Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma D.G.E.C.O.

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1 Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma D.G.E.C.O.

2 Normatividad facultativa en materia de Auditoría Los servidores públicos serán responsables del cumplimiento de estas bases en los términos del título Cuarto de esta Constitución. Las leyes, en sus respectivos ámbitos de aplicación, garantizarán el estricto cumplimiento de lo previsto en los párrafos anteriores, incluyendo el régimen de sanciones a que haya lugar. ARTÍCULO 134 CONSTITUCIONAL Moralidad administrativa Licitaciones públicas Recepción de propuestas solventes Excepciones a la Licitación (constar por escrito) Recursos federales Vigilancia en el cumplimiento Los recursos económicos que dispongan la Federación, las entidades federativas, los municipios y las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, se administrarán con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados. Los resultados del ejercicio de dichos recursos serán evaluados por las instancias técnicas que establezcan, respectivamente, la Federación y las entidades federativas. Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra que realicen, se adjudicarán o llevarán a cabo a través de licitaciones públicas mediante convocatoria pública. para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Cuando las licitaciones a que hace referencia el párrafo anterior no sean idóneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecerán las bases, procedimientos, reglas, requisitos y demás elementos para acreditar la economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado. El manejo de recursos económicos federales se sujetará a las bases de este artículo.

3 D.G.E.C.O. ARTÍCULO 123.- Los Servidores Públicos son responsables por los delitos que cometan y por las faltas administrativas en que incurran, en los términos que señalen las Leyes. ARTÍCULO 135 CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO Licitaciones Públicas (Art. 39 LOPSRMEMG) Recepción de propuestas solventes Excepciones a la Licitación (constar por escrito) (Art. 69,72 LOPSRMEMG) Vigilancia en el cumplimiento ARTÍCULO 39. Los contratos de obra pública y los de servicios relacionados con la misma, se adjudicarán a través de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, de acuerdo con lo que establece la presente ley. en la que se presenten propuestas en sobres cerrados, que serán abiertos en Junta Pública, con las excepciones que la Ley secundaria señale. ARTÍCULO 69. ….. Cuando por excepción se adjudique un contrato rebasando el rango de contratación de la adjudicación directa, a la información que se remita al órgano de control interno correspondiente, deberá agregarse además, la justificación técnica y legal de dicha contratación ante la entidad normativa. ARTÍCULO 72.….. La selección que realicen los entes públicos deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y capacidad de respuesta de los contratistas que aseguren las mejores condiciones para la contratante. Normatividad facultativa en materia de Auditoría Los contratos que tengan que celebrarse para la ejecución de obras públicas, serán adjudicados en Concurso Público, mediante convocatoria,

4 D.G.E.C.O. Normatividad facultativa en materia de Auditoría ARTÍCULO 123.- Los Servidores Públicos son responsables por los delitos que cometan y por las faltas administrativas en que incurran, en los términos que señalen las Leyes. Vigilancia en el cumplimiento Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato, en su artículo 32 fracción I incisos d), g) y n), fracción III inciso a), faculta para realizar auditorías al ejercicio de los recursos del públicos estatales y federales en materia de obra pública y servicios relacionados con la misma a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuenta (STRC), también llamado Órgano Estatal de Control (OEC). El Reglamento Interior de la STRC en su artículos 28 fracciones I y II, 31 fracciones I a IV y 38 fracciones I a VI y XI, faculta respectivamente a la Subsecretaría de Evaluación Gubernamental y a sus Direcciones Generales de Auditoría Gubernamental y de Evaluación y Control de Obras llevar a cabo dicho mecanismo de control. Así mismo, conforme al «Acuerdo de Coordinación para el Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Pública, y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción» celebrado con la Secretaría de la Función Pública (SFP) del Gobierno Federal el 05-ago-2008 (P.O. 14-oct-2008), en la Cláusula Primera primer párrafo y Quinta fracciones III, IV y V, se establece objeto y compromiso de coordinar acciones entre ambas dependencias, para la realización de auditorías por si misma (STRC) o conjuntas (STRC-SFP), conforme al Plan de Trabajo (PAT). Leyes, convenios y reglas de operación, de los diferentes fondos federales que así lo determinen.

5 PlaneaciónProgramaciónEjecuciónInformeSolventaciónCierre Archivo / turno Dirección General, Direcciones de Área Dirección de Área y Coordinaciones Proceso de Auditoría D.G.E.C.O.

6 Clasificación de los procedimientos de Auditoría FINANCIERA. OPERATIVA DE LEGALIDAD DE CUMPLIMIENTO INTEGRAL EN GABINETE EN CAMPO Por su orientación Por su carácter presencial Por su tipo Auditoría de Obra Pública y Servicios Son el conjunto de técnicas aplicables a las etapas de la obra pública y servicios de: la planeación, programación y presupuestación; la adjudicación y contratación; la ejecución y entrega recepción; y la administración y manejo de los recursos públicos mediante los cuales el personal técnico (equipo multidisciplinario) obtiene las bases para fundamentar su opinión con el apoyo de lo normatividad aplicable. El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, por lo que es necesario examinar cada documento o conjunto de hechos, mediante varias técnicas. ¿Qué?¿Quién? ¿Cómo?¿Cuándo? ¿Dónde?¿Cuánto? D.G.E.C.O. EN LÍNEA (a priori). Evitar la comisión de observaciones técnicas normativas durante el desarrollo de los proyectos, obras y servicios relacionados con las mismas. C ORRECTIVA (a posteriori). Ante acciones ilegales se promueven acciones de regularización y sanción

7 Técnicas de Auditoría y procedimiento Conjunto de técnicas de investigación y prueba aplicables a un objetivo a revisar, mediante las cuales el auditor público obtiene bases sólidas para fundamentar sus conclusiones. Las técnicas de auditoría más comunes en el trabajo de auditoría pública, son los métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan para comprobar la razonabilidad de la información, en apego a las disposiciones técnico-normativas, ello permite emitir una opinión, y comprenden: el estudio general, el análisis, la inspección, la confirmación, la investigación, la declaración, la certificación, la observación y el cálculo. D.G.E.C.O.

8 Planeación Convenios y reasignación de recursos Presupuestos de egresos (Federal y Estatal) Quejas, denuncias Solicitudes Revisiones preventivas Proceso de investigación, análisis de información previa y preparación; mediante el cual se determina el tipo de procedimiento de auditoría, objetivo, alcance, periodo, extensión y oportunidad. Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno Insumos: I. Planeación D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios

9 Programa Anual de Trabajo Programa Anual de Trabajo Las Direcciones de Área presentan a la Dirección General y al Subsecretario, la propuesta de estrategias y acciones a auditar; definiendo el número y alcance de las mismas; conjuntándolas con las auditorías que se acuerdan con la Secretaría de la Función Pública; para que de tal forma se dé cumplimiento al Programa Anual de Trabajo. Programa Anual de Trabajo Participantes Dirección General Subsecretario de Evaluación Director General de Evaluación y Control de Obras Coordinador de Auditorías Coordinadores de Área Directores de Área II. Estrategias de Planeación Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

10 Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno Proceso Presentación de Propuestas Selección de Obras, Programas y Fondos a auditar Aprobación / No aprobación Determinación y Programación Dependencia / Entidad Monto auditable Programa o Fondo / Obras / Servicios Alcances Tipo de Auditoría Equipo auditor Periodo (Ejercicio Presupuestal Duración Vigente o concluido) D.G.E.C.O. SFP: Presenta Propuesta de PAT STRC: Complementa la propuesta y valida el PAT SFP-STRC: Acuerdan y firman el PAT

11 ComisiónOrden de InicioRequerimiento de Información ComisiónOrden de InicioRequerimiento de Información La Dirección de Área determina conjuntamente con el Coordinador el equipo que atenderá el procedimiento de revisión para lo cual se elaboran los oficios de Comisión y de Orden de Inicio de Auditoría, Requerimiento de Información notificando al ente a auditar el objetivo, alcance y fecha para la firma de Acta de Inicio; para la firma del Director General. ComisiónOrden de InicioRequerimiento de Información III. Autorización de inicio FIN DE ETAPA Personal facultado para firmar el oficio de inicio Director General de Evaluación y Control de Obras. En auditorías y revisiones donde intervenga personal de la Dirección General, incluyendo las auditorías acordadas con la Secretaría de la Función Pública (SFP). Subsecretario de Evaluación Gubernamental. En auditorías conjuntas donde intervenga personal de la DGAG y DGECO, así como para las auditorías acordadas con la SFP. También está facultado para la firma en el caso anterior. Personal facultado para firmar el oficio de inicio Director General de Evaluación y Control de Obras. En auditorías y revisiones donde intervenga personal de la Dirección General, incluyendo las auditorías acordadas con la Secretaría de la Función Pública (SFP). Subsecretario de Evaluación Gubernamental. En auditorías conjuntas donde intervenga personal de la DGAG y DGECO, así como para las auditorías acordadas con la SFP. También está facultado para la firma en el caso anterior. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

12 I. Notificación de inicio Con la entrega del oficio de orden de inicio de auditoría, se determina como iniciado el procedimiento en términos del Reglamento de Procedimientos de Auditoría, REPADE, de las Normas Generales de Auditoría y del Código Civil. II. Acta de inicio III. Requerimientos de información III. Requerimientos de información Acta de Inicio Acta de Inicio requerimiento de información Enlace Para dar inicio formal del procedimiento de auditoría, se elabora el Acta de Inicio, documento en el que se plasman: objetivo, lugar y fecha, participantes, antecedentes, actuaciones, declaraciones, derechos de auditado, alcance, objetivo y periodo de la revisión, obra o servicio, así como el requerimiento de información y el plazo para tal efecto. Se suscribe con el Enlace designado por su Titular para la atención al equipo auditor, gestión y suministro de información.Acta de Inicio Solicitudes formales de documental para análisis, del manejo financiero, expediente unitario de obra o servicio. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

13 IV. Papeles de trabajo: guías, cédulas, etc. Análisis Documental manejo del recursonormatividad Verificación Física Análisis Documental de la información y Registro; manejo del recurso, apego a la normatividad; Verificación Física, mediciones e inspección ocular; determinación y obtención de soporte documental de hallazgos: estableciendo acciones inmediatas para su aclaración y descargo. manejo del recursonormatividad manejo del recursonormatividad V. Análisis de la Coordinación Jurídica. VI. Cédulas de observaciones. Análisis y Refuerzo de la fundamentación de las observaciones, y clasificación de las mismas: relevantes, administrativas y no observación. En caso de ser necesario, por la gravedad o magnitud de los hechos encontrados. Observación Observación Ante un hecho consumado, en este documento, se plasma lo que se ha determinado: Observación, cuantificación e indicador, recomendaciones correctivas y preventivas, causa, efecto, fundamento legal y plazo para su solventación (45 días en materia federal y no menor a 3 días en materia estatal).Observación D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

14 VII. Actas parciales de resultados. resultados preliminares Documento a través del cual se hace del conocimiento al Ente auditado los resultados preliminares de la auditoría a fin de establecer plazos para su solventación durante su ejecución. VIII. Solventación en ejecución Revisión y opinión del auditor de la información proporcionada por el ente auditado. IX. Análisis jurídico de la solventación Análisis y opinión de la Coordinación Jurídica. Si la gravedad o magnitud de los hechos observados así lo amerita. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

15 X. Devolución de Información original La documentación original solicitada para sus análisis, se le devuelve al Ente auditado. Para soportar los hechos observados se le requerirá la documentación certificada necesaria. En el caso de que la documentación que presentó fue certificada, esta se integrará al expediente respectivo. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

16 XI. Acta de cierre de auditoría y Notificación de resultados Acta de CierreActa de Cierre y las cédulas de observaciones Con el Acta de Cierre y las cédulas de observaciones, se da por terminada la revisión, se plasman: objeto, lugar y fecha, participantes enlace y auditores, fundamento jurídico y protesta de conducirse con verdad, antecedentes, actuaciones, observaciones y declaraciones, plazo para solventar y cierre de acta y firmas. Se adjuntan las Cédulas de Observaciones y anexos así como los papeles de trabajo Cédula de Inspección Documental (CID) y la Cédula de Inspección Física con Reporte Fotográfico(CIF) firmados por el supervisor y el enlace como constancia de la revisión.Acta de Cierre FIN DE ETAPA D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

17 I. Resultados FIN DE ETAPA Distinción entre observación y recomendación Observación. Se Origina por errores o irregularidades que infringen la normatividad aplicable, o técnicamente no cumplen con las especificaciones contractuales y puede ser cuantificable. Recomendación. sugiere mejoras al proceso administrativo, Establece acciones de cuidado y prevención. Distinción entre observación y recomendación Observación. Se Origina por errores o irregularidades que infringen la normatividad aplicable, o técnicamente no cumplen con las especificaciones contractuales y puede ser cuantificable. Recomendación. sugiere mejoras al proceso administrativo, Establece acciones de cuidado y prevención. Se notifican al Titular de la dependencia auditada el informe de resultados, con los datos relevantes de la revisión y sus recomendaciones. Acta de Cierre sin observaciones Acta de Cierre con observaciones y que al cierre fueron solventadas Acta de Cierre con observaciones y que al cierre no fueron solventadas Tipos de observaciones Relevante. Regularmente su origen es una irregularidad, existe un desapego normativo grave, hay un monto identificado y regularmente atiende a movimiento de recursos. Administrativa. Su origen es el error, no afecta la operación. El desapego normativo es leve; sin embargo queda documentado Tipos de observaciones Relevante. Regularmente su origen es una irregularidad, existe un desapego normativo grave, hay un monto identificado y regularmente atiende a movimiento de recursos. Administrativa. Su origen es el error, no afecta la operación. El desapego normativo es leve; sin embargo queda documentado D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

18 I. Seguimiento a Observaciones Plazo de solventación Cédulas de Seguimiento a Observaciones Cédulas de Seguimiento a Observaciones Se otorga regularmente un plazo entre 5 a 10 días hábiles (45 días en materia federal), o bien el que determine el auditor, para la presentación de documental o evidencia de acciones correctivas, tanto documental con técnicas, que solventen las observaciones y recomendaciones derivadas del informe de resultados. En esta etapa se elaboran las Cédulas de Seguimiento a Observaciones, en las que se plasma la información presentada para el descargo de la observación, su análisis y su determinación solventatoria o no. Cédulas de Seguimiento a Observaciones FIN DE ETAPA D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

19 I. Notificación de Resultados, cierre de auditoría y Recurso de reconsideración oficio de notificación de la resolución final y cierre de auditoría oficio de notificación de la resolución final y cierre de auditoría Concluido el plazo para la solventación, y con el oficio de notificación de la resolución final y cierre de auditoría, se concluye con el procedimiento de auditoría el cual puede emitirse:oficio de notificación de la resolución final y cierre de auditoría FIN DE ETAPA Cierre de auditoría Sin observaciones al cierre. Cuando no se hayan detectado situaciones observables o cuando dentro de la ejecución se hayan detectado hallazgos que fueron solventados en el mismo plazo de ejecución. Con observaciones solventadas al cierre. Cuando se detecten observaciones y estas hayan sido solventadas dentro del plazo otorgado posterior al informe. Con observaciones sin solventar al cierre. Cuando se detecten observaciones y estas NO hayan sido solventadas dentro del plazo otorgado posterior al informe. Cierre de auditoría Sin observaciones al cierre. Cuando no se hayan detectado situaciones observables o cuando dentro de la ejecución se hayan detectado hallazgos que fueron solventados en el mismo plazo de ejecución. Con observaciones solventadas al cierre. Cuando se detecten observaciones y estas hayan sido solventadas dentro del plazo otorgado posterior al informe. Con observaciones sin solventar al cierre. Cuando se detecten observaciones y estas NO hayan sido solventadas dentro del plazo otorgado posterior al informe. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno NOTA : Es importante analizar y valorar toda información entregada por el auditado,

20 II. Recurso de Reconsideración II. Recurso de Reconsideración Recurso de Reconsideración Resolución Recurso de Reconsideración Resolución Notificada la Resolución final de Auditoría y Cierre, se otorga un plazo de cinco días hábiles de acuerdo al REPADE, (en materia federal no existe este derecho) para que el ente auditado presente su Recurso de Reconsideración cuando considere que la observación se encuentra solventada, dependa de terceros o el auditor formuló la observación sin apego a los hechos; al área jurídica de la Subsecretaría, y se concluye con la Resolución el cual puede emitirse:Recurso de ReconsideraciónResolución FIN DE ETAPA Recurso de Reconsideración de Auditoría Se desecha. Se desecha. Cuando no se hayan cumplido las formalidades establecidas en el REPADE. Se admite determinándose la confirmación de la observación. Se admite determinándose la confirmación de la observación. Cuando se acepta el Recurso, sin embargo, de su análisis, sus agravios no son fundados y motivados, o carece de las evidencias que así los acrediten. Se admite determinándose la actualización de la observación. Se admite determinándose la actualización de la observación. Cuando se acepta el recurso y de su análisis, se determina sus agravios son fundados y motivados, y las evidencias documentales que acrediten sus manifiestos, reconsiderando la observación en la etapa que se interpone. NOTA : Es importante señalar que esta etapa no es para que el auditado presente información adicional. Recurso de Reconsideración de Auditoría Se desecha. Se desecha. Cuando no se hayan cumplido las formalidades establecidas en el REPADE. Se admite determinándose la confirmación de la observación. Se admite determinándose la confirmación de la observación. Cuando se acepta el Recurso, sin embargo, de su análisis, sus agravios no son fundados y motivados, o carece de las evidencias que así los acrediten. Se admite determinándose la actualización de la observación. Se admite determinándose la actualización de la observación. Cuando se acepta el recurso y de su análisis, se determina sus agravios son fundados y motivados, y las evidencias documentales que acrediten sus manifiestos, reconsiderando la observación en la etapa que se interpone. NOTA : Es importante señalar que esta etapa no es para que el auditado presente información adicional. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

21 I. Archivo / Turno a DGAJ Expediente de auditoría y su tarjeta informativa Concluido el procedimiento de Auditoría, o en su caso, una vez resuelta la reconsideración, el Expediente de auditoría y su tarjeta informativa se turnará a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, DGAJ, para que determine y en su caso inicie los procedimientos de responsabilidad administrativa; o bien se determinará el archivo de la misma, en atención a lo siguiente: Cierre de auditoría / revisión Destino Sin observaciones Archivo en DGECO. Por acuerdo de instrucción. Con observaciones solventadas al cierre El expediente de auditoría se turna a la DGAJ para la determinación de responsabilidades en el ámbito de su competencia. Dependencias estatales: determina STRC Dependencias municipales: STRC turna el asunto a la Contraloría municipal. Con observaciones sin solventar al cierre El expediente de auditoría se turna a la DGAJ para la determinación de responsabilidades en el ámbito de su competencia. Dependencias estatales: determina STRC Dependencias municipales: STRC turna el asunto a la Contraloría municipal. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

22 II. Transparencia Los informes de resultados de las auditorías deberán publicarse en el Portal de Transparencia de acuerdo a lo establecido en la fracción XXIV del artículo 70 de la Ley General de Transparencia y Acceso de Información Pública, conforme a lo siguiente: FIN DE ETAPA DeterminaciónPortal de Transparencia Archivada en Dgeco Se publica Archivada en DGAJ Se publica Inicio de Procedimiento de Responsabilidad Administrativa Se publica hasta que cause ejecutoria la sentencia, esto es que la misma ha quedado firme y no sea susceptible de ningún medio de defensa. D.G.E.C.O. Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios Planeación Ejecución Informe Solventación Cierre Archivo / Turno

23 Documentos requeridos Proceso de Auditoría de Obra Pública y Servicios

24 Gracias por su atención