Seguridad Documental Integral Servicio de Seguridad en sus documentos,

Presentación del tema: "Seguridad Documental Integral Servicio de Seguridad en sus documentos,"— Transcripción de la presentación:

1 Seguridad Documental Integral Servicio de Seguridad en sus documentos,
…. procesos de negocio mas eficientes, procesos de negocio mas seguros …. Vengo a presentarle un Servicio que le permite poder realizar un control total y absoluto de sus documentos. Este servicio le permitira cubrir un hueco de seguridad, que al menos en la mayoría de las empresas ( lo desconozco en la suya ) existe y es problemático. Seguridad en sus documentos, Seguridad en sus dispositivos © Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A.

2 Necesidad 20% documentación 10% horas laborales
hasta 6% de facturación millones € Usted sabe, que la seguridad es una de las preocupaciones de cualquier empresa que tenga mucha información confidencial o se encuentre en un mercado altamente competitivo o bien desarrollo muchos procesos o productos de los cuales depende su diferenciación de mercado y su éxito comercia.

3 Conocer ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Qué? ¿Dónde? ¿A quién? ¿Cuánto?
Nosotros estamos en disposición de ofrecerle un servicio capaz de decirle que esta ocurriendo con los documentos de su empresa y le damos puntual respuesta a todas las preguntas que usted ve en pantalla, en el momento que se las plantee e incluso antes. ¿A quién? ¿Cuánto?

4 Documentos Fotocopias Impresiones Escaneos Faxes HD
Por nuestra experiencia sabemos que los documentos que son manejados físicamente ( como la copia, impresión, fax, escaneo ), son una fuente de escape de información de una organización y no solo lo sabemos nosotros, también muchos clientes lo saben. Hasta ahora estos clientes toman dos posturas radicales para solucionar el problema. O no permiten utilizar los recursos o los restringen de sobremanera, impidiendo la productividad y aumentando los tiempos y el otro es una política de avestruz, olvidándose de este potencial mecanismo de fuga y rezando por que no ocurra esta. Nosotros estamos en disposición de proteger la información que los sitemas auxiliares de impresión de su organización gestionan. HD

5 Realiza Identifica usuarios Identifica modo Destinatario Dispositivo
Fecha y hora Documento y contenido Podremos hacer que usted conozca, que persona/s han trabajado ( impreso, copiado, escaneado, enviado por fax ), un documento, podremos decirle a quien se lo envío y cuando ocurro esto, desde que dispositivo , he incluso le enseñaremos el documentos en cuestión. Además le permitiremos que disponga de un registro histórico que le permita investigar no solo las costumbres y usos documentales de su organización, si no todo el proceso seguido con un documento/s especifico/s. A todo esto le acompañamos con un sistema de alerta temprana, que le permite por contenidos específicos predefinidos saber en tiempo real cuando un determinado tipo de documento esta siendo gestionado ( impreso, copiado, …. ), en el mismo momento en que lo hacen. Registro histórico Alertas Tiempo real

6 biz:Spydoc Acceso Proceso Imagen y Log Guardar Búsqueda Alertas
Nuestro servicio se basa en una tecnología múltiple dividida en los 6 apartados que puede ver. Controlamos el acceso de los usuarios. Realizamos el proceso que el cliente desea realizar con el documento. Generamos imágenes e índices/logs en tiempo real para su archivado. Archivamos estas imágenes indexándolas por su contenido e índices. Permitimos que las personas autorizadas puedan realizar la búsqueda de la información deseada Y por último, si se desea, se puede establecer un sistema de alerta que avise.

7 Acceso active directory código usuario tarjetero huella Biométrica
Esta tecnologia de biz:Spydoc esta ligada a los sistemas Multifuncionales de Konica Minolta. Nuestra empresa ha sido capaz de desarrollar una tecnologia única que permite el control de usuario por cualquiera de los metodos descritos en la pantalla. De esta forma , el usuario al utilizar el MFP se tiene que identificar forzosamente y dicha identificación queda registrada y a la espera de guardar tambien el documento y el trabajo realizado con el . tarjeta de Presencia otros

8 Proceso MFP ilimitados No aprendizaje Todas las funciones
Una vez que el usuario se identifica, ya puede utilizar nuestros MFP, como esta acostumbrado a hacerlo, sin ningun proceso o paso añadido. De hecho, el usuario no tiene conocimiento alguno de que su trabajo esta siendo registrado. La ventaja de este sistema es que permite controlar tantos MFP como se desee y la funcionalidad de estos es completa e identica, lo cual hace que no exista curva de aprendizaje para los usuarios.

9 Imagen PDF, TIF, … LOG: Indices Ilimitado
Los sistemas MFP de Konica Minolta procesaran el trabajo indicado por el usuario y le entregara el escaneo, o impresión o lo que fuere, pero a su vez generara automáticamente una imagen completa de todo el documento gestionado, así como un registro log con datos de indexación típicos ( como puede ser usuario, fecha, nº serie, fax destino, …. ). Y prepara toda es información para el próximo paso.

10 Guardar OCR Indexación No limite datos Automatizado
Los MFP envian la imagen e indeces de los documentos procesados a la siguiente fase, donde se le aplica un proceso de OCR al documento completo, tras lo cual se almacena en un repositorio electronico y se indexa por los datos recopilados del MFP y por el texto del propio documento en si. Todo este proceso es automatico y carente de intervención humana, y lo que es mejor puede ser programado para que se realice inmediatamente o se difiera hasta que el cliente quiera procesarlo. No hay limite de datos, el limite lo pone el sistema de almacenamiento que usted ponga a disposición de este servicio. Inmediato o diferido

11 Búsqueda Administrator Índices o Contenido Web Clasificación Reportes
En ocasiones, usted tendra la necesidad de saber que esta ocurriendo con un usuario, o con un documento especifico. Si tiene esta necesidad, el administrador de este servicio o nosotros, si prefiere delegarlo, podremos localizar las personas, documentos, MFP, fechas, destinatarios y otros que necesitemos, y lo haremos desde una plataforma Web tanto en la oficina, o fuera de ella. Esta posibilidad de poder localizar por el contenido de un documento y/o sus documentos, le permite localizar cualquier cosa en un tiempo breve. Y si esto fuera poco se pueden programar algunos reportes. Reportes

12 Alertas por contenido documento tipo real email iPad iPhone
Nuestros clientes nos han hecho entender que un servicio de este tipo esta mucho mejor desarrollado si dispone de un sistema de alertas. Por ello, le hemos incorporado un sistema de alertas por o bien accesible desde iphone o Ipad que le permite descubrir documentos que contengan determinado tipo de contenido ( de texto sensible ) y avisarle de que dicho documento ha sido procesado por un determinado usuario. Esto le permite tener el beneficio de la prontitud y la gestión desatendida. Solo hay que configurar los contenidos predefinidos dejar que el sistema de alertas funcione. Podrá recibir un correo , después de una copia de documento y decirle quien y que documento concreto ha fotocopiado. iPhone 100% automatizado

13 Seguridad Documental Integral Seguridad en sus documentos,
Seguridad en sus dispositivos Cada vez que presentamos este servicio a uno de nuestros clientes creamos en el una inquietud que debe de ser resuelta con la implantación de un sistema de este tipo. Permítame ahora poder responder a sus preguntas e incluso poder programar una demostración del servicio, si lo desea, para que conocer mejor esta y pueda profundizar en ella. Seguridad Documental Integral