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Publicada porJulián Alvarado Bustos Modificado hace 8 años
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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA POSGRADO EN BIBLIOTECOLOGÍA Y ESTUDIOS D ELA INFORMACIÓN ANÁLIS DE SISTEMAS EXAMEN I Descripción de un Sistema de Información APLICAR TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CONTROL DEL INGRESO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL DE SENARA Por Ana Barquero C. Febrero, 2016
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Descripción del Sistema de Información Ley Nº 7202, art. Nº 2 Tablas de plazo para conservación de documentos (instrumento) Propósito de las tablas de plazo SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS RIEGO Y AVENAMIENTO (SENARA). Antecedentes
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Machote Tabla de Plazos de conservación de documentos
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Tabla de Plazos de conservación de documentos
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Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) Aprobación de las Tablas de Plazo
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Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Normas
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APLICAR TABLAS DE PLAZO DE CONSERVACIÓN Comunicación escrita a las Unidades/Direcciones Establece fecha para el traslado de documentos Manual de instrucciones para la elaboración de las listas de remisión Machote de listas de remisión
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Instrucciones
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Listas de Remisión MachoteCompleta
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Expedientes de ingreso Cotejo Recibido Conforme
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Documentos para destrucción Plazo Administrativo-Legal
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Tratamiento de documentos de ingreso
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Depósito de Documentos
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DOCUMENTOS CON VALOR CIENTÍFICO CULTURAL
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Registro Digital de Documentos Limitaciones para búsqueda Opciones de búsqueda
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PROPUESTA DE MEJORA Creación de una base de datos con software para administración de documentos Normalización Internacional ISAD-G / Tesauros Ejemplo CR-AN-AN- PROTO-PROTONOT -INOT-012568-00780-012-080-00235 CR: Costa Rica AN: Archivo Nacional AN: Archivo Notarial PROTO: Protocolos PROTONOT: Protocolos notariales INOT: Índices notariales 012568: Signatura 00780: Código 012: Tomo 080: Folio 00235: Escritura
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SOFTWARE Janium Open Biblio
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Ejemplo de documentos
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Diagrama Sistema Actual Inicio Tabla de plazos aprobada Enviar comunicación oficial a la Unidad/Dirección Enviar instructivo vía electrónica Unidad o Dirección prepara documentación para trasladar o para eliminar Llenar Lista de remisión con información de documentos Enviar lista de remisión y documentos al Archivo Central Verificar tabla de plazos para chequear documentos que ingresan al A.C. y documentos a eliminar 1 Ingresar documento al A.C.? 1 Ingreso de documentos al Archivo Central Cotejo de documentos con lista de remisión Firma de recibido conforme de la lista de remisión 2 2 Asignación de clasificación a la documentación Almacenar la documentación en cajas libres de ácido si No Rotulación de cajas con información básica para localización Ingresar información en archivo Excel Digitar datos de documentos 1 Fondo documental 2 Serie documental 3 Número de expediente 4 Título 5 Fecha 6 Número de caja de almacenamiento Fin Eliminar documentos Identificar los documentos a eliminar Elaborar acta de eliminación de documentos Destruir de documentos Fin
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Diagrama Propuesta Inicio Acceder a base de datos Ingresar información? Sistema de Almacenamiento Base de datos Documental Archivo Central Registrar datos de documentos Norma (ISAD-G) 1 Fondo documental 2 Serie documental 3 Número de expediente 4 Título 5 Fecha 6 Número de caja de almacenamiento 7 Descriptores 8 Contenido 9 Fechas extremas 1 Signatura 1 Tomo 1 Folio 1 Clasificación Generar reportes por temática Fin 1 1 Consultar base de datos Digitar temática de búsqueda Buscar por tema Buscar por Dependencia Buscar por fecha Visualizar resultados de búsqueda Consultar estadísticas Digitar parámetros de interés si No 2 2 Visualizar resultados de estadística Fin
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Conclusiones Importancia de la automatización del sistema de información Control efectivo de la documentación Brindar servicio expedito Información de apoyo para estudios de factibilidad Facilitar el acceso a la información y la documentación Dar a conocer información
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