MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ÓRDENES DE TRABAJO 2019

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1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ÓRDENES DE TRABAJO 2019
DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS Y CONSERVACIÓN MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ÓRDENES DE TRABAJO 2019

2 ÍNDICE Circular No. SADM/011/2013
Antecedentes y Normatividad en Materia de Conservación y Mantenimiento Contrato Colectivo de Trabajo Circular No. SADM/011/2013 Reglamento de la Comisión Mixta Permanente de Conservación y Mantenimiento (RCMPCM) Procedimiento para realizar trabajos de mantenimiento conforme el RCMPCM Sistema de Órdenes de Trabajo Diagrama del Sistema de Órdenes de Trabajo Servicios que ofrecen los Talleres de la DGOC Procedimiento del Sistema de Órdenes de Trabajo

3 1. ANTECEDENTES Y NORMATIVIDAD
Utilizar el Sistema de Ordenes de Trabajo como única vía para la atención de las necesidades de conservación y mantenimiento en los inmuebles Universitarios, ubicados en Ciudad Universitaria y en la zona Metropolitana de la Ciudad de México. Reforzar fundamentos normativos y técnicos, así como proporcionar las herramientas informáticas para que los responsables del mantenimiento de la Planta Física de las Entidades y Dependencias Universitarias cuenten con mayores elementos para la adecuada atención de necesidades de conservación y mantenimiento.

4 Registro anual de OTs a partir del 2010
El Sistema de Órdenes de Trabajo se implementa en 2010 para atender de manera sistematizada las solicitudes de conservación y mantenimiento que las Dependencias Universitarias, ubicadas en Ciudad Universitaria y en la zona Metropolitana de la Ciudad de México, solicitan a las Coordinaciones de la Dirección de Conservación de la DGOC.  Registro anual de OTs a partir del 2010 Fuente: SOT

5 Contrato Colectivo de Trabajo
Los trabajos de conservación y mantenimiento, deben solicitarse y llevarse a cabo sin excepción, como lo establece la Cláusula 15 del Contrato Colectivo de Trabajo. CLÁUSULA No. 15 Para realizar labores de conservación y mantenimiento de cualquier especie, siempre se solicitará el personal respectivo al STUNAM conforme a las disposiciones de este Contrato Colectivo de Trabajo y el Reglamento de la Comisión Mixta Permanente de Conservación y Mantenimiento. Para los efectos de este Contrato y el Reglamento se entenderá por conservación y mantenimiento, las labores y servicios necesarios para preservar, en condiciones idóneas de utilización y funcionamiento, los bienes muebles e inmuebles con sus instalaciones y aditamentos propiedad de la UNAM.

6 Labores y Servicios CLAUSULA 15
Obras preliminares tales como: trazo, nivelación, limpieza de terrenos, demoliciones, entre otras. 2 Remodelaciones de instalaciones 3 Herrería, tapicería, pintura, carpintería, cerrajería, soldadura, albañilería y limpieza en general 4 Labores de jardinería tales como: Propagación de plantas, decoración de jardines y áreas verdes, mantenimiento de plantas interiores, amputación de árboles y su cuidado, proyectos de jardinería, áreas verdes de nueva creación, fumigaciones a jardines, plantas o árboles plagados, preparación del terreno para siembra de semilla de pasto en viveros, trasplante y colocación de césped y todos los trabajos referentes al oficio. 5 Instalaciones hidráulicas y sanitarias en general tales como: Plomería, desazolve, limpieza, cambios de equipos, reparaciones, entre otras. 6 Mantenimiento preventivo, correctivo y operación e instalación de sistemas y equipos eléctricos, tales como: Subestaciones eléctricas generales y derivadas de baja y alta tensión, seccionadores, porta fusibles e interruptores de alta y baja tensión, plantas generadoras de energía eléctrica de emergencia, redes de cableado de alta y baja tensión en general, así como sus complementarios de empalmes y conexiones, equipos de control y tableros de distribución en general, alumbrado exterior e interior, así como todo lo relacionado con instalaciones eléctricas en general 7 Ventanearía, rejas y puertas en general y varios tales como: Colocación y retiro de lonas, impermeabilización y limpieza de propaganda en general, entre otras 8 Colocación y limpieza de vidriería hasta 6 metros de altura y dimensiones de hasta 1.5 m2 9 Tablaroca, yesería, pintura y demás labores conexas

7 Labores y Servicios CLAUSULA 15
10 Estacionamientos, andadores, plazas, rejas, bardas, desazolve, limpieza, asfaltado, topes, pintura de guarnición y en general, señalamientos, deshierbe, entre otras 11 Canalizaciones interiores y exteriores, plomería, herrería, fontanería, etc. 12 Conservación, mantenimiento y operación e instalación de equipos de sistemas hidráulicos, bombeo de agua potable y control para los mismos, así como todas las actividades relacionadas con las instalaciones hidráulicas y sanitarias entre otras. 13 Conservación y mantenimiento preventivo y correctivo de calderas y filtros, equipos contra incendio, electrónicos y de sonido entre otros. 14 Mantenimiento preventivo y correctivo de unidades dentales y equipos de laboratorio no especializados, equipo de computo menor, entre otros 15 Conservación y mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones de elevadores, aire acondicionado, equipos extractores, de calefacción y refrigeración en general. 16 En general labores y servicios que no impliquen la realización de obra nueva o ampliación de la existente.

8 Circular No. SADM/011/2013 El SOT inicia operación oficial a través del Portal de la DGOC el 3 de junio de 2013, como única vía por medio de la cual se solicitarán y darán respuesta a las ordenes de trabajo para ser atendidas por los trabajadores durante su jornada ordinaria.

9 Reglamento de la Comisión Mixta Permanente de Conservación y Mantenimiento
Título Quinto Artículo 17. La Dependencia que requiera de la Dirección General de Obras y Conservación trabajos de conservación y mantenimiento, lo solicitará por orden de trabajo (OT), al coordinador correspondiente, turnando copia a la delegación sindical de la propia dependencia y del Taller que corresponda para su ejecución de acuerdo a su especialidad en materia de conservación y mantenimiento para su conocimiento, lo anterior para que los trabajos solicitados sean desarrollados como parte de sus actividades y dentro de la jornada de trabajo, para tal efecto la Dirección General de Obras y Conservación contestará a más tardar en el término de 3 días hábiles, turnando copia del acuse de recibido a la Comisión Mixta Permanente de Conservación y Mantenimiento. Gaceta UNAM 16 de febrero de 2012

10 Procedimiento para realizar trabajos de mantenimiento conforme el RCMPCM
Dependencias que cuenten con Talleres de Conserv. y Mtto. Reglamento de la Comisión Mixta Permanente de Conservación y Mantenimiento SI NO Solicitud de OT a su personal Solicitud de OT a Talleres de la DGOC Jornada Ordinaria Art. 16 Art. 17 Delegación Sindical de Adscripción por Precio Unitario Fuera de Jornada Ordinaria Art. 22 Secretaría General del STUNAM por Precio Unitario Art. 24 Liberación de los trabajos por la CMPCM Art. 13 Fr. II La Comisión Mixta Permanente de Conservación y Mantenimiento revisa el estricto apego a la Clausula 15 del CCT y el RCMPCM. Art. 25 Externos

11 Manual de mantenimiento de la planta física
La Dirección General de Obras y Conservación pone a disposición a través de su portal de internet el Manual de Mantenimiento de la Planta Física, el cual es una guía para que las dependencias lleven a cabo la verificación e inspección de las condiciones físicas del inmueble, así como de sus instalaciones para desarrollar un Programa Integral de Mantenimiento.

12 Equipo Contra Incendio
Identificación de necesidades (Programa rutinario de mantenimiento). Revisión de tableros, circuitos y accesorios Lectura al medidor de consumo eléctrico e inspección a subestaciones eléctricas Suministro de Energía Revisión de tableros, circuitos, interruptores y accesorios Limpieza de difusores Iluminación Interior Inspección de lámparas y soportería Revisión de líneas y registros Revisión del sistema de apagado y encendido Iluminación Exterior Inspección de tuberías, válvulas, cisternas, tanques, rejillas y alcantarillas. Lectura de medidor de consumo hidráulico Revisión de muebles sanitarios y calibración de fluxómetros Hidrosanitaria Gas: revisión de tanque, tuberías y accesorios Revisión de sistemas de vacio y aire comprimido Otros Fluidos Pruebas y mantenimiento mayor a los sistemas de bombeo Revisión de líneas de distribución, accesorios, sistemas de detección y alarma Equipo Contra Incendio Revisión general del sistema Pararrayos Revisión de fisuras y/o grietas Revisión de acabados (pintura, yeso, loseta cerámica, azulejo, etc.) Estructura y acabados Nota: La periodicidad de las revisiones deberá ser semanal, mensual y en su caso semestral.

13 2. Sistema de Ordenes de Trabajo
SOT SISTEMA DE ÓRDENES DE TRABAJO PASAOR Programa de Aprobación y Seguimiento a Asignaciones de Obra y Servicios Relacionados con la Misma.

14 El Sistema de Órdenes de Trabajo (SOT) es una herramienta que se utiliza para atender de manera sistematizada los trabajos de conservación y mantenimiento, que se desarrollan en la planta física de la UNAM en la Ciudad de México y la Zona Metropolitana. Definición.- CONSERVACIÓN O MANTENIMIENTO: Conjunto de acciones efectuadas en una obra de infraestructura existente, para corregir o mejorar el estado de una construcción y guardar el nivel de operatividad adecuado y eficiente.

15 Diagrama del Sistema de Órdenes de Trabajo
Solicita Orden de Trabajo por medio del SOT Dependencia Recibe Dictamina Asigna personal Áreas de los Talleres de la DGOC Seguimiento de orden de trabajo Entrega material (en su caso) Atiende Orden de Trabajo Taller DGOC Cierre de Orden de Trabajo y Evaluación Dependencia Taller DGOC Dictamen afirmativo Art. 17 Art. 18 Art Dictamen negativo Art. 21 No se puede atender, se procede bajo la modalidad de Precios Unitarios fuera de la Jornada Ordinaria Dependencia

16 DIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN
Servicios que ofrecen los Talleres de la DGOC DIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN Coordinación de Talleres Centrales 1. Albañilería 2. Alumbrado exterior 3. Bombas 4. Calderas 5. Carpintería 6. Cerrajería 7. Desazolve 8. Electricidad 9. Eventos especiales 10. Herrería 11. Pintura 12. Plomería 13. Red de Agua 14. Refrigeración 15. Sonido 16. Tapicería 17. Vidriería Coordinación de Áreas Verdes y Forestación Jardinería Coordinación de Mantenimiento del Centro Cultural Universitario 2. Carpintería 3. Cerrajería 4. Electricidad 5. Herrería 6. Jardinería 7. Pintura 8. Plomería Talleres de Zoquipa 3. Desazolve 5. Electromecánica 6. Herrería

17 Jardinería por medio del SOT
Actividades que pueden ser solicitadas por el SOT Actividades que no deben ser solicitadas por el SOT Poda de césped con máquina podadora, recorte de orillas y límites con pasto Podas o retiros de árboles.- Se requiere permiso de la Delegación política o de SEDEMA. Deshierbe, limpieza, barrido y riego en áreas jardinadas Áreas no asignadas a la CAVF. Poda de arbustos, setos, cubre suelos, cubre muros Actividades no relacionadas con jardinería (ejemplo: barrido de azoteas). Establecimiento de plantas y árboles (menores a 2 m de altura) Reparación de canchas con daños mayores a un 20% de su superficie. Plantación y/o reposición de plantas y árboles (menores a 2 m de altura) Arreglo o mantenimiento de macetones internos o externos a las Dependencias. Retiro de plantas y árboles secos y/o enfermos, poda sanitaria, de aclareo y de conformación en árboles menores a 5 m de altura Deshierbe o limpieza de tribunas, guarniciones, banquetas, andadores, adoquines y plazas que debe realizar el personal de intendencia. Adición de composta y triturado para mejoramiento del suelo Donación de plantas Colocación de contenedores para colecta de material orgánico Jardines de nueva creación, rehabilitación o ampliación Evaluación de riesgos y/o necesidades de poda o retiro de árboles (por personal certificado y especializado). Las Emergencias se atenderán por vía telefónica. Tratamientos fitosanitarios a jardines o macetones

18 Procedimiento del Sistema de Órdenes de Trabajo
Paso 1: Ingreso a la página . Desplegar menú “Sistema de Información y Gestión” y accesar al submenú “Solicitud de Órdenes de Trabajo”

19 Paso 2: Ingreso de clave de usuario y contraseña.

20 Secretarios Administrativos y Jefes de Unidad de las Dependencias y Entidades Universitarias podrán delegar, si lo consideran pertinente, el ingreso de las órdenes de trabajo en el Sistema a su personal técnico, el cual debe contar con un perfil profesional afín a Arquitectura o Ingeniería Civil, con conocimiento en instalaciones en lo general.

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22 Paso 3: Seleccionar “Ingreso de OT”.
Se despliega una pantalla en donde el usuario selecciona “Ingreso de OT”. Para seguimiento de la OT seleccionar “Consulta”.

23 Paso 4: Captura de datos. Descripción del Servicio Requerido:
Debe ser de manera general para una sola actividad. Debe involucrar un solo taller. Especificar el material en cuestión. Ubicación del Servicio: Lo más precisa posible Debe incluir sede (si la dependencia tiene varias sedes), deberá señalar edificio, nivel y local, por ejemplo: oficina, aula, laboratorio, Biblioteca, etc.

24 Paso 4: Captura de datos, Descripción del Servicio Requerido:
(Ejemplos ilustrativos). Ejemplos No Validos Observaciones Ejemplos Validos 1. Realizar limpieza de bajadas de agua pluvial y aplicación de impermeabilizante Esta descripción considera dos actividades y talleres Por cada Orden de Trabajo 1. Realizar limpieza de bajadas de agua pluvial (Taller de desazolve) 2. Aplicar impermeabilizante en azotea (Taller de albañilería) 2. Reparación de puerta Definir material de la puerta Reparación de puerta de aluminio 3. Reparar luminaria, resanar y pintar Múltiples actividades y talleres Reparar luminaria de sobreponer en plafond (Taller de electricidad) Resanar plafond (Taller de albañilería) Pintar plafond (Taller de pintura) 4. Ampliación de oficina No procede como OT, se debe tramitar como Clausula 10 del CCT. 5. Remodelación (rehabilitaciones y reacondicionamientos) de aula No procede como OT, se debe tramitar como Precio Unitario fuera de Jornada Ordinaria Ejemplos No Validos Ejemplos Validos El personal de la DGOC verificará que la descripción del servicio sea correcta, de lo contrario contactará al usuario para las precisiones necesarias.

25 Paso 4: Captura de datos, seleccionar taller
Solicita Servicio de: Desplegar la lista que aparece y seleccionar el taller correspondiente, conforme al trabajo solicitado.

26 Paso 4: Captura de datos, datos del contacto.
Ingresar los datos del contacto. La persona asignada como contacto debe: Conocer la solicitud Estar disponible cuando se realice la visita

27 Paso 5: Impresión de Acuse de Recibo.
El sistema asignará número de folio de atención y emitirá acuse de recibo.

28 Paso 6: Consulta de estatus de la OT.
Al ingresar la OT en el Sistema, el estatus de la orden es de “Solicitud”.

29 Respuesta afirmativa: “En Proceso” Respuesta negativa: “No Atendida”
Paso 7: La DGOC dictaminará la OT en el sistema, de las siguientes formas: Respuesta afirmativa: “En Proceso” Respuesta negativa: “No Atendida” Dictaminada fuera de tiempo: “Tiempo Excedido” Art. 22 RCMPCM, Precio Unitario, fuera de jornada ordinaria Art. 19 RCMPCM, 3 días hábiles

30 Respuesta afirmativa: “En Proceso”

31 Respuesta negativa: “No Atendida”
* Acción implementada

32 Paso 8: Visita a la Dependencia
Personal asignado por el jefe de taller 3 días para realizar la visita Entidad y/o Dependencia Se verifica la viabilidad de los trabajos Entregar lista de materiales Lista de Materiales 10 días hábiles para surtir, por parte de la Entidad y/o Dependencia Confirmación en el sistema por parte de la Dependencia No se puede realizar los trabajos Estatus OT: Cancelada CLAUSULA 15 (Art. 19 RCMPCM)

33 Visita a la Dependencia, confirmar visita:
Después de que el personal de la DGOC realiza la visita, tendrá en la pantalla un nuevo botón: “Confirmar Visita” al dar click le pregunta el sistema si quiere confirmar, Si se realizó la visita dar clik en aceptar

34 Paso 9: Subir imágenes o archivos.
El usuario podrá anexar imágenes o archivos por medio del botón correspondiente

35 Paso 9: Subir imágenes o archivos.
En la pantalla “Anexar Archivos” con la opción “Examinar” podrá buscar en su equipo la imagen y dar click en “Enviar”

36 Paso 10: Lista de materiales.
El personal de talleres entrega la lista de materiales a la Dependencia para que lo suministre dentro del plazo normativo (10 días), la cual podrá verificarse en el sistema Si tiene alguna duda dar clik a “Iniciar conversación” y enviarla

37 Notificar material. Una vez que la Dependencia cuente con el material deberá de avisar haciendo click en el ícono de“Notificar Material” y en “Aceptar”

38 Entrega de material Una vez que la Dependencia entregue el material al personal de base de la DGOC, deberá de notificarlo mediante el ícono de“Entregar material”.

39 Plazo de ejecución de los trabajos
El plazo de ejecución de los trabajos es convenido entre el personal de base y la Dependencia (Art. 20 RCMPCM) Dar click en el botón “Plazo de Ejecución” y al desplegarse los calendarios marcar inicio y término Inicio Término Guardar

40 Recepción de los trabajos
Al concluir los trabajos recibirá un aviso de su terminación, por parte de la DGOC Asimismo deberá firmar la orden de trabajo, incluyendo nombre y cargo de quien recibe, fecha y hora.

41 Recepción de los trabajos
Para concluir el proceso dar click en “Terminación de Trabajos” La Dependencia podrá recibir o rechazar los trabajos seleccionando en la pantalla

42 Fin del proceso de la OT El estatus de la OT en el Sistema cambiará a “Atendida”.

43 Directorio Correo: soporteot@acero.obras.unam.mx Extensiones:
Ing. Mario A. Ugalde Salas.- Director de Conservación Ing. Mario Suazo Palacios.- Coordinador de Talleres Centrales de Conservación Ing. Gabriel Martínez Muñoz.- Coordinador de Servicios Electromecánicos Arq. Felipe Lara Reyes.- Coordinador de Mantenimiento Zona Cultural Ing. Alfredo Martínez Sigüenza.- Coordinador de Áreas Verdes y Forestación Ing. J. Eduardo Sepúlveda López.- Coordinador de Servicios Urbanos Ing. Aarón Cuevas Alonso.- Coordinador de Conservación Ing. María Isabel Segovia Magaña.- Coordinadora de O. de Reacondicionamiento Ing. Roberto Caro del Castillo.- Coordinador Talleres de Zoquipa Arq. J. Antonio Juárez Cerdi.- Jefe de Departamento

44 “GRACIAS”