SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SECRETARIA GENERAL GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ABRIL 2013 NELLY ESPERANZA ALVAREZ SUAREZ.

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1 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SECRETARIA GENERAL GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ABRIL 2013 NELLY ESPERANZA ALVAREZ SUAREZ JOSE UHIA SARMIENTO

2 REQUERIMIENTOS ATENDIDOS POR EL GCSAC. El número de requerimientos atendidos en el mes de abril de 2013 se incrementó significativamente, en relación con los meses anteriores, debido a que durante la primera semana de este mes se presentó crisis en la expedición de certificado en línea y en general, en todos los sistemas, (Iris; correo electrónico, SAC). Las consultas informativas de primer nivel siguen siendo las más solicitadas, representadas en un 61%, seguidas de los reclamos con el 32%, se presentaron 580 reclamos más que en el mes de marzo. El tercer lugar lo ocupan las consultas no competentes, que en su mayoría están relacionadas con el estado civil de las de las personas y las 121 recibidas representan el 3%. Este tipo de peticiones se enviaron a las entidades competentes en cumplimiento de la Ley 14537 de 2011 y a los ciudadanos se les informó sobre el envío de las peticiones, suministrándoles el No. del radicado, el del oficio y la fecha conque se le dio traslado a la petición. El porcentaje de quejas disminuyó al 1% representado 48 quejas.

3 El telefónico permanece en el primer lugar, se registraron 1.549 llamadas que representan el 39% del total de los requerimientos atendidos durante el mes de abril. El segundo lugar lo ocupó el correo electrónico con el 20%. Personalmente se atendieron 655 ciudadanos que representan el 17%. A través del Chat se atendieron 552 que representan el 14%; este medio descendió del segundo lugar que venía ocupando, al cuarto lugar. La línea gratuita ocupó el 5° lugar con el 5%. Se atendieron 177 peticiones a través del Sistema de Atención al Ciudadano, SAC, de las cuales a 34 se les asignó número de radicado en el sistema IRIS y se enviaron a las dependencias del nivel central, u oficinas que por competencia deben dar respuesta. CANALES DE COMUNICACIÓN

4 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO CONSULTAS FRECUENTES. Conserva el primer lugar a expedición de certificado en línea. En el mes de abril se atendieron 1343 casos que representan el 61%. Le siguen las solicitudes de información relacionados con el estado civil de las personas que para este mes fue del 8%. La mayoría de requerimientos o solicitudes relacionadas con el estado civil, son competencia de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin embargo, se atiende y orienta a un número significativo de ciudadanos. El tercer lugar lo ocupan las consultas sobre trámites registrales con el 6%. El resto de tipos de requerimientos representan entre el 4% y 5%.

5 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO QUEJAS CONTRA NOTARIAS Las quejas más frecuentes contra las notarias, están relacionadas con el cobro excesivo en los trámites notariales, negativa de los notarios de atender a personas naturales no comerciantes que se acojan a la Ley de Insolvencia, incumplimiento de horario de los notarios, costos generados por errores cometidos en las escrituras y que generan devolución de los documentos en las oficinas de registro. Se presentaron quejas contra 16 notarías.

6 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO QUEJAS CONTRA OFICINAS DE REGISTRO

7 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO PAÍS.CANTIDAD Argentina1 Brasil1 Chile5 España132 México8 Estados Unidos48 Otros23 TOTAL VISITAS218 CONSULTAS A TRAVÉS DEL CHAT DESDE EL EXTRANJERO Se atendieron 218 consultas cuyos ciudadanos se encontraban fuera del país. España es el país con mayor número de consultas, seguida por los Estados Unidos.

8 GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO El Grupo Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano atendió de manera inmediata, el 96% del total de requerimientos, solicitudes otrámites registrados durante el mes de abril. El 3% se envió por competencia a otras dependencias o entidades y el 1% restante esta representado en agradecimientos y felicitaciones. ATENDIDOS POR EL GCSAC, Vs ENVIADOS A OTRAS DEPENDENCIAS.