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LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO: UNA GUIA PARA LA PLANIFICACION PERSONAL ALGUNA DE ESTAS FRASES LE DESCRIBE? TIENDE A HACER LAS COSAS INTERESANTES ANTES.

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2 LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO: UNA GUIA PARA LA PLANIFICACION PERSONAL ALGUNA DE ESTAS FRASES LE DESCRIBE? TIENDE A HACER LAS COSAS INTERESANTES ANTES DE HACERLAS POCO INTERESANTES? HACE PRIMERO LAS COSAS FACILES QUE LAS DIFICILES? HACE LAS COSAS QUE SON URGENTES ANTES QUE LAS QUE SON IMPORTANTES? HACE LAS COSAS EN ORDEN CRONOLOGICO CONFORME LAS RECIBE? ESPERA HASTA QUE SE ACERQUE LA FECHA DE ENTREGA PARA REALMENTE DEDICARSE A UN PROYECTO?

3 UN SI A ALGUNA O MAS PREGUNTAS INDICA QUE TIENE PROBLEMAS CON EL MANEJO DE SU TIEMPO LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ES UNA FORMA DE PLANIFICACIÓN PERSONAL LA EFECTIVIDAD DE UNA FUNCIÓN DE TRABAJO ES SABER: ¿? QUE ACTIVIDADES REALIZAR EL MEJOR ORDEN PARA HACERLAS Y SABER CUANDO SE QUIEREN TERMINAR

4 EL TIEMPO ES UN RECURSO ESCASO EL TIEMPO ES UN RECURSO UNICO TODOS TENEMOS EL MISMO TIEMPO

5 EL ENFOQUE DEL TIEMPO ES DISCRCIONAL CRISIS CONTINUAS TIEMPO DE RESPUESTA Vs TIEMPO DISCRECIONAL TIEMPO DE RESPUESTA = RESPONDER A SOLICITUDES DE OTROS TIEMPO DISCRICIONAL = PORCION DE TRABAJO BAJO SU CONTROL LA CAPACIDAD PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DISCRCIONAL DETERMINA SU CAPACIDAD DE GESTION

6 ANALISIS DE ACTIVIDADES POR SU IMPORTANCIA Y URGENCIA IMPORTANCIA: -A- MUY IMPORTANTE: DEBE HACERSE -B- IMPORTANTE: DEBERÍA HACERSE -C- NO TAN IMPORTANTE: PUEDE SER UTIL PERO NO ES NECESARIO -D- NO IMPORTANTE: NO LOGRA NADA URGENCIA: -A- MUY URGENTE: DEBE HACERSE AHORA -B- URGENTE: DEBERIA HACERSE AHORA -C- NO ES URGENTE: PUEDE HACERSE MAS ADELANTE -D- NO TAN URGENTE: EL TIEMPO NO ES UN FACTOR COMO UTILIZA USTED SU TIEMPO? HAGA UNA BITACORA Y EVALUE SEGÚN URGENCIA E IMPORTANCIA CALIFICACION C O D IMPLICA MEJORAS

7 CINCO PASOS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ENLISTE SUS OBJETIVOS CLASIFIQUE LOS OBJETIVOS DE ACUERDO CON SU IMPORTANCIA ANOTE LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS ASIGNE PRIORIDADES A CADA ACTIVIDAD PARA LLEGAR AL OBJETIVO PROGRAME SUS ACTIVIDADES DE ACUERDO CON LAS PRIORIDADES ESTABLECIDAS

8 ALGUNOS PUNTOS ADICIONALES A CONSIDERAR SEGUIR EL PRINCIPIO CONOZCA SU CICLO DE PRODUCTIVIDAD RECUERDE LA LEY DE PARKINSON AGRUPE ACTIVIDADES MENOS IMPORTANTES MANTENGA AL MINIMO LAS INTERRUPCIONES TENGA CUIDADO DE NO PERDER EL TIEMPO EN REUNIONES MAL ADMINISTRADAS APRENDA A DECIR NO; APRENDA A DELEGAR CONTROLE SUS FINANZAS NO POSTERGUE, NO DILUYA HAGA PAUSAS

9 DESPEJE SU PUESTO DE TRABAJO DESPACHE LOS ASUNTOS EN EL MOMENTO EN QUE SE TERMINEN OJO CON LA PROPAGANDA DEL CORREO TENGA EN CUENTA LAS CONTINGENCIAS SEA UN ORGANIZADOR EXPERTO TENGA EN CUENTA LAS LISTAS Y LA INFORMACIÓN PARALELA

10 EL ESTRÉS Y LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO EXISTEN 7 SINTOMAS DEL ESTRÉS CUASADOS POR EL MAL MANEJO DEL TIEMPO: CONSIDERARSE IMPRESCINDIBLE NO UTILIZAR EL TIEMPO NECESARIO EN ACTIVIDADES PRIORITARIAS ASUMIR DEMASIADAS RESPONSABILIDADES A LA VEZ SENSACION DE QUE SIEMPRE ESTAMOS ATRAZADOS EN NUESTRAS TAREAS Y QUE NUNCA PODEMOS PONERNOS AL DIA JORNADA HABITUALMENTE PROLONGADA SENTIMIENTO DE CULPA SI SALIMOS A LA HORA NORMAL LLEVAR PROBLEMAS Y TAREAS A CASA

11 RAZONES PARA CUIDAR SU TIEMPO ANIVEL PERSONAL: NECESIDAD DE ENCONTRAR SU EQUILIBRIO VITAL (trabajo, pareja, familia, estudio, salud, deporte, pasatiempos, etc) DESCUBRIR FORMAS DE AHORRAR TIEMPO (buscando hacer lo que desea) AUMENTAR LA AUTOESTIMA (hacer lo que desea sintiéndose bien y sin carreras) COMPARTIR EL TIEMPO (con la pareja, familia, amigos, etc.) SALUD (física y mental) DESARROLLO PERSONAL Y PROFESIONAL (invirtiendo en Usted) DISFRUTAR DE LA VIDA (es solo una)

12 A NIVEL ORGANIZACIONAL: LOGRAR MAYOR PRODUCTIVIDAD (rendimiento, eficiencia) COMPETITIVIDAD (satisfacer con mayor calidad las necesidades del cliente mejor que la competencia) CREATIVIDAD (generar espacios para analizar y crear nuevas alternativas de desarrollo organizacional COMUNICACIÓN ( con colaboradores y compañeros de trabajo) RENDIMIENTO (disminución de costos por desperdicio de tiempo) CUMPLIMIENTO (cumplir con los compromisos sin desgastes inadecuados) SEGUIMIENTO (para las actividades delegadas) MISION DEL EMPLEADO (disfrutar su profesión y su cargo)

13 ERRORES COMUNES EN EL MANEJO DEL TIEMPO NOS DEDICAMOS SOLO A LO QUE NOS GUSTA NOS COMPROMETEMOS A PESAR DE NO DISPONER DE TIEMPO NOS RECARGAMOS DE COMPROMISOS, NO DEJANDO TIEMPOS LIBRES DEJAMOS SE NOS CAMBIEN LOS ACUERDOS DE COMPROMISOS PACTADOS NO ACORDAMOS HORARIOS DISPONIBLES NO PLANEAMOS LAS FECHAS CLAVES NO NOS DAMOS TIEMPO A NOSOTROS MISMOS

14 QUE PUEDE HACERLE PERDER TIEMPO USTED MISMO: SU PERSONALIDAD HABITOS DE TRABAJO LOS OTROS: COLEGAS COLABORADORES VISITANTES LA EMPRESA: EL JEFE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

15 SUGERENCIAS PARA NO DESPERDICIAR EL TIEMPO LABORAL ESCRIBA SU PLAN DE TRABAJO UBIQUELO EN UN LUGAR VISIBLE DEFINA PRIORIDADES (U.I.) NO INICIE TRABAJO SIN PLANEAR DIVIDA SU DIA EN ACTIVIDADES Y TIEMPOS PLANEE ACTIVIDADES SEGÚN EL BIORITMO NO SE RETIRE SIN VERIFICAR LOGROS DEL DIA SOLICITE A SU PERSONAL EL PLAN DE TRABAJO

16 SUGERENCIAS PARA NO DESPERDICIAR EL TIEMPO CON VISITANTES: BUSQUE QUE OTRA PERSONA ATIENDA A LOS INOPORTUNOS DIGA NO CON CORTESIA Y TACTO BUSQUE UN REFUGIO DONDE CONCENTRARSE PARA TRABAJAR SIN INTERRUPCIONES DEJE EN CLARO CUANDO Y PARA QUIEN ESTARA O NO DISPONIBLE SEPARE CITA PARA ATENDER A LAS PERSONAS QUE SON IMPORTANTES RECOMIENDE A SUS COLABORADORES QUE NO LE LLEVEN PROBLEMAS SIN POSIBLES CAUSAS Y SOLUCIONES CENTRESE EN LA CONVERSACION PIDA A SU SECRETARIA QUE TOME TODOS LOS MENSAJES DESTINE UNA HORA PARA HACER LLAMADAS DESARROLLE GESTOS TEATRALES PARA INDICAR QUE SU TIEMPO ES LIMITADO

17 EN LAS REUNIONES NO CONVOQUE A REUNIONES SIN UN PROPOSITO NUNCA ASISTA A UNA REUNION SIN SABER SUS OBJETIVOS SI COORDINA UNA REUNION EVITE QUE SE DESPERDICIE TIEMPO ASISTA A REUNIONES SI SU PRESENCIA ES FUNDAMENTAL, DE LO CONTRARIO RETIRESE

18 CON LOS VIAJES ESCRIBA O TELEFONEE PARA EVITAR VIAJAR BUSQUE QUE LOS OTROS VENGAN A VERLE APROVECHE EL TIEMPO DE VIAJE PARA REALIZAR ALGUN TRABAJO UTILICE APOYOS DIDACTICOS PARA TRATAR LO IMPORTANTE

19 LOS HABITOS DE TRABAJO CAPACITE A SU PERSONAL PARA QUE IDENTIFIQUEN QUE CORRESPONDENCIA PASARLE Y CUAL DESVIAR ENTREGUE MATERIAL A SUS COLABORADORES PARA QUE LEAN Y RESUMAN SOLICITE MEMORANDOS COMPLETOS APRENDA A LEER SUPERFICIALMENTE NO HAGA IMPRIMIR MEMORANDOS QUE PUEDEN HACERSE A MANO ESCRIBA RESPUESTAS A COMUNICACIONES INTERNAS SOBRE EL MISMO DOCUMENTO NO APLACE LO QUE PUEDA HACER HOY PONGASE METAS PARA TERMINAR TAREAS QUE NO SON AGRADABLES PARA USTED

20 TENGA UN SISTEMA DE ARCHIVO ORGANIZADO NO SE HAGA CARGO DE MAS DE LO QUE PUEDA HACER PLANEE SU TRABAJO PARA CADA PERIODO VERIFIQUE LOGROS CON RELACION A LO PLANEADO DELEGUE NO ACEPTE TAREAS QUE NO LE CORRESPONDAN NO DEMORE LA TOMA DE DECISIONES SEA ORGANIZADO EN EL MANEJO DE LAS COSAS NO CONFIE EXCESIVAMENTE EN LA MEMORIA EVITE DAR INSTRUCCIONES CONFUSAS O INCOMPLETAS A SUS COLABORADORES

21 LA PLANEACION DEL TRABAJO UTILICE AGENDA PARA APUNTAR CITAS Y REUNIONES NO INICIE SU TRABAJO SIN PLANEAR PRIMERO EL DIA, LA SEMANA O EL MES ESCRIBA SU PLAN DE TRABAJO Y TENGALO EN LUGAR VISIBLE DEFINA PRIORIDADES ENTRE DEBE HACERSE Y PODRIA HACERSE DIVIDA SU TRABAJO EN ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEJE TIEMPO PARA CONTINGENCIAS TENGA EL PLAN B ACOMODE SU TRABJO SEGÚN SU CAPACIDAD PRODUCTIVA REVISE SU PLAN DE TRABAJO AL TERMINAR LA JORNADA Y VERIFIQUE SUS LOGROS SOLICITE A SU PERSONAL SUS PLANES DE TRABAJO EVITE SITUACIONES DE CRISIS O EMERGENCIAS

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