¿Qué es la trazabilidad de documentos? Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y condición pasada.

Presentación del tema: "¿Qué es la trazabilidad de documentos? Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y condición pasada."— Transcripción de la presentación:

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2 ¿Qué es la trazabilidad de documentos? Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y condición pasada o actual de un producto, así como conocer sus historia

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4 Archivos de Gestión.  Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite. Archivo Central  En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva en la cual existen consultas que no son muy frecuentes. Archivo Histórico Archivo Histórico.  Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central, dado el valor que adquiere para la investigación.

5 Etapas de archivos de Gestión, Centrales e históricos. Organización Organización. Se basa en controlar y visualizar la serie de documentos que se encuentran agrupados por temas; ya sean actas, historias laborales, E.T.C. Conservación. Facilita el almacenamiento con medidas preventivas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo Disposición final. Se hace selección de los documentos en su etapa o fase vital, con el fin de conservar la información o finalmente eliminarla Consulta Consulta. Aquí se encuentran los respectivos procesos para la respectiva consulta del documento, es decir el procedimiento de revisión, solicitud, registro.

6 - Oficios - Resoluciones - Memorándum - Certificados - Orden de servicio Procesos de recepción, producción y distribución documental En el Caso del SERVIU Aysén, la documentación mas usual utilizada y que serna consideradas en esta capacitación serán: En esta área se deberá considerar de manera prioritaria los conceptos de la Resolución Exenta N° 2097 del 12 de Sept del 2019. que dice referencia a Política General de Seguridad de la Información del MINVU versión 8. Respecto de ello, repasaremos el Glosario Básico de esta Resolución:

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9 Organización definida del Documento Proceso mediante el cual las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo. Clasificación Documental Operación archivística mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia.  Desde el mas grande (Fondo) hasta el mas pequeño (series).  Relaciona Grupos Documentales entre Si

10 Proceso Proceso: 1.Determinar,las unidades administrativas ( Tipo de Documento) 2.Las funciones que éstas deben cumplir. Conformación de Series. Dice cuáles son los documentos que pertenecen a cada unidad administrativa, función y serie.

11 Ordenación Documental Establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie, que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos entre si y pertenecientes a una misma serie. se aplica a las series documentales

12 Sistemas de Ordenación Documental En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia. Sin embargo es importante advertir que el Sistema de Ordenación se subordinará a las características de cada serie.

13 Numérico Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así sucesivamente. Cronológico Consiste llevar una secuencial de acuerdo con la fecha primer lugar el año seguido del mes y al final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de correspondencia: 2005 – 01 – 31 2005 – 02 – 01 2005 – 02 – 02.

14 Alfabético Ordenación por las letras del alfabeto Onomástico: Nombres Ejemplo: Acosta López, Andrés Cascante Pérez, José Villamizar Rojas, Manuel Toponímico (o alfabético geográfico): nombres de lugares. Ejemplo: Arica Puerto Natales Coyhaique Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo: Actas Estadísticas Informes

15 Mixtos Alfanuméricos: alfabético, numérico y cronológico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios: 2000 MARINEZ DURAN, Jorge 2000 MONROY LÓPEZ. Susana 2001 ARIAS, Rosa 2001 ARIAS ROMERO, Julio Orden cronológico: numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones Resolución 001 2005 – 01 – 20 Resolución 002 2005 – 02 – 10

16 Resumen de un Programa de Gestión Documental

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18 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS · Creación: Elaboración de un documento digital o analógico. · Captura: Conversión o digitalización de documentos físicos o analógicos a formato digital. · Indexación: proceso de catalogación o creación de metadatos a través de métodos manuales o automáticos. · Acceso: Proceso de búsqueda para encontrar documentos, utilizando la clasificación, metadatos, texto completo u otras tecnologías de búsqueda. · Recuperación: Visualización de los documentos, fruto de los resultados de búsquedas.

19 · Reutilización: Reutilización y creación de nuevas versiones de documentos para crear nuevos documentos y/o ahorros de costos. · Compartir y Colaborar: Compartir, colaborar y modificar en un grupo de trabajo a través de métodos en tiempo real y en tiempo no real. · Distribución: Transmitir, exportar y distribuir documentos en forma segura. · Gestión del documento: Gestión y almacenamiento de documentos para una rápida accesibilidad. Manejo de tipos de contenido y estructuras. · Retención: Mantención de documentos de poco uso o inactivos durante sus períodos de retención predeterminados. · Disposición: Destrucción, en forma segura, de documentos que han pasado más allá de sus períodos de retención acordados. · Preservación: Garantizar la accesibilidad a largo plazo para los documentos con valor permanente.

20 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Incorporación: Conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por las unidades productoras de documentos hacia el sistema de gestión de archivos. Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, en miras de garantizar su oportuna recuperación. Almacenamiento: Acciones orientadas a gestionar los depósitos documentales junto con el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

21 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Transferencia de documentos: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema o fuera de éste, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. También incluye las actividades para transferir documentación con valoración histórica al Archivo Nacional. Disposición final de los documentos: Conjunto de actividades orientadas a la selección de los documentos en los archivos de gestión y/o central, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

22 PROCESOS Y SUBPROCESOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO

23 Selección documental identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar los plazos de conservación y las disposiciones finales en base a los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos. ¿Qué es evaluación y selección de los documentos de archivo? EVALUACIÓN EVALUACIÓN: Es una función archivística que incluye las etapas de valoración, selección y disposición final de las series documentales. SELECCIÓN SELECCIÓN: Segunda etapa de la evaluación en la que se separan las series documentales a conservar de las que se deben eliminar.

24 ¿Qué es un plan de emergencias para las transferencias documentales? Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas por el Archivo para garantizar la integridad física y funcional de los documentos, establecer las condiciones adecuadas para los edificios, depósitos y unidades de conservación ¿Qué es la transferencia de un documento? Técnicamente este movimiento se define como transferencia documental y corresponde al traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas. Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central (Transferencia Primaria), y de este al histórico (Transferencia Secundaria), de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental vigentes

25 Cuándo se hace transferencia de los archivos? ¿ Cuándo se hace transferencia de los archivos? La transferencia de archivos es la transmisión de un archivo de la computadora a través de un canal de comunicación de un sistema a otro. Normalmente, la transferencia de archivos está mediada por un protocolo de comunicaciones

26 ¿Qué son las transferencias primarias y secundarias? TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA: Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo central. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA: Remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente