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1 CONSULTAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO (AKS / SGA) 3 de Mayo de 2006.

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1 1 CONSULTAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO (AKS / SGA) 3 de Mayo de 2006

2 2 1º--- Introducción SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) 2º--- CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA 3º--- CONSULTAS desde la aplicación B29

3 3 1º SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) Introducción

4 4 Aplicaciones de gestión de expedientes Archivo (Antes) Aplicaciones de Gestión de expedientes B.D. Archivo B.D. Archivo B.D. Archivo B.D. Archivo Archivos de oficina Archivo General e Histórico Gestión de exped.

5 5 Aplicaciones de Gestión de expedientes S.G.A. (corporativo) Archivos de oficina Archivo General e Histórico Consulta al SGA xml + eDocs Exportación al SGA Proceso automático de Importación Gestión de exped. Fichas de los expedientes (ISAD) Procesos de Archivo Registro,Consulta,Préstamo Transferencia, Expurgo Cuadro de clasificación Unid.productoras, Valoración Gestión de espacios,... Signatura,... Aplicaciones de gestión de expedientes SGA (Ahora) Consulta al SGA

6 6 2º CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA

7 7 Índice de contenidos 22 de Diciembre de CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) Consulta Simple 1.2 – Consulta Avanzada 1.3 – Presentación de Resultados Visualización del Registro Completo Visualización de los documentos electrónicos Ficha del Expediente 2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE

8 8 1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). Posicionándose en el apartado Descripción Archivo el Sistema de Gestión de Archivo posibilita las siguientes actuaciones: Entrada para la descripción manual de la documentación Consulta Simple de la documentación Consulta Avanzada de la documentación Gestión de Espacios para la ubicación de documentación Consulta del A.K.S. / S.G.A.

9 9 22 de Diciembre de CONSULTA SIMPLE La consulta simple del SGA facilita la búsqueda de la información en base a los criterios básicos ( Nivel de Archivo en el que se localiza el expediente, Productor de la documentación, Cuadro de Clasificación, Fechas extremas del expediente y Nº del Expediente ) y/o la posibilidad de búsqueda por texto libre. Consulta del A.K.S. / S.G.A.

10 CONSULTA AVANZADA. La consulta avanzada presenta un mayor número de datos para la interrogación al Sistema: Consulta del A.K.S. / S.G.A.

11 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (I) AKS / SGA presenta la previsualización de los resultados que se ajustan a la consulta formulada, indicando: Clasificación de la documentación Nº del Expediente Título del Expediente Fecha de inicio del Expediente Datos para la localización física del Expediente (Nº de la Caja que contiene el Expediente y Depósito de archivo donde se encuentra) Documentos electrónicos del Expediente Pinchando en cualquiera de ellos se accede al registro completo del expediente Consulta del A.K.S. / S.G.A.

12 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (II) Pantalla de previsualización de resultados del AKS / SGA Consulta del A.K.S. / S.G.A.

13 VISUALIZACIÓN DEL REGISTRO COMPLETO Consulta del A.K.S. / S.G.A.

14 VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Desde el registro del expediente se puede acceder al documento electrónico del mismo: Consulta del A.K.S. / S.G.A.

15 FICHA DEL EXPEDIENTE Desde el registro del expediente se puede obtener una ficha imprimible con los datos completos del expediente Consulta del A.K.S. / S.G.A.

16 SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE Desde el registro del expediente se puede solicitar la consulta, préstamo o reproducción del mismo. El AKS / SGA presenta la solicitud de préstamo que se envía al responsable del archivo: Consulta del A.K.S. / S.G.A.

17 17 3º CONSULTAS desde la aplicación B29

18 18 Índice de contenidos 1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. 22 de Diciembre de CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES 3.- CONSULTA EN EL SGA 4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES.

19 19 En el menú principal de Histórico de Expedientes se ha añadido un botón nuevo que llama a una pantalla que nos muestra las diferentes acciones que se pueden realizar entre B29 y S.G.A. 1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. Consulta del A.K.S. / S.G.A.

20 20 El botón que se ha añadido en esta pantalla para conectar con estas nuevas funciones es el de Archivo. La pantalla que se abre al pulsar este botón es: Consulta del A.K.S. / S.G.A.

21 CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES La pantalla a la que se da paso en cualquiera de las tres opciones es la que se muestra a continuación: Consulta del A.K.S. / S.G.A.

22 CONSULTA EN EL SGA Los expedientes que se muestran en esta pantalla son todos aquellos que están en el histórico y en el archivo. Por tanto, se selecciona el expediente que se desea consultar y mediante el botón de Archivo… se realiza una llamada al SGA. 1º 2º Consulta del A.K.S. / S.G.A.

23 Consulta en el archivo. 2º Consulta del A.K.S. / S.G.A.

24 PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. En la pantalla principal de histórico de expedientes se ha añadido un botón que nos permite conectar con la consulta del archivo. En este caso se consulta el expediente que tenemos en la pantalla. Este botón solo se visualiza para aquellos expedientes que estén en el archivo. Consulta del A.K.S. / S.G.A.

25 25 Eskerrik asko zure arretagatik Gracias por su atención Fin de la presentación


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