CONSTRUCCIÓN DE OBRAS Y MEJORAS CPA Raúl A. Vargas Barreto MBA, CFE Auditor Senior Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado.

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1 CONSTRUCCIÓN DE OBRAS Y MEJORAS CPA Raúl A. Vargas Barreto MBA, CFE Auditor Senior Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2 Contraloría a sus órdenes... Objetivo Orientarlos sobre las distintas etapas en la construcción de obras y mejoras y sobre el programa de auditoría que utilizamos para examinar los eventos y transacciones económicas relacionadas a estos Orientarlos sobre las distintas etapas en la construcción de obras y mejoras y sobre el programa de auditoría que utilizamos para examinar los eventos y transacciones económicas relacionadas a estos

3 Contraloría a sus órdenes... Temas a Cubrir (Alcance) Programa y objetivos Programa y objetivos Definición de términos Definición de términos Pruebas a realizar Pruebas a realizar Agencias reguladoras Agencias reguladoras Hallazgos más frecuentes Hallazgos más frecuentes

4 Contraloría a sus órdenes... Programa de Auditoría (LA-06A) Título: Construcción de obras públicas y mejoras permanentes Título: Construcción de obras públicas y mejoras permanentes Se utiliza como guía o modelo Se utiliza como guía o modelo Puede ser modificado para ajustarlo a la naturaleza del proyecto o de la unidad auditada Puede ser modificado para ajustarlo a la naturaleza del proyecto o de la unidad auditada

5 Contraloría a sus órdenes... Subdivisiones del Programa Fase inicial Fase inicial Contratos de Servicios Profesionales (LA-06B) Contratos de Servicios Profesionales (LA-06B) Proceso de subasta Proceso de subasta Proyectos realizados sin subasta pública Proyectos realizados sin subasta pública

6 Contraloría a sus órdenes... Cont. Subdivisiones del Programa Formalización del contrato Formalización del contrato Órdenes de cambio Órdenes de cambio Desembolsos Desembolsos Finalización del proyecto Finalización del proyecto Otras pruebas a realizar Otras pruebas a realizar Conclusión Conclusión Comunicación a la gerencia Comunicación a la gerencia

7 Contraloría a sus órdenes... Objetivos del Programa Determinar: El desarrollo está de acuerdo con la Ley 81, RNB y Agencias Reguladoras (ARPE, Col. Ingenieros, Bomberos, etc.) El desarrollo está de acuerdo con la Ley 81, RNB y Agencias Reguladoras (ARPE, Col. Ingenieros, Bomberos, etc.) la comisión de errores o irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras - evidencia suficiente y competente la comisión de errores o irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras - evidencia suficiente y competente

8 Contraloría a sus órdenes... Cont. Objetivos del Programa en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales - se realizaran de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales - se realizaran de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable para los desembolsos – se realizaran de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable para los desembolsos – se realizaran de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra

9 Contraloría a sus órdenes... CONTRATO DE OBRAS

10 Contraloría a sus órdenes... Proyectos a ser auditados (Paso 1-4) Determine el universo Determine el universo Seleccione la muestra Seleccione la muestra Verifique documentos de incorporación Verifique documentos de incorporación Selección Considere Denuncias en prensa Denuncias en prensa Confidencias Confidencias Presupuesto asignado Presupuesto asignado Importe individual de los proyectos Importe individual de los proyectos Órdenes de cambio Órdenes de cambio Demandas Demandas Penalidades Penalidades Atrasos en desarrollo Atrasos en desarrollo Paralización Paralización Querellas Querellas

11 Contraloría a sus órdenes... Contratos de servicios profesionales (Paso 6) Se utiliza programa LA-06B Se utiliza programa LA-06B Procedimientos; Procedimientos; Obtención de contratos (diseño, supervisión, inspección) Obtención de contratos (diseño, supervisión, inspección) Estatus profesional de los proveedores Estatus profesional de los proveedores Método de obtención de servicios (cotizaciones) Método de obtención de servicios (cotizaciones) Disposiciones de los contratos Disposiciones de los contratos

12 Contraloría a sus órdenes... Cont. Contratos de servicios profesionales (Paso 6) Cláusulas para proteger los intereses del Municipio Cláusulas para proteger los intereses del Municipio Obligación de fondos Obligación de fondos Comparar informes de labor vs. acuerdos en los contratos Comparar informes de labor vs. acuerdos en los contratos Desembolsos (honorarios, otros reembolsos) Desembolsos (honorarios, otros reembolsos) Cheques cancelados Cheques cancelados Evidencia de los servicios prestados (diseños, permisos, etc.) Evidencia de los servicios prestados (diseños, permisos, etc.)

13 Contraloría a sus órdenes... Proceso de Subasta Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley (Art. 10.004 de la Ley Núm.81) Paso 7 Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley (Art. 10.004 de la Ley Núm.81) Paso 7Funciones: Recibe y evalúa las propuestas recibidas. Recibe y evalúa las propuestas recibidas. Hace las recomendaciones para la adjudicación del contrato. Hace las recomendaciones para la adjudicación del contrato. La Junta debe contar con un Reglamento Interno. La Junta debe contar con un Reglamento Interno.

14 Contraloría a sus órdenes... Cont. Proceso de Subasta Obtenga el expediente de la subasta y examine: Obtenga el expediente de la subasta y examine: Aviso de subasta (Paso 8) Aviso de subasta (Paso 8) Periódico de circulación general Periódico de circulación general Anuncio (dentro del tiempo establecido) Anuncio (dentro del tiempo establecido) Las especificaciones eran descriptivas Las especificaciones eran descriptivas Fecha, hora, lugar y fianzas Fecha, hora, lugar y fianzas

15 Contraloría a sus órdenes... Cont. Proceso de Subasta Obtenga el expediente de la subasta y examine: Obtenga el expediente de la subasta y examine: Actas (Paso 9) Actas (Paso 9) Descriptivas y detalladas Descriptivas y detalladas Miembros y licitadores presentes con sus respectivas firmas Miembros y licitadores presentes con sus respectivas firmas Acuerdos tomados y razones para adjudicar Acuerdos tomados y razones para adjudicar Encuadernadas y archivadas Encuadernadas y archivadas

16 Contraloría a sus órdenes... Cont. Proceso de Subasta Obtenga el expediente de la subasta y examine: Obtenga el expediente de la subasta y examine: Evaluación y Adjudicación (Paso 10) Evaluación y Adjudicación (Paso 10) Subasta conforme a la ley y la reglamentación vigente Subasta conforme a la ley y la reglamentación vigente Prepare una hoja de trabajo comparativa sobre las licitaciones Prepare una hoja de trabajo comparativa sobre las licitaciones Determine si el licitador cumplió con las especificaciones Determine si el licitador cumplió con las especificaciones Confirme la autenticidad de la fianza de licitación Confirme la autenticidad de la fianza de licitación

17 Contraloría a sus órdenes... Cont. Proceso de Subasta Obtenga el expediente de la subasta y examine: Obtenga el expediente de la subasta y examine: Evaluación y Adjudicación (Paso 10) Evaluación y Adjudicación (Paso 10) Si se declara desierta, evalúe la decisión de la Junta Si se declara desierta, evalúe la decisión de la Junta Si la decisión fue basada en la recomendación de un asesor verifique su peritaje Si la decisión fue basada en la recomendación de un asesor verifique su peritaje Verifique el procedimiento para notificar adjudicación Verifique el procedimiento para notificar adjudicación Verifique si hubo alguna impugnación Verifique si hubo alguna impugnación

18 Contraloría a sus órdenes... Proyectos realizados sin subasta Determinar las razones para no celebrar una subasta pública (Paso 12) Determinar las razones para no celebrar una subasta pública (Paso 12) Sobre las cotizaciones recibidas determine lo siguiente (Paso 15): Sobre las cotizaciones recibidas determine lo siguiente (Paso 15): Cómo se solicitaron Cómo se solicitaron Quién las recibió Quién las recibió Cómo se entregaron en la unidad Cómo se entregaron en la unidad Quién las evaluó y adjudicó Quién las evaluó y adjudicó Confirme la autenticidad de las cotizaciones (Paso 16) Confirme la autenticidad de las cotizaciones (Paso 16) Determine si la obra contratada fue fraccionada (Paso 18) Determine si la obra contratada fue fraccionada (Paso 18)

19 Contraloría a sus órdenes... Formalización del Contrato (Paso 20 al 25) Verificamos Verificamos Se formalizó por escrito antes de comenzarse el proyecto Se formalizó por escrito antes de comenzarse el proyecto Existían asignaciones presupuestarias Existían asignaciones presupuestarias Se registró (partida, fondo y año) Se registró (partida, fondo y año) Relación del contratista con la entidad Relación del contratista con la entidad Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato

20 Contraloría a sus órdenes... Cont. Formalización del Contrato (Pasos 20 al 25) Verificamos Verificamos Aprobado por funcionario autorizado Aprobado por funcionario autorizado Anotado en registro de contratos del municipio y Anotado en registro de contratos del municipio y fue enviado a la OCPR fue enviado a la OCPR El Contrato concuerda con subasta y licitación El Contrato concuerda con subasta y licitación Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas Se indica claramente el lugar de proyecto Se indica claramente el lugar de proyecto Incluyeron las cláusulas requeridas Incluyeron las cláusulas requeridas Verificamos Verificamos Aprobado por funcionario autorizado Aprobado por funcionario autorizado Anotado en registro de contratos del municipio y Anotado en registro de contratos del municipio y fue enviado a la OCPR fue enviado a la OCPR El Contrato concuerda con subasta y licitación El Contrato concuerda con subasta y licitación Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas Se indica claramente el lugar de proyecto Se indica claramente el lugar de proyecto Incluyeron las cláusulas requeridas Incluyeron las cláusulas requeridas

21 Contraloría a sus órdenes... Cláusulas del Contrato de Obras (Paso 25-G) Fecha del contrato Fecha del contrato Seguro Social Seguro Social Vigencia Vigencia Retención del 10% Retención del 10% Penalidades Penalidades Cláusulas sobre conflicto de intereses Cláusulas sobre conflicto de intereses Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría) Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría)

22 Contraloría a sus órdenes... Radicación de Fianzas o Pólizas (Paso 25-D) Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto. Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto. Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato. Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato. Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo. Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo. Otras Otras Verifique: Verifique: radicadas antes de formalizar el contrato Autenticidad En original

23 Contraloría a sus órdenes... Examen del Expediente de Obras (Pasos 26) Verifique documentos originales y examine: Verifique documentos originales y examine: Plano de construcción Plano de construcción Estimado de costo del proyecto Estimado de costo del proyecto Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas Breakdown sometido por el contratista Breakdown sometido por el contratista Informes de inspección y supervisión Informes de inspección y supervisión Orden de comienzo Orden de comienzo Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5) Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)

24 Contraloría a sus órdenes... Órdenes de cambio (Pasos 32) Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: Estén numeradas Estén numeradas Aprobadas por el funcionario, arquitecto y el inspector antes de realizarse los trabajos Aprobadas por el funcionario, arquitecto y el inspector antes de realizarse los trabajos Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y requiere subasta ** Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y requiere subasta **

25 Contraloría a sus órdenes... Cont. Órdenes de cambio (Pasos 32) Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: No estaban contemplados en el contrato original No estaban contemplados en el contrato original Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales Se concedieron extensiones de tiempo Se concedieron extensiones de tiempo Evaluar la posibilidad de un perito Evaluar la posibilidad de un perito

26 Contraloría a sus órdenes... Desembolsos (Paso 36 y Anejo 6) Obtener y examinar: Obtener y examinar: Relación de Comprobantes de pago, cheques y certificaciones. Relación de Comprobantes de pago, cheques y certificaciones. Aprobados por funcionarios autorizados Aprobados por funcionarios autorizados Cheque a nombre del contratista Cheque a nombre del contratista Importe del cheque concuerde con el comprobante Importe del cheque concuerde con el comprobante Verifique los endosos de cheques y depósitos Verifique los endosos de cheques y depósitos Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6) Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6)

27 Contraloría a sus órdenes... Cont. Desembolsos (Paso 36 y Anejo 6) Obtener y examinar: Obtener y examinar: Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista Retención del 10 % de cada pago parcial Retención del 10 % de cada pago parcial Se impusieron penalidades por entrega tardía Se impusieron penalidades por entrega tardía

28 Contraloría a sus órdenes... Finalización del Proyecto (Paso 37) Obtener y examinar: Obtener y examinar: Lista de deficiencias a corregir antes del pago final del contrato (punch list) Lista de deficiencias a corregir antes del pago final del contrato (punch list) Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas Se emitió la carta de aceptación Se emitió la carta de aceptación Se obtuvo permiso de uso Se obtuvo permiso de uso

29 Contraloría a sus órdenes... Cont. Finalización del Proyecto (Pasos 37 y 38) Verifique el informe de inspección final de la obra para: Verifique el informe de inspección final de la obra para: determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas. determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas. que se emitió carta de aceptación de la obra. que se emitió carta de aceptación de la obra. Realice una inspección física del proyecto. Realice una inspección física del proyecto.

30 Contraloría a sus órdenes... Otras Pruebas a Realizar: (Paso 39 y 40) Confirme: Confirme: el pago de patentes y arbitrios el pago de patentes y arbitrios que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra

31 Contraloría a sus órdenes... Terminación del Programa Conclusión Conclusión Minuta de hallazgos Minuta de hallazgos Cartas a la gerencia Cartas a la gerencia Discutido anteriormente

32 Contraloría a sus órdenes... Agencias reguladoras ARPE ARPE Autoridad de Acueductos y Alcantarillados (AAA) Autoridad de Acueductos y Alcantarillados (AAA) Autoridad de Energía Eléctrica (AEE) Autoridad de Energía Eléctrica (AEE) Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE) Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE) Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico

33 Contraloría a sus órdenes... Cont. Agencias reguladoras Cuerpo de Ingenieros del Ejército de Estados Unidos Cuerpo de Ingenieros del Ejército de Estados Unidos Departamento de Recursos Naturales y Ambientales Departamento de Recursos Naturales y Ambientales Instituto de Cultura Puertorriqueña Instituto de Cultura Puertorriqueña Junta de Calidad Ambiental Junta de Calidad Ambiental Junta de Planificación Junta de Planificación Oficina Estatal de Preservación Histórica Oficina Estatal de Preservación Histórica

34 Contraloría a sus órdenes... Hallazgos más frecuentes Obras sin permiso de ARPE Obras sin permiso de ARPE Contratos sin las cláusulas requeridas Contratos sin las cláusulas requeridas Contratación de obras sin contar con los recursos necesarios Contratación de obras sin contar con los recursos necesarios Obras sin utilidad Obras sin utilidad

35 Contraloría a sus órdenes... Cont. Hallazgos más frecuentes Arbitrios de construcción y patentes municipales no cobrados Arbitrios de construcción y patentes municipales no cobrados Contratación de ingenieros sin las debidas licencias para ejercer la profesión Contratación de ingenieros sin las debidas licencias para ejercer la profesión Pagos por trabajos no realizados Pagos por trabajos no realizados Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras

36 Contraloría a sus órdenes... Preguntas

37 Información adicional División de Auditorías de: Municipios: Municipios: (787) 200-7252, ext. 561

38 Contraloría a sus órdenes...