CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS

CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
DEIBY OJEDA AMAYA ING. INDUSTRIAL – CONTADOR PUBLICO INSTRUCTOR SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO Barranquilla, 2013

INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A.
DEFINICION Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera, elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al desempeño de la administración y mediante una segunda lectura los relaciona con los del sector y concluye en un informe

CONTABILIDAD Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea

CONTABILIDAD Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia, luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleados que requieran de información.

CONTABILIDAD Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se solventaron durante el período contable.

CONTABILIDAD Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de la situación real; y segundo, cuando se presentan ya tienen tres meses de retardo

CONTABILIDAD Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad, es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el más incierto, y porque debería utilizar el Estado de Flujos de Efectivo

CLASES DE CONTABILIDAD
Existen diferentes bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes permiten referirse a cinco grandes tipos de contabilidad: 1. Contabilidad financiera 2. Contabilidad fiscal 3. Contabilidad gerencial 4. Contabilidad científica 5. Contabilidad ambiental.

P.C.G.A. El ente económico está inmerso en el concepto de empresa, sobre el cual se predica unidad de mando, control de bienes y recursos con plena identidad, los cuales cumple la contabilidad al identificar la unidad de caja y la individualidad para cada empresa El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de Otros entes

Continuidad Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo.

Unidad de medida Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo

Período contable El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general

Valuación o medición Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida. Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente. Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico

Esencia sobre la forma Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio

Realización Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables

Realización El beneficio o sacrificio económico, o el cambio en los recursos a que se refiere el presente artículo, podrá cuantificarse estimando la variación en el valor de realización o de mercado a que se refiere el Artículo 10 del presente decreto

CASOS Y ANALISIS Se recibe dinero en calidad de arras del negocio, y se contabilizó como venta del local. Las empresas solamente deben realizar la venta cuando se emite la escritura pública, porque en las arras existe altas probabilidades que no se cumpla la palabra del documento privado

CASOS Y ANALISIS Se entrega la casa y se firma la escritura en la notaría mediante el respectivo pago del excedente. En el momento de la firma, pago de derechos a la notaría por las partes y recibo del excedente se debe contabilizar la venta

CASOS Y ANALISIS La empresa va a comprar un lote de terreno y el contador ya lo contabilizó en libros. La sola palabra de compromiso del gerente no se puede llevar a libros de contabilidad. Se debe llevar a documento público donde se pueda exhibir la evidencia del derecho de propiedad que contiene el uso y el goce del bien.

CASOS Y ANALISISS Se investigó sobre un nuevo producto y los costos se llevaron a costo de venta. Hasta tanto el proyecto no concluya exitoso no se pueden activar como costo de inventario ni como costo de venta, porque si no sale exitoso hay que diferirlos en un tiempo prudencial

Asociación o relación de causalidad
INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Asociación o relación de causalidad Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente

Asociación o relación de causalidad
INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Asociación o relación de causalidad La asociación se conoce como el apareamiento entre ingresos y gastos para no sobreestimar ingresos o subestimar gastos que puedan dar una falsa imagen de la situación económica y de la gestión de la administración del negocio.

CASOS Y ANALISIS Se contrata la pauta publicitaria por 6 meses. Si el beneficio de la pauta publicitaria se había calculado para seis meses, y su pago es mensual, se asocian las ventas con los gastos de publicidad, pero si fue pagada anticipadamente debe diferirse y amortizarse en ese tiempo

CASOS Y ANALISIS Se entrega al empleado efectivo por concepto de viáticos. Por lo regular los gastos de viaje y viáticos se asocian con el mes en que se ejecuta la comisión del empleado.

CASOS Y ANALISIS Se contribuyó al reinado del bambuco por ser candidata la hija del gerente. No hay ninguna asociación, si la Junta directiva aprobó ese gasto, lo hacen a costa de sus propios beneficios, pero para la DIAN no tiene validez como gasto, sin embargo, debería aceptarlo la DIAN porque en esas festividades se genera mucho IVA e impuesto de renta

CASOS Y ANALISIS Se le pagó pasajes a la esposa del gerente a San Andrés Islas. Estos gastos no tienen relación de causalidad, por consiguiente, no se acepta como gasto fiscal, ni como gasto contable.

CASOS Y ANALISIS Se pagó la multa por accidente de tránsito cometido por el carro del gerente. La empresa no está para cometer infracciones, por consiguiente, no tiene ninguna relación de causalidad; sin embargo, el accidente es de un vehículo de reparto de mercancía, existe mucha relación de causalidad

CASOS Y ANALISIS La administración de impuestos sancionó a la empresa por libros de contabilidad y llevó a gastos la sanción. Si la contabilidad es la fuente de información para la DIAN, esa sanción no tiene ninguna relación de causalidad con la producción de la renta, porque la empresa no fue creada para cometer irregularidades

CASOS Y ANALISIS El empleado demandó la empresa por no haberlo inscrito y pagado la pensión. La empresa guarda la constancia de la solicitud personal para no perder el SISBÉN. La empresa no puede tolerar estas peticiones de los empleados, porque tiene el deber de exigir el registro previo en las empresas prestadoras de la seguridad social, o simplemente no lo debe contratar por todos los problemas que puede generar. No es suficiente para impugnar la demanda la solicitud del empleado.

CASOS Y ANALISIS El contador no tuvo en cuenta los gastos incurridos en el período. A pesar de tener relación de causalidad, ser proporcionales y necesarios en la prestación del servicio, no debe seguir sucediendo, menos los de final de año, porque entonces los estados financieros no cumplen los objetivos de la contabilidad

CASOS Y ANALISIS No se amortizaron los gastos ni los cargos diferidos. A pesar de que las utilidades brutas no alcancen para cubrir las amortizaciones, se deben presentar, porque se estaría frente a un delito de falsedad en la información contable, el cual hace carcelable al responsable.

Mantenimiento del patrimonio
INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Mantenimiento del patrimonio El mantenimiento del patrimonio se refiere a la utilidad o excedente que dejan las operaciones, siempre y cuando se hayan hecho los ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR, porque ya no hay necesidad de aplicar los ajustes integrales por inflación al patrimonio financiero (aportado por los socios) ni al patrimonio físico u operativo (Activos del negocio).

INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Mantenimiento del patrimonio Solamente después de estos hechos se puede capitalizar parte de los resultados o utilidades en calidad de reservas legal, estatutaria y ocasional y el remanente en utilidades acumuladas, con el único fin de mantener la capacidad negociadora, generadora de producción, o de nuevas unidades de negocios

INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Mantenimiento del patrimonio Si por alguna circunstancia no se puede capitalizar las utilidades, pierde capacidad el patrimonio frente a las necesidades y requerimiento de capital de trabajo o de inversión, por esta razón muchas empresas requieren en forma permanente financiamiento a través de instituciones financieras que exigen un costo superior en muchos casos a la rentabilidad del negocio

CASOS Y ANALISIS Los estados financieros no fueron aprobados en Asamblea. Si los estados financieros no se aprueban, tampoco se pueden tomar decisiones sobre las utilidades sociales, sin embargo, las utilidades aparecerán diseminadas en todos los activos, que en forma oculta generan mantenimiento hasta tanto no se dispongan en calidad de dividendos o participaciones.

CASOS Y ANALISIS La empresa distribuyó, en calidad de dividendo en acciones y dividendo en efectivo, más del 70% de las utilidades. En la medida que se distribuya un mayor valor como dividendo o participación, se disminuye el mantenimiento del patrimonio

CASOS Y ANALISIS Se capitalizó la revalorización del patrimonio de acuerdo al Decreto Reglamentario 1536/07. Como la empresa no debe hacer ajustes integrales por inflación, con la revalorización de patrimonio se puede capitalizar para darle mayor mantenimiento del patrimonio, en calidad de dividendo o participación en acciones, cuotas o partes de interés social

CASOS Y ANALISIS La Asamblea olvidó aprobar la reserva legal. Si la Asamblea olvidó aprobar esta reserva, necesariamente debe repetir la asamblea, porque no puede distribuir ningún valor habiendo omitido esta reserva que es de carácter legal para las sociedades de responsabilidad limitada y para las sociedades de capital

CASOS Y ANALISIS No se realizaron los estudios técnicos sobre la valorización de la propiedad, planta y equipo. Las valorizaciones de inversiones, propiedades, planta y equipo, y otros activos, dan valor económico a la empresa frente a posibles relaciones con el sector financiero, pero no sirven para tomar decisiones que impliquen erogaciones en efectivo

CASOS Y ANALISIS La empresa no tiene suficiente flujo de efectivo para pagar el dividendo decretado en efectivo. Cuando las utilidades del estado de resultados tienen componentes de ingresos solamente causados y su recuperación dura varios meses, retarda el flujo de efectivo para tomar la decisión de pago, por esta razón es muy importante programar el pago con base en estado de flujos de efectivo

REVELACION PLENA El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo

REVELACION PLENA La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno

REVELACION PLENA También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas

REVELACION PLENA En las empresas, los servicios profesionales del contador son garantía de una información oportuna y razonable por el aporte en la revelación plena en notas a los estados financieros, para prever futuras consecuencias que puedan afectar la marcha

CASO Y ANALISIS La empresa solamente presentó el Balance y Estado de resultados. La obligación de la empresa, es la de presentar los cinco estados financieros básicos, esto es, el Balance general, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de flujos de efectivo y Estado de cambios en la situación financiera

CASO Y ANALISIS No se presentaron las notas a los estados financieros. La presentación de notas a los estados financieros es garantía de la revelación plena, porque en ellas se detallan las cuentas y los valores, con algunos detalles que le sirven al lector de estados financieros para hacer sus análisis y sacar sus propias conclusiones. Un estado financiero sin notas, es como mostrarle una foto sin dar explicación de quienes son los personajes

CASO Y ANALISIS No se presentó la certificación de los estados financieros por el contador y administrador. Los estados financieros deben estar certificados por el contador y el administrador que son los responsables, dictaminados por el revisor fiscal, como requisitos para presentarlos a la aprobación de la Asamblea general de accionistas o Junta de socios

CASO Y ANALISIS No se presentó el informe de gestión. El informe de gestión es la oportunidad para que los directivos demuestren sus avances y aciertos en la administración de los recursos

CASO Y ANALISIS No se acompañó los estados financieros con el respectivo dictamen del revisor fiscal. El dictamen del revisor fiscal se debe presentar con salvedad cuando no se está de acuerdo con algún procedimiento o irregularidades cometidas en la contabilidad

CASO Y ANALISIS No se presentó el plan de fortalecimiento de la compañía. Es necesario que los directivos procuren hacer un plan de fortalecimiento de los negocios, para poder competir con mayor fortaleza en ambientes competitivos

CASO Y ANALISIS No se ejerce el control interno y la compañía es objeto de permanentes pérdidas de elementos de trabajo, al igual que el tiempo de personal. El sistema de control interno, es garantía del buen manejo de los recursos, la falta trae ineficiencias en la administración de los recursos

Importancia relativa o materialidad
INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Importancia relativa o materialidad El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información

INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Importancia relativa o materialidad Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda

INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Importancia relativa o materialidad Una partida que no tenga la suficiente importancia relativa como para justificar su presentación separada en esos estados financieros, puede justificar su presentación separada en las notas (Fundación IASC, Módulo 3, Presentación de estados financieros).

MATERIALIDAD Existen hechos significativos que se cuantifican al momento de emitir estados financieros, porque modifican las estructuras financieras como acontece con los gastos del pasivo financiero, los ingresos que se han realizado y no causado, los gastos incurridos y no reconocidos, los cuales permiten dar consistencia en la información; así mismo, es importante en la consolidación de los estados financieros las inversiones en determinadas sociedades controladas para mostrar la fuerza económica del grupo empresarial

MATERIALIDAD Desde el punto de vista de la auditoría, la importancia material recae sobre los activos fijos que por su mayor cuantía deberían ser objeto de mayor vigilancia, en tanto que la importancia relativa recae sobre el efectivo o disponible que tiene un menor valor pero exige de la administración y los órganos de control mayor vigilancia por la facilidad de cometer fraudes por parte de las personas responsables de su manejo

MATERIALIDAD Un caso muy especial es la empresa Coca Cola de Estados Unidos, la cual consolida los estados financieros que posee en todo el mundo, es posible omitir las cuentas correspondientes a las empresas en Colombia por tener importancia material insignificante al momento de emitir estados financieros

CASOS Y ANALISIS Nadie incursionaría en el montaje de una empresa sin el previo estudio técnico, tampoco pagaría un estudio cuando los gastos relativos significan el 40% del valor del bien, ni tampoco gastaría una vela de $1.000 para buscar una moneda de $100.

CASOS Y ANALISIS Un lápiz que vale $1.000 pesos la empresa le hace depreciación. No hay que llevar al extremo la importancia relativa, pues no se justifica hacer este tipo de depreciación, ni justificar la presentación separada en los estados financieros.

CASO Y ANALISIS La empresa llevó la compra del activo a gastos del período. Este es un caso extremo, y se omitió la importancia material del bien, pues es necesario de acuerdo a su valor, controlarlo durante su vida útil productora de renta.

CASO Y ANALISIS Todo gasto se capitaliza para diferirlo en períodos siguientes. Hay que ser razonables y aplicar la importancia relativa, sin caer en los extremos, cuando un gasto sea identificable con un período, debe aplicarse la norma básica de la asociación.

Prudencia Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos Los sistemas especiales de valoración a precios de mercado con base en los cuales se determina el valor de realización o de mercado, se tendrán como mediciones confiables y verificables de los hechos económicos realizados

Prudencia Esta norma básica no se cumple si los contadores maquillan los estados financieros al permitir que determinados gastos se capitalicen para amortizarlos en las siguientes vigencias cuando exista renta suficiente para su cubrimiento, con el fin de no mostrar imagen negativa de la gestión. El problema fundamental es que nunca pueden llegar esos flujos suficientes para causar esos gastos y se ven abocados a declararse en bancarrota

CASO Y ANALISIS La empresa sobre estima los bienes y derechos (activos) por la excesiva capitalización de gastos y la falta de realización de depreciaciones o provisiones. La prudencia se practica al momento de registrar la operación contable, teniendo en cuenta también otras normas básicas de asociación y realización del gasto cuando ha cumplido su vigencia en la producción de la renta

CASO Y ANALISIS La empresa sobre estima los ingresos y paga un mayor impuesto hoy aprovechando la liquidez de la empresa. Esta política es posible cuando los ingresos tienen su norma tributaria que permita anticiparlos y, por otro lado, creando el impuesto diferido crédito.

CASO Y ANALISIS La empresa subestima pasivos para aumentar la participación de los socios, pero cuando éstos se modifiquen pueden generar crisis por la incapacidad de pago; también permite defraudar a la empresa al ocultar obligaciones y perder imagen ante los proveedores. Muchas empresas ante la agonía financiera, hacen cualquier práctica contable creativa, con el fin de ocultar situaciones, que cuando se descubren traen consigo múltiples consecuencias desastrosas

CASO A ANALISIS La empresa subestima ingresos para disminuir la liquidación de impuestos para la empresa y afectar al Estado. Con esta práctica no solamente afecta la calidad de impuestos sino que también afecta a los socios o accionistas con menores dividendos o participaciones y, de todas maneras, ese ocultamiento de ingresos deben ir a parar a bolsillos particulares.

PRUDENCIA Corolario: la prudencia hace verdaderos sabios y verdaderas empresas de éxito.

Características y prácticas de cada actividad
INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Características y prácticas de cada actividad Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico

Características y prácticas de cada actividad
INSTRUCTOR: DEIBY OJEDA A. Características y prácticas de cada actividad Toda empresa es individualmente distinta de las demás en su naturaleza, en su forma de hacer los negocios, en sus productos y procesos; por consiguiente, no se aplican las mismas cuentas o procesos de otras, pues hay que individualizarlas para ser razonables a la calidad de la información y a la tecnología que utiliza. Esta diferenciación también se predica en cuanto a la aplicación de normas impositivas, incentivos del Estado y tratamientos especiales o restricciones en su actividad.

CASOS Y ANALISIS El Contador no conoce el negocio. Si no se conoce el negocio no se puede aplicar la norma básica de características y prácticas de cada actividad. Es muy importante conocer el negocio para asignar los gastos y hacer valuación de sus activos.

CASOS Y ANALISIS A la empresa comercial se le aplicó el PUC de cooperativas. Cada empresa tiene su plan de cuentas específico, en la práctica existen 18 planes de cuentas, por esta razón los hay, para aseguradoras, cooperativas, empresas de servicios de salud y por supuesto, para los comerciantes

CASOS Y ANALISIS La comercializadora al menudeo no tiene control de inventarios. Una de las prácticas inveteradas es el control de los inventarios, donde está la mayor inversión del capital de trabajo, y la mayor fuente de pérdidas, muchas veces ocultas porque no se tiene ningún sistema de control que detecte los faltantes

CASO Y ANALISIS La empresa no hace depreciación de los activos fijos. La práctica de las depreciaciones es una forma de convertir los activos en gastos, porque todos los activos tienen la característica de ser un gasto a largo plazo

PRINCIPIOS

GRACIAS

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