Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Presentación del tema: "Servei de Desenvolupament Organitzatiu"— Transcripción de la presentación:

1 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
II Jornades per a l’Administració Electrònica a la UPC Els processos i l’e-Administració Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

2 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Índex Objectiu Models de referència Q Modernització Administració Pública La gestió orientada a processos Model d’anàlisi i millora dels processos de la UPC Exemple: Certificats i faig constar acadèmics Conclusió Servei de Desenvolupament Organitzatiu

3 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Objectiu Presentar el model actual d’anàlisi i descripció dels processos de la UPC i la seva modulació, d’acord amb els requisits per a la implantació de l’ administració electrònica. Servei de Desenvolupament Organitzatiu

4 ADMINISTRACIÓ PÚBLICA
Perquè parlem de processos? Q MODERNITZACIÓ ADMINISTRACIÓ PÚBLICA e-administració ISO EFQM PROCESSOS Servei de Desenvolupament Organitzatiu

5 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Models de referència (1) ISO 9001 Servei de Desenvolupament Organitzatiu

6 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Models de referència (2) Model EFQM (European Foundation for Quality Management) Servei de Desenvolupament Organitzatiu

7 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Modernització de l’Administració Pública (1) La voluntat de modernització de l’Administració Pública es posa de manifest entre d’altres actuacions, amb l’aprovació l’any 1992 de la : Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común : Exposición de motivos “El procedimiento administrativo es un instrumento adecuado para dinamizar el avance de la modernización del estado y, por lo tanto, las reglas esenciales del Procedimiento son una pieza fundamental del proceso de modernización de nuestra sociedad y su Administración” Servei de Desenvolupament Organitzatiu

8 Incorporación de medios técnicos
Modernització de l’Administració Pública (2) Art. 45 Incorporación de medios técnicos Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad ... Los ciudadanos podrán relacionarse con ellas para ejercer sus derechos a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos o telemáticos ... Los documentos emitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes. Servei de Desenvolupament Organitzatiu

9 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Modernització de l’Administració Pública (3) Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Art. 35 Derechos de los ciudadanos A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. A no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. TRANSPARÈNCIA INTEROPERATIVITAT Servei de Desenvolupament Organitzatiu

10 la gestión electrónica
Modernització de l’Administració Pública (4) Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Art. 34 Criterios para la gestión electrónica La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio. ANÀLISI I REDISSENY PROCESSOS Servei de Desenvolupament Organitzatiu

11 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
La gestió orientada a processos (1) ENTRADES Demandes Usuaris SORTIDES Satisfacció demandes PROCÈS Un procés és un conjunt d’activitats mútuament relacionades o que interactuen, les quals transformen elements d’entrada en resultats. ISO 9001:2008 Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

12 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
La gestió orientada a processos (2) GERÈNCIA UUBB’S SGA UNITAT PRISMA SRII SE Satisfacció demandes Demandes usuaris D S D S D S D S D S TRANSVERSALITAT Servei de Desenvolupament Organitzatiu

13 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
La gestió orientada a processos (3) Transcendir la lògica de l’organigrama i reflexionar sobre el flux de treball per millorar-lo: observant la seva transversalitat a través de les unitats organitzatives o de les persones dins d’una mateixa unitat. eliminant espais en blanc i/o duplicitats. amb la participació de les persones que el coneixen. Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

14 Millora contínua/ reenginyaria
Model d’anàlisi i millora de processos UPC (1) Què i cóm ho fem? Principi inspirador: Model PDCA i cicle de millora contínua Definició del procés des del punt de vista funcional. Visió client. El resultat és la fitxa del procés i el diagrama funcional (guia per al disseny i documentació de processos) Anàlisi / definició Innovació Programació Validació Explotació Millora contínua/ reenginyaria Seguiment, actualització, millora contínua i reenginyeria del procés, a partir de l’experiència Revisió fitxa I diagramació aportant-hi la visió d’estàndars, el punt de vista transversal i integrador amb altres processos, tot garantint la innovació i amb la incorporació de tots els requisits legals i documentals (guia per al disseny i documentació de processos) Posar el programa en explotació Programació del procés i integració amb els SI de la Universitat Validació del procés per a la seva administració electrònica Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

15 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Model d’anàlisi i millora de processos UPC (2) Qui ho fa? : Equip multidisciplinar Procés PRODUCTOR OAE SDO AJ ODA UPCNET Aporta el coneixement del procés Coordina els projectes i la seva implementació Tecnologia Metodologia, innovació i certificació (guia per al disseny i documentació de processos). Criteris i especificacions per a la gestió documental Aspectes legals i normatius Servei de Desenvolupament Organitzatiu

16 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (1)
Un dels projectes de l’Administració electrònica de la UPC per a l’any 2011 és incorporar les eines de l’administració electrònica al procés de Certificats acadèmics i faig constar sol·licitats pels estudiants. Anàlisi / definició Innovació Programació Validació Explotació Millora contínua/ reenginyaria Servei de Desenvolupament Organitzatiu

17 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (2)
Equip de treball Certificats acadèmics Unitat PRISMA, SGA, ETSEIB, ETSAB SDO A J ODA OAE UPCNET Servei de Desenvolupament Organitzatiu

18 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (3)
Anàlisi del procés Normativa i marc legal Format documents Requeriments de signatura CERTIFICATS I FAIG CONSTAR ACADÈMICS SORTIDA Entrega certificat ENTRADA Sol·licitud certificat PRISMA Servei de Desenvolupament Organitzatiu

19 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (4)
Catàleg de certificats i faig constar Indicadors Revisió i millora dels documents Requeriments de signatura Diagramació Selecció de 3 tipus de faig constar a e-administrar 2011 Servei de Desenvolupament Organitzatiu

20 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (5)
Diagrama del procés (escenari actual) : Servei de Desenvolupament Organitzatiu

21 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (6)
Diagrama del procés (activitats a eliminar) : Servei de Desenvolupament Organitzatiu

22 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (7)
Diagrama : escenari e-administració Servei de Desenvolupament Organitzatiu

23 Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (8)
Millores i avantatges : Per a l’estudiant : Tràmit no presencial Immediatesa (faig constar amb segell d’òrgan) Reducció de temps per disposar del document (certificats amb signatura electrònica) Per a la Universitat : Reducció de temps de treball (PAS i PDI) Eliminació de paper Reducció de necessitat d’espai d’arxiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

24 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Conclusió (1) Gestió orientada a processos : UNA NECESSITAT Eficàcia i eficiència Servei de Desenvolupament Organitzatiu

25 Servei de Desenvolupament Organitzatiu
Conclusió (2) e-Administració : UNA OPORTUNITAT Eficàcia i eficiència Comoditat Satisfacció Estalvi (temps, paper, espai, recursos) Servei de Desenvolupament Organitzatiu

26 MOLTES GRÀCIES PER LA VOSTRA ATENCIÓ
MOLTES GRÀCIES PER LA VOSTRA ATENCIÓ Servei de Desenvolupament Organitzatiu