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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AGRICOLAS (LA CASA S.A.). Autores: Fernando Zerpa Miguelangel Mendoza Tutor: Prof. Luis José Aguilera

2 CONTENIDO PROBLEMA OBJETIVOS MARCO TEORICO MARCO METODOLOGICO DIAGNÓSTICO PROPUESTA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

3 PROBLEMA FALTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

4 POCO ACCESO A LA INFORMACION. PROBLEMA

5 FALTA DE PERSONAL CAPACITADO EN EL AREA ARCHIVOLOGICA. PROBLEMA

6 DETERIORO DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA CASA S.A. PROBLEMA

7 OBJETIVO GENERAL Proponer lineamientos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.).

8 OBJETIVOS ESPECIFICOS Efectuar un diagnóstico de la situación actual del subfondo documental de los archivos de gestión para la organización y estandarización de los archivos de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A). Evaluar el tratamiento de la documentación de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A). Elaborar una propuesta sobre la creación de la guía de lineamientos archivísticos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

9 MARCO TEORICO MARCO REFERENCIAL Y ANTECEDENTES DE LA CASA, S.A. Archivo El archivo de gestión Funciones de los archivos Documento Tipo de documento

10 Técnicas archivisticas Sistema de clasificación Sistema de ordenación Sistema de descripción Sistema de selección Sistema de transferencia Sistema de eliminación Sistema de conservación

11 MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación descriptiva Diseño de campo y documental Población y muestra Instrumentos de recolección de información

12 Identificación del archivo Grado de instrucción del encargado Experiencia Cantidad de empleados Control de préstamos Descripción documental Existencia de tablas de retención Protección física Organización documental ENCUESTA AL PERSONAL

13 DIAGNÓSTICO APLICADO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Identificación del archivo Cronología Iluminación Cantidad de metros lineales Ventilación Contaminación Operaciones archivísticas Mobiliario Tipología documental observaciones

14 PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CASA, S.A. Problema Objetivos Misión Visión Normativas Funciones generales de los archivos de gestión Proceso de organización documental Administración de documentos Recursos humanos Creación de base de datos

15 CONCLUCIONES La institución posee unos archivos de gestión con un gran problema de desorganización, esto debido a la falta de lineamientos que regulen la organización de los documentos. La falta de experiencia en el área de archivo. Contar con espacios aptos para el resguardo de la documentación.

16 La capacitación del personal que labora en cada archivo de gestión. Elaboración de descriptores o inventarios para mantener relacionados todos los documentos que se encuentren en los distintos archivos de gestión. Acondicionar a los archivos con la iluminación adecuada. Utilizar estantería metálica pintada al horno para evitar la oxidación. Dedicarle el espacio físico necesario a los archivos. Controlar la temperatura y la humedad relativa de las áreas y depósitos de archivo. RECOMENDACIONES

17 Establecer medidas de seguridad para los archivos de la Corporación, y asi evitar así que la documentación y las personas que laboran, corran peligro de incendios. No colocar documentos debajo de los escritorios. Se recomienda que al realizar las desincorporaciones al archivo central o histórico se realicen inventarios y ordenes de salida RECOMENDACIONES

18 GRACIAS


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