IPN / UPIICSA Apuntes de la materia ADMINISTRACION INFORMATICA I Unidad 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Antonio Quiñones González Enero 2014 (Elaborados.

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1 IPN / UPIICSA Apuntes de la materia ADMINISTRACION INFORMATICA I Unidad 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Antonio Quiñones González Enero 2014 (Elaborados por Antonio Quiñones en base a una traducción del libro: Information Systems Management in Practice. Editorial: Prentice Hall. Autores: Barbara C. McNurlin y Ralph H. Sprague, Jr.)

2 ADMINISTRACION INFORMATICA I Programa General de Estudio 1.IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA EN LAS ORGANIZACIONES 2.MISIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE INFORMÁTICA 3.EL ROL DE LIDERAZGO DEL DIRECTIVO INFORMÁTICO 4.EL PAPEL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 5.PLANEACIÓN EN INFORMÁTICA 6.ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES DEL CENTRO DE CÓMPUTO 7.ADMINISTRACIÓN DEL DESARROLLO DE APLICACIONES 8.ADMINISTRACIÖN DEL SISTEMA DE TELECOMUNICACIONES 9.ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 10.ADMINISTRACIÓN DEL OUTSOURCING 11.TECNOLOGÍAS EMERGENTES 12.PROMOCIÓN DE LA CULTURA INFORMÁTICA EN LA ORGANIZACIÓN

3 ADMINISTRACION INFORMATICA I Unidad 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

4 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información

5 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información

6 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.1Introducción La información interna y externa disponible para las organizaciones, está creciendo a pasos agigantados. La disminución en los costos de los medios de almacenamiento, el incremento en las velocidades de procesamiento, y la mayor capacidad en los canales de comunicaciones, están haciendo que los datos internos estén disponibles en grandes cantidades como nunca antes.

7 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.1Introducción El manejo digital de la voz, el video, y los datos de imágenes, están incrementando tanto la variedad de formatos como de contenidos de información. Al mismo tiempo, hay una creciente disponibilidad de los datos externos debido a la Red de Internet y a proveedores de Bases de Datos Públicas y servicios de escaneo del entorno.

8 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.1Introducción En medio de esta creciente riqueza de información, muchas empresas están luchando para tener control de los datos numéricos internos. La Tecnología de Bases de Datos ha traído muchos beneficios y ventajas, incluyendo la separación de los datos de los programas que los usan, la reducción en la redundancia de datos y un acceso más fácil a los datos para solucionar problemas y tomar decisiones.

9 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.1Introducción Sin embargo, todavía es necesario lograr un mayor progreso en la organización y administración de la información o administración del “Recurso Datos”. En esta Unidad, se exploran las estrategias y tácticas gerenciales para la administración de la información como un Recurso Corporativo.

10 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información

11 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datos Las definiciones de los datos han sido incompatibles de Aplicación a Aplicación, de Departamento a Departamento, de Localidad a Localidad y de División a División.

12 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datos Cómo es que ha sucedido esto???? Con el fin de lograr que las aplicaciones funcionen lo más rápido posible, los diseñadores de sistemas tratan de obtener los datos necesarios para esos sistemas, ya sea de la fuente más barata y rápida posible o de archivos existentes. Y en caso necesario, los datos que se requieran y no estén en los archivos existentes, son creados o adicionados a los registros existentes.

13 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datos El resultado de esto ha sido que los datos aparecen en diferentes archivos con diferentes nombres para el mismo dato, el mismo nombre para diferentes datos, y el mismo dato en diferentes archivos con diferentes ciclos de actualización. Cómo es que ha sucedido esto???? La Gerencia no puede tener una visión consistente sobre la operación de la empresa bajo tales condiciones. Además, es complicado hacer cambios a los datos y a los programas; un cambio puede afectar no sólo al archivo en particular para el cual surge la necesidad del cambio sino también a otros archivos que usan ese dato.

14 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datos La Administración de Datos requiere: 1.Identificar todos los tipos de datos que requiere la organización. 2.Identificar la fuente de cada tipo de datos y el área de negocios que crea esos datos. 3.Construir un sistema transaccional para recolectar y almacenar los datos, después de lo cual, todas las aplicaciones y usuarios autorizados tengan acceso a dichos datos.

15 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información

16 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles

17 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles

18 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles Nivel 1 ó Esquema Externo. - Este Nivel es llamado el Nivel Externo o de Usuario. - Este Nivel contiene las diferentes “Vistas del Usuario” sobre el dato corporativo que usan los programas de aplicación – cada uno de ellos con su propia “Vista”. - En este Nivel, no interesa cómo está almacenado físicamente el dato ni qué datos son usados por otras aplicaciones.

19 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles Nivel 2 ó Esquema Conceptual. - Este Nivel es llamado el “Nivel Conceptual o Lógico”. - Comprende todos los datos relevantes de la organización, bajo control del Administrador de Datos. - En este Nivel, los Datos y las relaciones entre ellos están representados por uno o más DBMS´s (Manejadores de Bases de Datos). - Este Nivel contiene los mismos Datos que los del Nivel 3, pero sin los datos de implementación.

20 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles Nivel 3 ó Esquema Interno. - Este Nivel es llamado el Nivel Interno o Físico. - Especifica la manera en que el dato es almacenado físicamente. - Un registro de datos consiste de sus campos de datos más algunos datos de implementación, como “pointers” (apuntadores) y “flags” (banderas). - Por supuesto, el usuario final no requiere entender estos “Pointers” y “Flags”. Estos elementos sólo los utiliza el DBMS.

21 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles Las ventajas de este modelo de 3 niveles son importantes para el diseño del DBMS: - Permiten la separación del dato lógico del método de almacenamiento físico, de tal manera que se pueden usar diferentes dispositivos físicos sin cambiar los programas de la aplicación. - Permiten variar las relaciones del dato lógico para diferentes programas que usan el dato sin necesidad de usar redundancias del dato. - Las Aplicaciones pueden usar un subconjunto de la Base de Datos y organizarla de la mejor manera para la Aplicación, y una vez más, sin redundancia.

22 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.1.4Los tres principales modelos de DBMS’s. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información

23 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.2El Rol de la Administración de Datos - La tecnología de Base de Datos y el uso de DBMS’s mejoró el problema que representa la inconsistencia y la redundancia de datos en muchas organizaciones. - Sin embargo, un DBMS no es suficiente para administrar la información como un Recurso Corporativo. - La función de Administración de Datos es mucho más amplia que la de Administración de Bases de Datos, la cual se concentra sólo en administrar las Bases de Datos y el software que las maneja. - Uno de los principales propósitos de la Administración de Datos es “Determinar qué dato está siendo usado fuera de la unidad organizacional que lo crea”. - Siempre que el dato cruza las fronteras organizacionales, su definición y formato deben ser estandarizados bajo la función de Administración de Datos.

24 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.2El Rol de la Administración de Datos - Otro elemento importante en la Administración de Datos es el “Diccionario de Datos”. - El Diccionario de Datos es un repositorio centralizado de información sobre los datos tales como: su significado, origen, uso, formato, y las relaciones con otros datos. - El Diccionario de Datos es la principal herramienta por la cual la Administración de Datos controla las definiciones estándar de los datos. - Todas las definiciones se introducen al Diccionario de Datos, y la Administración de Datos monitorea todas las nuevas definiciones y todas las solicitudes de cambio en las definiciones para asegurar que se sigue la política corporativa.

25 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.2El Rol de la Administración de Datos - Los Diccionarios de Datos son sistemas y procedimientos – manuales o automatizados – para el almacenamiento y manejo de las definiciones de los datos de una organización. Su propósito es eliminar las confusiones, ambigüedades y dificultades en la interpretación de los datos. La Administración de Datos tiene 4 funciones: 1.Aclarar y limpiar las definiciones de los Datos 2.Controlar los Datos compartidos 3.Manejar los Datos Distribuidos 4.Mantener la calidad de los datos

26 UNIDAD 7. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 7.2El Rol de la Administración de Datos Tarea: a).Describir con la ayuda de un gráfico, lo que es un “Diccionario de Datos”

27 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.1.4Los tres principales modelos de DBMS’s. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información

28 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.3Administración de la Información - La Administración de Datos ha ampliado la perspectiva del manejo de los datos como un Recurso Corporativo. - Las nuevas tecnologías y la creciente disponibilidad de datos externos, están enfocando la atención a manejar los recursos de información en un contexto todavía más amplio. - Este contexto implica el manejo de TODA la información como un valioso activo de la empresa - incluyendo documentos, texto no estructurado, mensajes de voz, diagramas, fotografías, y tablas estadísticas -.

29 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.3Administración de la Información Cuatro Tipos de Información. Hay 2 tipos de información generada y manejada internamente en la organización: 1. La información basada en registros de datos tales como se encuentran en los archivos de datos que se procesan en los equipos de cómputo. 2. La información basada en documentos tales como: reportes, memoranda, opiniones, mensajes y estimados Los mismos 2 tipos de información también son generados externamente a la organización. Hay información externa basada en registros tales como datos gubernamentales sobre condiciones económicas y financieras, cotizaciones de precio de las acciones, horarios de aerolíneas, etc. También hay información externa basada en documentos tales como: opiniones sobre proyecciones económicas o rumores, etc.

30 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.3Administración de la Información Cuatro Tipos de Información. InternaExterna Información basada en Registros Datos tradicionales que se procesan en el Centro de Cómputo Bases de Datos Públicas Información basada en Documentos Reportes, Mensajes / Administración de Registros Biblioteca Corporativa

31 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.3Administración de la Información Alcance de la Administración de la Información. Está claro que los Directivos Informáticos necesitan tener un punto de vista mucho más amplio sobre la Administración de la Información si la consideran un Recurso Corporativo. A continuación, la siguiente tabla lista las 4 categorías de información y muestra la típica autoridad corporativa responsable de cada categoría de información, las actuales fuentes de la información y algunos ejemplos de la tecnología que ha sido y será útil en el manejo de cada una de estas categorías de información.

32 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.3Administración de la Información Típica Autoridad Corporativa Fuentes de la Información Tecnologías Usadas Información Interna basada en Registros Unidad de InformáticaProceso transaccional Unidades organizacionales DBMS, Diccionarios de Datos, Técnicas de Análisis de datos Corporativos Información Interna basada en Documentos VP de Administración, Gerencia de Registros Cartas, memos, Reportes, Documentos corporativos, formas, etc. Procesamiento de Textos, Recuperación de Textos, Fotocopiado, Microfichas, etc. Información Externa basada en Registros Usuarios finales, Planeación Corporativa, Análisis Financiero, Marketing Bases de Datos PúblicasRedes Públicas, Paquetes de Análisis, Servicios de Outsourcing, etc. Información Externa basada en Documentos Bibliotecario CorporativoLiteratura pública, servicios de noticias, catálogos e índices, subscripciones, reportes comprados, etc. Servicios bibliográficos, Redes Públicas, Servicios de escaneo ambiental

33 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.3Administración de la Información - El manejo de todos estos tipos de información muy probablemente será responsabilidad de la Unidad de Informática. - En algunos casos puede ser apropiado digitalizar los documentos en cuanto llegan a la empresa y hacer la distribución de los mismos en forma electrónica a las áreas que lo requieran. - La integración de los distintos tipos de datos conlleva problemas de almacenamiento y manejo de imágenes, datos gráficos así como texto y números, lo cual estimulará el rápido crecimiento de los sistemas multimedia a través de toda la organización.

34 UNIDAD 9. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 9.1Introducción a la Administración de Datos y Bases de Datos 9.1.1Introducción 9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos. 9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles. 9.2El Rol de la Administración de Datos 9.3Administración de la Información Fin de la Unidad