Seguimiento Comité Gestión Administrativa Q1. María Pierina González Falla. Secretaria General. Bogotá, D. C., Abril de 2013. PE-FM-027 V2.

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1 Seguimiento Comité Gestión Administrativa Q1. María Pierina González Falla. Secretaria General. Bogotá, D. C., Abril de 2013. PE-FM-027 V2

2 2 Agenda 1.Avances de los entregables 2.Solicitud de ajustes 3.Seguimiento ejecución presupuestal Q1 y Resultado Proyectos de Inversión SPI. 4.Seguimiento Becas Académicas

3 3PE-FM-027 V2 Paleta de Colores para seguimiento Actividad no iniciada Incumplimiento Estancado Riesgos dificultan continuar En proceso (Fuerza Mayor)* Finalizado Imposibilidad de continuar. Se recomienda eliminar 0% 25% 50% 75% 85% 100% Punto de Referencia Final Año 25% 75% 80%* 100%

4 1. Gestión misional y de Gobierno. PE-FM-027 V2

5 5 1. Gestión misional y de Gobierno Q1Q2Q3Q4 xXXX Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación Sectorial-MCIT Reportar trimestralmente el seguimiento de los indicadores sectoriales incluidos en el SISMEG. El reporte de seguimiento de los indicadores sectoriales incluidos en el Sismeg se presentará el día de la reunión del Comité, toda vez que de acuerdo con la directriz impartida por el DNP y la Presidencia de la República, los Gerentes de Meta deben actualizar la información de sus indicadores entre el 1° y el 10° día del mes siguiente del trimestre evaluado. Posteriormente el DNP revisa la información y la avala con la cual la OAPS puede expedir el reporte actualizado del sistema. Impacto del Entregable Permite a la alta dirección hacer seguimiento a sus actividades y tomar decisiones con base en los resultados de los indicadores. PE-FM-027 V2 Dificultades Teniendo en cuenta el plazo que tienen los responsables para actualizar la información en el Sismeg y el tiempo que se toma el DNP para su revisión, la OAPS no puede remitir los reportes trimestrales antes del 15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre y mediados de enero del próximo año.

6 6 1. Gestión misional y de Gobierno Q1Q2Q3Q4 X Responsable: Secretaria General - MCIT Crear el comité institucional de Gestión Administrativa, de acuerdo con los lineamientos de la metodología para la implementación del modelo integrado de planeación y Gestión. Se expidió Resolución 0784 del 2013. Impacto del Entregable Dar los lineamientos generales de implementación y seguimiento del Modelo de Planeación y Gestión en el SCIT. PE-FM-027 V2 Dificultades N.A

7 7 1. Gestión misional y de Gobierno Q1Q2Q3Q4 X Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión Caracterización de ciudadanos y grupos de interés, que permita identificar las características, intereses y necesidades de cada una de las políticas de desarrollo administrativo para su efectiva implementación, con el fin de diseñar estrategias e intervenciones que respondan realmente a las necesidades de dichos ciudadanos y grupos. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

8 8 1. Gestión misional y de Gobierno Q1Q2Q3Q4 X Responsable: Jefe Oficina de Sistemas - MCIT Formular las Políticas de seguridad de la información y manejo de datos personales. La entidad debe definir y elaborar las políticas de seguridad de la información y protección de datos personales, la cual debe estar publicada en la página principal del sitio web. Justificación técnica y estudio de mercado para la contratación para el Diagnóstico del riesgo legal de la Entidad en relación con las actividades que adelanta en el entorno digital y la protección de datos personales. Impacto del Entregable Cumplimiento de la normas y que la entidad no se vea involucrados en proceso legales. PE-FM-027 V2 Dificultades Pocas empresa especializadas en el tema Altos costo Multiplicidad de normativas que regulan el tema de protección de datos.

9 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. PE-FM-027 V2

10 10 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 X Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación Sectorial-MCIT Consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Teniendo en cuenta que el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contiene 4 componentes que están incluidos en el PES del Comité de Gestión Administrativa, la OAPS extrajo y consolidó aquellas actividades que apuntaban a los componentes “Estrategia Antitrámites”, “Rendición de Cuentas” y “Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”. Para la definición de las actividades del “Mapa de Riesgos de Corrupción, con el apoyo de la OCI, el 15 de marzo se llevó a cabo el Taller de Identificación y Seguimiento de Riesgos de Corrupción, dirigido por un funcionario de la Presidencia de la Republica y con base en ello la OAPS solicitó a los líderes de los procesos que elaboraran el mapa de riesgos de corrupción, estructuraran las medidas para controlarlos y evitarlos y lo remitieran a más tardar el 9 de abril para su consolidación y posterior publicación antes del 30 de abril. Impacto del Entregable El Plan es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión. PE-FM-027 V2 Dificultades Para Consolidar el Plan, la OAPS depende de la información que le remitan los líderes de los procesos.

11 11 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT Hacer seguimiento a la elaboración y evaluación de la Estrategia Anticorrupción y publicar en página web de la entidad Q2:con corte a 30 abril, Q3: Con corte a 31 de agosto y Q4: Con corte a 31 de diciembre. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

12 12 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT Brindar asesoría a las dependencias sobre como identificar riesgos de corrupción. En cumplimiento del artículo 73 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública”, la Oficina de Control Interno programó una capacitación el viernes 15 de marzo, con el objeto de presentar a las dependencias del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la metodología de Identificación de Riesgos de Corrupción.En esta ocasión se contó con la participación de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República. De manera complementaria durante el primer trimestre de 2013, la Oficina de Control Interno del MCIT ha participado en reuniones en la Presidencia de la República, con ocasión de la vinculación de nuestro país a la Sociedad de Gobierno Abierto (Open Government Partnerchip). También se ha participado en las reuniones de consolidación del Mecanismo de denuncias de Alto Nivel para Empresarios (High Level Reporting Mechanism), presentado por el dr. Juan Manuel Santos. En el marco de este proceso Colombia será modelo mundial para la aplicación de dicho instrumento, que es parte del objetivo del país de ingresar a la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OECD). Es así como el Ministerio se vinculará a esta iniciativa y la OCI elaborará el correspondiente plan de trabajo, con el apoyo de las dependencias de la entidad. Impacto del Entregable : Asesorar a la entidad en la construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción. PE-FM-027 V2 Dificultades: El MCIT presenta debilidades en la aplicación de metodologías de análisis y administración del Riesgo.

13 13 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión Apoyar la inclusión de los riesgos de corrupción que sean determinados por las dependencias del Ministerio dentro Mapa de riesgos y los controles que determinen para su manejo. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

14 14 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT Informe de acompañamiento al proceso de evaluación del ITN del sector comercio, Industria y Turismo. Las entidades a evaluar durante la vigencia 2013 (Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio y Mincomercio), han adelantado los respectivos seguimientos a sus acciones de mejora del Índice de Transparencia Nacional. Impacto del Entregable Superar los resultados de la última Encuesta de Transparencia (Ev. 2008 – 2009) PE-FM-027 V2 Dificultades A la fecha no se han presentado dificultades sobre el tema.

15 15 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT Difusión por parte del MCIT de los resultados del ITN ante el nivel directivo del sector. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

16 16 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Socializar los servicios del SCIT a sector académico. Se transmitirán vía internet y en vivo 13 capacitaciones en temas misionales a las Universidades de 13 ciudades a nivel nacional. Para su ejecución se encuentran con un proceso de contratación con la empresa CrearMar TV Radio Empresa. Impacto del Entregable Formar usuarios potenciales el MinCIT y su impacto en el crecimiento económico y social a mediano plazo. PE-FM-027 V2 Dificultades Construcción de la base de datos de las universidades a nivel nacional.

17 17 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Realizar el Servicio al Ciudadano, mediante capacitaciones misionales a nivel nacional, evidenciadas mediante informes. Para el desarrollo de esta actividad se adelantó el proceso de contratación, el cual se encuentra firmado por la empresa CrearMas TV Radio Empresa. Se tiene establecido realizar la transmisión vía internet y en directo de 13 capacitaciones a nivel nacional en los diferentes temas misionales, entre el17 de abril al 17 de julio de 2013. Impacto del Entregable Llegar a las regiones del país con capacitaciones para dar un mayor aprovechamiento de los planes, programas y proyectos del MCIT. PE-FM-027 V2 Dificultades Construcción de las bases de datos de contacto.

18 18 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xxxx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Sensibilizar y difundir en los funcionarios la importancia de que toda la información producida por el Estado es pública, salvo aquella con restricciones constitucionales o legales, mediante tips o mensajes publicados en la intranet y carteleras. Se divulga a través de la mintranet y las carteleras electrónicas del Ministerio la importancia de la información pública y su disposición a los ciudadanos. Esta información se apoya con dispuesto en la Constitución Política de Colombia, sobre esta temática Impacto del Entregable Considerar que la información que produce el MinCIT es de Estado y se debe proporcionar al ciudadano, salvo ciertas restricciones constitucionales. PE-FM-027 V2 Dificultades Ninguna

19 19 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora de Gestión Documental Implementar o fortalecer los procedimientos de gestión documental que permitan la disponibilidad, pertinencia y calidad de la información suministrada a la comunidad. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

20 20 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Informe sobre la identificación del nivel de participación ciudadana en la gestión de la entidad, de acuerdo con los lineamientos para la Gestión Participativa del DAFP, ley 489 de 1998 y el Manual de Gobierno en línea. El informe se realizará con base en el uso que hagan los ciudadanos de los espacios físicos y tecnológicos que el MinCIT dispone para tal fin, facilitándole a los usuarios el acceso a los programas, proyectos y planes institucionales. Impacto del Entregable Uso de los ciudadanos de los espacios habilitados por el MinCIT para el conocimiento de las actividades que se desarrollan en los sectores misionales. PE-FM-027 V2 Dificultades Que los medios tecnológicos no se han conocidos o no se tenga facilidad de usos de los mismos.

21 21 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Formulación participativa de las políticas públicas, planes y programas institucionales, a través de la creación y publicación de un mini-sitio web. Se creará y se publicará un mini sitio en la página Web del Ministerio con el fin facilitarle al ciudadano los medios tecnológicos y físicos para su interacción con la Entidad. Impacto del Entregable Mayor participación de los ciudadanos en la formulación de políticas de la MinCIT. PE-FM-027 V2 Dificultades Que la tecnología no sea la apropiada para el uso de los ciudadanos a nivel nacional e internacional.

22 22 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT Informe sobre el uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de elaboración de normatividad mediante la creación de un mini-sitio, la cual permita realizar consulta pública de la normatividad. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

23 23 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Informe sobre el uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de planeación y formulación de políticas de la entidad. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

24 24 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT Informe sobre la implementación de la consulta en línea para la solución de problemas, de acuerdo con los lineamientos definidos en el manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Se están realizando ajustes al sistema de Gestión Documental y PQRS Impacto del Entregable Trasparencia y Eficiencia PE-FM-027 V2 Dificultades Ninguna

25 25 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Definición de los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

26 26 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Informe de verificación de normas sobre participación ciudadana relacionadas directamente con la entidad, en su normograma. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

27 27 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Identificación de experiencias y buenas prácticas de participación ciudadana en la entidad del SCIT. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

28 28 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 X Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación Sectorial-MCIT Realización de la Rendición de la cuenta de acuerdo con la metodología para la implementación de modelo integrado de Planeación y Gestión del DAFP. Las actividades para la realización de la Rendición de Cuenta Sectorial se empezarán a efectuar a partir del Q2. Impacto del Entregable La Rendición de Cuentas permita el control social y afianza la relación Estado – ciudadano, ya que les brinda información comprensible, actualizada, oportuna y completa sobre la gestión del Sector Comercio, Industria y Turismo. PE-FM-027 V2 Dificultades

29 29 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinador Grupo Administrativa - MCIT Formular e Implementar el plan de atención por múltiples canales no electrónicos de acuerdo con la metodología para la implementación del modelo integrado de planeación y gestión. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

30 30 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT Formular e Implementar el plan de atención por múltiples canales electrónicos de acuerdo con la metodología para la implementación del modelo integrado de planeación y gestión. Diseño de una aplicación móvil para consulta de importaciones, exportaciones y producción Nacional Impacto del Entregable Competitividad PE-FM-027 V2 Dificultades Demoras en el proceso de adquisición del espacio en la web para el almacenamiento de estas aplicaciones.

31 31 2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Informe de Gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias. Se informará cuantitativa y cualitativamente las peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias presentadas en el primer y segundo trimestre de 2013. Impacto del Entregable Retroalimentación de los servicios y trámites realizados por los ciudadanos. PE-FM-027 V2 Dificultades Perdida de información electrónica.

32 3. Desarrollo del talento humano estatal. PE-FM-027 V2

33 33 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Secretaria General - MCIT Realización del Plan Estratégico de Recursos Humanos de acuerdo con la guía metodológica para la formulación de los planes estratégicos de RH del DAFP, a las entidades que aplique. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

34 34 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Grupo Recursos Humanos - MCIT Realización del Plan Anual de Vacantes por entidad de acuerdo con la ley 909 de 2005, a las entidades que aplique. Impacto del Entregable PE-FM-027 V2 Dificultades

35 35 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 xxxx Responsable: Coordinadora Grupo Recursos Humanos - MCIT Reportar al DAFP y al CNSC las vacantes, a las entidades que aplique. Nota: No aplica para el FNG. Reportaron a la CNSC las siguientes entidades: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Instituto Nacional de Metrología Superintendencia Superintendencia de Industria y Comercio OBSERVACIÓN: AL DAFP, NO SE REPORTAN LAS VACANTES. SE REPORTAN A LA CNSC, EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 909 DE 2004. Impacto del Entregable Cumplimiento del Articulo 125 de la Constitución Política. PE-FM-027 V2 Dificultades La junta Central de Contadores no reporta por no tener vacantes La Superintendencia no reporta debido a que se encuentra actualizando su manual de funciones

36 36 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT Presentación por parte del MCIT los resultados de la encuesta de clima organizacional a la Alta Dirección del sector (Ministro, Viceministros, Presidentes, Superintendentes, Gerentes). El MCIT socializó los resultados de la encuesta de Clima Organizacional con el señor Ministro y su equipo directivo (12 de marzo de 2013); con los viceministros de Comercio Exterior (11 de febrero); Turismo (13 de febrero); Desarrollo Empresarial (22 de marzo). De igual forma se socializó con los secretarios generales de todas las entidades del Sector adscritas y vinculadas (7 de febrero). Las entidades del Sector reportaron cumplimiento de la socialización de los resultados de la Encuesta, a la Alta Dirección. Impacto del Entregable Elaboración de planes de mejoramiento que permitan optimizar el clima organizacional. PE-FM-027 V2 Dificultades Se obstaculizó la recopilación de la información por parte de algunas entidades.

37 37 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Gestión Humana - MCIT) Presentación del Plan integral BCS (Bienestar e incentivos-Capacitación y Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo), articulado con el plan estratégico de recursos Humanos. Nota: El plan institucional de capacitación debe estar elaborado de acuerdo a la orientaciones de la guía metodológica de la ESAP y el DAFP a las entidades que aplique. El MinCIT y todas las entidades del Sector presentaron sus respectivos planes integrales BCS (Bienestar e Incentivos – Capacitación y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo). Impacto del Entregable Como resultado de la Encuesta de Clima Organizacional cada entidad diseñó sus respectivos planes BCS, los cuales buscan un mejor bienestar para los servidores de las Instituciones. PE-FM-027 V2 Dificultades Se obstaculizó la recopilación de la información por parte de algunas entidades.

38 38 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Coordinadora Grupo Gestión Humana - MCIT Informe de seguimiento del Plan integral BCS (Bienestar e incentivos-Capacitación y Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo), articulado con el plan estrategico de recursos Humanos. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

39 39 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Coordinadora Grupo Gestión Humana - MCIT Informe de seguimiento del programa de conocimiento en segunda lengua. Se adelanto el proceso contractual, el cual esta el proceso de pólizas. Impacto del Entregable Contar con funcionarios Bilingües, que permita optimizar el cumplimiento de las actividades en la entidad. PE-FM-027 V2 Dificultades N.A.

40 40 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Realizar el plan de implementación de Teletrabajo para el MCIT. El MinCIT diseñó el plan de implementación de Teletrabajo. Adicionalmente, se realizaron una serie de consultas con las entidades competentes en el manejo de las diferentes temáticas relacionadas, a saber: Ministerio de Hacienda, DAFP, CNSC y ARL Administradora de Riesgos Laborales Positiva. Estas consultas hacen parte de la puesta en marcha del proyecto. Impacto del Entregable Contar con una hoja de ruta para la implementación del Teletrabajo. PE-FM-027 V2 Dificultades A la fecha, las entidades consultadas no han dado las directrices requeridas para que el Ministerio pueda continuar con la implementación del proyecto.

41 41 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Socializar el plan de implementación de Teletrabajo con las entidades del sector. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

42 42 3. Desarrollo del talento humano estatal Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Secretaria General - MCIT) Informe de avance en la implementación del plan Teletrabajo en el MCIT. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

43 4. Eficiencia Administrativa. PE-FM-027 V2

44 44 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión. Lograr la Certificación en Calidad Se recibieron ayudas de memoria que evidencia la revisión por la Dirección del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Superintendencia de Sociedades, Bancoldex, Junta Central de Contadores, Instituto Nacional de Metrología y Fondo Nacional de Garantía. Proexport reportó telefónicamente que en marzo se hicieron las auditorias al Sistema de Calidad en donde estuvo involucrada toda la alta dirección Aún no se las ayudas de memorias de la Superintendencia de Industria y Comercio, Artesanías de Colombia y Fidulcoldex. Impacto del Entregable De los entregables recibidos se evidencia gestión de los sistemas de calidad y compromiso de la Alta Dirección de las Entidades en su mantenimiento y certificación PE-FM-027 V2 Dificultades Documentar las ayudas de memoria de Revisión por la Dirección para el primer trimestre del año no fue fácil para todas las entidades, debido a algunas de ellas hacen una sola revisión y la presenta a final del año

45 45 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión. Lograr la Certificación en Calidad Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

46 46 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión.) Actualización de los procesos y procedimientos evidenciados mediante publicación de documentos en el sistema. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

47 47 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión. Seguimiento permanente al desarrollo de los procesos evidenciados en registros de asistencia y ayudas de memoria. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

48 48 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT Programación y ejecución de las auditorias internas para realizar seguimiento y mantenimiento al sistema. Se solicitó al Grupo Sistema Integrado de Gestión el listado de los funcionarios capacitados como Auditores de Calidad, para integrar el equipo auditor. Se solicitó al Grupo de Recursos Humanos información sobre las certificaciones en formación de los Auditores, las cuales deben reposar en las respectivas hojas de vida. Ambas dependencias contestaron el requerimiento. De esta forma se iniciará en Q2 el diseño y puesta en marcha del programa de Auditoria. Impacto del Entregable Óptima ejecución de las Auditorias Internas de Calidad. PE-FM-027 V2 Dificultades No se han presentado dificultades sobre el tema.

49 49 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión. Apoyo en la publicación de ajustes por revisión y actualización del mapa de riesgos que hagan las dependencias y cuya evidenciada queda en la actualización de los documentos del sistema. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

50 50 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión Realizar el control de documentos y registros, evidenciada en listado maestro de documentos y registros. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

51 51 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión Apoyo en la publicación de la actualización permanente del normograma de la entidad que deben realizar los responsables de los procesos y los cual se evidencia mediante solicitudes realizadas por las diferentes dependencias de las entidades. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

52 52 4. Eficiencia Administrativa. Responsable: Coordinadora Sistema Integrado de Gestión. Revisar el sistema por lo menos una vez al año por parte de la Dirección de la entidad, evidenciado mediante registros de asistencia actas o ayudas de memoria. Se recibieron ayudas de memoria que evidencia la revisión por la Dirección del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Superintendencia de Sociedades, Bancoldex, Junta Central de Contadores, Instituto Nacional de Metrología y Fondo Nacional de Garantía. Proexport reportó telefónicamente que en marzo se hicieron las auditorias al Sistema de Calidad en donde estuvo involucrada toda la alta dirección Aún no se las ayudas de memorias de la Superintendencia de Industria y Comercio, Artesanías de Colombia y Fidulcoldex. Impacto del Entregable De los entregables recibidos se evidencia gestión de los sistemas de calidad y compromiso de la Alta Dirección de las Entidades en su mantenimiento y certificación. PE-FM-027 V2 Dificultades Documentar las ayudas de memoria de Revisión por la Dirección para el primer trimestre del año no fue fácil para todas las entidades, debido a algunas de ellas hacen una sola revisión y la presenta a final del año. Q1Q2Q3Q4 xxxx

53 53 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT) Informe de la definición de los productos y procedimientos a encuestar. Se informa sobre los productos y procedimientos que serán objeto de medición de satisfacción y percepción de los usuarios del MinCIT de las distintas dependencias del Ministerio en el 2013. Impacto del Entregable Evaluar los procedimientos y establecer acciones de oportunidad de mejorar en la prestación de los mismos. PE-FM-027 V2 Dificultades Aceptación de las áreas para definir los procedimientos y productos a evaluar.

54 54 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT) Cronograma de trabajo para la contratación. El cronograma establece los pasos para la contratación de la encuesta de satisfacción y percepción de los usuarios para el 2013. Impacto del Entregable Medir la satisfacción y percepción de los usuarios sobre los procedimientos y productos de MinCIT ofrecidos en el 2013. PE-FM-027 V2 Dificultades Ninguna

55 55 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT) Informe del cumplimiento del cronograma de trabajo para la contratación. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

56 56 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Informe de la verificación de la satisfacción del cliente, mediante la encuesta de satisfacción al cliente. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

57 57 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Presentación a las áreas objeto de la medición de los resultados. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

58 58 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Solicitud mediante correo electrónico a las áreas objeto de la medición de satisfacción la formulación de su plan de trabajo para las acciones de mejora. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

59 59 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT Informe de seguimiento a las necesidades y expectativas de los clientes frente a los productos y/o servicios prestados por la entidad. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

60 60 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT/ coordinadora de Gestión de Gestión documental. Implementación de buenas prácticas para reducir consumo de papel mediante la formulación e implementación del programa de ahorro y uso eficiente de papel. " Cero papel". Publicación de buenas prácticas en las carteleras de ministerio Adquisición y Configuración de nuevas impresoras Capacitación en el manejo de las mismas. La OSI aprobó las actividades de su competencia del programa de ahorro y uso eficiente de papel. Impacto del Entregable Contribución con el medio ambiente PE-FM-027 V2 Dificultades Resistencia al cambio Sensibilización de las personas

61 61 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT/ coordinadora de Gestión de Gestión documental Diseño a implementación de un sistema de información para la elaboración de documentos electrónicos internos. Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

62 62 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT/ coordinadora de Gestión de Gestión documental Diseño a implementación de un sistema de información para la elaboración de procesos internos electrónicos. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

63 63 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - SS Diagnóstico realizado de acuerdo con la metodología del PIGA de la SDA. SS: El diagnóstico fue realizado de acuerdo con la metodología establecida en el PIGA. SIC: Elaboró diagnóstico en el 2011 para la implementación de la NTC ISO 14001:2004, en el 2012 realizó otro con el ente certificador SGS para iniciar el proceso de certificación. INM: Se realizó un diagnostico ambiental preliminar del Instituto. ADC: Actualización del Diagnóstico Ambiental realizado en el tercer trimestre de 2012. Gestión de asesoría con la Subdirección de Políticas “Lineamientos PIGA” de la Secretaria Distrital de Ambiente para reformulación e implementación del PIGA. JCC: La entidad realizó un cuadro comparativo de la metodología PIGA Vs la metodología utilizada en la U.A.E JCC. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento en los aspectos técnicos propios de la gestión ambiental.

64 64 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - SS Diagnóstico realizado de acuerdo con la metodología del PIGA de la SDA. Breve descripción del avance en bullets: FNG: Se elaboró el Diagnóstico Ambiental tomando como línea base el año 2012. MinCIT: Se actualizó diagnóstico ambiental del 2008 al 2013. Bx, Px y Fx: Manifiestan que no les aplica la metodología PIGA. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento en los aspectos técnicos propios de la gestión ambiental.

65 65 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Formulación de los programas de Ecoeficiencia. (Energía, papel, Agua, Residuos Sólidos) SS: Los programas de Eco-eficiencia de la Superintendencia de Sociedades están formulados para abordar en primera instancia la cultura de los funcionarios de la Entidad con relación a las buenas prácticas medioambientales del entorno laboral y familiar. SIC: Se realizó la actualización de los programas y se incluyeron acciones de mejora, tal como lo indica la NTC ISO 14001:2004, así mismo, las acciones involucradas en estos programas fueron de acuerdo a las recomendaciones del ente certificador. Los programas de gestión ambiental de la SIC son los siguientes Programa para el uso eficiente y racional del agua, Programa para el uso eficiente y racional de la energía, Programa para el manejo y disposición de residuos sólidos. (En este programa se relaciona el proyecto de cero papel). INM: Se hizo la formulación inicial de los programas de Ahorro y Uso Eficiente del Agua, Energía, Papel y el de Gestión Integral de Residuos Solidos. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento en los aspectos técnicos propios de la gestión ambiental.

66 66 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Formulación de los programas de Ecoeficiencia. (Energía, papel, Agua, Residuos Sólidos) Breve descripción del avance en bullets ADC: Identificación de acciones preliminares de coeficiencia a corto plazo, de bajo costo, contempladas en el diagnóstico ambiental. Aspecto Ambiental Energía Eléctrica: establecimiento de las opciones de energía más eficientes en los equipos de cómputo y reemplazo de la totalidad de las luminarias incandescentes por LBC. Aspecto Ambiental Consumo de Agua: Instalación de mecanismos de ahorro de agua en los sanitarios. Aspecto Ambiental Manejo de Residuos: Identificación de puntos para colecta selectiva “puntos ecológicos” para residuos aprovechables y no aprovechables. JCC: La entidad actualizó la formulación de los programas de eco - eficiencia que desarrollara durante la vigencia 2013. FNG: Se formularon los programas de eco-eficiencia de Agua, luz, Gestión de Residuos, Mejoramiento de condiciones Ambientales Internas, Criterios Ambientales para compra. MinCIT: Se formularon los programas de eco-eficiencia. Bx, Px y Fx: Manifiestan que no les aplica. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento en los aspectos técnicos propios de la gestión ambiental para el aprovechamiento de los residuos que genera la Entidad en desarrollo de su función.

67 67 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Formulación del programa ambiental misional. Breve descripción del avance en bullets SS: No Aplica. SIC: Una vez revisada la misión de la entidad, el programa ambiental misional no aplica. INM:A la fecha el programa misional ambiental no aplica para el Instituto, sin embargo se tiene previsto en la creación de los nuevos laboratorios de química el programa para manejo de sustancias químicas. ADC: : Formulación de un esquema de diagnostico ambiental de los oficios artesanales en Colombia y la formulación de un plan de implementación de Legalidad Ambiental. JCC: De acuerdo con los objetivos misionales de la entidad, no es competencia formular un programa ambiental misional. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento del impacto ambiental en desarrollo de las actividades y funciones del área misional.

68 68 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Formulación del programa ambiental misional. Breve descripción del avance en bullets FNG: Para el FNG no aplica un programa ambiental Misional, teniendo en cuenta que los servicios del FNG no tienen ningún impacto en el medio ambiente. MinCIT: Se formuló el programa misional de acuerdo con la agenda interministerial entre el MADS-MinCIT y las actividades concertadas entre las áreas misionales. Bx, Px y Fx: Manifiestan que no les aplica. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento del impacto ambiental en desarrollo de las actividades y funciones del área misional.

69 69 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Formulación del Plan de Gestión ambiental. SS: El plan de Gestión Ambiental de la Superintendencia de Sociedades esta orientado al desarrollo de planes y programas que protejan al medio ambiente. SIC: La SIC cumple con los lineamientos establecidos en la NTC ISO 14001:2004, por lo tanto no requiere de Plan de Gestión Ambiental. Claro esta, que estos lineamientos tienen el mismo enfoque del Plan. INM: Se realizó el Plan Inicial de Gestión Ambiental. ADC: Formulación de plan preliminar de Gestión Ambiental Institucional frente a diagnósticos formulados. JCC: La entidad diseñó el Plan de Gestión Ambiental – PGA que desarrollará a lo largo de la vigencia 2013, teniendo en cuenta los criterios anteriores: Diagnostico realizado a través de la metodología PIGA y los programas de eco – eficiencia. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento en los aspectos técnicos propios de la gestión ambiental.

70 70 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Secretaria General - MCIT) Formulación del Plan de Gestión ambiental. FNG: Se Formuló el plan de Gestión Ambiental del FNG. MinCIT: Se formuló el Plan de Gestión Ambiental, tanto en la orbita de apoyo como en la misional. Bx, Px y Fx: Manifiestan que no les aplica. Impacto del Entregable Prevenir la contaminación a través de uso eficiente de los recursos. PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de conocimiento en los aspectos técnicos propios de la gestión ambiental.

71 71 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT) Plan de actividades de Racionalización de Trámites, alineado con trámites del DAFP. ( De acuerdo con la metodología para la implementación de modelo integrado de Planeación y Gestión del DAFP.) La Oficina de Control Interno del MCIT diseño el Plan de Actividades de Racionalización de Trámites y lo presentó a los Secretarios Generales en reunión del 7 de marzo de 2013. Impacto del Entregable Mediante la racionalización de Trámites, disminuir los tiempos de respuesta a la ciudadanía. PE-FM-027 V2 Dificultades: Se está a la espera de una capacitación por parte del DAFP, el próximo 9 de abril para homologar conceptos respecto al cumplimiento del tema, en el marco del desarrollo del decreto 2482 del 2012.

72 72 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Jefe Oficina de Control Interno - MCIT) Informe del cumplimiento del plan de actividades de Racionalización de Trámites, alineado con trámites del DAFP. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

73 73 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT) Cronograma de trabajo para la automatización de los trámites y servicios en línea de las entidades del Sector. Nota: No aplica para el FNG, Bx, Px, Mincit. Se realizó el Cronograma de los trámites y servicios definidos por las entidades del Sector que estarán en línea y al servicio de los ciudadanos en el 2013. Impacto del Entregable Cumplir con la meta del 80% propuesta en la Planeación Estratégica sobre los trámites y servicios en línea dispuestos a los ciudadanos PE-FM-027 V2 Dificultades Falta de recursos de las entidades del Sector para presentar servicios y trámites en línea

74 74 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano - MCIT) Informe del cumplimiento del cronograma de trabajo para la automatización de los trámites y servicios en línea de las entidades del Sector. Nota: No aplica para el FNG. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

75 75 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinadora Grupo Recursos Humanos - MCIT Revisión por parte del MCIT del Estudio Técnico de Rediseño Organizacional de las entidades que lo requieran. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

76 76 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT) Formulación del plan de ajuste tecnológico Levantamiento de inventario de servidores y aplicaciones Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Recurso humano insuficiente

77 77 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT Elaboración del Plan de transición al Protocolo de Internet IPv6. Nota: Acorde a la definición de políticas fije Mintics. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

78 78 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT Implementación de un sistema de gestión de seguridad de la información. Nota: Acorde a la definición de políticas fije Mintics. Breve descripción del avance en bullets Xxxxxx Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

79 79 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT) Diagnóstico para la publicación de servicios de intercambio de información – RAVEC. Se tiene disponible para el uso de Aplicativo SIIF – Nación Canal dedicado para la VUCE Impacto del Entregable Mayor velocidad de procesamiento y consulta PE-FM-027 V2 Dificultades ninguna

80 80 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Jefe Oficina de Sistemas de información - MCIT) Presentación del Plan de actividades para el cumplimiento de los componentes de la estrategia GEL. Reuniones de Acompañamiento por parte del ministerio de Comunicaciones para la definición de acuerdo con la estrategia GEL y sus componentes para el 2013 Plan Consolidado de acuerdo con el Plan Integrado de la Gestión Administrativa Cargue en la herramienta PES Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Ninguna

81 81 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xxxx Responsable: Coordinadora de Gestión Documental Formulación, implementación y seguimiento al Programa de Gestión Documental de acuerdo con los lineamientos del modelo integrado de planeación y Gestión y los lineamientos del AGN. Identificar un conjunto de características de la entidad, analizar los procesos y procedimientos, técnicos y tecnológicos de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión, que serán usados para la construcción del modelo de acuerdo a las necesidades del Ministerio. Reunión con los lideres del Proceso Gestión Documental de las entidades del sector en la cual se les informó acerca del compromiso de realizar un cronograma de actividades, para la elaboración del Programa de Gestión Documental. Impacto del Entregable Implementando el Programa de Gestión Documental en el Ministerio, se contemplaran el uso de las nuevas tecnologías y soportes, aplicando los principios y procesos archivísticos, logrando eficiencia administrativa y el ahorro de cero papel. PE-FM-027 V2 Dificultades: Que en las diferentes entidades del sector asuman la responsabilidad de ejecutar este proyecto

82 82 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinador Grupo Administrativa Presentación del Plan de Infraestructura para el año 2013. Se presentó el Plan de Infraestructura para el año 2013 el cual consiste en la adecuación y modernización de 7 pisos del Edificio Centro de Comercio Internacional para lo cual se redistribuirá el espacio físico, se instalaran nuevos puestos de trabajo, se contará con un sistema de automatización de luminarias ahorrados de energía, control de acceso a los pisos y la remodelación de baños y cafetería ya que la entidad ha evidenciado algunas deficiencias en cuanto a su infraestructura física, que es preciso atender a fin de garantizar el desempeño normal de sus funciones, mediante la adecuación de espacios físicos que permitan una mejor ubicación de los funcionarios, equipos y bienes muebles. Impacto del Entregable Contar con una infraestructura moderna y adecuada para atender los tramites, servicios y procesos que por disposiciones legales le han sido asignadas al Ministerio. PE-FM-027 V2 Dificultades No se presentaron dificultades.

83 83 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xxx Responsable: Coordinador Grupo Administrativa Informe del seguimiento del Plan de Infraestructura para el año 2013. Impacto del Entregable Contar con una infraestructura moderna y adecuada para atender los tramites, servicios y procesos que por disposiciones legales le han sido asignadas al Ministerio. PE-FM-027 V2 Dificultades

84 84 4. Eficiencia Administrativa. Q1Q2Q3Q4 xxxx Responsable: Proexport-Fiducoldex Informe de avance de la adecuación del Centro de negociaciones, comerciales e internacionales de SCIT. No enviaron avances. Impacto del Entregable Descripción del impacto que se espera alcanzar PE-FM-027 V2 Dificultades Señalar las dificultades que se han presentado Xxxxx Xxxx

85 5. Gestión financiera. PE-FM-027 V2

86 86 5. Gestión financiera. Q1Q2Q3Q4 XX Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación Sectorial-MCIT Presentar el anteproyecto de presupuesto 2014 del MCIT. Q1= funcionamiento; Q2=Inversión Se solicitó a las áreas competentes remitir la necesidad de recursos para financiar los gastos de funcionamiento para la vigencia fiscal de 2014. Se analizó y consolidó la solicitud de recursos reportadas por las áreas a nivel de las dos Unidades Ejecutoras del MCIT Se registró el Anteproyecto de Funcionamiento 2014 en el SIIF, el 22 de marzo de la presente vigencia. Impacto del Entregable Es necesario presentar el anteproyecto para contar con los recursos disponibles que permitan financiar las necesidades mínimas de la entidad. La necesidad de los recursos se discutirá y sustentará en el Comité Técnico Sectorial para su inclusión en el Ley de Presupuesto 2014, de tal modo que se financien los gastos y se puedan cumplir las metas. PE-FM-027 V2 Dificultades La solicitud de recursos registrados en el SIIF para la Unidad Ejecutora 3501-01 Gestión General ascendió a la suma de $401.674.583.185, por cuanto este fue el techo comunicado. Sin embargo las necesidades ascienden a $ 515.971.842.735 La solicitud de recursos de la Unidad Ejecutora 3501-02 Dirección General de Comercio Exterior, ascendió a la suma de $17.944.986.618. El monto registrado fue de $15.490.098.545, por cuanto esta fue la cuota comunicada.

87 87 5. Gestión financiera. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinador Grupo Financiera) Realizar acuerdo de Desempeño de Ejecución Presupuestal. Se realizó acuerdo de desempeño consolidado del Sector CIT, conforme a los compromisos adquiridos por cada Entidad MCIT - Gestión General - DCE; Artecol; Supersociedades; Superinindustria y Comercio; Instituto Nal Metrología; Junta Central de Contadores. Consolidado por la Secretaria General y aprobado por la OAPS. Impacto del Entregable Ejecutar el presupuesto en un alto porcentaje. PE-FM-027 V2 Dificultades N.A.

88 88 5. Gestión financiera. Q1Q2Q3Q4 xxxx Responsable: Coordinador Grupo Financiera) Informe de seguimiento sectorial de la ejecución presupuestal, con cortes quincenales. Cortye 31 de marzo. Impacto del Entregable Ejecutar el presupuesto en un alto porcentaje. PE-FM-027 V2 Dificultades N.A (Millones de pesos) Sectores/Entidad Apropiació n Vigente Meta - MarzoSEG- Marzo 31 Comp/Aprop %Acumulado Obli/Aprop % Acumulado SEG- Comp/Aprop %Acumulado SEG- Obli/Aprop % Acumulado COMERCIO TOTAL PRESUPUESTO 902.48133,44%18,40%38,38%22,38% TOTAL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO 561.86435,75%15,28%36,90%16,51% TOTAL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 340.61729,64%23,56%40,83%32,07% Se han realizado reuniones de seguimiento con los responsables del MinCIT y con las entidades del SCIT.

89 89 5. Gestión financiera. Q1Q2Q3Q4 xxxx Responsable: Coordinador Grupo Financiera. Realizar el Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, a las entidades que aplique, evidencia mediante formato de PAC y modificaciones mensualizadas. Se realizó el programa anual menzualizado de caja PAC. Impacto del Entregable Solicitar el PAC con tiempo. PE-FM-027 V2 Dificultades N.A

90 90 5. Gestión financiera. Q1Q2Q3Q4 XXXX Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación Sectorial-MCIT Presentación de Seguimiento a Proyectos de Inversión - SPI La presentación de seguimiento a los proyectos de inversión – SPI se realizará el día de la reunión del Comité, tal como se ha venido haciendo, toda vez que de acuerdo con la directriz impartida por el DNP, los Gerentes de Proyecto deben actualizar la información de sus proyectos de inversión entre el 1° y el 10° día del mes siguiente. Impacto del Entregable Es un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de las metas propuestas o en su defecto tomas las medidas necesarias para su cumplimiento. PE-FM-027 V2 Dificultades Que los responsables del seguimiento del SPI lo realicen en su totalidad y en el tiempo establecido no el último día o posterior a la fecha límite.

91 91 5. Gestión financiera. Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinador Grupo Administrativa/ Coordinador Grupo contratos Elaborar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Entidades que cumplieron con publicación en la Pagina de SECOP y Pagina Web: - Ministerio de Comercio Industria y Turismo- Superintendencia de Industria y Comercio - Instituto Nacional de Metrología - U.A.E. -Junta Central de Contadores -Superintendencia de Sociedades Entidades que no están obligadas -Fiducoldex - Bancoldex - Fondo Nacional de Garantías- Artesianas de Colombia, Impacto del Entregable El (PAA) es el instrumento de información a los proveedores sobre oportunidades de negocio haciendo posible la preparación anticipada de procesos contractuales y así facilitar una buena planeación de las adquisiciones dentro de la entidad, creando oportunidades de colaboración con otras entidades. A su vez simplifica y racionaliza la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e informes. PE-FM-027 V2 Dificultades De acuerdo a la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, informa que una vez se oficialice el Decreto mediante el cual quede implementado el respectivo formato, tendremos un plazo de 3 meses para publicar el (PAA).

92 6. Víctimas PE-FM-027 V2

93 93 6. Víctimas Q1Q2Q3Q4 x Responsable: Coordinador grupo interno de trabajo para la inclusión social Elaboración Y socialización del Plan de Fortalecimiento Institucional para la Atención a Víctimas del Conflicto Armado de acuerdo con los requerimientos de la Corte Constitucional y la Unidad de Atención y Reparación a las Victimas. Se diseñó el plan de actividades, con sus respectivas estrategias y cronograma de ejecución Se realizó reunión el día 7 de marzo para la presentación del Plan de Fortalecimiento ante los Secretarios Generales de las entidades del Sector. Se llevaron a cabo durante los meses de febrero y marzo tres reuniones con el objetivo de socializar el plan de fortalecimiento con las entidades del sector (Bancoldex, Artesanías de Colombia y Fondo Nacional de Garantías) de acuerdo con las obligaciones establecidas para las entidades en la Ley de Víctimas y los pronunciamientos de la Corte Constitucional. Impacto del Entregable Generar la articulación de la oferta interinstitucional entre las entidades del sector con el fin de dar una atención integral a las víctimas del conflicto armado de acuerdo con las normas legales y procedimientos establecidos. PE-FM-027 V2 Dificultades A la fecha no se han presentado dificultades en la ejecución del plan de fortalecimiento para la atención a víctimas del conflicto armado.

94 94 6. Víctimas Q1Q2Q3Q4 xx Responsable: Coordinador grupo interno de trabajo para la inclusión social. Informes semestrales que de cuenta de los avances del Plan de Fortalecimiento Institucional para la Atención a Víctimas del Conflicto Armado. Actividad no iniciada Impacto del Entregable No aplica PE-FM-027 V2 Dificultades No aplica.

95 Gracias PE-FM-027 V2