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REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETÁ MUNICIPIO DE VALPARAISO CONCEJO MUNICIPAL REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETÁ MUNICIPIO DE VALPARAISO.

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1 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETÁ MUNICIPIO DE VALPARAISO CONCEJO MUNICIPAL REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETÁ MUNICIPIO DE VALPARAISO CONCEJO MUNICIPAL

2 DE VALPARAISO VIGENCIA 2.010

3 Lo que se muestra a continuación es un informe correspondiente al año 2010 en el cual encontraremos 33 proyectos que se pasaron al concejo municipal de los cuales se aprobaron 31 y dos fueron des aprobados al no ser considerados por mayorías, además en este informe se presenta los ingresos que tiene el concejo municipal por concepto de gastos personales, honorarios de los concejales, y otros servicios indirectos, también se llevo a cabo, la socialización con los concejalitos donde se citaron los niños de los núcleos educativos donde presentaron las propuestas para sus respectivos centros educativos para lo cual se llevo a cabo 4 sesiones, dos informes: uno de plan y uno de presupuesto. Se citó a los empleados de la administración para que rindieran informe de sus respectivos cargos, además algunos empleados públicos del municipio. En el año 2010 se realizaron 70 sesiones ordinarias y 20 sesiones extraordinarias, también se llevo a cabo lo del archivo.

4 LUZ STELLA HERNÁNDEZ NARVÁEZ PRIMER VICEPRESIDENTE EDILSON ZAMBRANO MENDOZA SEGUNDO VICEPRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA

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6 PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO VIGENCIA 2010 TRANSFERENCIA PARA GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $103, ,00 De acuerdo Ley 617 de 2000 Fuente Ejecución Presupuestal de Ingresos Diciembre 31 de 2010

7 PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO VIGENCIA FISCAL 2010 Honorarios $87, ,00 Otros Servicios Personales $10, ,00 Gastos Generales $ 5, ,00 Total Aprobado $103, ,00 Fuente Ejecución Presupuestal de Gastos Diciembre 31 de 2010

8 HONORARIOS CONCEJALES: $ 87, ,00 Pagados a razón de $88.599,00 por cada sección. De un total de 70 Secciones Ordinarias y 20 Secciones Extraordinarias. PRESUPUESTO EJECUTADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2010

9 OTROS SERVICIOS PERSONALES Y GASTOS GENERALES $15, ,00 Salario Secretaria del Concejo: $5, ,00 Materiales y Suministros $ ,00 Afiliación a FENACON $ ,00 Gastos Varios e Imprevistos $7, ,00 Bonificación Asesor, Servicio de Mensajería, Gastos de Transporte, 4X1000.

10 SEGÚN LEY: 136 Art: 92 SON ATRIBUCIONES DEL CONCEJO AUTORIZAR AL ALCALDE PARA CELEBRAR CONTRATOS, CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, NEGOCIAR EMPRÉSTITOS, ENAJENAR BIENES MUNICIPALES.

11 31 PROYECTOS DE ACUERDO PRESENTADOS POR LA ADMINISTRACION 2 PROYECTOS DE ACUERDO PRESENTADOS POR EL CONCEJO 1. Al proyecto de acuerdo No. 001 del 04 de enero de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá 2. Al proyecto de acuerdo No. 002 del 04 de enero de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá 3. Al proyecto de acuerdo No. 001 del 02 de febrero de 2010 por medio del cual se dictan normas sobre la creación, organización y funcionamiento de la escuela municipal de música y se fomentan las actividades culturales del municipio de Valparaíso Caquetá No fue aprobado por no contar con mayoría de los votos de los concejales 4. Al Proyecto de acuerdo No. 003 del 03 de febrero de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

12 PROYECTOS 5. Al proyecto de acuerdo No. 004 del 04 de febrero de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá 6. Al proyecto de acuerdo No 005 de 2010 por medio del cual se adoptan los ajustes al esquema de ordenamiento territorial (EOT) del municipio de Valparaíso (acuerdo No. 028/2.000), donde se definieron los usos del suelo, se establecieron las reglamentaciones urbanísticas correspondientes y se proyectaron los planes complementarios para su desarrollo. 7. Al proyecto de acuerdo No. 006 (10 de febrero de 2010) por el cual se autoriza al alcalde municipal de Valparaíso Caquetá para comprometer vigencias futuras correspondientes a los recursos del régimen subsidiado en salud, fuentes de financiación FOSYGA, sistema general de participaciones, saldos de liquidación de contratos, retesa y las demás que sean necesarias para garantizar el aseguramiento y continuidad de la población afiliada al sistema de seguridad social en salud subsidiada del municipio.

13 PROYECTOS DE ACUERDO 8. Al proyecto de acuerdo No. 007 (12 de febrero de 2010) por el cual se adopta e incorpora modificaciones del plan de salud territorial del municipio de Valparaíso Caquetá al plan de desarrollo la decisión de un pueblo 9. Al proyecto de acuerdo No. 008 (19 de febrero de 2010) por medio del cual se faculta al alcalde municipal para comprometer vigencias futuras en la Interventoría del régimen subsidiado del municipio de Valparaíso, departamento del Caquetá 10. Al proyecto de acuerdo No. 009 (24 de febrero de 2010) por el cual se autoriza comprometer vigencias futuras excepcionales al municipio de Valparaíso Caquetá, para la ejecución del proyecto denominado plan departamental de aguas – departamento del Caquetá 11. Al proyecto de acuerdo No. 010 del 05 de abril de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

14 PROYECTOS 12. Al proyecto de acuerdo No. 011 del 05 de abril de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá. 13. Al proyecto de acuerdo No. 012 del 03 de mayo de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá 14. Al proyecto de acuerdo No. 013 del 03 de mayo de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá. 15. Al proyecto de acuerdo No. 014 del 03 de mayo de 2010 por el cual se ordena y reconoce el pago de transporte de los concejales que residen en el área rural del municipio de Valparaíso.

15 PROYECTOS 16. Al proyecto de acuerdo No. 015 del 03 de mayo de 2010 por el cual se autoriza comprometer vigencias futuras excepcionales al municipio de Valparaíso Caquetá, para la ejecución del proyecto denominado plan departamental de aguas – departamento del Caquetá 17. Al proyecto de acuerdo No. 016 del 30 de junio de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá. 18. Al proyecto de acuerdo No. 017 del 30 de junio de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

16 PROYECTOS 19. Al proyecto de acuerdo No. 018 del 04 de agosto de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá. 20. Al proyecto de acuerdo No. 019 del 04 de agosto de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá 21. Al proyecto de acuerdo No. 020 (04 de agosto de 2010) por el cual se autoriza comprometer vigencias futuras excepcionales al municipio de Valparaíso Caquetá, para la ejecución del proyecto denominado plan departamental de aguas – departamento del Caquetá

17 PROYECTOS Al proyecto de acuerdo No. 002 del 09 de agosto de 2010 por medio del cual se dictan normas sobre la creación, organización y funcionamiento de la escuela municipal de música y se fomentan las actividades culturales del municipio de Valparaíso Caquetá No fue aprobado por no contar con mayoría de los votos de los concejales 23. Al proyecto de acuerdo No. 021 del 23 de agosto de 2009 por medio del cual se autoriza al señor alcalde municipal de Valparaíso Caquetá para suscribir un contrato de empréstito 24. Al proyecto de acuerdo No. 022 del 23 de agosto de 2010 por medio del cual se faculta al alcalde municipal para comprometer vigencias futuras en la Interventoría del régimen subsidiado del municipio de Valparaíso, departamento del Caquetá

18 PROYECTOS Al proyecto de acuerdo No. 023 (23 de agosto de 2010) por el cual por el cual se establece la tasa de alumbrado público para el municipio de Valparaíso – departamento del Caquetá 26. Al proyecto de acuerdo No. 024 del 02 de noviembre de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá 27. Al proyecto de acuerdo No. 025 del 02 de noviembre de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá.

19 PROYECTOS Al proyecto de acuerdo No. 026 del 02 de noviembre de 2010 por el cual se fijan las escalas salariales de los empleos que conforman la planta de personal del municipio de Valparaíso y se dictan otras disposiciones. 29. Al proyecto de acuerdo No 027 del 08 de noviembre de 2010 por medio del cual se fija el presupuesto de rentas, recursos de capital y el presupuesto de gastos o acuerdo de apropiaciones de la administración central y sector descentralizado del municipio de Valparaíso, departamento del Caquetá, para la vigencia fiscal comprendida entre primero (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del año dos mil once (2011) 30. Al proyecto de acuerdo No. 028 del 12 de noviembre de 2010 por medio del cual se modifica el acuerdo municipal No. 021 de 2010

20 PROYECTOS Al proyecto de acuerdo No. 029 (24 de noviembre de 2010) por el cual se deroga el acuerdo no. 006 del 27 de febrero de 2010 por el cual se adoptan los ajustes al esquema de ordenamiento territorial del municipio de Valparaíso (acuerdo 028/2000), donde se definieron los usos del suelo, se definieron las reglamentaciones urbanísticas correspondientes y se proyectaron los planes complementarios para su desarrollo 32. Al proyecto de acuerdo No. 030 del 24 de noviembre de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá. 33. Al proyecto de acuerdo No. 031 del 24 de noviembre de 2010 por medio del cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

21 PROYECTOS Al proyecto de acuerdo No. 032 del 24 de noviembre de 2010 por el cual se conceden facultades al señor alcalde para la enajenación de inmuebles No fue aprobado por no contar con la mayoría de los votos de los concejales 35. Al proyecto de acuerdo No. 033 (01 de diciembre de 2010) por el cual se elimina el numeral 10 del articulo 373, del acuerdo no. 030 del 29 de noviembre de 2009 por medio del cual se adopta el estatuto tributario y régimen procedimental y sancionatorio del municipio de Valparaíso Caquetá.

22 ACUERDOS MUNICIPALES 2010 Acuerdo No. 001 (09 de enero de 2010) por el cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 002 (09 de enero de 2010) por el cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No 003 (08 de febrero de 2010) por el cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 004 (09 de febrero de 2010) por el cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 005 (22 de febrero de 2010) por el cual se adopta e incorpora modificaciones del plan de salud territorial del municipio de Valparaíso Caquetá al plan de desarrollo la decisión de un pueblo

23 ACUERDOS Acuerdo No. 006 (27 de febrero de 2010) Ajustes EOT. Municipio de Valparaíso por medio del cual se adoptan los ajustes al esquema de ordenamiento territorial (EOT) del municipio de Valparaíso (acuerdo no. 028/2.000), donde se definieron los usos del suelo, se establecieron las reglamentaciones urbanísticas correspondientes y se proyectaron los planes complementarios para su desarrollo. Acuerdo No. 007 (27 de febrero de 2010) por el cual se autoriza al alcalde municipal de Valparaíso Caquetá para comprometer vigencias futuras correspondientes a los recursos del régimen subsidiado en salud, fuentes de financiación FOSYGA, sistema general de participaciones, saldos de liquidación de contratos, ateza y las demás que sean necesarias para garantizar el aseguramiento y continuidad de la población afiliada al sistema de seguridad social en salud subsidiada del municipio.

24 ACUERDOS Acuerdo No. 008 (27 de febrero de 2010) por medio del cual se faculta al alcalde municipal para comprometer vigencias futuras en la Interventoría del régimen subsidiado Acuerdo No. 009 (11 de abril de 2010) por el cual se conceden facultades pro témpore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 010 (11 de abril de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

25 ACUERDOS Acuerdo No. 011 (08 de mayo de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 012 (08 de mayo de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 013 (27 de mayo de 2010) Por el cual se autoriza comprometer vigencias futuras excepcionales al municipio de Valparaíso Caquetá, para la ejecución del proyecto denominado plan departamental de aguas – departamento del Caquetá

26 ACUERDOS Acuerdo No. 014 (07 de julio de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 015 (07 de julio de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 016 (09 de agosto de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 017 (09 de agosto de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

27 ACUERDOS Acuerdo No. 018 (16 de agosto de 2010) Por el cual se autoriza comprometer vigencias futuras excepcionales al municipio de Valparaíso Caquetá, para la ejecución del proyecto denominado plan departamental de aguas – departamento del Caquetá Acuerdo No. 019 (31 de agosto de 2010) por medio del cual se autoriza al señor alcalde municipal de Valparaíso Caquetá para suscribir un contrato de empréstito Acuerdo No. 020 (31 de agosto de 2010) Por medio del cual se faculta al alcalde municipal para comprometer vigencias futuras en la Interventoría del régimen subsidiado del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 021 (31 de agosto de 2010) por el cual se establece la tasa de alumbrado público para el Municipio de Valparaíso – departamento del Caquetá

28 ACUERDOS Acuerdo No. 022 (08 de noviembre de 2010 por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 023 (08 de noviembre de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 024 (22 de noviembre de 2010) Por medio del cual se modifica el acuerdo municipal no. 019 de 2010 Acuerdo No. 025 (25 de noviembre de 2010) por el cual se fijan las escalas salariales de los empleos que conforman la planta de personal del municipio de Valparaíso y se dictan otras disposiciones

29 ACUERDOS Acuerdo No. 026 (25 de noviembre de 2010) Por medio del cual se fija el presupuesto de rentas, recursos de capital y el presupuesto de gastos o acuerdos de apropiaciones del municipio de Valparaíso, la personería y concejo municipal para la vigencia fiscal del 01 de enero hasta el 31 de diciembre de Acuerdo No. 027 (06 de diciembre de 2010) por el cual se deroga el acuerdo no. 006 del 27 de febrero de 2010 por el cual se adoptan los ajustes al esquema de ordenamiento territorial del municipio de Valparaíso (acuerdo 028/2000), donde se definieron los usos del suelo, se definieron las reglamentaciones urbanísticas correspondientes y se proyectaron los planes complementarios para su desarrollo Acuerdo No. 028 (06 de diciembre de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá

30 ACUERDOS Acuerdo No. 029 (06 de diciembre de 2010) por el cual se conceden facultades pro tempore al señor alcalde del municipio de Valparaíso Caquetá Acuerdo No. 030 (06 de diciembre de 2010) por el cual se elimina el numeral 10 del articulo 373, del acuerdo no. 030 del 29 de noviembre de 2009 por medio del cual se adopta el estatuto tributario y régimen procedimental y sancionatorio del municipio de Valparaíso Caquetá.

31 PERSONAS QUE ASISTIERON AL CONCEJO EN EL AÑO 2010 (ENERO 05 DE 2010) Sesión Extra Ordinaria Informe del señor Alcalde José Gregorio Rueda León de gestión y de contratación Por motivo de inconformidad por parte de los usuarios del hospital Valparaíso donde se manifestaba que se estaba presentando regular servicio y que se estaba realizando traslado de los equipos del hospital a la ciudad de Florencia debido a esto el concejo municipal cito en febrero 09 de 2010 Sesión ordinaria a los representantes de la ESE Fabio Jaramillo Londoño Doctora Martha Ortiz y Willibaldo Rodríguez. Para que rindieran aclaración al concejo

32 PERSONAS QUE ASISTIERON AL CONCEJO Por motivo de inquietudes por parte de la comunidad presentaban inconformidad por que se les estaba pidiendo dinero para el cuerpo voluntario de bomberos debido a esto se citaron en Febrero 24 de 2010 el cuerpo voluntario de bomberos FEBRERO 26 DE 2010 Sesión ordinaria Intervención del pastor de MMM quien hizo presencia al re recinto para exponer su inquietud sobre el elevado costo del gas domiciliario Intervención de la Junta de Acción Comunal del Barrio hicieron presencia e n el recinto del concejo para saber si se podían poner de acuerdo para donar un predio ubicado en el barrio el centro De mayo 024 de 2010 Sesión Ordinaria Sustentación de proyectos a cargo del alcalde José Gregorio Rueda León

33 PERSONAS QUE ASISTIERON AL CONCEJO El día 06 de mayo de 2010 Sesión Ordinaria se invito el señor Zamir Arriaga para que rindiera informe de su respectivo trabajo. Mayo 10 de 2010 Sesión Ordinaria Intervención del alcalde y personas invitadas e Intervención de la diputada luz Mila Cicery para tratar el tema del elevado precio del impuesto predial Agosto 3 del 2010 intervención a cargo del señor alcalde José Gregorio rueda león para informar al concejo de gestiones que realizo en Bogotá para proyectos delas veredas Agosto 10 del 2010 intervención a cargo del gerente de la empresa de servicios públicos para rendir informe de su trabajo.

34 PERSONAS QUE ASISTIERON AL CONCEJO agosto 12 del 2010 intervención a cargo del diputado Harry Gonzales quien hizo presencia en el recinto para informar de actividades que venia adelantando en la asamblea agosto 23 del 2010 entrega y sustentación de proyecto de acuerdo 021 del 23 de agosto de 2010 por medio del cual se autoriza al señor alcalde municipal de Valparaíso Caquetá para suscribir un contrato de empréstito Y proyecto de acuerdo No. 022 del 23 de agosto de 2010 por medio del cual se faculta al alcalde municipal para comprometer en la Interventoría del Régimen Subsidiado del Municipio de Valparaíso, departamento del Caquetá. A cargo del asesor Bertulio cabrera agosto 24 intervención a cargo del personero Zamir Arriaga Rivas para sustentar algunas gestiones que venia realizando por la comunidad desplazada

35 PERSONAS QUE ASISTIERON AL CONCEJO EN LA VIJENCIA 2010 agosto 26 intervención a cargo del señor alcalde José Gregorio rueda león para tratar temas importantes sobre la comunidad en cuanto a lo de carnets, ayudas, salud y vivienda. del 30 de agosto del 2010 socialización con la comunidad de Valparaíso al proyecto de acuerdo 021 del 23 de agosto del 2010 para suscribir un contrato de empréstito.

36 SEGÚN LEY 136 Art: 38 SENTENCIA 405 DEL AÑO 1998 SON FUNCIONES DE LOS CONCEJOS EJERCER EL CONTROL A LA ADMINISTRACION MUNICIPAL CON TAL FIN PODRA CITAR A LOS SECRETARIOS JEFE DE DESPACHO, REPRESENTENTES LEGALES DE ENTIDADES DESENTRALIZADAS ASI COMO AL PERSONERO Y CONTRALOR.

37 PERSONAS QUE RINDIERON INFORME AL CONCEJO DE SU TRABAJO EN LA VIJENCIA de noviembre entrega de informe a cargo de la recaudadora municipal, entrega de informe a cargo de la tesorera municipal, entregas de informe a cargo del secretario de planeación 17 de noviembre del 2010 entrega de informe a cargo de la coordinadora de cultura y deporte 18 de noviembre, entrega d informe a cargo de la coordinadora de sisben, entrega de informe a cargo del comisario de familia y la psicóloga del municipio 19 de noviembre del 2010 entrega de informe a cargo de enlace familias en acción, entrega de informe a cargo del inspector de policía. 22 de noviembre del2010 entrega de informe a cargo del doctor Luis Guillermo Grijalva 25 de noviembre del 2010 entrega de informe a cargo de la promotora de la PROFA

38 SOCIALIZACION CON LOS NIÑOS CONCEJALITOS En el año 2010 se acordó con el concejo municipal sacar algunos niños que representaran sus núcleos educativos con el fin de que conocieran lo que es el concejo municipal y ejercieran durante ese día como concejalitos y a la vez se les dio la oportunidad de presentar sus propuestas y necesidades mas sentidas de su comunidad educativa a la cual llegaron acompañados por sus respectivos docentes

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46 ITEMDESCRIPCIONCANTIDADVALOR UNITARIOVALOR TOTAL 1CAJA ARCHIVO X200,CORRUGADO TROQ C 720K 200$4500$ CARPETAS 4 ALETAS500$2.000$ AYUDANTE SELECCIÓN DE ARCHIVO 1$ VALOR TOTAL

47 DIVISION: 2000 CONCEJO MUNICIPAL DEPENDENCIA: 2000 CONCEJO MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: 2000 CONCEJO MUNICIPAL CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTIÓN, AC=ARCHIVO CENTRAL, CT=CONSERVACIÓN TOTAL, M=MICROFILMACIÓN, S=SELECCIÓN, E=ELIMINACIÓN

48 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE ACTAS De sesiones ordinarias De sesiones extraordinarias De comisión de plan De comisión de presupuesto De comisión de varios Varias 0124XX Una vez finalizado su tiempo de retención en el archivo central, las actas se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad ACUERDOS MUNICIPALES Sancionados No sancionados 0124XX Una vez finalizado su tiempo de retención en el archivo central, los acuerdos municipales se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad ARCHIVO DOCUMENTAL Tablas de valoración documental Tablas de retención documental Inventario Documental Clasificación Documental Codificación documental Listado general de series Información Archivo General de la Nación Información varia 0109XX Una vez finalizado su tiempo de retención en el archivo central, las tablas de retención documental y sus inventarios documentales se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos y culturales para e l Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad. Hoja 01 de 13

49 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO AGACCTMSE AUTORIZACIÓN PRESIDENCIAL Autorización presidencial 0124XX Una vez finalizado su tiempo de retención en el archivo central, las autorizaciones presidenciales; por hacer parte del expediente de los acuerdo municipales, se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad CERTIFICACIONES Certificaciones varias 0104XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, estas certificaciones; por ser de índole general, se puede sacar una muestra representativa del 10% y el resto se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.). Se puede sacar copia de seguridad COMITÉ DE ARCHIVO Actas Resoluciones Varios 0109XX Una vez finalizado su tiempo de retención en el archivo central, los documentos del Comité de Archivo, por ser de índole administrativo de la documentación generada por el Concejo Municipal, se debe conservar totalmente; posee valores secundarios e históricos y culturales. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad. Hoja 02 de 13

50 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE COMPRAS Facturas y recibos Varios 0119XX Cuando finalice su tiempo de retención en el archivo central, las compras, por ser documentos con valor contable y fiscal, se deben conservar totalmente; ya que poseen valores secundarios e históricos para e l Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad CONSTANCIA SECRETARIAL De recibo De sanción De envío De debates Otras 0124XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LAS CONSTANCIAS SECRETARIALES; por hacer parte del expediente de los acuerdo municipales, se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad.

51 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE CONSTANCIAS De publicación Constancias varias XXXX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LAS CONSTANCIAS DE PUBLICACIÓN; por hacer parte del expediente de los acuerdo municipales, se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad. Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LAS CONSTANCIAS VARIAS; por ser de índole general, se puede sacar una muestra representativa del 10% y el resto se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.). Se puede sacar copia de seguridad CONTRATOS De prestación de servicios Varios 0119XX Agotado su tiempo de retención el archivo central, éste EXPEDIENTE merece su conservación permanente, por poseer valor patrimonial para la historia del Concejo Municipal; ya que contiene aspectos de contratación.. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad. Hoja 04 de 13

52 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE CORRESPONDENCIA Despachada Recibida 0104XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LA CORRESPONDENCIA GENERAL que ha cumplido con su valor primario y no posee valores secundarios; se puede sacar una muestra representativa del 5 % y el resto se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.). Se puede sacar copia de seguridad CUENTA CORRIENTE Consignaciones Cheques Conciliaciones Bancarias Otros 0119XX Cuando finalice su tiempo de retención en el archivo central, los documentos que hacen parte del expediente de CUENTAS CORRIENTES; por poseer valor contable, financiero y fiscal, se deben conservar totalmente; ya que poseen valores secundarios e históricos para e l Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad Hoja 05 de 13

53 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO AGACCTMSE CUENTAS DE COBRO Cuentas de cobro Varios 0119XX Una vez finalice el tiempo de retención en el archivo central, los documentos que hacen parte del expediente de CUENTAS DE COBRO; por poseer valor contable, financiero y fiscal, se deben conservar totalmente; ya que poseen valores secundarios e históricos para e l Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad DECRETOS MUNICIPALES Decretos Municipales 0119XX Agotado el tiempo de retención en el ARCHIVO CENTRAL, su conservación es total; por poseer valor secundario para la investigación, la ciencia y la cultura del Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad Hoja 06 de 13

54 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO AGACCTMSE DOCUMENTOS DE APOYO Documentos de apoyo -Documentos que por su carácter del desarrollo de las actividades de la Institución, no están previstas en la presente relación documental ó que son generados en el transcurso del tiempo. 0109XX Agotada su vigencia en el Archivo Central, seleccionar una muestra representativa del 20 % de los documentos mas importantes y que merezcan conservar por más tiempo; el resto se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otra.). Se puede sacar copias de seguridad ENVIOS O AFOROS Envíos, aforos, correos 01 XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LOS ENVIOS Ó AFOROS Y OTROS; por no poseer valores secundarios, por ser de índole misional y general; se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.) EXPEDIENTES Cuentas de cobro Varios 0109XX Agotada su vigencia en el Archivo Central, seleccionar una muestra representativa del 20 % de los EXPEDIENTES Ó ASUNTOS mas importantes y que merezcan conservar por más tiempo; el resto se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otra.). Se puede sacar copias de seguridad. Hoja 07 de 13

55 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO AGACCTMSE FOLLETOS, REVISTAS Folletos revistas 01 XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LOS FOLLETOS, REVISTAS Y OTROS SIMILARES; por no poseer valores secundarios, por ser de índole misional y general; se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.) GRABACIONES DE SESIONES Ordinarias Extraordinarias 0109X Agotado el tiempo de retención en el archivo central, éste MATERIAL AUDIOVISUAL originado en los debates de las sesiones del Concejo Municipal, se debe conservar totalmente; como testimonio probatorio dela acción política-administrativa en el Municipio. Sacar copia HOJAS DE VIDA Postulación personero Postulación secretaria del Concejo Municipal De concejales Varias 0179XX Éste expediente hace parte de las historias laborales, por consiguiente su conservación es total y se debe conservar como fuente patrimonial del CONCEJO MUNICIPAL. Se puede microfilmar a través del proceso de escaneo ó acción fotográfica. Hoja 08 de 13

56 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE INFORMES Contraloría departamental Concejo Municipal Financieros y contables Varios XXXX XXXX Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central, los informes se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l CONCEJO MUNICIPAL. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad INVENTARIOS A-22 de oficina Otros 0109XX Cuando finalice su tiempo de retención en el archivo central, los inventarios, por ser documentos con valor contable y fiscal, se deben conservar totalmente; ya que poseen valores secundarios e históricos para e l Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad LEYES VARIAS Decretos Leyes Resoluciones Circulares Ordenanzas Varios 0104XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LAS LEYES VARIAS EXTERNAS; por no poseer valores secundarios, por ser de INFORMACIÓN DEPARTAMENTAL, NACIONAL Y GENERAL; se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.). Hoja 09 de 13

57 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO AGACCTMSE LIBROS AUXILIARES De actas de posesión De radicado de acuerdos sancionados De radicado de correspondencia recibida De recibo de proyectos de acuerdo Varias XXXXXX XXXXXX XX Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central, LOS LIBROS DE ACTAS DE POSESIÓN, LOS DE RADICACIÓN DE ACUERDOS SANCIONADOS Y LOS DE RECIBO DE PROYECTOS DE ACUERDOS, se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l CONCEJO MUNICIPAL. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico. Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, LOS LIBROS DE RADICADO DE CORRESPONDENCIA que ha cumplido con su valor primario y no posee valores secundarios; se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otro.). Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico. Hoja 10 de 13

58 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE LIBROS DE CONSULTA Libros de consulta varios 0104XX Agotada su vigencia en el Archivo Central, seleccionar una muestra representativa del 20 % de los LIBROS DE CONSULTA mas importantes y que merezcan conservar por más tiempo; el resto se le puede dar una disposición final (reciclar, eliminar, otra.) NÓMINA Planilla de nómina 0179XX Éste expediente de NÓMINA hace parte de las historias laborales, por consiguiente su conservación es total y se debe conservar como fuente patrimonial del Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del proceso de escaneo ó acción fotográfica ORDEN DEL DÍA DE LA SESIÓN Orden del día de la sesión 0124XX Finalizado su tiempo de retención en el archivo central, EL DOCUMENTO ORDEN DELDÍA DE LA SESIÓN; por hacer parte del expediente de los acuerdo municipales, se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l Municipio. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad. Hoja 11 de 13

59 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO AGACCTMSE PAGOS A la DIAN Varios 0109XX Cuando finalice su tiempo de retención en el archivo central, los PAGOS, por ser documentos con valor contable, TRIBUTARIO y fiscal, se deben conservar totalmente; ya que poseen valores secundarios e históricos para e l Concejo Municipal. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad PROYECTO DE ACUERDO Proyectos de acuerdo recibidos 0104XX Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central, los PROYECTOS DE ACUERDOS se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para el CONCEJO MUNICIPAL y EL MUNICIPIO. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad Hoja 12 de 13

60 CÓDIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO AGACCTMSE RESOLUCIONES Resoluciones administrativas 0124XX Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, LAS RESOLUCIONES se deben conservar totalmente, por poseer valores secundarios e históricos para e l CONCEJO MUNICIPAL. Se puede microfilmar a través del escaneo ó registro fotográfico y sacar copias de seguridad SISTEMA DE CÓMPUTO Y AUDIOVISUALES Alimentación de la base de datos del sistema de computo Copia de seguridad Material audiovisual Varios 0104XXX Constituye parte del Patrimonio Histórico logístico de la Alcaldía; ya que se conserva la información sistematizada del CONCEJO MUNICIPAL.. Una vez agotado el tiempo de retención el Archivo Central tomar una muestra representativa del 90 % de la información procesada en las copias de seguridad. Hoja 13 de 13

61 SE VA A IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACION DE VENTANILLA UNICA, Y SE IMPLEMETARA CON UNOS FORMATOS. PARA CONTROLAR LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS.

62 SE VA A IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACION DE VENTANILLA UNICA, Y SE IMPLEMETARA CON UNOS FORMATOS. PARA CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DESPACHADOS.

63

64 ENTIDAD PRODUCTORA: CONCEJO MUNICIPAL DE VALPARAISO-CAQUETÁ DIVISION: 2000 CONCEJO MUNICIPAL DEPENDENCIA: 2000 CONCEJO MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: 2000 CONCEJO MUNICIPAL CONVENCIONES CT Conservación Total Serie DocumentalE Eliminación Subserie Documental M Microfilmación ---Tipología DocumentalS Selección APROBACIÓN Fecha: ________________________________ Firma Aprobación: ______________________________

65 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS ACTAS De sesiones ordinarias De sesiones extraordinarias De comisión de plan De comisión de presupuesto De comisión de varios Varias 24 AÑOSXX Asuntos administrativos que reflejan los DEBATES Y LAS DECISIONES TOMADAS POLITICO-ADMINISTRATIVAS por el HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL, en cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Documento de índole histórico. Microfilmar. Sacar copias de seguridad. Su conservación es total ACUERDOS MUNICIPALES Sancionados No sancionados 24 AÑOSXX Expediente ó asuntos de carácter POLÍTICO- ADMINISTRATIVO, que autoriza al ALCALDE MUNICIPAL; implementar los proyectos de acuerdos y otros, aprobados por el CONCEJO MUNICIPAL, en ejercicio de las funciones conferidas por la constitución política de Colombia. Documento de carácter histórico para el Municipio. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad.

66 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS ARCHIVO DOCUMENTAL Tablas de valoración documental Tablas de retención documental Inventario Documental Clasificación Documental Codificación documental Listado general de series Información Archivo General de la Nación Información varia 09 AÑOSXX Series documentales que soportan información relacionada con el ARCHIVO DOCUMENTAL del CONCEJO MUNICIPAL DE VALPARAISO y de la Institución ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Se debe estar actualizando periódicamente, acorde a las necesidades de la Institución. Sacar copias de seguridad, microfilmar AUTORIZACIÓN PRESIDENCIAL Autorización presidencial 24 AÑOSXXDocumento del PRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL, donde autoriza a la secretaria para que traslade el Acuerdo aprobado al despacho del Señor Alcalde para su respectiva sanción. Documento de índole histórico. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad.

67 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS CERTIFICACIONES Certificaciones varias 04 AÑOSXX Documentos de carácter misional, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político-administrativas del Concejo Municipal. No presenta valores secundarios ni históricos. Seleccionar algunos relevantes. Eliminar. Sacar copias de seguridad COMITÉ DE ARCHIVO Actas Resoluciones Varios 09 AÑOSXX Actos administrativos del COMITÉ DE ARCHIVO DEL CONCEJO MUNICIPAL, originados por la acción de la administración documental en todos los procesos archivísticos de la Corporación. Documento de carácter histórico. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad COMPRAS Facturas y recibos Varios 19 AÑOSXX Documentos de carácter misional y CONTABLE, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político- administrativas del Concejo Municipal. Representa valores secundarios. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad.

68 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS CONSTANCIA SECRETARIAL De recibo De sanción De envío De debates Otras 24 AÑOSXX Documentos de carácter misional, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político-administrativas del Concejo Municipal. Representa valores secundarios. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad CONSTANCIAS De publicación Constancias varias 24 AÑOS 04 AÑOS XXXX Documentos de carácter misional, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político-administrativas del Concejo Municipal y dela Alcaldía Municipal. Representa valores secundarios. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad. Documentos de carácter misional, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político-administrativas del Concejo Municipal. No presenta valores secundarios ni históricos. Seleccionar algunos relevantes. Eliminar. Sacar copias de seguridad.

69 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS CONTRATOS De prestación de servicios Varios 19 AÑOSXX EXPEDIENTE Ó SERIE DOCUMENTAL, que contienen documentos de los procesos de CONTRATACIÓN DIRECTA con todas las formalidades legales adelantadas por el Concejo Municipal. Documentos con valor primario. Se puede microfilmar o sacar copias de seguridad CORRESPONDENCIA Despachada Recibida 04 AÑOSXX Asunto que reúne la documentación misional utilizada por la Corporación Administrativa para el ejercicio de sus actividades. Se conserva una muestra, como fuente de información representativa y probatoria en el cumplimiento de las funciones operativas del Consejo Municipal. Se puede sacar copia de seguridad y eliminar CUENTA CORRIENTE Consignaciones Cheques Conciliaciones Bancarias Otros 19 AÑOSXXEXPEDIENTE Ó ASUNTO que identifican las transacciones bancarias realizadas por el Concejo Municipal.Su conservación es total. Se puede microfilmar ó sacar copias de seguridad.

70 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS CUENTAS DE COBRO Cuentas de cobro Varios 19AÑOSXX EXPEDIENTE que contiene información contable y financiera sobre cobros al Municipio de Valparaíso. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad DECRETOS MUNICIPALES Decretos Municipales 19 AÑOSXX Expediente ó Asunto, que refleja las disposiciones dadas por el Alcalde Municipal en ejercicio de sus funciones conferidas por el mandato constitucional. Documento de carácter administrativo y evidencial; por lo cuál se consideran históricos para la reconstrucción institucional. Conservar totalmente y microfilmar. Sacar copia de seguridad DOCUMENTOS DE APOYO Documentos de apoyo -Documentos que se genera por el desarrollo de las actividades de la Institución y que no están previstas en la presente relación documental ó que se generan en el transcurso del tiempo. 09 AÑOSXX Documentos que representan la misión y visión del Concejo y que por su característica desarrollan un papel fundamental en el cumplimiento de las actividades en la Institución. Conservar una muestra aleatoria representativa. Se puede sacar copia de seguridad y algunos se pueden eliminar.

71 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS ENVIOS O AFOROS Envíos, aforos, correos 01 AÑOSXX Documentos de carácter misional, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político-administrativas del Concejo Municipal. No presenta valores secundarios ni históricos. Seleccionar algunos relevantes. Eliminar. Sacar copias de seguridad EXPEDIENTES Cuentas de cobro Varios 09 AÑOSXX Asuntos ó expedientes varios originados por la interacción permanente del Concejo Municipal con el Municipio de Valparaíso y con otras Organizaciones Gubernamentales ó particulares, en el desarrollo de sus actividades POLITICO-ADMINISTRATIVAS. Agotado su tiempo de retención, seleccionar una muestra aleatoria de los asuntos más importantes. Se puede microfilmar, sacar copia de seguridad y eliminar FOLLETOS, REVISTAS Folletos revistas 01 AÑOSXXDocumentos de carácter misional, generado en el cumplimiento de la ejecución de las funciones Político-administrativas del Concejo Municipal. No presenta valores secundarios ni históricos. Seleccionar algunos relevantes. Eliminar.

72 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS GRABACIONES DE SESIONES Ordinarias Extraordinarias 09 AÑOSX MATERIAL AUDIOVISUAL originado en los debates de las sesiones del Concejo Municipal de Valparaíso-Caquetá. Soporte audio y visual dela acción política-administrativa. S u conservación es total. Sacar copia HOJAS DE VIDA Postulación personero Postulación secretaria del Concejo Municipal De concejales Varias 79 AÑOSXX Documentos ó expedientes que hacen parte del soporte de la documentación de los procesos de contratación de servicios profesionales y De Nómina. Su conservación es total. Microfilmar INFORMES Contraloría departamental Concejo Municipal Financiaros y contables Varios 09 AÑOS 19 AÑOS XXXX XXXX Serie documental que INFORMA sobre LA GESTIÓN POLÍTICA-ADMINISTRATIVA desarrollada por el CONCEJO MUNICIPAL, en virtud de las funciones asignadas por la Constitución Política de Colombia, en un periodo determinado, a las diversas Estancias Gubernativas y al mismo Concejo. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad.

73 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS INVENTARIOS A-22 de oficina Otros 09 AÑOSXX Asuntos que informan sobre la gestión administrativa de la oficina, en el cumplimiento de sus funciones en un periodo. Algunos ameritan la conservación parcial y otros totales. Seleccionar una muestra. Se puede microfilmar, sacar copias de seguridad y eliminar LEYES VARIAS Decretos Leyes Resoluciones Circulares Ordenanzas Varios 04 AÑOSXX Expediente ó asuntos de la Jurisprudencia Nacional, Departamental u otras; la cual es de obligatorio cumplimiento por parte de los Entes territoriales del Estado. La información se encuentra en la PÁGINA WEB DE CADA INSTITUCIÓN EN PARTICULAR. Se puede seleccionar y eliminar LIBROS AUXILIARES De actas de posesión De radicado de acuerdos sancionados De radicado de correspondencia recibida De recibo de proyectos de acuerdo Varias 79 AÑOS 24 AÑOS 04 AÑOS 09 AÑOS XXXXXX XXXXXXX XExpedientes ó asuntos radicados en un libro auxiliar y que contienen información relativa a las funciones desarrolladas por el Concejo Municipal. Algunos se conservan totalmente. Se puede microfilmar. Y otros seleccionar y eliminar.

74 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓ N A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS LIBROS DE CONSULTA Libros de consulta varios 04 AÑOSXX Series documentales que contienen información que soportan las leyes colombianas y otras informaciones generales relativas la función que cumple el Concejo Municipal. Por ser información que periódicamente está cambiando, se puede seleccionar y eliminar NÓMINA Planilla de nómina 79 AÑOSXX Serie documental que contiene los Pagos y descuentos legales hechos a los señores CONCEJALES Y SECRETARIA, en un periodo determinado de tiempo. Documento de índole histórico y de nómina. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copia de seguridad ORDEN DEL DÍA DE LA SESIÓN Orden del día de la sesión 24 AÑOSXXDocumento que hace parte de las sesiones del CONCEJO MUNICIPAL en el proceso de debates de aprobación de proyectos de acuerdos u otros. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copias de seguridad.

75 CÓDIGOASUNTO O SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN A.C. Disposición final PROCEDIMIENTOS CTEMS PAGOS A la DIAN Varios 09 AÑOSXX Expedientes ó asuntos que reflejan los pagos legales y otros realizados por el Concejo Municipal. Documento financiero y contable ó tributario. Su conservación es total. Se puede microfilmar ó sacar copias de seguridad PROYECTO DE ACUERDO Proyectos de acuerdo recibidos 04 AÑOSXX Expediente de índole administrativo presentado por el Alcalde al concejo Municipal; como requisito para su aprobación para cumplir con los objetivos del programa de Gobierno de cada mandato Constitucional. Se puede microfilmar ó sacar copia de seguridad. Su conservación es total RESOLUCIONES Resoluciones administrativas 24 AÑOSXX Documento de índole administrativo, donde se plasman las decisiones tomadas en materia del desarrollo de las funciones del concejo Municipal. Su conservación es total. Se puede microfilmar. Sacar copia de seguridad SISTEMA DE CÓMPUTO Y AUDIOVISUALES Alimentación de la base de datos del sistema de computo Copia de seguridad Material audiovisual Varios 04 AÑOSXXX SISTEMA INTEGRADO POR EL SOFTWARE Y EL HAFTWARE; la cual representa la aplicación de las NUEVAS TÉCNOLOGÍAS al desarrollo de las operaciones diarias realizadas por los funcionarios de la Institución. Preservar copias de seguridad de la información más importante sistematizada y que represente valor primario. Se puede eliminar material audiovisual obsoleto.

76 Muchas Gracias….


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