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CONALEP TICOMAN Nombre: Cuadra Rivas Nayeli Grupo: 504 Materia: Control de Agenda de Trabajo Profesor: Juan Rivas Cosio.

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1 CONALEP TICOMAN Nombre: Cuadra Rivas Nayeli Grupo: 504 Materia: Control de Agenda de Trabajo Profesor: Juan Rivas Cosio

2 T IPOS DE A GENDA - Agenda normal o estándar : Sencilla con todo lo imprescindible. - Agenda personal : Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están diferenciadas por separadores de colores. - Agenda electrónica : Son practicas por la gran cantidad de información que almacenan en el mínimo espacio. - Agenda de ordenador : Están en el ordenador

3 Un PDA (del inglés personal digital assistant (asistente digital personal) ), también denominado ordenador de bolsillo, es una computadora de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy en día (2010) estos dispositivos, pueden realizar muchas de las funciones que hace una computadora de escritorio (ver películas, crear documentos, juegos, correo electrónico, navegar por Internet, reproducir archivos de audio, etc.) pero con la ventaja de ser portátil. A GENDA D IGITAL

4 C ARACTERÍSTICAS Y PARTES Listín telefónico y de direcciones Calendarios: Año actual, anterior y posterior Planning: Suele ser mensual Dietario: Apuntado normalmente por horas

5 E L P ROCESO A DMINISTRATIVO El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa. El proceso administrativo consiste en las siguientes funciones: PLANEACIÓN: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social., es decir, consiste con determina lo que va a hacerse. ORGANIZACIÓN: La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones. INTEGRACIÓN: Consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal. DIRECCIÓN: Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones. CONTROL: Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren. Consiste en establecimiento de estándares, medición de ejecución, interpretación y acciones correctivas.

6 A GENDA DE LA SECRETARIA En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.

7 C AUSAS DE A LTERACIÓN DE LA A GENDA DE T RABAJO DE UN D IRECTOR Las alteraciones de trabajo son aquellas que se presentan de manera inesperada afectando la agenda planificada. Visitas inesperadas: son personas que se presentan sin haber sido agendadas previamente Juntas inesperadas: son reuniones de trabajo que por su urgencia deben ser atendidas rápidamente. Registro de alteraciones en la agenda Falta de información: son consideradas aquellas en las cuales no se indica las acciones que se realizarían. Interrupciones constantes: estas se presentas de manera repetitiva, disminuyendo, la agilidad de las acciones. Desorganización: para evitar esto se deberá de considerara los principios de la organización.

8 A SPECTOS A C ONSIDERAR EN LA P ROGRAMACIÓN DE A CTIVIDADES Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe de llevarse a cabo, cómo, quién, cuánto, con qué, y en donde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que desempeña. El registro de proyectos Es una lista de todas las tareas, actividades o proyectos que se quieren atender en un período determinado de tiempo. Debe contener la siguiente información: Código de prioridad para indicar el valor que representa la actividad en cuanto al logro de los objetivos. Actividad, tarea o proyecto que debe ser afectado. Fecha de vencimiento que indique cuándo deberá quedar concluida la labor. Cálculo del tiempo que llevará terminar la tarea.

9 Las actividades incluidas en el registro de proyectos representan los objetivos a corto plazo que deberán ser cumplidos en las siguientes semanas. Las nuevas tareas asignadas deberán agregarse al final de la lista y tachar o eliminar los asuntos terminados. Es importante asegurarse de que las actividades seleccionadas realmente contribuyan al logro de los objetivos a largo plazo. Existen otras herramientas que ayudan a programar el uso del tiempo de manera adecuada y provechosa. El plan diario Al terminar el Plan Semanal es conveniente completar un Plan Diario de cosas por hacer hoy que sea acorde con los objetivos semanales. Enumere las actividades previamente seleccionadas en el Plan Semanal para realizar ese día. Enliste las tareas diarias que deberán llevarse a cabo, identifique prioridades y calcule el tiempo que se requiere para cada tarea. El Plan Semanal funciona mejor si se prepara el viernes previo a la semana que se está programando, y el Plan Diario si se hace al final de cada día. Es necesario incluir en la programación de actividades suficiente flexibilidad para atender lo inesperado. La flexibilidad que cada persona necesita en el manejo del tiempo es diferente; como regla general, un 25% del día debe disponerse para cuestiones inesperadas. Lo esencial es que el orden de cualquier programación debe incluir primero las actividades prioritarias, las actividades más importantes. Para mejorar las aptitudes personales de programar el tiempo, es muy útil comparar lo que se planeo contra lo que realmente se hizo en ese tiempo, esto ayudará a ser más realista y efectivo en las próximas planeaciones.

10 O RGANIZACIÓN DEL T IEMPO Concepto La organización del tiempo es ala sincronización y ordenamiento de las actividades a considerara para el manejo del tiempo Importancia. El organizar el tiempo permite realizar un mayor número de actividades de manera eficaz y de eficiente, el manejo del tiempo dependerá de muchos factores, incluyendo la habilidad de la persona para organizarse de manera planificada y generando buenos hábitos que permita reducir las causa de pérdida de tiempo.

11 C RONOGRAMA Un cronograma será aquella lista que recopila todos los elementos terminales de un proyecto, con las respectivas fechas previstas de comienzo y fina


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