DE ACCESO REPORTES

42 OPCION DE MENUAPLICACIÓN ADICIONES CONTRATOS A través de esta funcionalidad es posible generar el reporte adición a de órdenes contractuales, en el cual el usuario observará los datos de dicha adición, de su movimiento presupuestal y sus imputaciones contables campos para firmas de las personas autorizadas de la universidad y del representante legal del contratista obteniendo así el soporte físico la adición a contrato. POLIZAS DE CONTRATOS Mediante esta opción es posible generar el reporte de tipo de pólizas, estado de las mismas, riesgos que amparan, fecha de expedición, aseguradora y datos del contrato u orden de compra asociados a las diferentes pólizas. PRE.SERV.ACAD.REMUN. Con esta funcionalidad es posible generar el formato de prestación de servicios académicos remunerados con los detalles del contrato u orden de servicios, cláusulas estipuladas, disponibilidad presupuestal, registro de imputaciones y campos correspondientes para las firmas de las personas autorizadas de la universidad y del docente prestador del servicio obteniendo así el soporte físico de la prestación de servicios remunerada. AUT. TRANSF. INTER A través de esta opción es posible generar la autorización de transferencias Internas, con todos los detalles de la misma, su disponibilidad presupuestal e imputaciones contables correspondientes. En la parte inferior se aprecian los campos para las firmas del ordenador del gasto y el responsable de la transferencia. Obteniendo así el soporte físico de los la autorización. CONSOLIDADO GENERAL Mediante esta funcionalidad es posible generar consolidado general en el cual el usuario podrá obtener el informe centralizado de las adquisiciones realizadas con el resumen de totales por tipos, grupos y subgrupos seleccionados. RUTA DE ACCESO REPORTES

43 OPCION DE MENUAPLICACIÓN FORMATOS SOLICITUD: Este reporte permite observar los detalles del la solicitud seleccionada, datos del solicitante, dependencia, proyecto, director, bienes a adquirir código del elemento y cantidad solicitada, información de los responsables de los bienes, datos del interventor; dependencia,, y campos para las firmas del funcionario que elabora la solicitud y el funcionario que la aprueba. SOLICITUDES AUTOR: El formato obtenido contiene los detalles del documento de Solicitud de Compra o Solicitud de Almacén Autorizada como solicitante, número de solicitud, estado de la orden de compra, dependencia, proyecto, creador y observaciones. Posteriormente se observa el Detalle de los Bienes a Adquirir: elemento, descripción unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor IVA, valor total. El bloque Responsable de los Bienes informa al usuario sobre cada responsable, identificación del mismo, Dependencia, Correo, Teléfono, Número de Elemento y Cantidad. Por último se visualizan los datos del interventor de la operación y el campo para las firmas de quien elabora y quien aprueba. AUTORIZACION: Este reporte permite observar los valores autorizados de una solicitud especifica. RUTA DE ACCESO REPORTES

44 Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados. SOPORTE Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo. OPERATIVO Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas. REPORTES

45 OPCION DE MENUAPLICACIÓN CONTROL X EMPRESA En esta opción se definen los parámetros requeridos por empresa para la validación sobre algunos procesos de adquisiciones y almacenes, entre los que se encuentran el monto mínimo para la depreciación de los activos, fecha de validación de presupuesto y el porcentaje máximo de adiciones sobre contratos. CODIGOS DE ITEMS Esta funcionalidad permite realizar mantenimiento sobre el catálogo de bienes devolutivos, de consumo y servicios, para crear nuevos tipos de elementos o modificar las condiciones de los existentes. MODIFICAR ITEMS Esta pantalla permite tanto la reclasificación masiva de los ítems a otros subgrupos, grupos, tipos, como la modificación de algunos parámetros particulares. Los cambios que se generen desde la base de datos del nivel central, se replicarán sobre el catálogo de bienes y servicios de las otras bases de datos. BODEGAS / ALMACEN A través de esta funcionalidad es posible establecer los almacenes y sus bodegas por cada empresa de la sede, permitiendo controlar las fechas del último periodo de cierre de almacén y el manejo de decimales sobre los valores registrados en los movimientos de almacén. RUTA DE ACCESO

46 OPCION DE MENUAPLICACIÓN TIPOS DE DOCUMENTOS Con esta opción es posible crear los tipos de documento y definir los parámetros que serán utilizados en los tipos de documentos de solicitud de compra, invitaciones a cotizar, contratos, adiciones, entradas y salidas de almacén, traslados de almacén, entre otros, así como los tipos de movimientos que permiten realizar los efectos financieros de las entradas y salidas de almacén. De otro lado, permite definir los roles que tendrán acceso a cada tipo de documento, los estados por cada tipo de documento y los criterios para la numeración de los documentos. FICHA TECNICA A través de ésta funcionalidad es posible crear y realizar mantenimiento a las características de una ficha técnica y la lista de valores que contienen cada una. Estas características son relacionadas en el catálogo bienes y servicios a nivel de los ítem TIPOS MAYORES Mediante esta funcionalidad es posible realizar una parametrización general por cada uno de los tipos de mayores de contabilidad y presupuesto que se usarán en los procesos de adquisición y de almacenes. RUTA DE ACCESO SOPORTE

47 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PARAMETRIZAC. CONTAB A través de esta funcionalidad es posible establecer la parametrización contable de los movimientos de almacén, registrando por cada tipo, grupo y subgrupo, las cuentas mayores para contabilizar los activos, el IVA como gasto y los reintegros, así como también definir las cuentas de partida y contrapartida sobre las cuales se realizará el registro contable por cada tipo de documento y tipo de movimiento. PARAMETRIZAC. PPTAL Mediante esta opción es posible establecer las imputaciones o el rango de imputaciones que el usuario podrá utilizar por cada tipo, grupo y subgrupo de elementos, cuando el sistema genera los documentos de disponibilidad y compromiso o registro presupuestal en forma automática, desde el módulo de adquisiciones. CLA ITEM X DOCUMENTO Con esta funcionalidad es posible establecer las clases de ítems que pueden ser seleccionadas por cada tipo de documento. PROCEDENCIAS A través de esta opción es posible crear y realizar el mantenimiento a las procedencias, ya sea modificando la descripción y establecer si los bienes que ingresen por cada procedencia son o no, asegurables. CONCEPTO IMPORTACION A través de esta funcionalidad es posible crear y realizar el mantenimiento a los conceptos de importación, modificando la descripción, la estructura del plan contable, y asociar el concepto de liquidación correspondiente para efectuar la orden de pago sobre el módulo de cuentas por pagar. RUTA DE ACCESO SOPORTE

48 OPCION DE MENUAPLICACIÓN MOVIMIENTOS ALMACEN Con esta opción es posible realizar Movimientos de Entradas y Salidas de Almacén, Notas de Ajuste a Entradas y Salidas, Transferencias y Entradas de Saldos Iniciales. También es posible realizar la anulación de los Movimientos de Almacén –siempre y cuando el movimiento que se desea anular se haya efectuado en un periodo que no haya sido cerrado- que se encuentren grabados en el sistema e imprimir el respectivo soporte de anulación de los mismos. TRASLADOS DE ALMACEN A través de ésta funcionalidad es posible realizar los movimientos de transferencia pueden ser traslados entre bodegas, almacenes, empresas o sedes. CIERRE ALMACEN Esta funcionalidad permite efectuar el cierre de ciclo para determinada empresa, almacén y periodo, actualizando existencias y ajustes por inflación de los inventarios. INVENTARIO FISICO Esta opción permite al usuario obtener todos los reportes necesarios para soportar el proceso de inventario físico y diligenciar las cantidades obtenidas en cada uno de los conteos. RUTA DE ACCESO OPERATIVO

49 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PARAMETRIZACION A través de esta Funcionalidad es posible acceder la Lista de Elementos y observar datos como Tipo, Grupo y Subgrupo al que pertenece el Elemento, Código del mismo, Descripción, Marca, Unidad de Medida y Clase del Elemento. La funcionalidad Empresas permite realizar consultas de los datos y parametrización de las mismas como Código y Descripción, Dirección, NIT, Tipo de Moneda, Plan Contable, Centro de Costos, Periodos, Fecha de Última Actualización, Grupos de Empresas y Comprobantes Especiales. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ INVENTARIO Mediante esta opción es posible consultar los saldos del Inventario en diferentes modos de consulta: La Consulta de Inventario Genérico permite observar los saldos de inventario por cada elemento, por medio de la Consulta de Inventario por Almacén es posible observar los saldos de inventario de todos los elementos para una Empresa y Almacén seleccionados por el usuario y la Consulta de Inventario Histórico permite al usuario visualizar los saldos de los diferentes elementos por Periodo, empresa, Procedencia, Almacén, y relaciona al usuario el detalle de las Cantidades de Saldos Iniciales, Entradas, Salidas, Saldo Final por Bodega o por Bodega y Subgrupo de Elementos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ RUTA DE ACCESO CONSULTA

50 OPCION DE MENUAPLICACIÓN MOVIMIENTO A través de esta funcionalidad es posible consultar los diferentes transacciones de Almacén con los detalles de cada uno de ellos como Número de Bodega, Código y Descripción del mismo, Campo que especifica si el movimiento se realizó para un Bien o Componente, Cantidad, Valor Unitario, Valor Total y Total IVA. El usuario podrá realizar consultas de Documentos de Presupuesto accediendo a los documentos referenciados al mismo y observando Vigencia, Área, Imputaciones, Valor, etc. Las Entregas de Almacén, las Solicitudes de Elementos y las Liquidaciones de Importaciones también podrán ser consultadas por Empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ ENTR. POLIZA SEGUROS En esta opción se relacionan los bienes devolutivos adquiridos o inclusiones realizada en un periodo, con el fin en los formatos definidos para ser reportados a la asegurada. RUTA DE ACCESO CONSULTA

51 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PARAMETRIZACION MAESTRO DE ELEMENTOS. A través de esta Funcionalidad es posible acceder la Lista de Elementos y observar datos como Tipo, Grupo y Subgrupo al que pertenece el Elemento, Código del mismo, Descripción, Marca, Unidad de Medida y Clase del Elemento. La funcionalidad Empresas permite realizar consultas de los datos y parametrización de las mismas como Código y Descripción, Dirección, NIT, Tipo de Moneda, Plan Contable, Centro de Costos, Periodos, Fecha de Última Actualización, Grupos de Empresas y Comprobantes Especiales. EMPRESAS. Desde aquí puede consultarse la información de las empresas creadas y parametrizadas en el sistema RUTA DE ACCESO CONSULTAS

52 OPCION DE MENUAPLICACIÓN INVENTARIO GENERICO. La consulta permite observar el detalle de los movimientos realizados a un bien y los saldos del mismo en el almacen, para una procedencia y agrupación. POR ALMACEN. La Consulta de Inventario por Almacén es posible observar los saldos de inventario de todos los elementos para una Empresa y Almacén seleccionados por el usuario. HISTORICO. La consulta de Inventario histórico le permite al usuario visualizar los saldos de los diferentes elementos por Periodo, Empresa, Procedencia, Almacén, y relaciona al usuario el detalle de las Cantidades de Saldos iniciales, entradas, salidas, saldo final por Bodega o por Bodega y subgrupo de elementos. RUTA DE ACCESO CONSULTA

53 OPCION DE MENUAPLICACIÓN MOVIMIENTO MOVIMIENTO. A través de esta funcionalidad es posible consultar los diferentes movimientos o transacciones que se realizan en de almacén con los detalles de cada uno de ellos como número de bodega, código y descripción del mismo, campo que especifica si el movimiento se realizó para un bien o componente, cantidad, valor unitario, valor total y total IVA. El usuario podrá realizar consultas de documentos de presupuesto accediendo a los documentos referenciados al mismo y observando vigencia, área, imputaciones, valor, etc. Las entregas de almacén, las solicitudes de elementos y las liquidaciones de importaciones también podrán ser consultadas por empresa y responsable detallando periodo, elemento, cantidad y valores correspondientes. RUTA DE ACCESO CONSULTA

54 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PARAMETRIZACION A través de esta funcionalidad es posible generar el reporte catálogo de elementos en el cual el usuario observará el listado de elementos por tipo, grupo y subgrupo y la respectiva descripción de cada uno con código, descripción unidad de medida, tarifa de IVA aplicada y código alterno si aplica. También es posible generar el reporte clasificación de elementos en el cual se visualizarán los detalles de los diferentes tipos de los mismos como código, control histórico, montos máximos y mínimos, método de costeo, tipo de depreciación y ajustes; así como los grupos y subgrupos de cada tipo con sus respectivos códigos y descripciones. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ MOVIMIENTO Mediante esta opción es posible generar reportes de movimientos de almacén en el cual se obtiene el formato detallado de cada uno de dichos movimientos como entradas de devolutivos, documentos resumido en el cual se obtendrá una vista resumida de los detalles de los diferentes tipos de almacén, entradas por periodo en el cual se listan las diferentes entradas de almacén registradas para determinado periodo, salidas por área / catálogo por medio del cual se obtiene un reporte por área de responsabilidad de los diferentes movimientos de salida efectuados en el periodo que seleccione el usuario y documentos almacén el cual genera una relación resumida de los diferentes documentos de almacén registrados para un periodo establecido los saldos respectivos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ. RUTA DE ACCESO REPORTES

55 OPCION DE MENUAPLICACIÓN LISTADOS A través de esta opción se obtiene informe de movimientos y saldos por tipos y subgrupo de elementos y reporte de movimientos consolidados por empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ INVENTARIO A través de esta opción es posible generar un reporte con los saldos de almacén para una fecha determinada el cual podrá filtrarse por almacén, bodega, procedencia, tipo de elemento, grupo de elemento y subgrupo de elemento con sus respectivos totales por cada uno de dichos filtros. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ RUTA DE ACCESO REPORTES

56 OPCION DE MENUAPLICACIÓN PARAMETRIZACION CATALOGO DE ELEMENTO. El usuario observará el listado de elementos por tipo, grupo y subgrupo y la respectiva descripción de cada uno con código, descripción unidad de medida, tarifa de IVA aplicada y código alterno si aplica. TIPO, GRUPO, SUBGRUP. En este reporte se encuentra la clasificación de los elementos por tipo de los mismos. Para cada tipo de elementos se observará; el campo ctrlh. El cual detalla si el bien requiere control histórico, campo de monto mínimo y/o monto máximo – en los cuales se establece si de controla dicho parámetro para cada uno de los elementos –, método de costeo establecido, tipo de depreciación y campo para determinar si se efectúan o no ajustes sobre el tipo detallado. En el detalle de cada uno de los grupos se observará el código del mismo y su descripción, y el código del subgrupo con su correspondiente detalle. RUTA DE ACCESO REPORTES

57 OPCION DE MENUAPLICACIÓN MOVIMIENTO MOVIMIENTO ALMACEN. Este reporte contiene el movimiento de almacén en detalle, en el cual puede observarse la descripción del mismo: tipo de almacén, número del documento, área de responsabilidad, solicitante, almacén proyecto y tipo de movimiento contable. También es posible observar las facturas relacionadas al movimiento relacionado, el documento fuente. Si se trata de una entrada de un bien devolutivo, el documento fuente será la orden contractual de compra, los detalles de bien como bodega, tipo, grupo, subgrupo, item, descripción del mismo, valor promedio, valor total y observaciones pertinentes y la codificación contable correspondiente, así como el campo para las firmas de los responsables. DOCUMENTOS RESUMIDO. El formato obtenido contiene los diferentes tipos de movimiento de almacén en resumen, contenido en dos bloques. En el primero se observa el nombre del tipo de documento, área de responsabilidad correspondiente, número del documento, fecha de grabación en el sistema, tipo de movimiento contable, estado de la entrega – entrega total o entrega parcial –, código y descripción del proyecto asociado al movimiento de almacén y campo para observaciones pertinentes. En el segundo bloque el usuario podrá observar datos como bodega, elemento, descripción, marca, unidad de medida, cantidad, valor unitario promedio, valor total sin IVA y valor total. Asi mismo es posible visualizar el código del tipo de elemento, grupo y subgrupo y campos para las firmas de quien elabora, del encargado de sistemas y de bodega. RUTA DE ACCESO REPORTES

58 OPCION DE MENUAPLICACIÓN MOVIMIENTO ENTRADAS POR PERIODO. Este reporte muestra la información detallada de las entradas para determinado periodo, es posible apreciar el almacén para el cual se registró la entrada, tipo de documento de movimiento de almacén, número del mismo, documento correspondiente a la entrada – contrato u orden de compra –, número del mismo, NIT del responsable, descripción del elemento, fecha de registro de la entrada, código del elemento, descripción, cantidad, valor unitario, valor IVA y valor total. Al final del reporte se presentan los totales por almacén y por empresa. SALIDAS X AREA/CATAL. Este reporte permite generar las salidas de almacén por área en formato catálogo, es posible observar el rango de fechas estipulado para el reporte, el almacén del cual se generaron las salidas, el área de responsabilidad y su descripción, tipo de elemento, grupo y descripción del mismo, subgrupo y descripción y detalle de código de elementos, descripción, tipo de documento de salida, número del mismo, fecha de registro, responsable, cantidad de cada elemento, valor total sin IVA y valor. En la parte final es posible observar totales por subgrupo, grupo, tipo, área, almacén y empresa. DOCUMENTO ALMACEN. Este reporte permite observar los documentos de almacén registrados en el rango de fechas estipulado por el usuario, es posible observar número y descripción del almacén, tipo de documento de almacén, número del documento, fecha de registro, identificación y descripción del responsable, valor total sin IVA, valor total y en la parte final totales de todos lo documentos y total por empresa. RUTA DE ACCESO REPORTES

59 OPCION DE MENUAPLICACIÓN LISTADO MV.CONS. X EMPRESA. El formato generado permitirá al usuario observar el movimiento consolidado por empresa a un corte determinado, es posible visualizar el tipo de elementos y grupo con sus correspondientes descripciones y códigos. Para cada elemento se observará el número de estructura contable, la cuenta mayor, procedencia, descripción, saldo inicial, ingresos, egresos y saldo final. El informe presenta totales por grupo y por empresas y campo para la firma del funcionario responsable. MOV Y SALDOS TIPSUBG. Este reporte permite observar el Movimiento de Almacén por Subgrupo para el rango de fechas estipulado por el usuario, la información se presentará por almacén apreciando Tipo de Elemento y Grupo del mismo, para cada uno se observará el Saldo Inicial en Cantidades y Valores, los Movimientos de Ingreso a Almacén, los Movimientos de Egresos y el Saldo Final en Cantidades y Valores. Al final se observarán los Totales por Grupo, Almacén y Empresa y el campo para la firma del Responsable. RUTA DE ACCESO REPORTES

60 OPCION DE MENUAPLICACIÓN INVENTARIO SALDO INVEN. FECHA. Este reporte permite al usuario obtener los saldos de almacén para una fecha establecida, podrá observar código y descripción de almacén, bodega, procedencia, tipo de elemento, grupo, subgrupo, código del elemento, detalle del mismo, cantidad, valor unitario, valor total sin IVA y valor. Es posible observar totales por subgrupo, grupo y tipo y en la parte inferior del reporte totales por procedencia, por bodega, por almacén y por empresa. RUTA DE ACCESO REPORTES


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