OBJETIVOS DEL TALLER Socializar con las instituciones la elaboración e implementación del Plan de Mejora Institucional.

Presentación del tema: "OBJETIVOS DEL TALLER Socializar con las instituciones la elaboración e implementación del Plan de Mejora Institucional."— Transcripción de la presentación:

1 TALLER DE SOCIALIZACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL

2 OBJETIVOS DEL TALLER Socializar con las instituciones la elaboración e implementación del Plan de Mejora Institucional.

3 PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL
Es un conjunto de acciones planeadas, organizadas, integradas y sistematizadas que implementa la organización para producir cambios en los resultados de su gestión, mediante la mejora de sus procedimientos y estándares de servicios.

4 PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL
Un Plan de Mejora según los modelos de excelencia consiste en la identificación, aplicación, seguimiento y medición de acciones de mejora de amplio impacto en la organización que han sido identificadas a raíz de un proceso de autoevaluación. Es uno de los principales objetivos de la autoevaluación CAF y un medio de proporcionar información relevante para la planificación estratégica de la organización. Es la razón de ser y, a la vez, el efecto más importante del proceso de autoevaluación, ya que es un medio para elevar la calidad de los servicios en la instituciones.

5 PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL
Acciones de Mejora Vs. Área de Mejora Área de Mejora: Son todos aquellos aspectos de la organización que no funcionan de acuerdo a parámetros de excelencia, evitando de este modo presentarlos de forma negativa como “Debilidades”, e invitando así a la organización a realizar un diagnóstico de situación, en términos positivos y mirando al futuro. Acción de Mejora: Se puede definir como una actuación concreta, dentro de un conjunto de actuaciones o no, que permitirá superar las debilidades detectadas en un Área de Mejora. Las Acciones de Mejora deben decidirse y consensuarse con posterioridad al proceso de evaluación, ya que deberán ser el resultado de un proceso creativo a la vista del conjunto de fortalezas y áreas de mejora detectadas.

6 PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL
Para qué sirve? El Plan de Mejora sirve para aumentar el nivel de gestión de la organización mediante la implantación de acciones de mejora críticas (relevantes para la organización). Sirven para introducir en la organización una cultura de mejora continua (mediante ciclos de Autoevaluación y Plan de Mejora) que permitirá una mayor satisfacción de las personas que prestan servicio en la unidad o área de trabajo y, como consecuencia, un incremento de la calidad del servicio ofrecido al ciudadano. Acercar el servicio al ciudadano y reducir al máximo las diferencias entre sus necesidades y expectativas y la calidad del servicio realmente prestado por la organización pública. Adelantarse a las futuras necesidades de la sociedad y de sus ciudadanos, así como a los posibles cambios del entorno. Gestionar la organización de forma eficaz, eficiente y flexible.

7 PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL
El plan de mejora permite: Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas. Identificar las acciones de mejora a aplicar. Analizar su viabilidad. Establecer prioridades en las líneas de actuación. Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y control de las mismas. Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.

8 E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORA
PASOS PARA LA ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORA El Equipo de Mejora es el responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan de Mejora y debe estar integrado por miembros del comité de evaluación Conformar el equipo de mejora Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles causas que lo originan y seleccionar las alternativas más apropiadas para su solución. Identificar y seleccionar las Áreas de Mejora Incluye, las acciones o actividades a ejecutar, los responsables de su ejecución, una breve descripción de la mejora a realizar, los plazos para su ejecución y los indicadores de seguimiento. Elaborar el Plan

9 EQUIPO DE TRABAJO Es el conjunto de personas asignadas de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador o líder.

10 REQUISITOS PARA EL TRABAJO EN EQUIPO:
Buenas comunicaciones interpersonales. Equipo concentrado en la tarea. Definir la organización del equipo. Establecer la situación, tema o problema a trabajar. Interés por alcanzar el objetivo. Crear un clima democrático. Ejercitar el consenso en la toma de decisiones. Disposición a colaborar e intercambiar conocimientos y destrezas.

11 Comunicación efectiva
: Bases del Trabajo en Equipo Compromiso Objetivos claros Confianza Coordinación Comunicación efectiva

12 DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN
El Plan de Mejora debe ser difundido y comunicado a todos los integrantes de la organización por el Equipo de Mejora para su conocimiento, apoyo e involucramiento colectivo en obtener sus resultados.

13 COMPONENTES DEL PLAN DE MEJORA

14 COMPONENTES… Actividades Acciones que se llevan a cabo para resolver la debilidad o área de mejora identificada. Objetivo Define claramente el resultado que se persigue con la acción de mejora que se ejecuta. Tareas Labor que debe hacerse en un tiempo especifico. Recursos necesarios Lo determina el grado de orientación de la institución hacia la ejecución y se refiere a los recursos materiales, financieros, humanos, tecnológicos, otros. JORA

15 COMPONENTES… JORA Productos Se refiere a los indicadores de resultados programados para alcanzar como consecuencia de la mejora. Fecha de Inicio y Fin Cada actividad o acción de mejora colocada en el plan debe quedar enmarcada dentro de una fecha de inicio de su ejecución y la fecha en que debe terminar. Responsable A cada actividad o acción de mejora se le debe asignar un responsable de su ejecución y logro. Medio de verificación Se refiere a los medios para verificar el cumplimiento de las actividades o indicadores, tales como: documentos, sistemas, etc.

16 FORMULAR EL OBJETIVO. JORA Una vez identificadas las causas del problema, se debe tomar la decisión de por dónde empezar a mejorar (priorizar) y en base a ello, formular los objetivos y fijar el período de tiempo para su consecución, tomando en cuenta que los mismos deben cumplir ciertas características

17 CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN
JORA Viables: Posibilidad de ser cumplidos. Cotejables: En tiempo y grado de cumplimiento. Flexibles: Susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial. Comprensibles: Cualquier agente implicado debe poder entender qué es lo que se pretende conseguir. Obligatorios: Voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecución.

18 Responsable de seguimiento
Plan de Mejora JORA Área de Mejora Acción de Mejora Objetivo Tareas Responsable Tiempo (inicio-fin) Recursos necesarios Indicador Responsable de seguimiento 1.2 a) b) c) 3.1 5.2

19 CAUSA RAÍZ DEL PROBLEMA
Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles causas que lo originan y seleccionar las alternativas más apropiadas para su solución. Una causa raíz es la causa inicial de una cadena de causas que llevan a un efecto de interés. Generalmente, la causa raíz se usa para describir el lugar en la cadena de causas en donde se podría implementar una intervención para prevenir resultados no deseados.

20 HERRAMIENTAS PARA IDENTIFICAR LAS CAUSAS RAÍZ DEL PROBLEMA.

21 DIAGRAMA CAUSA – EFECTO, DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO
Es una herramienta que se utiliza para identificar las causas potenciales de un problema determinado y para ilustrar gráficamente las relaciones existentes entre un resultado dado (efectos) y los factores (causas) que influyen en ese resultado. OBJETIVO Identificar, clasificar y poner de manifiesto posibles causas de problemas específicos. UTILIDAD ▪ Se identifican las causas-raíz o causas principales de un problema o efecto. ▪ Se visualizan en equipo las causas principales y secundarias de un problema. ▪ Se clasifican y se relacionan las interacciones entre factores que están afectando al resultado de un proceso. ▪ Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones muchas veces sencillas y poco costosas.

22 DIAGRAMA CAUSA – EFECTO, DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO

23 EL ÁRBOL DEL PROBLEMA O DIAGRAMA DEL ÁRBOL Es una herramienta que facilita el análisis de causas y la búsqueda de soluciones para un área de mejora. Asimismo, el Diagrama de Árbol posibilita el análisis detallado de la secuencia lógica y cronológica de las tareas planteadas. OBJETIVO: Obtener una visión global de las actividades o tareas de un área de mejora con una secuencia lógica y cronológica.

24 CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA
EL ÁRBOL DEL PROBLEMA O DIAGRAMA DEL ÁRBOL. CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA Como se elabora el ÁRBOL DE PROBLEMAS: PASO 1: Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.  PASO 2: Formular en pocas palabras el problema central.  PASO 3: Anotar las causas del problema central.  PASO 4: Anotar los efectos provocados por el problema central.  PASO 5: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Árbol de Problemas.  PASO 6: Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad.

25 CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA
EL ÁRBOL DEL PROBLEMA O DIAGRAMA DEL ÁRBOL. CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA

26 CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA
EL ÁRBOL DEL PROBLEMA O DIAGRAMA DEL ÁRBOL. CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA UTILIDAD Es útil para: Indagar sobre las causas de un problema. Traducir aquellas necesidades detectadas en acciones. Contar con un conocimiento completo de ¿qué es necesario realizar?, ¿de qué forma?, para obtener los objetivos y la relación existente entre ellos. Ayudar a planificar, identificando las actividades que conformarán los procesos que se llevarán a cabo en el Plan de Mejora. Analizar las cadenas lógicas existentes a lo largo de la representación de las actividades para detectar los vacíos en su secuencia.

27 LA LLUVIA O TORMENTA DE IDEAS
CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA

28 LA LLUVIA O TORMENTA DE IDEAS
CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA Es una herramienta que permite generar nuevas ideas en el menor tiempo posible, a través de la creación de un ambiente que no inhibe a la participación y creatividad. Se basa en cuatro guías principales: 1) Ninguna idea por más tonta o buena que sea no debe ser criticada o evaluada. Todo juicio es suspendido!! 2) Libertad de Pensamiento. 3) Los miembros del equipo son instruidos para dar el mayor número de ideas en el menor tiempo posible. 4) Los miembros del equipo pueden tomar las ideas de los otros y modificarlas, o producir nuevas ideas por asociación.

29 LA LLUVIA O TORMENTA DE IDEAS
CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA OBJETIVO: Generar gran cantidad de propuestas relacionadas con un tema, a partir de las cuales surjan otras centrales, principales o secundarias que puedan organizar toda la riqueza de la información generada . UTILIDAD: ▪ Permite analizar los problemas existentes, como base para su resolución ▪ Ayuda a identificar posibles causas ▪ Contribuye a la generación de soluciones alternativas ▪ Genera una retroalimentación de información entre el equipo de trabajo

30 Los Cinco Por Qué:

31 Los Cinco Por Qué: Ejemplos: Mi auto no arranca. (el problema)
¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy dando mantenimiento a mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante. Un  servidor sufre una falla (problema) ¿Por qué el servidor falló? Porque estaba fallando una aplicación en ese servidor ¿Por qué estaba fallado? Porque la estaba mal configurada ¿Por qué estaba mal configurada? Porque estaba trabajando sobre ella un analista que no la conocía   ¿Por qué no la conocía? Porque el analista no había recibido la debida formación ¿Por qué no había recibido capacitación? Porque el gerente del área no cree en los planes de capacitación

32 Diagrama de flujo o flujograma .
Es una representación gráfica de la secuencia ordenada de las fases y del flujo de un proceso. Utiliza símbolos, líneas y palabras para mostrar gráficamente una función, que bien puede ser de gestión, de enseñanza o de orientación a los alumnos. OBJETIVO Mostrar el orden de las actividades a lo largo del proceso mediante una imagen diagramada que ayuda a sistematizar las tareas centrándose en los puntos esenciales del proceso y en los pasos a los que debe afectar la mejora.

33 Diagrama de flujo.

34 Diagrama de flujo o flujograma .
UTILIDAD ▪ Conocer el proceso completo y ubicar el Área de Mejora dentro del mismo. ▪ Detectar las actividades importantes y las que no agregan valor. ▪ Establecer los límites de un procedimiento para no complicar los procesos con todas las interacciones que tienen. ▪ Proporcionar al Grupo de Mejora una visión global y objetiva del proceso.

35 PRIORIZACIÓN DE LAS AREAS DE MEJORAS

36 CRITERIOS PARA SELECCIONAR LAS MEJORAS PRIORITARIAS
Los criterios que generalmente se utilizan para elegir las áreas de mejora que deben ser abordadas están relacionados con el impacto que generan en: La Misión y Visión de la organización. Objetivos Estratégicos y Operativos. Ciudadanos/Clientes Mejora/Innovación de los servicios Las personas de la Organización Costos/eficiencia.

37 CRITERIOS PARA SELECCIONAR
LAS ACCIONES DE MEJORA Impacto Peso estratégico de la acción (Escala 1=menor - 4=mayor) Impacto en los clientes (productos, resultados, satisfacción, visibilidad) Impacto en las Personas (motivación, satisfacción, productividad) Impacto en los resultados internos (Recursos, procesos aliados) Impacto Social :Sostenibilidad, desarrollo, imagen(Si, 1, no, 0 Nivel de dificultad Posibilidad /facilidad de implementación.(1= difícil - 4=fácil). Incide en toda la organización o solo parte de ella A implementarse en toda la organización o solo en un proyecto piloto

38 Plazo Velocidad para su realización (1= despacio - 4=rápido)
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LAS MEJORAS PRIORITARIAS Plazo Velocidad para su realización (1= despacio - 4=rápido) Largo plazo (2 años) Mediano plazo (1 año) Corto plazo (6 meses) Muy corto plazo (3 meses).

39 CRITERIOS PARA SELECCIONAR LAS MEJORAS PRIORITARIAS
DIFICULTAD 1 =MUCHA / 2= BASTANTE / 3= POCA / 4= NINGUNA PLAZO = LARGO / 2= MEDIO / 3= CORTO / 4= INMEDIATO IMPACTO = NINGUNO / 2= POCO / 3= BASTANTE / 4= MUCHO

40 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN DE MEJORA

41 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
El seguimiento al Plan de Mejora implica hacer una revisión periódica de los avances logrados en su desarrollo, en término de indicadores y resultados; y también de las dificultades que se han presentado. En este caso, el seguimiento tiene dos vertientes, una a lo interno de la institución y otra por el equipo del MAP que le acompaña.

42 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Seguimiento Interno: Durante la revisión interna, cada responsable de una o más actividades o acciones, deberá rendir un informe al Coordinador del Equipo, quien a su vez, habrá de hacer la retroalimentación correspondiente e informar a los demás involucrados, así como a las autoridades, el nivel de cumplimiento del mismo. Seguimiento Externo: El Ministerio de Administración Pública (MAP), a través de la Dirección de Evaluación de la Gestión Institucional, hará el monitoreo del Plan mediante el acompañamiento permanente al Equipo de Mejora, desde las fases de elaboración e implementación hasta la preparación del informe/memoria de ejecución del plan.

43 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Aplicación del Ciclo PDCA en la Solución de Problemas o Áreas de Mejora. P = Identificar el problema, identificar las posibles causas y elaborar el plan de acción D = Implementación del plan, realización de las acciones C = Verificación de los avances del plan de acción, confirmar si el problema se solucionó (Si ya se solucionó, se vuelve a la observación o estandarización) A = Cierre del problema o solución del área de mejora, aprendizaje, aplicación de metodología a otros problemas

44 ELABORACIÓN INFORME DE IMPLEMENTACIÓN
En base a los informes generados por cada responsable, el Coordinador del Equipo de Mejora elaborará un informe global del proceso realizado, en base al siguiente contenido: Introducción Integrantes del Equipo con las responsabilidades que le fueron asignadas Las fases del proceso realizado y la duración del mismo Recursos económicos utilizados Indicadores o productos que fueron alcanzados, Una breve explicación de los inconvenientes durante el proceso Y los anexos que fueran necesarios.

45 Ejercicio práctico

46 ¡GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN!
Contacto: Dirección de Evaluación de la Gestión Institucional (809) Ext.325/302