Ejemplo práctico de aplicación informática transversal de Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.

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1 Ejemplo práctico de aplicación informática transversal de Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.

2 App. Transversal de AE. App. transversal de AE A) Introducción
B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa App = aplicación informática AE = Administración Electrónica

3 A) El documento electrónico.
El documento administrativo ahora es un objeto digital. Para poder producir documentos conforme a Derecho se necesita: • formación teórico-práctica sobre los nuevos objetos digitales (re-conceptuar el sustrato de los documentos y expedientes), • herramientas informáticas adecuadas y usables, • metodología organizativa y operativa personalizada a en todos los niveles, • autorregulación, con suficiente nivel de detalle, para dar seguridad jurídica también al gestor.

4 A) El documento electrónico.

5 A) La hoja de ruta. La normativa de aplicación es compleja
mucha proyección TIC, no facilita su cumplimiento. Los incesantes cambios normativos referidos a la AE parecen pensados para el incumplimiento. No ayudan los aplazamientos. Las aplicaciones informáticas no lo solucionan todo. Tampoco podemos tener una aplicación para cada cosa. Es difícil mantener una hoja de ruta, pero es necesario. Es la manera de saber dónde estoy y dónde quiero llegar.

6 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

7 B) PIAE: nuestra hoja de ruta.
El Plan de Implantación de la AE en el Ayuntamiento (para el período ). Aprobación plenaria del 5 de octubre 2015. Perspectiva Ley 11/2007 Elementos habilitantes de la AE ENS para la sede electrónica y ENI para relaciones AAPP/ciudadano. Objetivos traducidos a Actividades y previsiones. Actividades No Tecnológicas. Actividades Tecnológicas.

8 B) PIAE: Objetivos. Servir de guía para la priorización y anualidad de los recursos necesarios para asumir las actividades previstas. Focalizar la normalización y simplificación de procedi-mientos administrativos del Ayuntamiento. Permitir a todos (ciudadanos y empleados) usar los procedimientos electrónicos con seguridad jurídica y según lo previsto en el cronograma de este Plan.

9 B) PIAE: Cronograma (No TICs).

10 B) PIAE: Cronograma (No TICs).
Gobernanza del la transformación digital: Secretaría General y Departamento de Informática. Equipo PIAE. Catálogo normalizado de procedimientos administrativos del Ayuntamiento. Plan de formación del personal. Unidad administrativa especializada en modernización y calidad. Adecuación a los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad.

11 B) PIAE: Cronograma (TICs).
Objetivo TIC nº 5: App. Transversal

12 B) PIAE: Cronograma (TICs).
Sustitución progresiva de la plataforma Softprop. Portal web y sede electrónica. El registro telemático. El portafirmas electrónico y el gestor documental. La plataforma integradora de los elementos habilitantes de la AE. Objetivo TIC nº 5: App. Transversal

13 B) PIAE: elementos habilitantes AE
El portal electrónico . ( El punto de acceso general). La identificación y firma electrónicas. (Representación) El documento administrativo electrónico. Las comunicaciones electrónicas. (Redes administrativas) La sede electrónica. (La carpeta ciudadana) El registro telemático. (La copia auténtica electrónica). El expediente electrónico. (El impulso electrónico de los trámites) La notificación electrónica. El archivo electrónico.

14 La aplicación horizontal de AE.
Aplicación transversal de AE A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

15 C) Política de Gestión Documental.
Resolución de la Concejalía de Modernización, Régimen Interior y Transparencia, --15 de diciembre de 2016 – (Período de trabajo de marzo a julio, inicialmente no previsto en el PIAE, Actividad No Tecnológica, Eje 2.)

16 C) Política de Gestión Documental.
Objeto PGD: gestionar el documento en la Organización. Fuente: Guía para aplicar la NTI de PGD.

17 C) Política de Gestión Documental.
La captura del documento sólo puede realizarse en el seno de una app Sistema Gestor Documental Electrónico (SGDE). Identificación unívoca Individualización de la información Asignación de metadatos Asignación de firma(s) Ctrl de acceso y trazabilidad

18 C) Proceso de captura. C) Proceso de captura
(En nuestra PGD), el concepto de captura da por sentado que el proceso tiene lugar en un escenario en el que: La organización tiene operativo un SGDE Este SGDE da cobertura a toda la organización La operación de registro es independiente de la captura, ya que puede darse o no. Si la operación de registro del documento se da, se produce en el propio seno de nuestro SGDE.

19 C) Conformación del documento.
Guía NTI de PGD (apartado 53) «La captura del documento electrónico, dotándolo de un identificador, señala su entrada en un sistema de gestión de documentos electrónicos y garantiza su identificación unívoca. En el momento de la captura se establece una relación entre el documento, su productor o creador y el contexto en que se originó. Esto se consigue mediante la asignación de los metadatos mínimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrónico».

20 Conformación del documento.
C) Conformación del documento. Art Ley 39/2015, LPAC Emisión de documentos Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico. Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos. Incorporar los metadatos mínimos exigidos. Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable. Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.

21 C) El programa de tratamiento.
Necesidad de una app transversal que concrete los procesos documentales Fuente: Guía para aplicar la NTI de PGD.

22 C) El programa de tratamiento.
Captura. Mantenimiento y uso. Conservación y selección Fuente: Guía para aplicar la NTI de PGD.

23 C) Nuestro modelo de tratamiento.
Modelo de Administración Sostenible (MAES / ATIAL)

24 C) Nuestro modelo de tratamiento.
Progresivamente…

25 C) Nuestro modelo de tratamiento.
Progresivamente… Fiscalización Fiscalización

26 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

27 D) Software libre en nuestro CPD.
Registro. Expedientes. Procedimiento abierto (PAC) Carpeta del ciudadano

28 D) Funcionalidades. D) Funcionalidades WS

29 D) Funcionalidades. D) Funcionalidades
CATÁLOGO DE TRÁMITES QUE EL CIUDADANO PUEDE INICIAR . CARPETA DEL CIUDADANA DONDE RECIBIR NOTIFICACIONES Y VER CÓMO VA SU EXPEDIENTE. INICIO DE TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA y REGISTRO POR EL CIUDADANO. REGISTRO PRESENCIAL ENTRADA y SALIDA. CONVERSIÓN DOCUMENTOS PAPEL A ELECTRÓNICO. CATÁLOGO DE ASUNTOS DE REGISTRO, ASOCIADOS A DEPARTAMENTOS TRAMITADORES. DISTRIBUCIÓN AUTOMÁTICA DE ASUNTOS DE REGISTRO Y PETICIONES INTERNAS. CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, ASOCIADOS A DEPARTAMENTOS TRAMITADORES. PLANTILLAS DE TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS, ASOCIADOS A PROCEDIMIENTOS . PORTAFIRMES FLEXIBLE PARA DETERMINAR TODOS LOS FIRMANTES. TAREAS AUTOMATIZADAS PERO EXPEDIENTE ABIERTO «PAC». SISTEMA DE NOTIFICACIONES INTEGRADAS EN LA CARPETA CIUDADANA SISTEMA DE ACCESO DEL CIUDADANO A SU EXPEDIENTE VÍA CARPETA CIUDADANA.

30 D) Perspectiva integraciones AGE.
Sin perspectiva concreta…

31 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

32 E) Implantación. Mapa mental 1.
Sede-e Unidades y puestos Roles y permisos Cuadro clasif. Registro Cuadro clasif. Expedientes. Plantillas

33 E) Implantación. Mapa mental 2.

34 E). Implantación. Prueba piloto.
Pruebas 2017: Departamento de Urbanismo

35 E) Pre-producción (finales 2017).
Configuraciones definitivas en diciembre de 2017. Arraque parcial: 1º Registro de Entrada presencial. Comunicación formal al personal (reuniones/intranet): Inicio Sistema de Registro 1 enero 2018. Inicio Apertura de expedientes previsión febrero 2018. Períodos transitorios: sistema anterior / sistema nuevo: expedientes híbridos.

36 E) Transición entre sistemas.
Actuaciones preliminares Iniciación Instrucción Resolución i notificación Cierre y archivo provisional Archivo definitivo Sistema Z:\Docs\EXP Sistema Gexflow Fase inicial Sistema Gexflow

37 E) Transición entre sistemas.

38 E) Pre-producción (finales 2017).

39 E) Pre-producción (finales 2017).

40 E) Producción 2018. E) Producción Y sigue … Abril Febrero Enero

41 Traducir la complejidad a operatividad
E) Producción 2018. E) Producción (2018). Traducir la complejidad a operatividad

42 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

43 F) Registro de Entrada y Salida.
Gestión interna Relación externa Registro Presencial Electrónico (interoperable) Expediente Agrupación de documentos Tramitación típica (resol.) Archivo Cierre definitivo del expediente Archivo en oficina Sede Electrónica Presentación de escritos (registro automàtico) Notificaciones Acceso a expedientes en curso Carpeta ciudadana Sub-sede Integración en Sede Electrónica Servicios especializados (Gestión tributária, Intervención-facturas, …) Web Información i transparencia Catálogo de servicios y trámites

44 F) Sede electrónica-subsedes-registro.

45 F) Interconexión de registros AAPP.
F) Interconexión de registros de AAPP Interconexión de Registros d’ AAPP. Registro electrónico común. Sedes electrónicas de otras AAPP. Registro Expedientes

46 F) Un registro de entrada.

47 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

48 G) Un expediente. G) Un expediente. Núm. Exp. Respaldo en
Docs (mismo núm. exp)

49 G) Tramitación electrónica íntegra.
Fase inicial Sistema Gexflow (Asociar Registro E/ a Exp.) Crear expediente Iniciar tramitación Evaluar documentación Incluir documentación Redactar propio documento Petición de informes a otros Decretos Notificaciones Certificados Envío a Comisión Inf / Pleno

50 G) Detalle de un trámite electrónico.
(Associar Reg. E) Crear exp. Iniciar tramitació Avaluar documentació Incloure documentació Redactar propi document Petició d´informes Decret Notificació Certificat Lista general de tareas 1º 2º

51 G) Expediente: índice de documentos.
Índice de documentos generados por tarea / trámite.

52 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

53 H) La firma electrónica «interna».
La Política de Firma Electrónica. La gestión de los medios de firma del personal . Firma avanzada o reconocida: ponderación. Revisar la Política de Firma. La firma «dentro» y «fuera» de la aplicación transversal. Dentro: condicionamientos. XAdES. Fuera: restricciones. PAdES. La firma «móvil» (no reconocida-cualificada).

54 H) Formatos de firma ENI.
Los formatos de firma condicionan los formatos de los documentos electrónicos. Las NTIs del Documento y Expediente electrónico. La NTI de la Política de Firma y Certificados. La opción de la aplicación transversal. Ventajas. Inconvenientes.

55 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

56 I) Libro de resoluciones / acuerdos.
La resolución como trámite especial del expediente que compete a órgano unipersonal. La tramitación del acuerdo: la sesión colegiada. ¿un expediente dentro de otro expediente? La solución de la aplicación transversal. Los libros electrónicos de resoluciones y acuerdos. El art Ley 39/15 «…deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada». El problema del concepto del original y la copia en la administración electrónica.

57 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

58 J) La carpeta ciudadana en la sede.
¿Facilitar? La relación con el ciudadano…

59 J) La carpeta ciudadana en la sede.
Concentración de sitios y facilidad de uso.

60 J) La carpeta ciudadana en la sede.
La previsión del Proyecto de Decreto (Disp. Adic. 6ª), respecto a la integración de los «puntos de acceso general» 1. Para cumplir lo previsto en el artículo 31 de este real decreto relativo al acceso a las notificaciones en el punto de acceso general electrónico, las Administraciones Públicas y entidades vinculadas o dependientes adaptarán sus plataformas tecnológicas para interoperar con la infraestructura del Punto de Acceso General electrónico del Sector Público Estatal antes del 1 de diciembre de 2020. 2. La Dirección Electrónica Habilitada única se integrará en el Punto de Acceso General electrónico del Sector Público Estatal antes del 1 de diciembre de 2020. El problema de integrar carpetas ciudadanas. Para la Administración. Para el ciudadano. La opción aportada por la aplicación transversal.

61 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa

62 K) El «traspaso de poderes».
Verificación de los documentos y expedientes antes de ser aceptados en el archivo definitivo.

63 K) El «traspaso de poderes».
Nuestra PGD, apartado 61: La transferencia (de documentos y expedientes) se producirá con traspaso de responsabilidad de la custodia (de la unidad gestora al Archivo) sin que implique necesariamente un cambio en el repositorio, de acuerdo con el calendario establecido por el servicio de Archivo. La importancia de cerrar los expedientes. Cierre del expediente y reapertura. Creación del índice de expediente (intercambios). Transferencia de expedientes cerrados e indexados ¿cuándo? Las transferencias entre SGDEs del Ayuntamiento. Responsabilidades de custodia de documentos y expedientes. La solución de la aplicación transversal.

64 La aplicación transversal de AE.
A) Introducción B) Planificación de los elementos habilitantes de la AE. C) Política de gestión documental y programa de tratamiento. D) Opción elegida de app transversal. E) Implantación. La pre-producción y la producción. F) Módulo Registro de entrada. G) Módulo Expediente (genérico). H) Módulo Portafirmas. I) La Resolución unipersonal / colegiada. J) Módulo Carpeta ciudadana (notificaciones). K) El cierre del expediente y el archivo. L) Interoperabilidad interna y externa integrada.

65 L) Interoperabilidad interna.
Capacidad de los sistemas informáticos de la Organización para ofrecer datos, documentos y expedientes a nivel interno. Los Web Services de la aplicación transversal.

66 La aplicación horizontal de AE.
L) Interoperabilidad externa integrada. Capacidad de los sistemas informáticos de la Organización para integrar las plataformas AGE. Integrar datos y documentos de otras AAPP en nuestra tramitación.

67 A modo de conclusión. A modo de conclusión.
Con la aplicación transversal pretendemos abordar… Y nuestra modernización, en general.

68 Modernización y administración

69 Muchas gracias por su atención.
Despedida. Ejemplo práctico de aplicación informática transversal de Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna. Muchas gracias por su atención.