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Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003.

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2 Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003

3 GpiH-10. Administración del Tiempo.1 Necesidad de administrar el tiempo. El tiempo es un recurso especial Problemas y Causas Organización ¿Como conservar el equilibrio y control?

4 GpiH-10. Administración del Tiempo.2 ¿Qué es el tiempo? Salvador Dali, (Surrealismo) –La persistencia de la memoria –El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. Gerald Murphy (Cubismo) –Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo

5 GpiH-10. Administración del Tiempo.3 El tiempo es un recurso especial Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo.

6 GpiH-10. Administración del Tiempo.4 ¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! Podemos controlar las actividades que realizamos. De modo que podremos realizar: –Más actividades ??? –Aquellas actividades que sean más importantes Nos proporcionan mayor satisfacción Nos llevan hacia nuestros objetivos

7 GpiH-10. Administración del Tiempo.5 Problemas y Causas Coyuntura Actitudes Causas del stress Algunas Soluciones.

8 GpiH-10. Administración del Tiempo.6 Coyuntura Entorno tecnológico –Cambios frecuentes... –necesidad de tiempo para responder Economía global –Menos barreras downsizing,… »recortes de personal Empleo –Logrado por habilidad...Técnica –Mantenido por habilidadOrganizativa

9 GpiH-10. Administración del Tiempo.7 Habilidades Organizativas: Capacidades –Comunicación Oral escrita –Trabajo en equipo Control eficaz del tiempo

10 GpiH-10. Administración del Tiempo.8 Actitudes Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos –stress, no tengo tiempo. Activa: influir sobre el propio destino: –Eficacia. –Tengo tiempo.

11 GpiH-10. Administración del Tiempo.9 Síntomas del stress Fase inicial –nerviosismo, –crisis de humor, –inseguridad/desconfianza –dificultad incremental / fatiga mental, –neuralgias, –insomnio. Fase aguda –Hipersensibilidad, –ansiedad, –Desjerarquización de valores/ Pasar Depresión/Infarto/ Úlceras... –Apatía, –sensación de fracaso, –quejas constantes

12 GpiH-10. Administración del Tiempo.10 Causas del stress, principales quita tiempos Objetivos inalcanzables –tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. –Falta de planeación y organización personal –Falta de delegación eficaz Tensiones del propio trabajo –Descontrol de interrupciones, –Reuniones excesivas o ineficaces –comunicación defectuosa (incapacidad de decir NO) Exceso vida sedentaria.

13 GpiH-10. Administración del Tiempo.11 Algunas Soluciones. Vacaciones Deporte Cambiar de actividad Verlo con perspectiva: Distanciarse No dejarse llevar por sentimientos negativos Administración del tiempo –Planificación y Organización personal. –Control de las interrupciones

14 GpiH-10. Administración del Tiempo.12 Organización 1)La lista de cosas a hacer, El inventario 2)La matriz de prioridades. 3)Identificar las horas más y menos eficaces. 4)La realidad del tiempo controlable. 5)Usar un plan para organizarse. 6)Vivir con el plan diario

15 GpiH-10. Administración del Tiempo.13 1) La lista de cosas a hacer El inventario. Origen de muchas urgencias de la lista... Criterios de importancia.

16 GpiH-10. Administración del Tiempo.14 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.

17 GpiH-10. Administración del Tiempo.15 1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias 1. Tareas que encarga el jefe. –Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º Solución: Preguntar 2. Tareas impuestas por el sistema. –Ej.: Llamadas de clientes con quejas,... Solución: Reservar tiempo, Organizar ( núm. Errores)

18 GpiH-10. Administración del Tiempo.16 1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias 3. Acciones derivadas de subordinados –Bola de nieve o bloqueo. Solución: Comunicación –El rebote del problema Solución: –¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! –¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado »Salvo falta de cualificación 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día

19 GpiH-10. Administración del Tiempo.17 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. 1) Principio de Pareto ley 80:20 –lo más es menos y lo menos es más –La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: Causan la mayoría de resultados Son importantes –El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor –El 20% de agencias venden el 80% del producto –El 20% de los clientes generan el 80% de quejas 2) Actividades que Añaden Valor –En una fabrica: Proceso Transporte Stock Esperas Inspección Tareas Resultados

20 GpiH-10. Administración del Tiempo.18 2) La matriz de prioridades. – Hacer Ya – Planear a medio plazo – Interrupciones: controlarlas – Trivial: socializar Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. Es clave haber acabado el día habiendo hecho. No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1 Importancia Mucha Poca Urgencia Poca Mucha

21 GpiH-10. Administración del Tiempo.19 3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). E: Período del día que uno rinde más. –Para lo difícil, complejo / importante D: Período del día que uno rinde menos –Leer periódico, –abrir correo –Telefonear –Interrupciones –Entrevistas % -50% +50% PRODUCTIVIDAD HORA Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo 1992

22 GpiH-10. Administración del Tiempo.20 4) La realidad del tiempo controlable. Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. 5 preguntas clave: ¿Qué estoy haciendo,... que en realidad no es necesario hacer? … que pudiera encargar a otras personas? … que pudiera hacerse con más eficiencia? … que hace perder el tiempo a otros? ¿Qué hice en mis mejores horas? Buscar la eficiencia: – eliminar… y añadir propio/importante

23 GpiH-10. Administración del Tiempo.21 e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas

24 GpiH-10. Administración del Tiempo.22 f) Vivir con el plan diario Ponerlo en práctica Revisar la matriz de vez en cuando. Programar pocas cosas extra ( 3) Toma 1

25 GpiH-10. Administración del Tiempo.23 ¿Como conservar el equilibrio y control? Equilibrio en la vida Control de interrupciones Delegar Reuniones eficaces

26 GpiH-10. Administración del Tiempo.24 Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida –¿a qué dedico el tiempo? –¿a qué debería dedicar el tiempo?

27 GpiH-10. Administración del Tiempo.25 Como mantener el equilibrio de su vida Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. Cómo es Cómo quiero que sea

28 GpiH-10. Administración del Tiempo.26 Equilibrio en la vida... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel –Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...? Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario.

29 GpiH-10. Administración del Tiempo.27 Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo –Mesas en oficina: diagonal –Reloj pared: espalda –Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. –El 70% de las personas acatan las señales.

30 GpiH-10. Administración del Tiempo.28 Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. –Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse –En el café de la mañana –visitar, llamar….

31 GpiH-10. Administración del Tiempo.29 Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia –Preguntar: ¿Por qué es tan importante? –Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? –Saber decir NO: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) –Saber terminar una conversación –Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer –si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

32 GpiH-10. Administración del Tiempo.30 Bibliografía 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal.


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