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Sabemos que tenemos que mejorar, pero... ¿por dónde empezar? ¿Cómo aumentar la productividad, si tan sólo llevo una hora tratando de encontrar las órdenes?

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Presentación del tema: "Sabemos que tenemos que mejorar, pero... ¿por dónde empezar? ¿Cómo aumentar la productividad, si tan sólo llevo una hora tratando de encontrar las órdenes?"— Transcripción de la presentación:

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3 Sabemos que tenemos que mejorar, pero... ¿por dónde empezar? ¿Cómo aumentar la productividad, si tan sólo llevo una hora tratando de encontrar las órdenes? ¿Dónde quedaron los proyectos realizados el mes anterior? Llevo media hora tratando de encontrar esas refacciones... ¡¿y el programa de mantenimiento?! Por aquí esta, por aquí...Cada vez tengo más papeles y cosas, pero a lo mejor algún día los utilice...más vale. El mío es un desorden organizado. Yo sé dónde está todo.

4 La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que la rodea

5 Identificar actividades sencillas que ayudarán a mejorar las áreas de trabajo. Conocer qué son las 5S y porqué se busca su implementación. Conocer la importancia de mantener un buen ambiente de trabajo para la eficicacia personal y oganizacional. El objetivo es que al final de esta presentación, puedas: O B J E T I V O

6 Es una metodología que se origina en Japón orientada a desarrollar sitios donde se respire la calidad. Son 5 actividades básicas que nos permiten distinguir en nuestros lugares de trabajo qué artículos son necesarios manteniéndolos en el lugar correcto y eliminando los innecesarios. Sostiene al mismo tiempo un sentido de limpieza. Se desarrolla un estado óptimo de nuestros lugares de trabajo y se crea un hábito de mantener procesos establecidos. ¿Qué son las 5S?

7 Sabemos que el contar con un buen ambiente de trabajo es, en parte, responsabilidad de la empresa, pero también lo es de todos nosotros, quienes con nuestros hábitos podemos hacer la diferencia entre un ambiente en apariencia favorable y uno realmente óptimo.

8 Las 5 S (cinco eses) son las iniciales de las siguientes palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, las cuales traducidas al español significan: Seleccionar Organizar (ordenar) Limpiar Estandarizar (mantener) Seguir el estándar (Disciplina) ¿ Qué significan las 5S?

9 Al implementar 5S se van a llevar a cabo actividades encaminadas a la evaluación, control y mejoramiento del ambiente de trabajo con lo cual se busca, entre otras cosas: Aumentar la eficiencia en el trabajo. Mejorar la seguridad y condiciones de trabajo. Fomentar la disciplina y el autocontrol. Reducir costos por pérdidas de tiempo y materiales. Aumentar la Calidad no sólo del servicio, sino de nuestro trabajo. Favorecer el desarrollo del personal y sus relaciones con los demás. ¿Qué se busca con las 5S?

10 Ambientes agradables Mejora de la seguridad Incremento de la eficiencia Desarrollo de una actitud preventiva ¿Por qué implantar 5S?

11 Seiri

12 Unos cuestionamientos sobre la primera S... ¿Cuál de esta información es realmente útil...? ¿Qué, cómo y dónde almacenamos las cosas?

13 ¿Cómo darme cuenta de que realmente se almacenan cosas innecesarias? Los cuartos o espacios no designados para algún propósito en particular tienden a ser lugares de recolección para artículos innecesarios o no usables. Buscar en anaqueles y cajones de escritorios. Buscar en cualquier pila de artículos o papeles no etiquetada. Buscar posters y letreros con avisos y obsoletos. Buscar memorandos y avisos obsoletos. Buscar pilas de documentos desorganizados arriba de escritorios y cajas de cartón. Buscar alrededor y entre lockers, anaqueles y gabinetes para encontrar documentos, archivos y dibujos innecesarios. Sólo como ejemplo: Los lugares destinados para almacenar ciertas cosas, tienden a usarse para almacenar otras cosas que no sabían donde poner o que estorbaban.

14 Separar todo aquello que es necesario de lo innecesario y deshacerse de lo que no se necesita; Únicamente lo que se necesita, únicamente en las cantidades necesarias y únicamente cuando se necesita Seleccionar no significa alinear las cosas en filas o pilas ordenadas, Seleccionar significa dejar únicamente las cosas verdaderamente esenciales. En otras palabras, Selección significa retirar del lugar de trabajo todos los artículos que no sean necesarios para las operaciones que realizamos cotidianamente. Principo del Justo a tiempo...

15 ¿Cómo se generan estas situaciones? Muchas veces, tendemos a apegarnos a las cosas, pensando que pueden ser necesarias en un futuro cercano. Vemos un equipo inapropiado y creeemos que lo usaremos de alguna manera. Esta forma de pensar provoca que se acumulen grandes cantidades de objetos innecesarios. Esto conduce a una acumulación masiva de desperdicio en nuestros lugares de trabajo. Con frecuencia, cuando se pide a la gente que implemente la Selección, simplemente alinean las cosas sin desechar nada. Tal vez esto se deba a la fuerte tendencia de dar un valor sentimental a las herramientas y otros objetos familiares.

16 ¿Cómo distinguir lo necesario de lo innecesario? Generalmente las cosas que no se pueden usar y las cosas que es improbable que se usen deben ser desechadas como innecesarias. Si el artículo en cuestión tiene: Todas las funciones requeridas Está disponible en el momento en que se requiere En la cantidad necesaria Entonces debemos conservarlo como: Una cosa que puede usarse Si al artículo le faltan claramente cualquiera de los tres criterios de funciones, tiempo y cantidad, debemos juzgar el artículo como: Una cosa que no puede usarse Finalmente, pueden existir algunos artículos que cumplan con los criterios de una cosa que puede usarse, pero que es poco probable que se use por alguna otra razón (como funcionamiento inferior, tendencia a descomponerse o interrupción en la demanda de ese artículo). Podemos llamar a esas cosas como: Cosas que no es probable que se usen

17 Seiton

18 Significa que los artículos deben de ser acomodados de tal forma que cualquier persona con tan sólo un vistazo sepa dónde está guardado, lo tome fácilmente, lo use y regrese al lugar correcto para minimizar pérdidas como: Pérdidas de tiempo por buscar algo. Dificultad de usar los artículos. Dificultad en volver a acomodar los artículos. Excesos de inventario de cualquier artículo.

19 Etapas de la implantación de orden Los elementos de trabajo son: Accesorios, herramientas, utensilios, papelería, artículos en general, etc. Etapa 0. No tener sentido de orden. Etapa 1. Los elementos de trabajo son guardados en grupos. Etapa 2. Orden Visual de dónde regresar los elementos de trabajo. Tenemos que andar buscando los elementos de trabajo para poder usarlos y cuando termina uno de utilizarlos se dejan donde sea. Las pesonas sabrán dónde empezar a buscar. Y se decide guardar por grupos: las herramientas en un lugar y la papelería en otro, así como los accesorios en otro. Delinear los contornos de los elementos de trabajo para reconocer fácilmente el lugar donde se encuentra, sobre todo para saber en dónde se regresan. Podemos designar con igual color los lugares y elementos de trabajo para así identificar de forma rápida el lugar correcto de cada artículo. Etiquetar con tipo y número de elemento de trabajo.

20 Etapa 3. El orden visual implementado es tan simple y amigable que es a prueba de tontos. Poner los lugares de guardado de los elementos de trabajo lo más cercano a los lugares donde se utilizan y colocarlos en el orden secuencial de cómo se usan. La gente no va a necesitar buscar el lugar de las cosas, sólo las pondrá y ya. Etapa 4. Eliminar la necesidad de un elemento de trabajo. Tratar de eliminar el uso de elementos de trabajo unificándolos eliminando variedad de los mismos, además pensar en cómo hacer la misma operación sin usar un número grande de elementos.

21 1.Eliminar pérdidas de tiempo buscando documentos. 2.Tener las cosas a la mano para tomarlas y poderlas usar. 3.Hacer más fácil la manera de regresar las cosas a su lugar. 4.Hacer las cosas entendibles a primera vista. Hacer que donde van las cosas sea tan obvio que cualquier persona pueda encontrar los artículos y se dé cuenta fácilmente cuando algo anda mal. 5.Evitar colecciones privadas. Tratar que todos los documentos, papeles, herramientas usadas en la oficina – área de trabajo- depto. que pertenezcan a la compañía puedan ser utilizados por todos los empleados. En caso de tener información confidencial, ésta deberá ser debidamente ubicada y controlada.. Si se desea se pueden conservar algunos artículos personales pero sin mezclarlos con los artículos de trabajo. LOS 5 ELEMENTOS CLAVE DEL ORDEN

22 Seiso

23 Es el mantenimiento de la SELECCIÓN y el ORDEN a través del tiempo ¿Qué es limpieza como inspección? * Remover completamente la suciedad, polvo, grafitis y las manchas de los archiveros, gavetas, mesas, racks, accesorios, etc. (Tanto en áreas visibles como ocultas) * Exponer los defectos ocultos, tales como: desgastes, piezas flojas, raspaduras, deformaciones, abolladuras, etc.

24 ¿Cuáles son las actividades básicas para implementar la limpieza como inspección? La limpieza del lugar de trabajo debe ser realizada por el personal encargado para el aseo diario; sin embargo, el usuario también deberá limpiar las áreas de trabajo propias en las cuáles sólo él tiene acceso, según la rutina que se establezca. Tómate 5 minutos al día para limpiar tu lugar de trabajo. No pongas cosas fuera del lugar asignado y no ensucies ni contamines el ambiente. No ensuciar es más fácil que limpiar

25 Seiketsu

26 Estandarización no es una actividad. En este caso, es el estado o condición que existe cuando la selección, el orden y la limpieza son mantenidas apropiadamente a través del tiempo. ¿Qué es estandarización? s s s La 4a. S implica SISTEMATIZAR

27 ¿Qué pasa si no se mantienen las primeras 3 Ss? Las condiciones regresarán a su estado inicial no deseable. Al final del día, la cantidad de papeles y documentos vuelven a estar sobre los escritorios o archiveros en pilas interminables. No toma mucho tiempo en empezar a acumular artículos innecesarios tales como papelería, herramientas, etc.

28 En este punto es necesario: Se deben desarrollar sistemas para la aplicación de las 3 primeras S, y para complementar el logro de objetivos, además, se pueden desarrollar y proponer programas encaminados al bienestar, seguridad y desarrollo de las personas, tales como: * Programas dirigidos a cuidar la seguridad e integridad física. Programas dirigidos a conservar la salud. *Actividades recreativas y/o de grupo. APLICAR LAS 3 PRIMERAS Ss A LA PROPIA PERSONA

29 Algunas sugerencias para mejorar el bienestar personal Seguir las normas de seguridad. Usar ropa limpia y adecuada. Tener una alimentación balanceada. Dormir suficientemente. Dedicar tiempo a actividades personales y familiares. No abusar del alcohol ni del cigarro. Tener una actitud positiva. Practicar algún deporte en forma regular. Mantener la limpieza en el lugar de trabajo, en los baños, en la casa, etc.

30 Shitsuke

31 Se refiere a la disciplina y al mantenimiento de un clima favorable para la realización del trabajo. Buscamos desarrollar hábitos. 1.Apego a las normas Proporcionar los elementos para el mejor cumplimiento de las actividades laborales como se establece en la normatividad. 2. Buenos modales y costumbres Que las personas desplieguen en su conducta diaria, modales y costumbres socialmente aceptables para un mejor clima de trabajo. 3. Buenas relaciones humanas Promover el buen entendimiento y la capacidad que tenemos los humanos para establecer relaciones cordiales y enriquecidas. 4. La armonía en el grupo Impedir que se establezca partidismo y contiendas que provocan la división de los grupos de trabajo. DISCIPLINA

32 ¿y cómo se logra el hábito? Para lograr el hábito y así asegurar la práctica diaria de las 4Ss anteriores, es necesario: Disciplinarnos a nosotros mismos. Disciplinar a todos. Disciplinarse mutuamente para respetar y seguir las reglas y procedimientos establecidos. Respeto a las reglas de la empresa y de la sociedad.

33 Beneficios de la disciplina: Se evitan reprimendas y sanciones. Mejora nuestra eficacia. Somos más apreciados por nuestros jefes y compañeros. Mejora nuestra auto-imagen.

34 ¿Y cómo vamos a efectuar esas actividades en la empresa? Como se puede observar, las actividades 5S son bastante sencillas de comprender; sin embargo, es necesario que se establezcan una serie de acciones adecuadamente establecidas. Esto justifica la necesidad de realizar un programa de implantación, el cual considera la capacitación e involucramiento paulatino de cada área en la empresa.

35 Con la práctica de las 5S, podemos lograr espacios seguros, confortables y productivos, así como personas con una mejor disposición para elaborar productos de calidad y brindar un servicio excelente a sus clientes. Poner en práctica las 5S no es complicado. Se requiere básicamente voluntad para hacerlo y coordinación con las personas que colaboramos. Para evitar que decaiga el nivel obtenido con la práctica de las 5S, es conveniente reforzar su seguimiento, a través de la aplicación de ayudas visuales, rutinas de aplicación, actividades promocionales y evaluaciones periódicas

36 Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo, encontraremos la mayor resistencia dentro de la propia persona, y dentro de nosotrosmismos Si no somos capaces de vencer a ese enemigo, no habrá progreso. Kaoru Ishikawa


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