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Inicio Servicio Videoconferencia. Objetivos Que los participantes reconozcan los elementos conceptual-prácticos necesarios relacionados con la funcionalidad.

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1 Inicio Servicio Videoconferencia

2 Objetivos Que los participantes reconozcan los elementos conceptual-prácticos necesarios relacionados con la funcionalidad fundamental de la Videoconferencia, cuáles son sus componentes y cómo es en esencia el proceso de transporte de la transmisión. Objetivos

3 Agenda Descripción Funcionalidad Alarmas Riesgos Contingencias Responsabilidades Uso Adecuado Agenda

4 Descripción I El servicio de videoconferencia consiste en la instalación de los elementos necesarios para proporcionar el servicio de videoconferencia a nivel nacional en 88 salas fijas (Sedes del Sena), 11 salas móviles y 5 salas satelitales para poder dictar por este medio actividades de educación y administración de la Entidad. Su objetivo es garantizar la comunicación simultánea bidireccional de audio y video permitiendo establecer reuniones y capacitaciones a nivel nacional en las sedes del SENA en donde se tenga contemplado este servicio. Debe proveer una herramienta de agendamiento que permita al usuario solicitante disponer de una interfaz amigable para conocer la disponibilidad de las salas y realizar reservas de las mismas. Por medio de dicha herramienta (nuevo portal SIVE) se ofrecerá el servicio de videoconferencia a otras entidades por fuera del SENA. Además deberá proveer el acceso por demanda mediante el video streaming a un repositorio de videos educativos y de formación. Descripción

5 Descripción II La solución de video conferencia se compone de 6 tipos diferentes de Salas u opciones de comunicación que entre todas suman 104 salas, todas estas salas se encuentran ubicadas en diferentes tipos de localidades propiedad del SENA y estas localidades tienen en común un enlace de 2Mbps EXCLUSIVO para el servicio de Video Conferencia. Se anexa la tabla 24 del Anexo 3 donde podemos una breve descripción de los componentes de cada tipo de sala. Descripción TIPO DE SALA CÁMARACODECPROYECTOR TELEVISOR 55" MEZCLADORA DE AUDIO EQUIPO DE AUTOMATIZACIÓN AUDITORIO SALA TIPO A SALA TIPO B SALA TIPO B

6 Tipos de Salas por Localidad

7 Componentes Salas tipo Auditorio (6) Sala de auditorio: 120 personas y más de 100 metros cuadrados.

8 Componentes Salas tipo Auditorio (6) CAMARA REF SONY EVI H100 V CODEC REF SONY PCS XG 80S VIDEO PROYECTOR 7500 LUMENS TELEVISOR LED 55 SOPORTE PARA TV SOPORTE PARA PROYECTOR TELON ELECTRICO MUSTANG 120 PULGADASSCE120D4 AMPLIFICADOR DE AUDIO-CROWN XLS 1500 AMPLIFICADOR DE AUDIO-CROWN XLS 2000 MICROFONO INALAMBRICO-AKG WMS - 40 MINI-2 PYLE_PDMIKC5-MICROFONO DE MESA CABINA PASIVA - JBL JRX 115 ATEN-VM0404H-MATRIZ DE VIDEO (4X4) ATEN-VE022-EXTENSORES VGA ATEN-VE800-EXTENSOR HDMI ATEN-VC180-CONVERSOR VGA-HDMI CONVERSOR HD_FURY CONVERSOR ATLONA AT HD420 MEZCLADORA DE AUDIO-MG124C-YAMAHA TOUCH PANEL CRESTON TPS-6X SISTEMA DE CONTROL CRESTON AV2 PUERTA DE ENLACE CRESTON CEN-HPRFGW SONDA PARA CONTROL POR INFRAROJO IRP2 TABLERO INTERACTIVO PIZARRON BLANCO GABINETE METALICO DE 1.50 *63*60 CM BANDEJA SENCILLA RANURADA DE 19 x 35 CM GRABADOR BLUERAY CABLE HDMI MACHO A HDMI MACHO CONVERSOR DVI - HDMI CABLE VGA MACHO A VGA MACHO CABLE VGA MACHO / VIDEO COMPUESTO Cable RCA_RCA X 8 mts (L/R este cable viene por pares) CABLE MINIPLUG_MINIPLUG 3.5 mm x 8 m CABLE PLUG 1/4_MINIPLUG 3.5mm x 8

9 Componentes Salas tipo A (41) Sala tipo A: sala de 50 a 100 metros cuadrados, 120 personas máximo

10 Componentes Salas tipo A (41) CAMARA REF SONY EVI H100 V CODEC REF SONY PCS XG 80S VIDEO PROYECTOR 7000 LUMENS TELEVISOR LED 55 SOPORTE PARA TV SOPORTE PARA PROYECTOR TELON ELECTRICO MUSTANG 120 PULGADASSCE120D4 AMPLIFICADOR DE AUDIO-CROWN XLS 1500 MICROFONO INALAMBRICO-AKG WMS - 40 MINI-2 PYLE_PDMIKC5-MICROFONO DE MESA JBLCONTROL 25 - PARLANTE SATELITAL ATEN-VM0404H-MATRIZ DE VIDEO (4X4) ATEN-VE022-EXTENSORES VGA ATEN-VE800-EXTENSOR HDMI ATEN-VC180-CONVERSOR VGA-HDMI CONVERSOR HD_FURY MEZCLADORA DE AUDIO-MG124C-YAMAHA TABLERO INTERACTIVO PIZARRON BLANCO GABINETE METALICO DE 1.20 *63*60 CM BANDEJA SENCILLA RANURADA DE 19 x 35 CM CABLE HDMI MACHO A HDMI MACHO CONVERSOR DVI - HDMI CABLE VGA MACHO A VGA MACHO CABLE VGA MACHO / VIDEO COMPUESTO Cable RCA_RCA X 8 mts (L/R este cable viene por pares) CABLE MINIPLUG_MINIPLUG 3.5 mm x 8 m CABLE PLUG 1/4_MINIPLUG 3.5mm x 8

11 Componentes Salas tipo B+ (14) Sala tipo B+: salas de 20 a 50 metros cuadrados para 70 y 120 personas.

12 Componentes Salas tipo B+ (14) CAMARA REF SONY EVI H100 V CODEC REF SONY PCS XG 80S VIDEO PROYECTOR 5000 LUMENS TELEVISOR LED 55 SOPORTE PARA TV SOPORTE PARA PROYECTOR TELON ELECTRICO MUSTANG 120 PULGADASSCE120D4 AMPLIFICADOR DE AUDIO-CROWN XLS 1500 MICROFONO INALAMBRICO-AKG WMS - 40 MINI-2 PYLE_PDMIKC5-MICROFONO DE MESA JBLCONTROL 25 - PARLANTE SATELITAL ATEN-VM0404H-MATRIZ DE VIDEO (4X4) ATEN-VE022-EXTENSORES VGA ATEN-VE800-EXTENSOR HDMI CONVERSOR HD_FURY ATEN-VC180-CONVERSOR VGA-HDMI MEZCLADORA DE AUDIO-MG124C-YAMAHA TABLERO INTERACTIVO PIZARRON BLANCO GABINETE METALICO DE 1.20 *63*60 CM BANDEJA SENCILLA RANURADA DE 19 x 35 CM CABLE HDMI MACHO A HDMI MACHO CONVERSOR DVI - HDMI CABLE VGA MACHO A VGA MACHO CABLE VGA MACHO / VIDEO COMPUESTO Cable RCA_RCA X 8 mts (L/R este cable viene por pares) CABLE MINIPLUG_MINIPLUG 3.5 mm x 8 m CABLE PLUG 1/4_MINIPLUG 3.5mm x 8

13 Componentes Salas tipo B (27) Sala Tipo B: salas de menos de 20 metros cuadrados para menos de 20 personas.

14 Componentes Salas tipo B (27) CAMARA REF SONY EVI H100 V CODEC REF SONY PCS XG 80S VIDEO PROYECTOR 3000 LUMENS TELEVISOR LED 55 SOPORTE PARA TV TELON ELECTRICO MUSTANG 120 PULGADASSCE120D4 SOPORTE PARA PROYECTOR AMPLIFICADOR DE AUDIO-CROWN XLS 1000 MICROFONO INALAMBRICO-AKG WMS - 40 MINI-2 PYLE_PDMIKC5-MICROFONO DE MESA JBLCONTROL 25 - PARLANTE SATELITAL ATEN-VM0404H-MATRIZ DE VIDEO (4X4) ATEN-VE022-EXTENSORES VGA ATEN-VE800-EXTENSOR HDMI CONVERSOR HD_FURY ATEN-VC180-CONVERSOR VGA-HDMI MEZCLADORA DE AUDIO-MG124C-YAMAHA TABLERO INTERACTIVO PIZARRON BLANCO GABINETE METALICO DE 1.20 *63*60 CM BANDEJA SENCILLA RANURADA DE 19 x 35 CM CABLE HDMI MACHO A HDMI MACHO CONVERSOR DVI - HDMI CABLE VGA MACHO A VGA MACHO CABLE VGA MACHO / VIDEO COMPUESTO Cable RCA_RCA X 8 mts (L/R este cable viene por pares) CABLE MINIPLUG_MINIPLUG 3.5 mm x 8 m CABLE PLUG 1/4_MINIPLUG 3.5mm x 8

15 Componentes Sala Móvil Terrestre (11) Conjunto de equipos para Sala móvil estándar: conjunto de dispositivos portátiles para videoconferencia móviles, difusión de eventos y grabaciones de cursos o eventos con conectividad LAN WAN IP de superficie TELEVISOR LED 55 CAMARA REF SONY EVI H100 V CODEC REF SONY PCS XG 80S SISTEMA MOVIL DE AUDIO JBL MICROFONO INALAMBRICO-AKG WMS - 40 MINI-2 CABLE DE FORMATO HDMI CABLE VGA MACHO EN 4.5 MTS ADAPTADOR VGA HEMBRA / DVI MACHO CABLE VGA MACHO / VIDEO COMPUESTO SOPORTE DE PEDESTAL PARA TELEVISOR CAJA PARA TRANSPORTE DE PANTALLA DE 55" Y EQUIPOS DE VIDEOCONFERENCIA

16 Componentes Sala Móvil Satelital (5) Conjunto de equipos para Sala móvil de tipo satelital: conjunto de dispositivos portátiles para videoconferencia móviles, difusión de eventos y grabaciones de cursos o eventos con conectividad satelital TELEVISOR LED 55 CAMARA REF SONY EVI H100 V CODEC REF SONY PCS XG 80S SISTEMA MOVIL DE AUDIO JBL MICROFONO INALAMBRICO-AKG WMS - 40 MINI-2 CABLE DE FORMATO HDMI CABLE VGA MACHO EN 4.5 MTS ADAPTADOR VGA HEMBRA / DVI MACHO CABLE VGA MACHO / VIDEO COMPUESTO SOPORTE DESARMABLE PARA PANTALLA DE 55" CAJA PARA TRANSPORTE DE PANTALLA DE 55" Y EQUIPOS DE VIDEOCONFERENCIA

17 Herramienta de Agendamiento de las Salas Click para abrir enkace

18 Herramienta de Agendamiento de las Salas La herramienta de video-agenda consiste en una página WEB desarrollada para el SENA en donde se pueden solicitar salas de videoconferencia para reuniones internas del Sena ó que otras empresas soliciten el servicio, revisar el estado de las mismas (ocupada, disponible) y se puede tener acceso a una videoteca de todas las videoconferencias de tipo público realizadas por el SENA. En la sección USO ADECUADO se presenta el resumen de la herramienta. Para agendar salas externas deberá contactarse al área de Comunicaciones del SENA y solicitar por el funcionario responsable. El agendamiento de salas satelitales está en definición en este momento y deberá ser coordinada por la Mesa de Servicios al IP

19 1 Funcionalidad Utilizar las modernas tecnologías de la comunicación y la multimedia a la formación profesional y a la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se está realizando la transmisión. Proveer un servicio de comunicación para la gestión administrativa, la gobernabilidad y la administración presencial remota entre sedes en reuniones de gobernabilidad del SENA. Suministrar a instituciones estatales colombianas o privadas sin ánimo de lucro facilidades para reuniones remotas de sus estamentos. Aprovechar la disponibilidad de conferencistas calificados invitados y de instructores capacitados y actualizados para mejorar y unificar la calidad de la formación en todos los Centros de Formación Profesional Integral y en las Regionales del SENA Funcionalidad I

20 Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica. Realizar programas institucionales para el desarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo. Reducir costos de desplazamiento del talento humano y facilitar la asistencia a conferencias, cursos y seminarios. Proveer el acceso por demanda mediante el video streaming a un repositorio de videos educativos y de formación, controlado por el operador de video conferencia en la DIRECCIÓN GENERAL. Posibilitar el ofrecimiento de servicios de videoconferencia a otras instituciones relacionadas y entes gubernamentales. 5 Funcionalidad Funcionalidad II 9

21 Los equipos que no se encuentran incluidos en el Kit de Equipos por sala no tendrán soporte de la mesa de ayuda. El control del Codec de videoconferencia es un elemento muy delicado y puede dejar de funcionar por un golpe fuerte. Por esta razón es importante que la única persona que esta autorizada para manipular el control es el operador de la sala. Cuidado físico de los todos los elementos de la sala de videoconferencia. Los procedimientos de limpieza se realización en mantenimientos preventivos planificados. Asegurar la no manipulación de cableados de las salas fijas después de haber realizado la instalación final con las pruebas correspondientes. Asegurar las condiciones ambientales necesarias para el correcto funcionamiento de los equipos Uso Adecuado Operación Uso Adecuado I

22 Cualquier mal uso, daño o pérdida causará la revisión del caso para solicitar al SENA la aprobación para una nueva compra de equipos El equipo instalado en la Sala de Videoconferencias debe ser operado por responsable de la sala o, en su caso, por los usuarios siguiendo las instrucciones proporcionadas por el responsable. No deben introducirse comidas y/o bebidas a la sala de videoconferencias ya que por un accidente se pueden causar daños serios a los equipos. Se deben respetar estrictamente los horarios definidos para el servicio de videoconferencias Operación Uso Adecuado II Uso Adecuado

23 Los usuarios del servicio deberán ajustarse a las instrucciones y recomendaciones del personal de la sala para su uso óptimo. Las salas de Videoconferencia no deben tener filtraciones ni humedades ya que estas condiciones pueden generar daños graves en los equipos ó su no funcionamiento. La manipulación de los equipos esta a cargo únicamente del operador de la sala, el daño de equipos por personas diferentes al operador no es responsabilidad de PROA. Los encargados pueden tener acceso físico a cualquier equipo dado ya que todos están ubicados en la sala de videoconferencia; sin embargo lo único que debe ser manipulado bajo una operación normal son los controles remotos de la cámara, TV y proyector (Ver Manual Usuario Videoconferencia) El Mantenimiento preventivo de los equipos (limpieza, revisión de configuraciones, revisión de conexiones, test de funcionamiento) esta a cargo de PROA Uso Adecuado III Uso Adecuado Operación

24 Los equipos deben apagarse después de cada videoconferencia con el fin de prolongar la vida útil de los mismos, con excepción de los codecs y las matrices. Los rack de equipos deben permanecer cerrados para que solamente los operadores de las salas ó los técnicos que se envíen por parte de PROA sean los que tengan acceso a dichos equipos. Las salas de videoconferencia deben tener un operador del Sena asignado para poder coordinar con él el alistamiento de las salas para su correcto funcionamiento. Las presentaciones desde PC portátiles se pueden realizar mediante los cables VGA proporcionados en cada una de las salas. Las alarmas presentadas por todos los equipos de las salas y su funcionamiento son monitoreados a nivel central, los usuarios en las salas solamente pueden percibir si estos se encuentran encendido ó no Uso Adecuado IV 18 Uso Adecuado Operación

25 Recomendaciones Salas de Videoconferencia Móvil Tipo A El montaje de las salas móviles debe realizarse entre dos personas. El mueble en el momento del montaje de los equipos debe tener los frenos aplicados en las 4 ruedas. Los cables deben ser guardados en las canaletas acondicionadas en la parte trasera del mueble El desplazamiento de salas móviles puede realizarse sobre el mismo mueble con las siguientes condiciones: primero deben asegurarse que los frenos en las 4 ruedas están desactivados, el movimiento del mueble debe ser realizado por mínimo dos personas, debe realizarse en un mismo piso, debe realizarse muy despacio ya que los equipos pueden caerse, se deben asegurar todos los equipos a sus soportes, para desplazamientos a otros pisos ó entre edificios es recomendable desarmar la sala, guardar los equipos en la caja y desplazar toda la caja. Uso Adecuado: Operación Operación Uso Adecuado

26 Recomendaciones Salas de Videoconferencia Móvil Tipo B (Satelital) El montaje del enlace Satelital será realizado por personal experto de PROA. Las recomendaciones de movilidad e instalación en cuanto al mueble y equipos son las mismas que la de la videoconferencia móvil tipo A La instalación de la videoconferencia móvil debe realizarse a máximo 30 metros de distancia del sitio en donde quedará instalada la antena satelital. La antena satelital debe quedar instalada en un sitio de fácil acceso, plano y sin interferencias de objetos hacia el oriente. La capacidad en menos de 20 metros cuadrados es de 20 personas máximo con cobertura a nivel nacional Se debe asegurar un perímetro de 5 metros alrededor de la antena para que ninguna persona obstruya la señal ó se vea afectada por la transmisión de la misma. Uso Adecuado: Operación Operación Uso Adecuado

27 CÁMARA REF SONY EVI H100 S Lente Sensores remotos Luz de encendido Luz de espera Uso Adecuado: Manual Uso Adecuado Manual de Operación

28 Uso Adecuado Manual de operación EstadoEncendido (luz verde)Espera (luz naranja) Suministro principal de energía Encendido (incluido el período de inicialización) EncendidoApagado Al recibir señales infrarrojas desde el mando a distancia Parpadeo Al detectar un errorEncendidoParpadeo Estado de espera Apague por VISCA o el mando a distancia ApagadoEncendido Alimentación principalApagado Error de inicialización Error de giro / inclinaciónParpadeo Error internoParpadeo alternado BOTTOM switch y SYSTEM SELECT switch Error de configuración (ejemplo: cuando el interruptor SYSTEM SELECT está ajustado en posiciones "5-6" o "D – E – F para la cámara EVI-H100S.) Encendido Mal funcionamiento del ventilador de refrigeraciónParpadeo lento alternado Uso Adecuado: Estados

29 Indican el número de cámara a operar Botones de enfoque Botón para visualizar el menú Botones de giro / inclinación Botón de ajuste izquierda / derecha Botón de encendido Botón para activar / desactivar luz de fondo Botones de posiciones guardadas Botón para restablecer la posición horizontal / vertical Botones de zoom Control cámara Uso Adecuado: Control Cámara Uso Adecuado Manual de operación

30 Foto control cámara Foto real del control de la cámara. Uso Adecuado: Foto Control Cámara Uso Adecuado Manual de operación

31 1 Botones de cámara Pulse el botón correspondiente a la cámara que desee operar con el mando a distancia. El número de la cámara se puede ajustar mediante el interruptor IR SELECT en la parte posterior de la cámara. 2 Botones de enfoque (FOCUS) Se utilizan para ajustar el enfoque. Pulse el botón AUTO para ajustar el enfoque automáticamente. Para ajustar el enfoque manualmente, pulse el botón MANUAL, y ajuste con los botones de lejos (FAR) y cerca (NEAR). 3 Botón DATA SCREEN Pulse este botón para visualizar el menú principal. Presione de nuevo para desactivar el menú. Nota: Las funciones Giro / Inclinación (PAN / TILT) se desactivan cuando se visualiza el menú. 4 Botones PAN-TILT (Giro- Inclinación) Pulse los botones de flecha para manipular la panorámica y la inclinación. Pulse el botón HOME para posicionar la cámara de nuevo al frente. Cuando aparezca el menú, utilice o para seleccionar el ítem del menú y o para cambiar los valores establecidos. El menú principal de configuración se muestra, al presionar el botón HOME. La velocidad de giro / inclinación se reducirá cuando la cámara está ampliada, con el fin de permitir un posicionamiento preciso. Uso Adecuado: Manual de Operación I Uso Adecuado Manual de operación

32 5 Botón L/R DIRECTION SET Mantenga pulsado este botón y pulse el botón REV para cambiar la dirección del movimiento de la cámara, opuesta a la indicada por la flecha de los botones. Para restablecer la dirección del movimiento de la cámara, mantenga presionado el botón STD. 6 Botón de encendido (POWER) Pulse este botón para encender / apagar la cámara. 7 Botón BACK LIGHT Presione este botón para activar la luz de fondo. Presione de nuevo para desactivar. 8 Botones de posición (POSITION) Mantenga pulsado el botón PRESET y pulse los botones 1 al 6 para almacenar la dirección actual de la cámara, zoom, enfoque de ajuste y compensación de contraluz, presione un botón del 1 al 6 para almacenar. Para borrar los contenidos de la memoria, mantenga presionada la tecla RESET y pulse el botón 1 a 6 de acuerdo a la posición que desea borrar. Nota: Estos botones no funcionan cuando se visualiza el menú. 9 Botón PAN-TILT RESET (Resetear Giro / Inclinación) Presione este botón para restablecer la posición horizontal / vertical. 10 Botones de ZOOM Utilice el botón T ubicado bajo el aviso SLOW para acercar poco a poco, y el botón W para alejar poco a poco. Utilice el botón T ubicado bajo el aviso FAST para acercar rápidamente, y el botón W para alejar rápidamente. Uso Adecuado: Manual de Operación II Uso Adecuado Manual de operación

33 Foto real del control del códec. Uso Adecuado: Foto Control Códec Foto control códec Uso Adecuado Manual de operación

34 Uso Adecuado: Manual de Operación I Uso Adecuado Manual de operación

35 Para empezar Encienda el Sistema de comunicación visual HD y el monitor de TV y compruebe los puntos siguientes para asegurarse de que es posible establecer la conexión. Uso Adecuado: Manual de Operación II Uso Adecuado Manual de operación

36 Uso Adecuado: Manual de Operación III Uso Adecuado Manual de operación

37 Llamada a una ubicación remota mediante el menú Conectar Este método está disponible cuando aparece el botón Conectar en el menú Inicio. Conexión I Conexión: Conexión Uso Adecuado Manual de operación

38 Utilice los botones de ubicación del cursor del mando a distancia para seleccionar Conectar en el menú Inicio y, a continuación, pulse el botón ENTER. Aparece el menú Conectar. Conexión II Ejemplo de visualización en el Televisor Conexión Uso Adecuado Manual de operación

39 Introduzca nombre/dirección: Aparece en pantalla el menú Marcación detallada. Conexión III Conexión Uso Adecuado Manual de operación

40 Pulse el botón CONNECT del mando a distancia. También puede utilizar las flechas del mando a distancia para seleccionar Marcar y luego pulsar el botón ENTER. El sistema empieza a marcar la dirección IP introducido en el paso anterior. En la pantalla aparece Marcación. Cuando el sistema se conecta al sistema remoto, aparece el mensaje Sesión iniciada. en la pantalla y se visualiza la imagen de la ubicación remota. Ya se puede iniciar la comunicación con la ubicación remota. Conexión IV Conexión Uso Adecuado Manual de operación

41 Pulse el botón CONNECT del mando a distancia. También puede utilizar las flechas del mando a distancia para seleccionar Marcar y luego pulsar el botón ENTER. El sistema empieza a marcar la dirección IP introducido en el paso anterior. En la pantalla aparece Marcación. Cuando el sistema se conecta al sistema remoto, aparece el mensaje Sesión iniciada. en la pantalla y se visualiza la imagen de la ubicación remota. Ya se puede iniciar la comunicación con la ubicación remota. Conexión Conexión V Uso Adecuado Manual de operación

42 Preguntas y respuestas PreguntaRespuesta ¿Se congela la imagen? En caso de congelación de la imagen proceda a apagar el códec y enciéndalo nuevamente, realice los pasos para conectarse a la videoconferencia. ¿Se perdió el audio? En caso de pérdida de sonido es necesario dar reset al amplificador de audio. Si el códec muestra el mensaje packet loss, revise la conexión de la LAN. ¿No se puede enviar señal de audio del micrófono? En caso de no poder enviar señal de audio a la videoconferencia, revise que el códec no tenga la opción de micrófono cerrado, de ser el caso oprima el botón del control de códec MIC, si persiste el problema oprima el botón del micrófono de mesa verificando que este abierto para que transmita sonido. Preguntas y Respuestas Uso Adecuado Manual de operación

43 Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones al usar el sistema de videoconferencia Antes de comenzar: Asegúrese de tener todo lo indispensable: códigos, iluminación, sonido. 30 minutos antes de cada sesión de videoconferencia, realice una prueba de conexión. Verifique las conexiones del video proyector, cámara, códec, amplificador de audio, televisor, mezcladora de audio y telón de proyección. Video: Evite las alteraciones de luz. Intente cubrir el espacio con las personas asistentes. Antes de Comenzar Uso Adecuado Manual de operación

44 Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones al usar el sistema de videoconferencia Evite: La luz directa sobre el sujeto, el fondo o la lente de la cámara, ya que esto crea contrastes muy bruscos. Utilizar iluminación de colores. Dejar encendidos los equipos, apáguelos una vez terminada la sesión para prolongar su vida útil. Limpieza de los equipos: Para un óptimo funcionamiento de los equipos es necesario mantenerlos limpios, realice limpieza a los equipos mensualmente para evitar obstrucción en los ventiladores. Antes de realizar la limpieza todos los equipos deben estar apagados y fríos. Después de realizar la limpieza debe esperar 30 minutos para encenderlos nuevamente. Recomendaciones Uso Adecuado Manual de operación

45 Tablero Interactivo Ruedas de herramientas Al terminar de calibrar la pantalla, se abrirá la rueda de herramientas interactivas de trabajo con el escritorio. (Quizá tenga que pulsar el botón B del lápiz electrónico para que aparezca si la última persona en utilizar el sistema la dejó oculta al apagar el programa). La rueda de herramientas cambiará dependiendo del tipo de trabajo que esté realizando. A continuación se muestra un resumen de todas las diferentes ruedas que puede encontrar a lo largo de su trabajo con el tablero digital. UA: Tablero Interactivo Uso Adecuado Manual de operación

46 1. Herramientas interactivas de escritorio La rueda de herramientas interactivas de escritorio es la rueda de herramientas principal del software. Esta permite el acceso a todas las demás ruedas de herramientas y funciones de software. Los botones que contienen una pestaña permiten desplegar un submenú donde puede cambiar la opción que quiere visualizar en ese botón. Para desplegar el submenú, mantenga presionado el lápiz sobre el botón. Seleccione cualquier función con simplemente pulsar sobre él con el lápiz. Recuerde que para volver al modo ratón debe volver a pulsar sobre él. UA: Herramientas de Escritorio Tablero Interactivo Uso Adecuado Manual de operación

47 Uso Adecuado Manual de operación Modo ratón La herramienta ratón permite trabajar sobre la superficie de proyección como si el lápiz interactivo fuera el ratón del computador, haciendo clic o doble clic en cualquier programa. La herramienta con el icono del ratón debe estar en verde. Funciones de la rueda de herramientas de escritorio UA: Rueda Herramientas Escritorio Tablero Interactivo

48 Uso Adecuado Manual de operación Teclado en pantalla y reconocimiento de escritura manual Los submenús se despliegan manteniendo presionado el lápiz sobre los botones que contienen una pestaña. Estas dos herramientas le permiten insertar texto digital dentro de cualquier programa que trabaje con cuadros de texto. Una vez ubicado el cursor dentro del cuadro de texto y seleccionada la función que quiere visualizar (teclado en pantalla o reconocimiento de escritura manual), para activar la función haga clic sobre el botón. El clic debe ser lo suficientemente rápido como para que no se despliegue el submenú. La herramienta teclado en pantalla y la herramienta de reconocimiento de escritura manual están agrupadas en un único submenú en la rueda de herramientas de escritorio. Nota: para poder utilizar el reconocimiento de escritura manual, es necesario tener instalado en el computador el software RitePen. UA: Rueda Herramientas Escritorio Tablero Interactivo

49 Uso Adecuado Manual de operación Cámara de fotos y grabación de vídeo La herramienta cámara de fotos y la herramienta grabación de vídeo están agrupadas en un único submenú tanto en la rueda de herramientas de escritorio como en la rueda de herramientas de Scrapbook. Esta función permite hacer capturas totales o parciales de lo que tenga en pantalla; muy útil para recortar información de internet o de cualquier programa para trabajarla dentro de Scrapbook. Los submenús se despliegan manteniendo presionado el lápiz sobre los botones que contienen una pestaña. Cámara de fotos UA: Rueda Herramientas Escritorio Tablero Interactivo

50 Uso Adecuado Manual de operación Para utilizar esta función, seleccione el botón de la herramienta Foto haciendo un clic sobre él. Aparecerá una ventana con dos opciones de captura. Captura la pantalla completa. Al seleccionar esta opción y hacer clic en el botón Ir, el sistema hace la captura y envía la imagen dentro de una página de Scrapbook. Seleccione la opción que desee y después haga clic sobre el botón Ir. Captura una selección. Al seleccionar esta opción y hacer clic en el botón Ir, es necesario esperar un par de segundos para que el cursor se convierta en un retículo. Para seleccionar el área que desee capturar, dibuje un rectángulo de selección utilizando el Lápiz interactivo. UA: Rueda Herramientas Escritorio Tablero Interactivo

51 Uso Adecuado Manual de operación Esta función sirve para grabar todo lo que suceda en su computador, incluyendo pistas de audio desde el micrófono del computador. Para utilizarla, seleccione el botón de Grabación de video en la rueda haciendo un clic sobre él. Se abrirá la rueda de grabación: Grabación de vídeo UA: Grabación de Vídeo Tablero Interactivo

52 Uso Adecuado Manual de operación Grabación de vídeo Para grabar un video, sólo debe hacer un clic sobre el botón Iniciar grabación. A partir de ese momento comenzará a grabar hasta el momento en que haga clic sobre el botón Detener grabación. Después aparecerá el cuadro de diálogo para guardar el video y podrá elegir el formato en el cual desee guardarlo (.ebm,.avi,.swf o.wmv.). Al guardarlo, aparecerá otro cuadro de diálogo que le permitirá reproducir el video en el momento. UA: Grabación de Vídeo Tablero Interactivo

53 Uso Adecuado Manual de operación Grabación de vídeo Nota importante: si desea que el video tenga audio, deberá confirmar que esta opción está activada, haciendo clic sobre el botón de Opciones de grabación y seleccionando el cuadro Incluir pista de audio. UA: Grabación de Vídeo Tablero Interactivo

54 Uso Adecuado Manual de operación Herramientas interactivas de anotación Al pulsar en el botón de anotación que se encuentra en la rueda de herramientas de escritorio, se abrirán las funciones de anotación en la rueda de herramientas. Al hacer anotaciones a mano alzada sobre cualquier aplicación que no sea el Scrapbook, dichas anotaciones se guardarán como una captura de pantalla y será almacenada en el Scrapbook. Nota 1: cuando esté en el modo anotación en pantalla, aparece un marco alrededor de la pantalla y no podrá utilizar el lápiz como un ratón para controlar la aplicación. Para esto debe volver al modo ratón. Nota 2: para cambiar colores, si el color que desea no aparece visible alrededor de la rueda de herramientas, haga doble clic sobre cualquier color y seleccionelo dentro de la paleta de colores. UA: Herramientas Interactivas de Anotación Tablero Interactivo

55 Uso Adecuado Manual de operación Cuando entre en el Scrapbook (herramienta de autor) también verá que cambian las funciones de la rueda para tener acceso a todas las herramientas de Scrapbook. UA: Herramientas del Scrapbook Tablero Interactivo

56 Uso Adecuado Manual de operación Barra de menú de Scrapbook Además de la rueda de herramientas, dentro del Scrapbook también encontrará funciones en la barra de menú UA: Funciones del Scrapbook 1

57 Uso Adecuado Manual de operación Archivos admitidos en Scrapbook Los siguientes tipos de archivos se pueden insertar arrastrando y soltando en una página de Scrapbook desde cualquier ubicación del archivo en el computador: - Archivos de imagen - Archivos de Word - Archivos de PowerPoint - Archivos de Excel -Archivos de Flash Nota: los archivos PDF no se incorporan a Scrapbook de la misma forma que los demás archivos, sino abriendo el archivo con el Adobe Reader y eligiendo la opción de Imprimir a través de la impresora eBeam Scrapbook Image Writer. El sistema enviará directamente el documento al Scrapbook como fondos de página. Este método se puede aplicar con cualquier aplicación que tenga opción de imprimir. UA: Archivos admitidos en Scrapbook 2

58 Uso Adecuado Manual de operación Galería Aunque se pueden importar archivos desde cualquier lugar del computador arrastrando y soltando o a través de la función de impresión, como se ha visto en la sección anterior, existe una galería donde puede tener organizado el material que utiliza con frecuencia. Para activar la Galería, haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de menú y se abrirá una ventana adjunta al lado derecho del Scrapbook:3 UA: Scrap book, Galería

59 UA: Scrapbook, Panel Lateral

60 Uso Adecuado Manual de operación En la Galería, el material que se puede almacenar permite formatos de imagen y animaciones Flash. Para poder incorporarlos a una página de Scrapbook, basta con arrastrar y soltar dentro de la página donde se quiera importar el material. Nota: las carpetas de la Galería son enlaces a carpetas existentes en el computador. Si se agrega una nueva carpeta a la Galería, sólo se tendrá acceso al material que contiene si esta carpeta no ha cambiado de ubicación en el computador. Funciones del botón A del lápiz o botón derecho del ratón Dentro del Scrapbook existen diferentes funciones que se pueden activar presionando el botón A del lápiz electrónico apuntando a la página actual. Reproducir: esta función le permite visualizar un control para reproducir lo que ha realizado dentro de Scrapbook, ya sea en una página concreta o en todo el archivo. Reproduce lo que haya escrito o insertado en cada página en el orden en que ha sucedido, por lo que es muy útil para repetir explicaciones de procesos. 4 UA: ScrapBook, Reproducir

61 Uso Adecuado Manual de operación Configuración de Fondo: permite configurar el fondo de las páginas de tres formas (color, imagen de fondo y líneas/cuadrículas). UA: ScrapBook, Config de Fondo

62 Uso Adecuado Manual de operación Hipervínculos: a cualquier objeto que se inserte en una página de Scrapbook puede agregarle un enlace a una página web donde haya más material que complemente su explicación. Para utilizar esta función sólo hay que seleccionar el objeto, hacer clic en el botón A del lápiz, seleccionar la opción Agregar hipervínculo a objeto y escribir o pegar la dirección exacta del sitio web donde quiere enlazar. Nota: el acceso al enlace se puede hacer únicamente haciendo clic sobre el icono del mundo que aparece en la esquina inferior izquierda. UA: Scrapbook, Hipervínculos

63 Uso Adecuado Manual de operación Capas: la utilización de capas nos permitirá utilizar material que quiera visualizar únicamente en un momento dado y material que quiera tener visible siempre dentro de una misma página. Muy útil para tener en una misma página la solución de un ejercicio para corregir. UA: Scrapbook, Capas

64 Uso Adecuado Manual de operación Salir de la aplicación Para cerrar completamente el software de eBeam haga clic en el icono de eBeam Interact que está en la barra inferior del escritorio y seleccione la opción Salir. UA: Salir de la Aplicación

65 Uso Adecuado Manual de operación Entregable digital ¿Cómo programar una videoconferencia? 1. Ingrese a la página en el botón de inicio encontrará el link de accesohttp://sive.sena.edu.co/ A través de la pestaña de Servicios también podrá encontrar la plantilla y realizar el agendamiento de la Videoconferencia. UA: Entregable Digital

66 Uso Adecuado Manual de operación Diligencie completamente el formulario de solicitud. UA: Cómo solicitar una Videoconferencia?

67 Uso Adecuado Manual de operación Datos generales Información requerida para programar una videoconferencia UA: Solicitar una Videoconferencia: Paso 1 1

68 Uso Adecuado Manual de operación Configuración 2.1 Información para la configuración: la siguiente información debe ser diligenciada en su totalidad Punto de emisión: es el punto desde donde se realizará la videoconferencia. Puntos receptores: debe elegir las sucursales que participarán en la videoconferencia. Fecha y hora de inicio fecha y hora de finalización Elección de horarios según disponibilidad: valide los horarios disponibles para su videonferencia. No olvide guardar la configuración. UA: Solicitar una Videoconferencia: Paso 2 2

69 Uso Adecuado Manual de operación Datos del solicitante de la videoconferencia. UA: Solicitar una Videoconferencia: Paso 3 3

70 Uso Adecuado Manual de operación Datos del responsable de la videoconferencia. Finaliza la programación de la video conferencia diligenciando la información de la persona responsable, verifica que todos los datos estén correcto y da clic en AGENDAR. UA: Solicitar una Videoconferencia: Paso 4 4

71 Uso Adecuado Manual de operación Antes de comenzar: Tenga a la mano el ID que ha recibido por correo electrónico. 1.Ingrese a la pagina web 2.Haga clic en la opción GoToMeeting UA: Uso del GoToMeeting Entregable digital Uso de GoToMeeting

72 Uso Adecuado Manual de operación 3. Digite el ID que le ha sido asignado. 4. Haga clic en la opción Continúe, la cual lo llevará a otra pantalla que le pedirá digitar sus datos (nombre, apellido y correo electrónico corporativo). Luego y haga click en Join Webinar In Progress. UA: GoToMeeting, Entregable Digital

73 Uso Adecuado Manual de operación 5. Espere que cargue completamente JAVA, hasta visualizar la siguiente pantalla: Automáticamente empezará a cargar la aplicación GoToMeeting de la siguiente manera: UA: GoToMeeting, Entregable Digital

74 Uso Adecuado Manual de operación Abrirá la ventana de GoToMeeting y podrá visualizar las presentaciones emitidas. Esta herramienta le permite hablar con las personas conectadas mediante una ventana de chat, ubicada en la parte derecha del GoToMeeting. UA: GoToMeeting, Entregable Digital

75 Riesgos (Impacto = 10 se corresponde con la no operación del equipo) Riesgos Numero de secuencia Descripción del RiesgoPIPrioridad Acción de Respuesta al Riesgo Responsabl e 1 Mal funcionamiento del servicio de videoconferencia debido a mala manipulación de los equipos ó cables 40%5MEDIA Realizar verificación remota de los equipos de videoconferencia que son gestionados remotamente, verificación de configuración de los equipos, conexiones físicas: confirmar el buen estado de los cables y su correcta conexión SENA 2 Cambios en la configuración 30%0,9BAJA Se realizaran pruebas de conectividad y de videoconferencia con 30 minutos de antelación a cada videoconferencia con el fin de asegurar la correcta configuración de los equipos PROA

76 (Impacto = 10 se corresponde con la no operación del equipo) Riesgos Numero de secuencia Descripción del RiesgoPIPrioridad Acción de Respuesta al Riesgo Responsable 3 Manipulación de los equipos por terceros 7ALTA Solamente el operador de la sala puede manipular los equipos y/o el personal de Soporte en sitios. Cualquier daño en los equipos o cambio de configuración en los mismos realizado por otras personas diferentes a las nombradas serán atribuibles al SENA. SENA 4 Problemas eléctricos, salas de videoconferencia móvil y satelital 10ALTA Garantizar que el sitio donde se conectarán los equipos de las salas de videoconferencia móvil y satelital sea de una fuente regulada. SENA Riesgos

77 (Impacto = 10 se corresponde con la no operación del equipo) Riesgos Numero de secuencia Descripción del RiesgoPIPrioridad Acción de Respuesta al Riesgo Responsable 1 Mal funcionamiento del servicio de videoconferencia debido a mala manipulación de los equipos ó cables 40%5MEDIA Realizar verificación remota de los equipos de videoconferencia que son gestionados remotamente, verificación de configuración de los equipos, conexiones físicas: confirmar el buen estado de los cables y su correcta conexión SENA 2 Cambios en la configuración 30%0,9BAJA Se realizaran pruebas de conectividad y de videoconferencia con 30 minutos de antelación a cada videoconferencia con el fin de asegurar la correcta configuración de los equipos PROA Riesgos

78 Alarmas Los equipos de videoconferencia no poseen alarmas visibles sobre los equipos. La evidencia que un equipo se encuentre en mal estado básicamente se presenta cuando el equipo no enciende. Cualquier alarma se distingue a nivel central pero no para los usuarios en sitio. Alarmas

79 Contingencias Procedimiento El procedimiento que opera es el estándar para todas las incidencias 1.1. Registro Si se detecta una falla en el servicio de videoconferencia se debe contactar a mesa de servicio (Mail, Teléfono) para que se registre el caso y se de un número de ticket para control seguimiento Atención de primer nivel En primera instancia se intentará vía remota revisar los equipos gestionables y se contara con el apoyo del operador de videoconferencia y adicionalmente los agentes en sitio en caso de ser necesario

80 1.2.1Atención de Segundo Nivel En caso de no pode restablecer el servicio se cuenta con personal especializado que vía remota con los agentes en sitio brindaran el soporte necesario para levantar el servicio Atención especializada en sitio Para estos casos se desplazara personal especializado al sitio para reparar equipos que se encuentren totalmente dañados ó des-configurados Seguimiento y Control a Fallas En estos casos los ticket estarán consignados en NNMi y aplicaran los ANS establecidos para este ámbito Contingencias

81 Responsabilidades RESPONSABILIDADESSENAPROA Definición de las condiciones minimas que debe cumplir el aula para la instalación de los equipos X Adecuación de las aulas para la instalación de los equipos X Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que forman parte de la solución X Generación y entrega de los reportes. X Reporte de estadísticas con indicadores de consumo. X Cuidado y seguridad de los equiposX Operación de los equiposX

82 Responsabilidades: SLA

83

84 INFRAESTRUCTURA Panel Táctil Inalámbrico Tablero Interactivo de 78¨ Seleccione uno de los equipos de la derecha para conocer sus características Infraestructura CODEC REF SONY PCS XG 80 Cámara REF SONY EVI H100 S Vídeo Proyectores Televisor LED

85 Infraestructura Descripción: PANEL TACTIL INALAMBRICO panel táctil inalámbrico de 16 bits de color y de gama alta ofrece estilo y rendimiento de una manera muy versátil, de diseño ergonómico., con rango extendido de 2 vías de RF y de 1 vía las capacidades inalámbricas de infrarrojos incorporados. Funcionalidad: Panel táctil de apoyo de RF o IR inalámbrico y Ethernet o Cresnet ® operación de cable, Bateria recargable. Uso Adecuado: No deben estar expuestos a impactos o maltratos en la pantalla por objetos punzantes Alarmas: N/A PANEL TACTIL INALAMBRICO ServicioVideoconferencia Panel Táctil Inalámbrico Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

86 Tablero Interactivo de 78¨ Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

87 CODEC REF SONY PCS XG 80 Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

88 Cámara REF SONY EVI H100 S Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

89 Vídeo Proyectores Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

90 Televisor LED Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

91 INFRAESTRUCTURA Matrix de Conmutación Mezcladoras de Audio Seleccione uno de los equipos de la derecha para conocer sus características Infraestructura Micrófonos Parlante Cabina Sistema de Control Telones Electrónicos Amplificadores de Audio

92 Matrix de Conmutación Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

93 Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction Mezcladoras de Audio

94 Micrófonos Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

95 Parlante Cabina Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

96 Sistema de Control Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

97 Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction Telones Electrónicos

98 Amplificadores de Audio Directory Interaction Click the Interaction button to edit this interaction

99 Gracias Con esto concluye esta actividad de formación. Puede acceder a alguno de los siguientes módulos para más información Fin

100 Nota Proa, Conectados para crecer, nace en diciembre de 2011, como representación de la sinergia entre Telmex Colombia S.A., Comcel S.A. y Carvajal Tecnología y Servicios S.A.S., tres empresas proveedoras de servicios tecnológicos y de comunicaciones que integran soluciones para generar valor a la comunidad SENA. Telmex Colombia S.A. es el prestador del servicio de Internet Fijo. Comcel S.A. es el prestador de Servicios Móviles. Carvajal Tecnología y Servicios S.A.S. es el prestador de la Mesa de Servicios. Para cualquier duda, inquietud, comentario o requerimiento, contacte a la Mesa de Servicios al Teléfono IP


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