MODULO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DOCENTE: JOHAN ESPEJO LIZARASO

Presentación del tema: "MODULO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DOCENTE: JOHAN ESPEJO LIZARASO"— Transcripción de la presentación:

1 MODULO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DOCENTE: JOHAN ESPEJO LIZARASO E-MAIL: JESPEJO@AGN.GOB.PEJESPEJO@AGN.GOB.PE CLÍOARCHIVESMAN@GMAIL.COM

2 CONCEPTOS BASICOS

3 1.1. IDENTIFICACION DOCUMENTAL. “Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y en la sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo”

4 METODOLOGIA Identificar: a)El organismo productor b) El elemento funcional c)El tipo documental d) La serie documental

5 El organismo productor “Persona física o jurídica, pública o privada que en el ejercicio de sus competencias genera un fondo o un conjunto de fondos” Recopilación y estudio de la legislación, es decir, información sobre: estatuto, ley orgánica, dependencia jerárquica, estructura organizativa, etc. Para determinar la naturaleza del organismo productor.

6 COMPETENCIA. La competencia es el conjunto de cuestiones o asuntos que incumben a un órgano administrativo; es decir, la función atribuida a un órgano, autoridad o funcionario para conocer en determinadas cuestiones o asuntos; se delimita de forma jerárquica, territorial o material.

7 FUNCION LAS FUNCIONES SON ATRIBUCIONES ENCOMENDADAS O SEÑALADAS A UNA INSTITUCION PARA QUE REALICE Y CUMPLA LOS FINES PARA LOS QUE ÉSTA FUE CREADA. Ej.:Promover el desarrollo agrario para su competitividad, sostenibilidad y equidad con el enfoque de cadenas productivas, en articulación con los Gobiernos Locales.(MINAGRI).

8 TIPO DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL PRODUCIDA POR UN ORGANISMO EN EL DESARROLLO DE UNA COMPETENCIA COMPLETA, REGULADA POR UNA NORMA DE PROCEDIMIENTO Y CUYO FORMATO, CONTENIDO INFORMATIVO Y SOPORTE SON HOMOGENEOS. Ej.: Una Resolución, una carta, etc.

9 SERIE DOCUMENTAL CONJUNTO DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR UN MISMO SUJETO PRODUCTOR, EN EL DESARROLLO DE UNA MISMA FUNCION Y CUYA ACTUACION ADMINISTRATIVA HA SIDO PLASMADA EN UN MISMO TIPO DOCUMENTAL. SERIE= SUJETO PRODUCTOR + FUNCION + TIPO DOCUMENTAL. Ej. Resoluciones, informes, etc.

10 1.2. UNIDAD DOCUMENTAL o pieza documental.

11 Que es ? Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos referidos a un mismo tema o asunto que conforman un expediente. Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc.

12 1.3. unidad de conservacion o de archivamiento. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garanticen su preservación e identificación. Ejem.:, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos, legajos, etc.

13 1.4. Unidades de instalación. Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca. (dicc. Terminolog. Archiv.).

14 1.5. Ubicación topográfica. Es la ubicación o localización física en la estantería del repositorio documental. Generalmente se utiliza una codificación o signatura (alfanumérica) que permite la ubicación física de la unidad documental en la estantería. Ej. Estante-cuerpo-balda-lado N° N° letra letra 5 - 2 - A - D CODIGO: 52AD. Apoyo: guía.

15 1.6. Conceptos de tipo documental. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos, se origina en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignar la categoría diplomática.(Angie Rodriguez- introduccion a la comunicación) Ejemplos: El expediente personal, acta, constancia, recibo de ingreso, factura, etc.

16 Vicenta Cortés definió el tipo documental como "el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que lo ha producido“. ejemplo "informe“ procede de la acción de "informar“. En el Diccionario de Terminología Archivística aparece recogido como la "unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos"

17 PERU Y ALGUNOS AUTORES La forma como se distribuye el contenido del documento, permite establecer un diagrama de él, un formulario. Ej.- Titulo de Propiedad, Comprobante de Pago, Hipoteca.

18 1.7. Tipo documental como unidad simple o compuesta. ◦ Es la unidad menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple o compuesta. ◦ SIMPLE.-Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de información: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc. ◦ COMPUESTA.-(EXPEDIENTE) Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de información: El legajo de personal, el expediente, la historia clínica, etc.

19 1.8. El tipo documental como base de la organización de documentos. Desde el punto de vista archivístico es el análisis y estudio de los distintos tipos de documentos generados por una función o trabajo determinado de una oficina o departamento. Son documentos de la misma naturaleza, tienen el mismo modo de transmitir la información e idéntica configuración física; es decir, tienen el mismo soporte, formato y forma. La documentación generada por una entidad puede ser amplísima, dependerá del tipo y tiempo de su actividad y, complejidad, dependiendo de si ha tenido fusiones, absorciones, o han creado nuevas unidades.

20 Tipologías documentales Escritura de constitución de la sociedad Informe de gestión Reglamentos Libro de Inventarios y Balances Reporte Estadístico Libro de Actas Acta de Eliminación de documentos Informe de auditoría Estatuto Balance de Ganancias y Perdidas Libro de Ventas PECOSA Papeleta de desplazamiento de personal Solicitud

21 1.9. Los tipos documentales, su relación con las funciones y las actividades. OFICINA DE RRHH. FUNCION: control de personal ACTIVIDAD : registro de ingreso y salida TIPO DOC. : tarjeta de asistencia. ACTIVIDAD: desplazamiento de personal. TIPO DOC. : papeleta de salida y retorno Constancia de destino.

22 DIRECCION DE NORMAS ARCHIVISTICAS FUNCION: Supervisión a los OAA de la Adm. Publica. ACTIVIDAD: Planificación del cronograma de supervisiones. TIPO DOC.: Cronograma de supervisiones. TIPO DOC.: Informe de Supervisión.

23 1.10. Denominación de los tipos documentales. Viene a ser algo así como el “nombre común o genérico” con el que podemos denominar, y por ende clasificar, determinados documentos que reúnen características homogéneas. Todo documento tiene caracteres o características internas y externas( intrínsecos y extrínsecos). EXTERNAS(estructura física): clase o soporte,= pergamino, papel, disquete, cd, usb,etc. tipo,= carta, informe, resolución, etc Formato =tamaño(A3, A4,etc) cantidad = folios, tomo, volumen,etc INTERNAS(contenido): texto = letras, dibujos, simbolos,etc entidad productora= autor Destinatario = receptor Data= fecha de emisión mensaje = contenido lo que quiere el autor

24 EJ.: UN INFORME TECNICO DE CONSTRUCCION DEL PUENTE “Balta” – 181 folios, ELABORADO EN PAPEL BOND, TAMAÑO A-4, POR LA GERENCIA DE OBRAS AL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE LIMA, CON FECHA 10-08-2000; Caracteres externos: Soporte: papel Tipo: informe técnico Formato: tamaño A4 Cantidad: 181 folios

25 CARACTERES INTERNOS: Texto= letras y dibujos Entidad productora= Municipalidad de Lima-Gerencia de obras Destinatario= Alcaldía de la Municipalidad de Lima Data=10-08-2000 Mensaje= Construcción del puente Balta

26 Así, el tipo documental se deriva de la actividad a desarrollar; por ejemplo, cuando se trata de efectuar un pago, se genera un comprobante de pago; cuando se trata de alquilar una propiedad, se genera un contrato de alquiler; cuando se trata de una visita de inspección, se genera una acta o informe de inspección.