1 GESTIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Oficina de servicios Octubre 2008.

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2 1 GESTIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Oficina de servicios Octubre 2008

3 2 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

4 3 Qué hacemos Gestión económico administrativa Intermediación entre investigador y fuente financiadora Gestión económico- administrativa Informando y asesorando,  Convocatorias  Presupuestos  Acuerdos Tramitación a la fuente financiadora  Solicitudes de ayudas a proyectos  Subsanaciones, alegaciones y recursos  Solicitud de autorización para cambios en proyecto: prórrogas de ejecución, cambios de partidas, cambios en el equipo investigador, etc.  Memorias científicas y económicas Recepciona los fondos y ejecuta los gastos que el proyecto conlleva (=Cobra y Paga)  Contrata personal y asigna becarios para investigación  Compra equipamiento y fungible  Contrata servicios  Paga viajes, inscripciones, etc. Seguimiento de los proyectos  Vela por el cumplimiento de las normas de la subvención evitando reintegros  Soporta auditorías externas

5 4 Cómo nos organizamos Dirección o+iker Secretaría Oficina de Servicios a la Investigación Gestión de la Investigación Oficina de Coordinación y Gestión Oficina de Apoyo Metodológico Oficina de Gestión de Ensayos Clínicos Unidad de Proyectos Internacionales Administración Multidisciplinar Gestión económico- administrativa  Miriam Amezaga: Bolsa de Trabajo  Tlf: 94 453 10 33 – miriam@bioef.orgmiriam@bioef.org  Olatz Sabas: Convocatorias y acuerdos  Tlf: 94 453 61 43 – olatz@bioef.orgolatz@bioef.org  Maria Pertika: Seguimiento y memorias económicas  Tlf: 94 453 61 41 – pertika@bioef.orgpertika@bioef.org  Susana Belaustegi: Responsable Of. Servicios  Tlf: 94 453 68 86 – susana@bioef.orgsusana@bioef.org Personas de contacto: Tamara Baz: Recepción, RRHH y validación facturas Tlf: 94 453 85 00 – tamara@bioef.orgtamara@bioef.org Teresa Gutierrez: Contabilidad y pagos Tlf: 94 453 68 95 – teresa@bioef.orgteresa@bioef.org Javier Segura: Administrador de BIOEF Tlf: 94 453 68 92 – jsegura@bioef.orgjsegura@bioef.org

6 5 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

7 6 Convocatoria SelecciónResolución SubsanaciónSolicitudes 1 mes10 días Percepción y gestión fondos BIOEF Evaluación externa Seguimiento Fin proyecto 6 meses 2 ó 3 años Modos y fuentes de financiación más habituales. Convocatorias Procedimiento tipo Publicidad B.O, webs, periódicos, revistas, … Telemáticamente y/o en papel Notificación por web o en papel Por pares Comité mixto Notificación en papel indicando condiciones básicas de la concesión Entidad solicitante y/o gestora conforme procedimientos normalizados Justificación de los fondos ante la entidad convocante por entidad gestora y el grupo investigador

8 7 FIS RETIC - CIBER  P.I (generales e intrasalud)  ETES y servicios de salud  Invest. clínica no comercial Proyectos Infraestructuras RRHH Contratación e incorporación  Posdoc perfec.  Investigador  Técnicos apoyo  Ayudas Salk Formación y movilidad  PFIS  FGIN  Pos FSE  BAE y otras FIS CIBER y RETICS Convocatorias ISCIII Modos y fuentes de financiación más habituales. Convocatorias Convocatorias ISCIII: principal agencia financiadora de la investigación biomédica en España

9 8 1.Proyectos  1.027.000 € en 2008, para proyectos de 2-3 años, a 36.000 € media PI  Periodicidad anual. Febrero-Marzo 2.Becas y ayudas para formación en investigación  1 año  Periodicidad anual. Febrero-Marzo  Solicitan las personas y perciben los fondos ellas mismas 3.Conv. de Osteba para trabajos sobre evaluación de tecnologías sanitarias  1 ó 2 años  Sobre temas relacionados en la convocatoria Modos y fuentes de financiación más habituales. Convocatorias Convocatorias del Dpto de Sanidad BIOEF= entidad colaboradoraTramitación y seguimiento Gestión fondos convocatoria Centros Osakidetza = solicitan y firman los proyectos

10 9 Liberación facultativos y personal de enfermería  Anual. Septiembre/Octubre  Dirigida a personal con actividad mixta (asistencial e investigadora) de Osakidetza/SVS  Objetivo: Incremento de la dedicación horaria a la investigación dentro de la jornada laboral (máximo 50% jornada laboral anual) Telemaratón anual de la EITB Anual. Mes aproximado: junio Cada año en favor de los afectados por una determinada enfermedad Modos y fuentes de financiación más habituales. Convocatorias Convocatorias de BIOEF Centros Osakidetza = solicitan y firman los proyectos

11 10 BIOEF= Agente de la Red Vasca de Ciencia y Tecnología Modos y fuentes de financiación más habituales. Convocatorias Convocatorias del Dpto de Industria directamente Etortek, Saiotek, … subcontratada NETs, Etorgai, … Se presenta Precisan de colaboración intersectorial (empresas, centros tecnológicos, …) Duración: 2 ó 3 años Financiación las horas del personal investigador Convocatorias ámbito internacional  Unidad de proyectos internacionales de O+Iker: gestión de proyectos europeos e internacionales  Personas de contacto:  Idoia Mínguez: minguez@bioer.org (responsable)minguez@bioer.org  Irune Vegas: ivegas@bioef.org (difusión, asesoramiento, tramitación, …)ivegas@bioef.org

12 11 Donación Conformidad cesión Conformidad cesión a la inversa Encomienda gestión Contrato servicios Modos y fuentes de financiación más habituales. Acuerdos Tipos de acuerdos

13 12 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

14 13 Catálogo de ayudas a la investigación. BIOEF www.bioef.orgwww.bioef.org ___ “ Convocatorias” ___“Ayudas a la investigación” A día de hoy, 530 convocatorias inscritas Formule su consulta

15 14 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

16 15 1 mes 2 mes aprox. Publicación Convocatoria Presentación Solicitudes Rslón Provisional Admitidos SubsanacionesRslón Definitiva Admitidos ¿errores de forma? Si No Evaluación ¿objeciones? Recurso Si No 1 mes (¿prospera?) Rslón Provisional Concedidos ¿alegaciones? Rslón Definitiva Concedidos Concesión Alegación ¿objeciones? Recurso Si No Si No 1 mes (¿prospera?) 10 días (¿ prospera ?) 10 días (¿prospera?) BIOEF, siempre tramita ante la entidad financiadora y avisa de todos los plazos Procedimiento Tipo Convocatorias (ISCIII) 1 mes aprox.

17 16 Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. Presentación de solicitudes Ejemplo 1 – Mail difusión presentación de solicitudes

18 17 ¿COMO SE HACE LA SOLICITUD TELEMATICA DEL ISCIII? ¡OJO!  recordar usuario y contraseña http://www.isciii.es/htdocs/aes/index.htm Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. Solicitudes

19 18 Ejemplo1 – Solicitud proyecto FIS Una vez enviada al FIS la documentación telematicamente, se genera este documento para firmar (IP, colaboradores y BIOEF) y enviar en formato papel Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. Solicitudes

20 19 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

21 20 Gestión de los fondos : Criterios generales Mediante la presentación en BIOEF de la justificación de los gastos (facturas o notas de gasto) con la etiqueta (adherida) debidamente cumplimentada. El envío a BIOEF se hará como norma general por correo postal, pudiéndose anticipar por fax cuando el pago sea urgente (fax nº 94 4536405). Pero se enviará siempre de una única forma para evitar duplicidades. Las facturas o notas de gastos deberán emitirse a nombre de: Fundación Vasca de Innovación e Investigación Sanitarias Plaza Asua, 1 (48150 Sondika) CIF: G01341353 Por transferencia bancaria los días 15 y 30 de cada mes (el proveedor o quien emite la nota de gastos indicará el nº de c/c en la que BIOEF deberá hacer el pago). Datos de facturación BIOEF realizará los pagos:

22 21 Gestión de los fondos: Criterios generales BIOEF realizará los pagos: conforme a las partidas presupuestarias de los proyectosconforme a las partidas presupuestarias de los proyectos: a ) PERSONAL: Tres opciones: b) ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS: Realiza el pedido El grupo Investigador: Recepción facturas La opción la determina la Entidad financiadora Beca Contrato Liberación c) VIAJES Y DIETAS: -Gastos de alojamiento, comidas, autopista, transporte, parking, etc., en reuniones de coordinación, reuniones científicas, etc. -Indicar siempre quién, dónde, cuándo y por qué del viaje Recepciona el material VºBº del gasto Envía la factura BIOEF Valida el gasto Realiza el pago

23 22 Son criterios orientativos, que pueden estar sujetos a modificaciones. Gestión de los fondos: Criterios Generales PAGOS: - Todos los pagos deben estar realizados dentro del período de ejecución del proyecto - Todos los gastos pagados deben estar relacionados directamente con el proyecto - BIOEF realiza los pagos los días 15 y 30 de cada mes. -Como norma general, si no se gasta el importe concedido en una anualidad, pasa a la siguiente. -Si finalizado el proyecto queda remanente disponible, hay que solicitar prórroga REMANENTES: GASTOS: Solicitarlo a la Entidad Financiadora En la solicitud del proyecto se describen los gastos, según: - Conceptos - Importes - Anualidades Según lo indicado en la solicitud Si se quiere realizar alguna modificación de lo previsto ¿En que podemos gastar?

24 23 VALIDACION FACTURAS La fecha del gasto debe encontrarse dentro del periodo de ejecución del proyecto √ La fecha del pago debe encontrarse dentro del periodo de ejecución del proyecto √ Gasto incluido en la memoria inicial o autorizado posteriormente por Entidad Financiadora √ Las prestaciones de servicios no pueden ser realizadas por miembros del equipo √ La persona que realiza el viaje debe ser miembro del equipo √ Límite 50% Ley Gral Subvenciones. No se puede destinar en Subcontratación externa más del 50% de lo concedido en Bienes y Servicios √ Gasto (Inventariable o Prestación Servicios) superior a 12.000 euros – 3 ofertas (LGS) √ Se deben adjuntar justificantes de los gastos de viaje √ Datos completos en etiqueta: firma IP, descripción del gasto, etc √ Las facturas deben ir a nombre de BIOEF √ Importe disponible por partida. √ Gestión de los fondos : Criterios generales ¿Qué hace BIOEF cuando recibe un gasto? Para cumplir con las normas de gestión económica de las entidades financiadoras, y las distintas auditorias, BIOEF valida unos requisitos mínimos de las facturas. COMPRUEBA: Si alguna validación no es correcta, se contacta con el IP para la tramitación oportuna, lo que implica retraso en el pago

25 24 Como norma general, todos los escritos que se tramiten, deben ir con la firma del IP y de BIOEF, y siempre será BIOEF quien lo tramita ante la entidad financiadora Gestión de los fondos : Modificación condiciones iniciales del proyecto ¿Cómo? Dependiendo de la Entidad Financiadora, se hará por escrito o por correo electrónico. BIOEF facilitará siempre información al respecto. -Realizar un gasto no incluido en la memoria inicial (Autorización gasto) -Solicitar una nueva distribución del dinero, entre las partidas concedidas. (Cambio de partidas) -Destinar a prestación de servicios más dinero del concedido en la partida de Bienes y Servicios (50 % LGS) - Variar el equipo investigador (Altas/Bajas equipo investigador) -Ampliar la duración de un proyecto (Prórrogas) ¿Qué? Diferentes tipos: ¿Cuándo? Siempre antes que el gasto. Se pueden solicitar durante todo el proyecto, pero no esperar hasta el final

26 25 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

27 26 La entidad financiadora establece en la Resolución de Concesión los plazos de las memorias de seguimiento y memoria final Memoria científicaMemoria económica Se realiza en BIOEF. Envío a IP para VºBº y firma Memorias anuales y finalesPrórroga Prórroga de ejecución Prórroga de justificación La realiza el Investigador Principal MEMORIAS Tramitación BIOEF ante Entidad financiadora Se establecen nuevas fechas de finalización y de presentación de memorias Seguimiento. Memorias

28 27 MEMORIAS Ejemplo: Proyecto FIS de tres años de duración Primera anualidad: Fecha inicio del proyecto 31/12/20xxSeptiembre Presentación M1 Segunda anualidad: 01/01/20xxSeptiembre Presentación M2 31/12/20xx Tercera anualidad: 01/01/20xx Fecha final proyecto MEMORIA FINAL 3 MESES Plazo máximo para imputar y para pagar facturas La establece la Resolución Se imputan gastos desde Inicio hasta M1 Se imputan gastos desde M1 hasta M2 Se imputan los gastos de las tres anualidades BIOEF, siempre informa plazos Seguimiento. Memorias

29 28 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

30 29 Difusión oferta Bioef (Beca / Contrato) Difusión ofertas otras entidades (Ciber, CIC Biogune…) Búsqueda de candidatos con un perfil determinado Garantizar la publicidad y la libre concurrencia competitiva BOLSA DE TRABAJO (730 personas) Autocandidatura Oferta Bioef ¿Para qué sirve? Bolsadetrabajo@bioef.org ¿Cómo se nutre? Bolsa de trabajo Posibles candidatos Bioef no responsable de veracidad de datos Convocatorias

31 30 - Beca / Contrato / Prest. Serv. Bioef Asesoramiento - Duración / Jornada Bioef a IP - Asignación / Retribución OFERTAS Otras entidades Publicación oferta Difusión interna entre las personas inscritas Recepción curriculums Mail al IP (Candidaturas recibidas) Selección (IP) Formalización OFERTAS 30 Bolsa de trabajo: Procedimiento CANDIDATOS Bolsa de trabajo Ofertas Bioef Autocandidatura

32 31 INDICE 1.Qué hacemos y cómo nos organizamos 2.Modos y fuentes de financiación más habituales a)Convocatorias b)Acuerdos 3. Catálogo de ayudas 4. Procedimiento tipo para las solicitudes de ayudas. a)Descripción de las fases 5. Gestión de los fondos a)Criterios. Generales y por partidas b)Modificación de las condiciones iniciales de la ayuda 6. Seguimiento. Memorias justificativas 7. Bolsa de trabajo 8. Repaso. Preguntas frecuentes

33 32 Preguntas frecuentes. 1) ¿Cuándo en la solicitud nos piden la firma del representante legal del centro solicitante, quién debe firmar? Como norma general, el representante legal de BIOEF (para ISCIII, MICINN, Dpto. Industria, …); excepción: el gerente de los centros hospitalarios y comarcas de Osakidetza (para Dpto. Sanidad, BIOEF) 2) ¿Qué ocurre si en la solicitud que se envía en plazo, falta alguna firma ? Se puede subsanar posteriormente enviando la solicitud con la firma original. 3) ¿Qué hay que enviar en papel para las convocatorias del FIS? En papel: un ejemplar de la solicitud, memoria del proyecto, CV de los miembros del equipo, informe de la Comisión de Investigación del centro al que pertenezca el/la investigador/a principal y autorizaciones e informes necesarios en función de la naturaleza del proyecto. 4) ¿Es posible realizar la solicitud sólo telemáticamente? No, siempre debe realizarse tanto telemáticamente como en papel enviando los documentos pertinentes a cada convocatoria. 5) ¿Qué ocurre si no se envía el Informe de la Comisión de Investigación o del Comité de Ética? Es subsanable enviándolo posteriormente vía correo ordinario. 6) ¿Se pueden enviar firmas por orden o por ausencia? No. Y así hasta 54 y añadiendo…

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