Clase 4: “Gestión por Procesos” Presenta: Bladimir Henríquez Materia: Gestión de Agroempresas www.bladimirhenriquez.com.

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1 Clase 4: “Gestión por Procesos” Presenta: Bladimir Henríquez Materia: Gestión de Agroempresas www.bladimirhenriquez.com

2 FINALIDADES 1.Muestra el conjunto de empleados que han sido agrupados con objeto de que trabajen de forma eficaz. 2.Expone las relaciones de subordinación e información. Autoridad: Nivel de Jerarquía LA ORGANIZACIÓN VISTA COMO SISTEMA LA ORGANIZACIÓN VERTICAL

3 ¿Qué le falta al Organigrama para ser representativo de la Empresa? 1.No aparecen los clientes ni los proveedores. 2.No se ven los productos y servicios. 3.No se percibe nada del flujo de trabajo. ¿Qué le falta al Organigrama para ser representativo de la Empresa? 1.No aparecen los clientes ni los proveedores. 2.No se ven los productos y servicios. 3.No se percibe nada del flujo de trabajo. ? Enfoque:EspecializaciónDivisión LA ORGANIZACIÓN VISTA COMO SISTEMA LA ORGANIZACIÓN VERTICAL

4 Cliente Las mayores oportunidades para mejorar la actividad del trabajo suelen estar en los contactos funcionales. La principal labor de la Gerencia es gestionar o administrar los ESPACIOS EN BLANCO, que quedan entre las “cajitas” es decir los departamentos. LA ORGANIZACIÓN VISTA COMO SISTEMA LA ORGANIZACIÓN HORIZONTAL Autoridad:Flujo de Trabajo Enfoque:PolifuncionalIntegración LA ORGANIZACIÓN VISTA COMO SISTEMA LA ORGANIZACIÓN HORIZONTAL

5 Cliente EL ESPACIOS EN BLANCO de manera práctica es la clara Requisitos definición de Requisitos (Necesidades y Expectativas) y Productos Productos entre dos entidades, por ejemplo: Entre un Departamento y otro. Entre la Organización y un Cliente. Entre la Organización y un Proveedor. EL ESPACIOS EN BLANCO de manera práctica es la clara Requisitos definición de Requisitos (Necesidades y Expectativas) y Productos Productos entre dos entidades, por ejemplo: Entre un Departamento y otro. Entre la Organización y un Cliente. Entre la Organización y un Proveedor. LA ORGANIZACIÓN VISTA COMO SISTEMA LA ORGANIZACIÓN HORIZONTAL

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7 RESULTADOS INSUMOS TRANSFORMACION TRANSFORMACION CON VALOR CON VALOR AGREGADO AGREGADO Proveedor Interno Proveedor Externo Otro Proceso Requisitos Clientes ¿ QUE ES UN PROCESO? Proceso: Proceso: Conjunto de Actividades mutuamente relacionadas ó que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.  La Gestión por Procesos

8 LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION SON DE 3 TIPOS: “RED DE PROCESOS” PROCESOS CLAVES PROCESOSADMINISTRATIVOSPROCESOSADMINISTRATIVOS PROCESOS DE SOPORTE SOPORTE  La Gestión por Procesos

9  Identificar los procesos  Documentar los Procesos  Caracterizar los Procesos  Medir los Procesos  Controlar los procesos  Analizar los Procesos  Asegurar los Procesos  Mejorar los procesos A B C

10  La Gestión por Procesos  Identificar los procesos  Documentar los Procesos  Caracterizar los Procesos  Medir los Procesos  Controlar los procesos  Analizar los Procesos  Asegurar los Procesos  Mejorar los procesos A B C PROYECTO

11  Identificar los procesos Tipo de Proceso (Clave, Soporte, Admón.) Enunciado del Proceso. (Nombre del Proceso) Alcance del Proceso. (Por Departamento / Áreas)

12  Documentar los Procesos A B C Determinar Determinar la secuencia e interacción de la red de procesos.

13 MAPAS DE PROCESOS: “Es una herramienta gráfica que trata de diagramar en niveles (4) los procesos y las actividades de la Organización con el objeto de comprenderlos, analizarlos y mejorarlos; para cumplir con la Misión, acercarnos a la Visión y crear una mayor satisfacción de los clientes y un mejor administración del proceso” 2.0 1.0 3.0  Documentar los Procesos

14 2.2.1 2.2.2 2.2.3 MAPEO DE PROCESOS ORGANIZACIONALES 2.0 1.0 3.0 2.1 2.2 2.3 PRIMERNIVELSistema TERCERNIVELSubproceso SEGUNDONIVELProcesos  Documentar los Procesos CUARTONIVELProcedimiento Inicio Fin

15 LOS MAPAS AYUDAN A PLANTEAR PREGUNTAS CRITICAS DENTRO DEL ANALISIS DE LOS PROCESOS.  ¿Es necesaria la complejidad?  ¿Son posibles las simplificaciones?  ¿Es eficaz el proceso?  ¿El trabajo se realiza con eficiencia?  ¿Están facultadas las personas para cumplir con sus funciones?  ¿Existen demasiadas transferencias departamentales?  Documentar los Procesos

16 QUIEN ENTREGA ENTRADAS ACTIVIDADES RESP RIESGOSCONTROLSALIDAS QUIEN RECIBE INFORMACIÓN 1- PLANEAR REVISAR EVALUAR VERIFICAR INFORMACIÓN DOCUMENTOS 2- HACER VALIDAR INSPECCIONAR MEDIR DOCUMENTOS MATERIALES 3- ANALIZAR MATERIALES 4 MEJORAR COMPETENCIAS INFRAESTRUCTURA AMBIENTE TRABAJO Responsable del proceso: RECURSOS CRÍTICOS DEL PROCESO DOCUMENTOS QUE SE APLICANREGISTROS QUE SE GENERAN INDICADORES OBJETIVOS Caracterizar los Procesos

17 ”Lo que no se puede definir no se puede medir, lo que no se puede medir no se puede mejorar, y lo que no se puede mejorar, se puede deteriorar” LORD KELVIN Premisa Fundamental  Medir los Procesos

18 logrocumplimiento  Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, estrategias, objetivos y metas de un determinado proceso. informaciónagregan valor  Los indicadores de gestión son ante todo, información, es decir agregan valor. Los indicadores de gestión deben tener los atributos de la información, tanto en la forma individual como cuando se presentan agrupados. administrativa, operativa, del cliente tomar decisiones acertadas y oportunasadoptar controlar  Es un sistema de información estadística, financiera, administrativa, operativa, del cliente que puesta al servicio de la directiva de la organización, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de las principales variables y procesos. Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.  Medir los Procesos

19 ¿QUE DEBEMOS MEDIR? ¿QUE DEBEMOS MEDIR? sea necesario Lo que sea necesario medir…. Misión Institucional...para hacer cumpir la Misión Institucional… gestión estratégica … y de acuerdo con los objetivos, que soportan la gestión estratégica de la Organización Reflexionemos...  Medir los Procesos

20 Incontrolable Inestable Inpredecible Como se controlan los procesos ENTRADAS SALIDAS Actividad 1 Actividad 2 Actividad X Actividad 1 Actividad 2 Actividad X Estable Predecible Controlable HACER REGULACIÓN REDUCIR VARIACIÓN Mano de Obra, Métodos, Máquinas, Materiales, Medio ambiente, Mediciones MedirCompararAjustar  Controlar los Procesos

21 INDICADOR% de Quejas de los Clientes sobre los servicios brindados…. PROCESOABCResponsable:Dirección XYZ MESNivelMeta Análisis del comportamiento del indicador Acciones de mejora propuestas ENERO10%5% El indicador bajo porque.....Se hara.... FEBRERO7%5% Vamos mejorando pero ahora es necesario....Se hara.... MARZO5%5% Vamos mejorando pero debemos reforzar ahora con....Se hara.... ABRIL4%5% Meta  Analizar los Procesos

22 ProblemasOrganizacionales “Crónicos” / “Proceso” Variable Crítica de la Institución Tiempo  Participación del Personal del Personal  Equipos de Mejora Mejora  Desarrollo del Personal del Personal  Mejora de los procesos los procesos  Analizar los Procesos

23 Mano de Obra, Métodos, Máquinas, Materiales, Medio ambiente, Mediciones MercadeoVentasComprasProducciónEntregaServicio MEJORA CONTINUA Mano de Obra, Métodos Mano de Obra, Métodos, Máquinas, Materiales, Medio ambiente, Mediciones Medir Verificar Ajustar  Medir Verificar Ajustar Medir Verificar Ajustar Medir Verificar Ajustar Medir Verificar Ajustar  RECLAMOS   Medir Verificar Ajustar  Asegurar el Proceso

24 Evitar RIESGOS “Prevenir” REDUCIR PROBLEMAS “Cumplir” Desarrollar Oportunidades de Mejora “Mejorar” MEJORACONTINUA ENFOQUE MADUREZ DE LA GESTION DE LOS PROCESOS INDICADORES EXCELENCIA  Mejorar los Procesos

25 CONTROL MEJORAPLANIFICACIÓN Como se mejoran los procesos  Mejorar los Procesos

26 CULTURA RECURSOS ORGANIZACION PROCESOS ESTRATEGIA ACCIONES DE MEJORA INDICADORES AUDITORIA CONTROL INT  La Gestión por Procesos Grupos de Interes

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28 01 de Octubre2007 Organización Del Proyecto, Instalación Equipo Facilitador y Comité de Procesos Reuniones del Comité de Procesos Planificación de Recursos, Avances, Seguimiento y Aprobación de la Documentación generada.  Plan de Trabajo del Proyecto 30 de Noviembre2007 Instalación Equipo Documentador, Metodología de trabajo Instalación Equipos Usuarios (2) Mapas de Primer y Segundo Nivel Primer Nivel de Validación: Personal - Alcance Segundo Nivel de Validación: Equipos Usuario Mapas de Tercer Nivel y Caracterizaciones de proceso Mapas de Proceso de Cuarto Nivel Entrega del Manual de Procesos y Procedimientos: Equipo Facilitador, Comité de Procesos

29 Equipo “SWAT” Comité de Procesos Equipo Documentador 1 Equipo Documentador 2 Equipo Documentador 3 Equipo Usuario 2 Equipo Usuario 1  Estructura del Proyecto EquipoFacilitador Equipo “SWAT”

30 Manual de Procesos y Procedimientos  Resultados y Productos Resultados de la documentación de procesos: Mejora la Comprensión del Personal acerca de los procesos organizacionales. Facilita la Inducción y Capacitación del Personal nuevo. Base para mejoras tecnológicas en la organización (Proyectos de Informatización de la Organización). Herramienta clave para los proyectos de mejora Punto de Partida para la Gestión de Riesgos en la Organización. Requerimientos claves para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001:2008. Interrelación para la documentación de procedimiento, reglamentos, entre otros. Información Base para el desarrollo del Tablero de Objetivos e Indicadores. Productos Del Proyecto

31 Planificaciones de reuniones de la Estructura del Proyecto. Definir participantes de los Equipos Usuarios y logística necesaria para la validación de la documentación. Definir los Equipos Documentadores e impartirles la metodología de trabajo. Definir fechas y horarios de reunión Primeros resultados: Mapas de Primer y Segundo Nivel  Siguientes Pasos:

32 Clase 4: “Gestión por Procesos” Presenta: Bladimir Henríquez Materia: Gestión de Agroempresas www.bladimirhenriquez.com