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3 Antes de iniciar a diligenciar el Cuestionario, por favor LEA el texto en la sección BIENVENIDA Haciendo Click en el árbol de la izquierda, podrá llegar a la sección deseada. Link para descargar el archivo de la documentación física a remitir.

4 Para modificar su Contraseña, por favor siga el siguiente procedimiento En este campo escriba su contraseña actual En este campo escriba su nueva contraseña En este campo escriba nuevamente su nueva contraseña Para completar el proceso de click en el botón Guardar

5 Este botón sirve para borrar toda la información diligenciada de la sección donde se encuentre, Solo se debe usar en casos donde toda la información o por lo menos la mayoría de la diligenciada de la sección este errada Herramienta de verificación automática, le indicara que secciones presentan errores y/o información faltante que es requerida Botón para guardar la información diligenciada de la sección que aparece en pantalla. Una vez que complete una sección debe guardar la información antes de cambiar a otra. Botón para enviar el cuestionario a nuestro sistema para ser validado, Una vez enviado, el cuestionario no podrá ser modificado por parte del proveedor

6 Nombre de la persona que diligencia el cuestionario Teléfono de contacto de la persona que diligencia el cuestionario, en el primer recuadro va el código del país (para Colombia es 57); en el segundo recuadro va el Código de la ciudad entre paréntesis, espacio y el teléfono. Ej.: 57 (1) N° asignado al proveedor por el sistema, Es el N° de registro N° de identificación fiscal, es el diligenciado en la solicitud de Registro. Este valor no se pude modificar Razón social vigente de la compañía tal como aparece en El certificado de Existencia y representación legal o su equivalente. Para personas Naturales el nombre completo. Nombre por el cual se conoce a la compañía en el mercado Razón social anterior, aplica solo si la empresa ha cambiado de razón social, caso contrario se deja en blanco Dirección principal de la compañía, o la persona Natural Código postal, en caso de no tener favor colocar N/A ( No Aplica) País de la compañía Departamento, provincia o estado Ciudad de la dirección principal de la Compañía Teléfono principal de la compañía, en el primer recuadro va el código del país (para Colombia es 57); en el segundo recuadro va el Código de la ciudad entre paréntesis, espacio y el teléfono. Ej.: 57 (1) N° de Fax (si tiene), conserva el mismo formato del n° de teléfono. de contacto de la compañía Página Web de la compañía ( Si la tiene) Domicilio legal o fiscal de la compañía, si es la misma dirección comercial este campo se deja en blanco.

7 Información de la persona contacto. Preferiblemente, esta persona debe ser alguien que tenga la disponibilidad y la capacidad para atender inquietudes tanto a Ecopetrol como Aquiles. Información de la máxima autoridad de la compañía y su cargo, puede ser Presidente, gerente general, etc. Información de los directivos, gerentes o máximos responsables de estas áreas, si no cuenta con este tipo de Personal (PYMES y personas naturales) Favor dejarlo en blanco Representantes legales de la compañía establecidos ante Cámara de Comercio

8 Campo para ingresar Personal adicional de la compañía, Para ingresar los datos de alguien diligencia los campos y haga click en ACEPTAR Puede escoger una o varias opciones para cada Centro de trabajo. Dirección del centro de trabajo, Favor indicar la ciudad del centro de trabajo. Actividades o labores especificas realizadas en el centro de trabajo. N° Telefónico del centro de trabajo, favor tener en cuenta el formato. Ej.: 57 (1) Datos de la persona encargada del Centro de trabajo Para agregar un Centro de trabajo, después de ingresar los datos correspondientes haga Click en ACEPTAR. Para ingresar mas centros Repita el proceso (Máximo 15 Centros de trabajo).

9 Las afirmaciones de la sección Declaración se deben responder SI o NO, escogiendo la opción deseada Campo para ingresar comentarios que considere relevantes en cuanto a esta sección Antes de Cambiar de sección o cerrar sesión por favor no olvide GUARDAR la información diligenciada. Si Omite este paso la información se borrara.

10 Para ingresar la información de empleados Haga Click en los + para desplegar los campos para cada año (2 últimos años terminados)

11 Campo para ingresar comentarios que considere relevantes en cuanto a esta sección Antes de Cambiar de sección o cerrar sesión por favor no olvide GUARDAR la información diligenciada. Si Omite este paso la información se borrara. Distribución de empleados directos y subcontratados para los últimos 2 años finalizados. (no agregar información del año en curso)

12 N° de Escritura de constitución inicial de la compañía, en caso de constituirse por documento privado o ser persona Natural, Favor colocar Guión Año de constitución de la compañía, inscripción de la persona natural en Cámara de Comercio o inicio de operaciones Ciudad de constitución de la compañía o inicio de operaciones de la persona natural País de constitución de la compañía o inicio de operaciones de la persona natural N° de identificación fiscal, es el diligenciado en la solicitud de Registro. Este valor no se pude modificar Escoger entre persona Jurídica (empresa) o persona natural Seleccionar el tipo de sociedad, en caso de no encontrarse en la lista Seleccionar Otro. Fecha de emisión de la copia del RUT que sirve como Soporte Físico Código de la actividad económica principal (4 dígitos) Seleccionar entre régimen simplificado, régimen común y Grandes Contribuyentes. Seleccionar Si es o no autorretendor, en caso de serlo se despliegan otros campos (ver siguiente diapositiva).

13 Aplica solo Si es Autorretenedor, Indicar el N° de resolución y fecha de expedición de la misma por parte de la DIAN Datos sacados del registro de Proponentes, Si no cuenta con este documento, dejar en blanco. Solo valores numéricos enteros (sin puntos, comas y/o decimales)

14 Origen del capital del proveedor, escoger entre nacional, extranjero o mixto. Valor del capital social inscrito en Cámara de comercio y la moneda en la cual se expresa el valor Seleccionar SI o NO, en caso de ser SI, se despliegan nuevos campos (ver siguiente diapositiva).

15 Indicar el N° de accionistas que poseen mas del 10% de la compañía, si es personal natural solo colocar 1 Indicar los nombres de los accionistas con mas del 10% de la compañía.

16 Datos del revisor fiscal que aparece en el certificado de existencia y representación legal o su equivalente Datos de la cuenta principal, el n° de cuenta es numérico (sin espacios, guiones, etc.). En la sucursal indicar el nombre de la oficina y la ciudad donde esta radicada la cuenta. Datos de cuenta optativa, como su nombre lo indica es opcional y se puede dejar en blanco.

17 Indicar la moneda en la que expresara los estados financieros, el sistema solo acepta pesos colombianos y dolares americanos Ultimo Año cerrado (al 31/12) para datos de estados financieros Ingresar datos numéricos enteros, sin espacios, comas, puntos, decimales. Para estados financieros en pesos colombianos las cifras con en millones aproximados. Ej.: para $ escribir 801.

18 Datos financieros para el penultimo año Cerrado. Tener en las mismas recomendaciones de la diapositiva anterior.

19 Seleccionar SI o NO, Si consolida sus cuentas con una casa matriz se habilitaran nuevos campos (ver siguiente diapositiva). Debe indicar las compañías con las cuales mantenga algún tipo de sociedad, indicando el tipo de asociación (Filiales, Consorcios, Uniones Temporales, etc.), Cuando ingrese los datos de una compañía asociada haga click en Aceptar. Repita el proceso cuantas veces lo necesite hasta un máximo de 10 registros. Campo para ingresar comentarios que considere relevantes en cuanto a esta sección Antes de Cambiar de sección o cerrar sesión por favor no olvide GUARDAR la información diligenciada. Si Omite este paso la información se borrara.

20 Estos campos solo se habilitan si respondió SI a que consolida sus cuentas anuales con un a casa matriz, en estos campos Ingresar los datos de la casa matriz.

21 Seleccionar SI o NO, Si cuenta con el sistema de gestión certificado se habilitan los campos de detalle del sistema de gestión. Indicar el nombre del responsable interno (empleado) del sistema de gestión solo en caso de tenerlo documentado. En caso de no contar con certificación del sistema indicar, indicar si tiene o no previsto obtenerlo en los próximos 12 meses Este campo se habilita si su Compañía cuenta con sistema de gestión certificado por un tercero, los datos se extraen de dicha certificación. Para agregar después de diligenciar los campos haga click en Aceptar. Si cuenta con mas de una certificación para este sistema de gestión repetir el proceso cuantas veces lo necesite.

22 Seleccionar SI o NO, Si cuenta con el sistema de gestión certificado se habilitan los campos de detalle del sistema de gestión. Indicar el nombre del responsable interno (empleado) del sistema de gestión solo en caso de tenerlo documentado. En caso de no contar con certificación del sistema indicar, indicar si tiene o no previsto obtenerlo en los próximos 12 meses Este campo se habilita si su Compañía cuenta con sistema de gestión certificado por un tercero, los datos se extraen de dicha certificación. Para agregar después de diligenciar los campos haga click en Aceptar. Si cuenta con mas de una certificación para este sistema de gestión repetir el proceso cuantas veces lo necesite.

23 Seleccionar SI o NO, Si cuenta con el sistema de gestión certificado se habilitan los campos de detalle del sistema de gestión. Indicar el nombre del responsable del sistema de gestión solo en caso de tenerlo documentado. En caso de no contar con certificación del sistema indicar, indicar si tiene o no previsto obtenerlo en los próximos 12 meses Estos campos solo se habilitan si cuenta con el programas de SGSSO documentado y certificado por un tercero. Indicar si cuenta o no con el programas de SGSSO y reglamento de higiene Estos campos solo se habilitan si cuenta con el programas de SGSSO documentado pero no certificado

24 Indicar si la compañía esta inscrita en el RUC En caso afirmativo indicar el nombre del responsable interno (empleado) en cuanto al RUC. Información detallada del RUC

25 Seleccionar SI o NO, Si cuenta o no con otros sistemas certificados por terceros. Indicar el nombre del responsable interno (empleado) del sistema. Este campo solo se diligencia si su Compañía cuenta con certificaciones adicionales, los datos se extraen de dicha certificación. Para agregar después de diligenciar los campos haga click en Aceptar. Si cuenta con mas de una certificación repetir el proceso cuantas veces lo necesite.

26 Responder SI o NO a estas preguntas. Campo para ingresar comentarios que considere relevantes en cuanto a esta sección Antes de Cambiar de sección o cerrar sesión por favor no olvide GUARDAR la información diligenciada. Si Omite este paso la información se borrara.

27 Para agregar registros de Productos y/o servicios, Haga click en AGREGAR y siga los pasos explicados a continuación (diapositivas siguientes). Si desea agregar varios productos y/o servicios repita el proceso cuantas veces lo desee.

28 Esta es la ventana que aparece para la categorización del producto y/o servicio, se recomienda revisar el archivo CodigoSiclarEcopetrol.pdf, el cual puede descargar desde la página donde realizó la solicitud Online. NOTA: Para asegurar que se despliegue la ventana, favor deshabilitar los bloqueadores de elementos emergentes tanto del explorador como de barras de herramientas integradas al mismo. Para empezar a explorar los diferentes niveles y categorías haga click en la carpeta que desee abrir.

29 Cuando Haya encontrado la categoría que aplica al producto y/o servicio que desea registrar, haga click sobre ella para que se resalte, luego haga click en Aceptar

30 Una vez de click en Aceptar la ventana se cerrada y en el campo de categoría aparecerá la escogida. En caso de que pos cualquier motivo no se le abra la ventana o desee cambiar la categoría puede abrirla haciendo click en Haga Click para ingresar/cambiar el código En la descripción del Bien/Servicio descríbalo de forma concreta, completa y detallada (digitado). Es esencial que los términos utilizados sean los habituales en sus relaciones con los clientes, ya que las búsquedas en su base de datos se basan muchas veces en el texto recogido en este campo. El botón Limpiar borra todos los datos del registro en pantalla, debe manejarse con precaución para no perder datos que desea mantener.

31 Datos de la persona a contactar de la compañía respecto a este producto y/o servicio. Estos campos aplican dependiendo del producto/servicio, p.e.: Tuberías se debe indicar diámetros, transporte de carga se debe indicar capacidades de carga, Válvulas y accesorios de presión se debe indicar presiones, servicios del sector eléctrico se debe indicar voltajes, amperajes, etc. Este campo aplica para productos solamente. Seleccionar si es fabricante, distribuidor (varias marcas) o agente (una sola marca). En los dos últimos casos se desplegaran nuevos campos (ver siguiente diapositiva). Antiguedad en el mercado (años) de la comercialización del producto o la prestación del servicio que se este registrando.

32 Campo de Cobertura geográfica, Solo se habilita para productos en los cuales la compañía es Distribuidor o agente (No fabricante). Seleccione las opciones que considere pertinentes, si tiene cobertura nacional solo seleccione Colombia.

33 Responder SI o NO de acuerdo a lo que plica para este producto y/o servicio. Campo para ingresar comentarios que considere relevantes en cuanto a esta sección Para guardar los datos ingresados para este producto haga click en Aceptar primero y luego en Ir a la lista. Si no lo hace en este orden Perderá los datos ingresados.

34 El sistema muestra el estado del registro del producto y/o servicio, En caso de faltar información el sistema indicara cual falta. Link para ingresar Fabricante (solo aplica para productos) en caso de que la compañía sea Distribuidor o Agente. Link para ingresar Certificaciones, SI a la pregunta Dispone este producto/servicio de alguna marca o certificado de conformidad voluntario?. Link para ingresar Experiencias, este campo es obligatorio para todos los registros. Permite modificar (editar) este registro. Permite borrar (eliminar) este registro. Manéjese con precaución.

35 Para agregar fabricantes haga click aquí.

36 Campos para ingresar la información del fabricante. Una vez diligencie los datos haga Click en Aceptar para agregar el fabricante. Repita el proceso cuantas veces lo necesite (máximo 10 registros). Una vez termine de ingresar fabricantes Haga click en Ir a la lista.

37 Para agregar Experiencias haga click aquí.

38 Campos para ingresar la información de experiencias. Para agregar las experiencias, debe tomar en consideración lo siguiente: 1. Cada categoría agregada en el cuestionario de contener al menos una experiencia. De lo contrario dicha categoría será eliminada del cuestionario. 2. Un mismo contrato puede ser anexado a varias categorías, sin embargo debe indicar que porcentaje de ese contrato aplica para cada una de las referencias. La suma de estos porcentajes, no debe sumar más del 100%. 3. Cada experiencia agregada en el cuestionario, debe estar debidamente soportada por unos de los mencionados anteriormente. Al enviar los documentos, recuerde que cada experiencia debe tener en su primera página el formato de certificación de experiencias debidamente completado. Una vez diligencie los datos haga Click en Aceptar para agregar el fabricante. Repita el proceso cuantas veces lo necesite (máximo 10 registros). Una vez termine de ingresar fabricantes Haga click en Ir a la lista.

39 Para agregar certificaciones para este producto y/o servicio haga click aquí.

40 Campos para ingresar la información de certificaciones. Una vez diligencie los datos haga Click en Aceptar para agregar el fabricante. Repita el proceso cuantas veces lo necesite (máximo 10 registros). Una vez termine de ingresar fabricantes Haga click en Ir a la lista.

41 El sistema muestra cuando la información para el registro del producto y/o servicio esta completa. Para agregar mas Productos y/o servicios haga click en Aceptar y repita los pasos de las 13 diapositivas anteriores. Este botón limpia toda la sección borrando todos los registros, MANEJESE CON EXTREMA PRECAUCIÓN PARA NO PERDER DATOS QUE NO DESEA BORRAR Antes de Cambiar de sección o cerrar sesión por favor no olvide GUARDAR la información diligenciada. Si Omite este paso la información se borrara.

42 El sistema cuenta con una herramienta de verificación automática, la cual le podrá mostrar campos que deben diligenciados y están vacios y/o campos mal diligenciados. Puede hacer click aquí para verificar.

43 El sistema solo mostrara aquellos campos con información incompleta y/o mal diligenciada. Haciendo click en cualquier sección el sistema mostrara que campos debe diligenciar y/o corregir.

44 Al hacer click en la sección, el sistema muestra los campos a diligenciar y/o corregir.

45 Una vez se diligencien todos los campos pendientes y de click en Validar aparecerá este mensaje (siempre y cuando no queden mas campos pendientes por diligenciar y/o corregir).

46 IMPORTANTE: una vez enviado, el proveedor no podrá volver a modificar el cuestionario, este pasa a custodia de Aquiles y su departamento de registro para el proceso de Validación.

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