Materiales Informativos de Apoyo AVISO Los slides siguientes se destinan a aclarar el contenido de los documentos oficiales de la Convocatoria (Guía de.

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1 Materiales Informativos de Apoyo AVISO Los slides siguientes se destinan a aclarar el contenido de los documentos oficiales de la Convocatoria (Guía de Solicitantes y anexos, Formulario de Solicitud, eventual Corrigendum y la Guía Practica de Procedimientos de la UE), por lo tanto no poseen validez legal y no los substituyen.

2 2 CONTRATO DE SUBVENCIÓN Descripción general de la acción (I) Condiciones Generales (II) Presupuesto (III) Procedimientos para la celebración de contratos (IV) Modelo de solicitud de pago y ficha de identificación financiera (V) Modelo de Informe descriptivo intermedio/final e info. Financiero (VI) Informe de verificación de gastos (VII) Modelo para Garantía Financiera (VIII) Modelo para Transferencia de Propiedad de Activos (IX) CONDICIONES PARTICULARES ANEXOS **** Todas las partes del contrato son vinculantes, pero: - en caso de conflicto entre las disposiciones de los anexos y las de las Condiciones Particulares, prevalecerán estas últimas y - en caso de conflicto entre las disposiciones del anexo II (Condiciones Generales) y las de los otros Anexos, las primeras prevalecerán.

3 3 Las Condiciones Particulares Duración operativa de la Acción: Fijada contractualmente y no se puede modificar. Salvo, en casos excepcionales, mediante un addendum Financiación de la Acción: El importe de la financiación de la UE indicado en el contrato es un monto máximo, pero puede ser menor de acuerdo a la ejecución financiera final => Para calcular su monto definitivo, al terminar la Acción, se aplicará al total de los costes elegibles el porcentaje fijado contractualmente Art. 7: Otras condiciones específicas o derogaciones aprobadas Firma del contrato por el beneficiario Beneficiario firmante del Contrato es el responsable de la acción para la UE

4 4 Las Condiciones Generales del contrato (ANEXO II) Modificaciones (Art.9 CG) Al Contrato, con un mes de antelación y con justificación y aceptación por parte de la Delegación UE Financieras, Variación menor o igual al 25 % entre rúbricas del presupuesto - simple notificación Gastos administrativos - NO se modifican Imprevistos & montos o cantidades fijas únicas de opción de costos simplificados - NO se modifican Cambio de dirección, Cta. Bancaria y auditor - simple notificación Duración, a mas tardar un mes antes del final del periodo de ejecución, con justificación y aceptación por parte de la Delegación UE Como regla general, toda modificación del contrato, incluidos los anexos, se consignará por escrito y será objeto de un apéndice al mismo

5 5 Pagos Solicitud de pago de acuerdo al formato previsto (anexo V), conjuntamente con los informes (descriptivo, financiero) y informe de auditoria si previsto (documentos deben ser originales) UE tiene 60 días para hacer efectivo el pago, luego de la correcta presentación de la solicitud (pero solo 30 para el primer Pago y 90 días en casos excepcionales) Los pagos intermedios se realizarán siempre considerando si existe gasto de al menos 70% del pago inmediato anterior y el 100% de los previos (en caso contrario se reducirá el monto a pagar) Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

6 6 Costes elegibles: Sólo los costes contemplados en art. 14.1 CG y el Anexo III - Presupuesto de la Acción Las variaciones entre rubros principales que no superan el 25% Los gastos incurridos dentro del periodo de ejecución de la Acción (salvo los gastos relacionados con los informes finales y la auditoría final) Los gastos registrados en la contabilidad de la Acción con los justificantes originales Costes Administrativos: El importe final de los costes administrativos, cuyo porcentaje está fijado en el presupuesto del contrato (Anexo III), se calculará sobre el monto total de los costes directos elegibles (según indicado en el Contrato y por un máximo de 7%) Elegibilidad de los costes Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

7 7 Gastos NO elegibles (ejemplos, ver Art. 14 – CG): Las pérdidas debidas al cambio de divisas Los créditos a terceras partes Los intereses adeudados Aportes en especie. Estos no formarán parte del presupuesto ni de los informes financieros. Elegibilidad de los costes Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

8 8 Impuestos (Ver Anexo J): Contratos firmados en 2013: Serán elegibles los Impuestos, incluyendo IVA, si pagados y demostrados como no recuperables por el Beneficiario. Elegibilidad de los costes Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

9 9 Tasa de Cambio Según lo establecido en Contrato antes de la firma, aplica: La conversión en la moneda establecida en las Condiciones Particulares se realizará utilizando el tipo de cambio con el que se registró la contribución del Órgano de Contratación en la contabilidad del Beneficiario, salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares. Los gastos realizados en otras monedas que no sean la utilizada en la contabilidad del Beneficiario se convertirán utilizando los tipos mensuales de InforEuro (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/infore uro_en.cfm ) correspondientes a la fecha del pago, o con arreglo a las prácticas contables habituales en el país del Beneficiario, si así está dispuesto en las Condiciones Particulares.ttp://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/infore uro_en.cfm Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

10 10 Informes Financieros (intermedios y final): Anexo VI Sobre la totalidad de la acción conjuntamente con los fondos de las contrapartes – El presupuesto de la acción es uno y único (no se permite identificar rubros por donante) Desglose presupuestario conciliado con le sistema de contabilidad y gestión de libros contables del beneficiario Deberá corresponder al contenido del informe descriptivo y la estructura del informe deberá ser igual al presupuesto contratado en el Anexo III. La aprobación de los informes da lugar al desembolso, PERO NO IMPLICA RECONOCIMIENTO DE SU REGULARIDAD, NI AUTENTICIDAD Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

11 11 Contabilidad y control financiero Obligación de llevar una contabilidad específica de las cuentas de la Acción Utilizando una contabilidad de doble asiento Las cuentas y los gastos de la Acción deben ser fácilmente identificables y verificables Manejo de fondos Utilizando una contabilidad de doble asiento Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

12 12 Cuenta Bancaria Una, para la Acción Permite identificar claramente los gastos derivados de la Acción Puede ser una subcuenta desde que permita identificar la Totalidad de los movimientos Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

13 13 Control financiero Derecho de acceso a los sitios de ejecución de la Acción Órganos verificadores: OLAF (Oficina Europea de lucha contra el Fraude) Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas Auditor autorizado por la Comisión Europea Verifica Documentos de la Acción Controles y verificaciones in situ Dentro de los 5 años desde el pago final (obligación de conservar la documentación, archivar informes de procedimientos de licitación/negociación, contratos, facturas, nóminas, etc.) Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

14 14 Presupuesto de la acción (anexo III) IMPORTANTE! Se trata de un presupuesto global, y no separado por fuentes de financiación: una acción, un presupuesto La participación comunitaria no puede pasarse del monto fijado en las condiciones particulares, tampoco se puede aumentar el porcentaje previsto (sí se puede reducir en caso por ej. se identifiquen donantes adicionales) Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

15 15 PRESUPUESTO Anexo III. Presupuesto de la Acción 1 Gastos Unidad # de Unidad # de unidades 1. Recursos Humanos 1.1 Salarios (importes brutos, personal local) 4 1.1.1 Personal técnico Por mes 0 0 1.1.2 Personal administrativo y de apoyo Por mes 0 0 1.2 Salarios (importes brutos, personal expatriado/internacional) Por mes 0 0 1.3 Dietas para misiones/viajes 5 1.3.1 En el extranjero (personal para la Acción) Por día 0 0 1.3.2 Local (personal para la Acción) Por día 0 0 1.3.3 Participantes en seminarios/conferencias Por día 0 0 Subtotal Recursos Humanos 0 0 2. Viajes 6 2.1 Viajes internacionales Por vuelo 0 0 2.2 Transporte local Por mes 0 0 Subtotal Viajes 0 0 3. Equipos y Material 7 3.1 Compra o alquiler de vehículos Por vehículo 0 0 3.2 Mobiliario, equipos informáticos 0 0 3.3 Maquinaria, herramientas 0 3.4 Repuestos/material para máquinas, herramientas 0 0 3.5 Otros (especifíquese) 0 0 Subtotal Equipos y Material 0 0 4. Oficina local/Costes de la Acción 4.1 Costes de vehículos Por mes 0 0 4.2 Alquiler de oficina Por mes 0 0 4.3 Bienes fungibles-material de oficina Por mes 0 0 4.4 Otros servicios (tel./fax, electricidad/calefacción, mantenimiento) Por mes 0 0 Subtotal Oficina local/Costes de la Acción 0 0 5. Otros costes, servicios 8 5.1 Publicaciones 9 0 0 5.2 Estudios, investigación 9 0 0 5.3 Costes de auditoría 0 0 5.4 Costes de evaluación 0 0 5.5 Traducción, interpretación 0 0 5.6 Servicios financieros (costes de garantía bancaria, etc.) 0 0 5.7 Costes de conferencias/seminarios 9 0 0 5.8 Actividades de visibilidad Subtotal Otros Costes/Servicios 0 0 Gastos Unidad # de Coste unitario Unidad # de unidades (en EUR) unidades 6. Otros 0 0 Subtotal Otros 0 0 7. Subtotal costes directos elegibles de la Acción (1.-6.) 0 0 8. Provision la reserva de imprevistos (máximo 5% del punto 7, subtotal de los costes directos elegibles de la Acción) 9. Total de costes directos elegibles de la Acción (7.+ 8.) 0 0 10. Costes administrativos (máximo 7% del punto 9, total de los costes elegibles de la Acción) 11. Costes total elegibles (9+10) 0 0 Coste unitario (en EUR) 3 Coste unit, (en EUR) Cost. unit. (en EUR) Todos los años Año 1 2 Costes (en EUR) Todos los años Costes (en EUR) Costes (en EUR) Año 1 Costes (en EUR)

16 16 Costes Directos por ejemplo Costes del personal asignado a la Acción (salarios incluyendo cargas sociales y otros costes que formen parte de la remuneración) Viaje y dietas per diem Costes de compra o alquiler de bienes de equipo o suministros, y los costes de servicios Costes de subcontratación Otros costes derivados de la acción ( traducción, reproducción, difusión de actividades, seguros y garantías financieras) Imprevistos: Máx. 5% de los costes directos elegibles Solo podrán ser utilizados previa autorización escrita de la Autoridad Contratante y de acuerdo con los objetivos del Conrato. (motivación sólida y convincente) Presupuesto de la acción (anexo III) Costes Indirectos: Máx.7% para cubrir los costes administrativos generales Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

17 Opción de Costes Simplificados (Financ.Tipo Fijo, Costes unitarios, cantidades fijas únicas) - Limitada a 60.000 por beneficiario de la Subvención (excluidos los costos indirectos ) - Propuesta viene del beneficiario - Aprobación por la Autoridad Contratante del recurso a esta opción se hace durante la fase de contratación - Se formuló una guía y una checklist sobre esta opción – Verificar Anexo K - El método utilizado por el Beneficiario para determinar los costos simplificados considerados en el presupuesto debe ser claramente descrito en la hoja de justificación de presupuesto que hace parte del Anexo III - Este método puede basarse en: -Datos estadísticos u otra fuente de información externa apropiada -Datos históricos ya certificados o auditados del Beneficiario -Información obtenida a través de la Contabilidad de costos del beneficiario

18 18 Importe final de la cofinanciación Fijado en las Condiciones Particulares No puede exceder el importe máximo fijado Si costes reales acción < costes totales contrato % de financiación de la UE será sobre los costes reales al final del proyecto. Reducción proporcional La Comisión puede reducir la subvención en caso de: Gastos no Elegibles Excedente de los ingresos reales respecto de los costes reales La Comisión puede reducir la subvención en caso de: - inejecución - ejecución incorrecta - ejecución parcial o tardía - constatación de recursos propios (o ingresos generados por las actividades del proyecto) Las Condiciones Generales del Contrato: Disposiciones Financieras

19 19 Anexo IV: Procedimientos Contractuales Celebración de contratos por los beneficiarios de una subvención Normas europeas para la contratación de acuerdo al anexo IV Contrato adjudicado a la oferta económicamente mas ventajosa: mejor relación entre calidad y precio Principios: transparencia, igualdad de trato y no conflicto de interés En caso de incumplimiento de dichos procedimientos, los gastos relativos a las operaciones en cuestión serán NO elegibles Control ex post de la Comisión Aplicables también a los contratos adjudicados por los co-solicitantes del beneficiario

20 20 Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la UE (publicada en Enero 2013): http://ec.europa.eu/europeaid/prag/docum ent.do?locale=es