Marco general de la elaboración de proyectos Identificación del problema Luz Stella Gómez Ochoa.

Presentación del tema: "Marco general de la elaboración de proyectos Identificación del problema Luz Stella Gómez Ochoa."— Transcripción de la presentación:

1 Marco general de la elaboración de proyectos Identificación del problema Luz Stella Gómez Ochoa

2 ACUERDOS PARA EL TRABAJO Celulares en silencio Escuchar la opinión de los demás Participación activa Respetar el uso de la palabra Permanecer durante todo el taller Estar atentos a las explicaciones y tomar nota

3 ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es toda idea que pretenda desarrollarse con el propósito de lograr objetivos determinados y para lo cual es necesaria la asignación de recursos (tiempo, dinero, tecnología, recursos humanos, etc.)

4 ¿Qué es un proyecto? Es la intención organizada de transformar una situación actual insatisfactoria en una situación futura deseada. Un conjunto de recursos y actividades relacionadas y coordinadas que, ejecutadas por un equipo humano definido, intenta alcanzar metas y resolver problemas o necesidades de una población concreta en un tiempo determinado y con un financiamiento específico.

5 Si se interviene con un proyecto REALIDAD 3 situación mejorada REALIDAD 1 SI NO SE HACE NADA REALIDAD 2 Se empeora la situación QUE RESUELVE??

6 Funciones que facilitan el proceso de gestión y diseño de un proyecto La comunicación La toma de decisiones El liderazgo

7 Componentes Intencionalidad Decisiones Decisiones La información

8 Intencionalidad Es la esencia del proyecto (lo que se quiere lograr). Es subjetiva (no todos ven el proyecto como tu lo ves). Su naturaleza es variable y dinámica (necesidades pueden cambiar). Se centra en la solución de problemas Esta expuesta a conflictos (intereses) Ojala sea pactada (apoyos) En relación con la visión, la misión, los propósitos y los objetivos de un grupo, corporación y/o institución Tener en cuenta las necesidades, las expectativas de los beneficiarios.

9 La información Conocer el problema, el contexto, los beneficiarios, las opciones de solución Saber priorizar los problemas y establecer relaciones entre causas y consecuencias Informarse sobre los factores propios de la solución: Métodos exitosos, facilitadores, opositores, costos, posibilidades, respaldos, requerimientos, etc.

10 Las decisiones Elección de una ruta, una opción, es escoger y renunciar. Armonizar con la intencionalidad La calidad de la decisión depende de la información, del respaldo social, la motivación y compromiso del equipo ejecutor.

11 CICLO DEL PROYECTO Identificación Análisis de Involucrados Análisis de Problemas Análisis de Objetivos Análisis de Alternativas Programación Diseño y formulación Matriz de Planificación Planif. de Actividades Programación de recursos Viabilidad Documento del proyecto Negociación Financiación Ejecución y seguimiento Plan de ejecución Sistema de Información Actuaciones de seguimiento Evaluación Viabilidad Impacto Eficacia Pertinencia Eficiencia

12 Etapas de la gestión de un proyecto 1.Identificación: determinar cual es el problema que se quiere resolver, la nueva situación que queremos alcanzar, a quienes afecta y cómo vamos a hacerlo. 2. Diseño: Especificar y organizar los productos obtenidos en el proceso de identificación y presentarlos de manera clara y coherente. 3. Ejecución: Llevar a cabo lo que se ha previsto en el documento de formulación. 4. Monitoreo y evaluación: Evaluar la marcha del proyecto, introducir cambios, hacer recomendaciones.

13 Tipos de proyectos Inversión social: Resolver problemas social. Mejorar calidad de vida. Investigación: Generar conocimiento. Inversión tecnológica: Desarrollo tecnológico. Desarrollo administrativo: Mejorar procesos de una organización. Inversión física Ampliar, mejorar, desarrollar edificaciones, instalaciones o equipos

14 Para identificar el problema Caracterizar la situación actual y decir las condiciones en las que se está presentando. Definir la población afectada: #, características. Describir la región en que se ubica la población. Delimitar la población objetivo. Presentar otras situaciones: condiciones sociales particulares, ambientales, gestión. Aspectos técnicos específicos. Listar los problemas y graficarlos en un árbol de problemas.

15 Análisis de problemas Recomendaciones Formular el problema como un estado negativo. Escribir cada problema en forma independiente: No mezclar dos problemas en uno. Identificar problemas existentes, no los posibles, ficticios o futuros. Un problema NO es la ausencia de la solución, sino un estado existente negativo. Ejemplo: Incorrecto: No hay pesticidas. Correcto: La cosecha es destruida por plagas.

16 Análisis de problemas Identificar todos los problemas importantes Identificar el problema focal Identificar causas directas ¿por qué? Identificar causas de las causas Determinar efectos que se derivan del problema focal Elaborar esquema- causa efecto Dibujar el árbol

17 ARBOL DE PROBLEMAS Relación causa - efecto No hay cultura Ciudadana Para la conservación Limpia de la ciudad No hay mecanismos de divulgación del servicio y de promoción del aseo Carros recolectores insuficientes No se conocen las necesidades de aseo de la población por sectores de la ciudad Las canecas de basura son insuficientes en las calles y lugares públicos Inadecuada Distribución De carros Recolectores de basura La tecnología utilizada para la recolección de basura es obsoleta El personal de la empresa está desmotivado Baja Capacidad De Los Empleados De La Empresa De Servicios Los peatones tiran basura en las calles Desorganización en la empresa de servicios Los empleados de la empresa de servicios no realizan su trabajo Hay basura acumulada en las calles Hay epidemias en la población por la acumulación de basuras Hay mala salud en la población Se tapan las alcantarillas Ciudad tiene imagen de suciedad

18 Caracterización de la población Identificar agentes sociales Analizar particularidades de cada colectivo Caracterizar y analizar agentes identificados (análisis de implicados, análisis de vulnerabilidad) Selección del colectivo beneficiario Elaborar tabla de participantes

19 Tabla de participantes Beneficiarios Directos Beneficiarios Indirectos Excluidos/ Neutrales Perjudicados/ Oponentes Potenciales

20 Análisis de Objetivos Describir la situación hipotética que se alcanzaría en el momento que se solucionasen todas las situaciones negativas anteriores Dejar planteadas las diferentes estrategias posibles que conducen a la resolución del problema central Convertir situaciones negativas existentes en estados positivos alcanzados.

21 ARBOL DE OBJETIVOS Relación medios - fines

22 Objetivo general: Es la situación deseable a la que contribuirá el proyecto, en forma global y abarcadora. Condiciones: Coherente con los principios y las políticas de desarrollo del país. Expresado en términos verificables. Referencia el cambio que experimentará el sector Es un único objetivo. Objetivos

23 Ofrecer calidad de servicios a los clientes de un servicio. Satisfacer las necesidades básicas de un colectivo. Mejorar la calidad de vida de los participantes del programa. Formar deportistas de alto rendimiento en atletismo. Ejemplos

24 Objetivo Específico: Expresa anticipadamente lo que espera conseguir el proyecto Condiciones: Incluya al grupo de beneficiarios Consecuencia de los resultados y que contribuya al objetivo general Realista y Verificable Se formula como estado alcanzado

25 Erradicar Basura acumulada en las calles. Capacitar a mujeres cabezas de familia. Reducir el fracaso escolar. Estructurar los programas de entrenamiento deportivo. Capacitar a los docentes en metodogías de ensenanza. Ejemplos

26 Análisis de Alternativas Realizar una comparación entre los diferentes “raíces” de medios-fines que pueden constituir una estrategia de intervención de desarrollo Toma de decisión acerca de lo que efectivamente se va a hacer. Valorar alternativas de acuerdo a ciertos criterios. Decidir sobre la estrategia que constituirá la base del futuro diseño del proyecto.

27 Análisis de Alternativas

28 Resultados: Medios que permitirán alcanzar el objetivo especifico. Productos entregables durante la ejecución del proyecto o producidos por la Intervención. Condiciones: Concretos y medibles Consecuencia de las actividades Contribuye a consecución del objetivo especifico Metas - Resultados

29 Ejemplos de resultados Cartillas publicadas. Créditos otorgados. Empleos creados. Semillas de alto rendimiento sembradas. Una planta de producción de X instalada. Bibliotecas escolares dotadas. Seminarios realizados. Documento de diseño terminado.

30 Dentro del contexto de la gesti ó n estrat é gica, es un mecanismo cuantitativo que permite medir el nivel de logro de un objetivo. Por lo tanto ayuda a identificar de una manera r á pida y comprensible donde existen desviaciones significativas y que tiene que hacer para solucionarlas y mejorarlas. ¿ QUE ES UN INDICADOR?

31 INDICADORES Sirven para el seguimiento del proyecto. Deben ser medibles y verificables: Se recomienda iniciar con una variable de medida: Número, porcentaje, kilómetros, litros, M3. Expresan la cantidad, calidad, tiempo y lugar para medir el resultado. – CANTIDAD: Cuánto ? – CALIDAD: Cuan positivo ? – TIEMPO: Cuándo ? – LUGAR: Dónde ?

32 Medir lo que realmente valora el cliente. Medir lo que es importante y no lo que es fácil de medir. Asegurar que el sistema de evaluación del proyecto este alineado con los objetivos. Tomar decisiones basados tanto en información cuantitativa como en cualitativa. FACTORES CRITICOS DE EXITO Sistemas de Medición

33 DE CANTIDAD: Kms. de carretera terminada. DE CALIDAD: Cambio de comportamiento de la población frente a la limpieza de la ciudad. DE TIEMPO: Terminar en septiembre de 1996 el diseño del manual de uso de plaguicidas. INDICADOR CON LAS TRES CONDICIONES: Número de egresados del curso que han conseguido empleo fijo en septiembre de 1996, en Lérida.. CANTIDAD: Número de egresados del curso. CALIDAD: Que han conseguido empleos fijos. TIEMPO: En septiembre de 1996. LUGAR: En Lérida. Ejemplos

34 Indicadores De Resultado: Indicadores que miden si se esta obteniendo los resultados o efectos esperados luego de ejecutar la acciones asociadas a los objetivos correspondientes. (Guías): Indicadores que provienen de los elementos que tienen que ser controlados dentro de las operaciones de la organización para asegurar que se obtendrán los resultados esperados en los indicadores de resultado del objetivo estratégico en referencia.(Se definen en función del objetivo) Balanced Scorecard CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES Balanced Scorecard CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

35 Indicadores de Resultado Mide el resultado final Indicadores Guía Sinónimos: impulsores o apalancadores Su control es indispensable para asegurar el cumplimiento de los indicadores de resultado Por lo tanto se definen bajo la hipótesis y lógica de causa - efecto Los indicadores de guía son alertas que se utilizan antes de terminado el periodo de evaluación para tener mayor control sobre el indicador de resultado.

36 Cuantitativo: Es un indicador cuya escala de medición es una escala numérica Cualitativo: Es un indicador que traduce un conjunto de hechos cualitativos en una escala de medición que permite establecer relaciones y comparaciones Balanced Scorecard CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES Balanced Scorecard CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

37 Clase de Indicador Cómo clasificamos al indicador dentro de la Arquitectura Organizacional de la Organización. (Objetivos, Procesos, etc.) Nombre del Indicador Descripción Descripción detalallada del indicador Comportamiento deseado. Frecuencia Frecuencia de medición (diária, semanal, quincenal, mensual,….) Unidad de Medida Unidad en la que será medido el indicador Naturaleza del Indicador Indicador Cuantitativo (simple, formula) o cualitativo (ordinal nominal), sumatoria, promedio Series de Tiempo Cuáles series de tiempo serán tomadas para medir y controlar al indicador, presupuesto, meta, mínimos, máximos, etc. Por defecto debe existir el Real. Atributos Asociados a los Indicadores DATOS BASICOS Atributos Asociados a los Indicadores DATOS BASICOS

38 Fuente Indicar de dónde serán tomadas las mediciones del indicador Formula Describe la composición de variables, o indicadores, así como la formula de cálculo que será aplicada para calcular el indicador Atributos Asociados a los Indicadores DEFINICIONES DEFINICIONES

39 Atributos de los Indicadores (Responsables ) Quién define la meta Rol o persona que define la meta del indicador Quién logra la meta Rol o persona que es resposable de ejecutar el indicador y lograr la meta Quién hace el seguimiento Rol o persona responsable de hacer el seguimiento del indicador

40 Ejemplos de fuentes de verificación INDICADOR % de incremento de las sentencias dictadas por los jueces penales. Tiempo promedio de los procesos penales. FUENTE DE VERIFICACION Estadísticas mensuales de gestión de los juzgados. Estudios de Caso en juzgados seleccionados para determinar el tiempo promedio.

41 INDICADORES ESTAN RELACIONADOS CON RESULTADOS (Ejemplos) RESULTADO Los peatones utilizan las canecas para botar la basura ___________________ Proporcionar trabajo a mujeres cabeza de familia INDICADOR Actitudes de la ciudadanía frente al uso de canecas. FV: Encuesta. Canecas instaladas. FV: Informe proyecto. ____________________ Número de mujeres con empleo. FV: Informe proyecto. % de aumento en el empleo de mujeres. FV: DANE.

42 Indicadores de eficiencia: Tienen como misión valorar el uso racional de los recursos disponibles (Talento humano, insumos, infraestructura, recursos económicos) y esfuerzos dedicados a la consecución de los productos o servicios y alcanzar los objetivos. Entre estos se pueden encontrar los siguientes: Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES” Cumplimiento Cumplimiento: Relacionado con el cumplimiento a actividades, tareas o metas. Ejemplo: Cumplimiento del plan de auditorias Recursos Recursos: Utilización de recursos humanos, físicos y financieros por unidad de producto o servicio. Ejemplo: Número de trabajadores afiliados por asesor TIPOS DE INDICADORES

43 Tiempo: Tiempo: Asociados a tiempos de respuesta Si bien los tiempos son una medida de eficiencia, tiene gran impacto en el cliente. EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIA Ejemplo 01: Expectativa del cliente: cita oportuno Promesa de servicio: cita a más tardar en 48 horas Indicador: % de demanda no atendida en el tiempo establecido Ejemplo 02: Expectativa del cliente: asignación oportuna de un crédito Promesa de servicio: Asignación del crédito en cinco días hábiles Indicador: Oportunidad en la asignación de créditos (esta incluye los tiempos desde la entrega de solicitud hasta el desembolso del dinero)

44 Costo promedio Costo promedio: mide el promedio de los recursos utilizados por unidad de producto. EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIA Ejemplo 01:En Educación: Costo promedio de formar un alumno en Educación Formal. En Salud: Costo promedio de atención en salud (IPS)

45 Indicadores de eficacia:. Grado hasta el cual las salidas del proceso satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes. Son hechos concretos, verificables, medibles y evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo. (Garzón 1994) Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES” Indicadores de Impacto Indicadores de Impacto Indicadores Resultado Indicadores Resultado Indicadores Producto Indicadores Producto TIPOS DE INDICADORES Se pueden identificar al menos tres tipos de indicadores de eficacia:

46 INDICADORES DE RESULTADO: logros a corto plazo Relacionados con los logros a corto plazo y las contribuciones del proyecto social a resolver directamente problemas y necesidades del grupo. Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES” TIPOS DE EFICACIA Ejemplos: como indicadores de resultado podemos citar algunos Como: Coberturas Ingresos por servicios INDICADORES DE IMPACTO INDICADORES DE IMPACTO : logros a largo plazo Relacionados con los logros a largo plazo y las contribuciones de los proyectos y programas al cumplimiento de la misión u objetivo superior de la Institución.

47 Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES” TIPOS DE EFICACIA INDICADORES DE PRODUCTO: Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes y actividades de cumplimiento de los propósitos establecidos en cada objetivo específico del proyecto social. Como indicadores de producto podemos citar los siguientes: Cumplimiento de características de calidad de los servicios y productos como oportunidad en la entrega, calidad de la información, Etc. Satisfacción de los clientes internos y externos Reclamos de los clientes.