LEVANTAMIENTO DE PROCESOS. Organización Anterior (SILOS) Planear Actuar Administrar GERENCIA GENERAL Comunicar Vender Mercadear Planificar Controlar Fabricar.

Presentación del tema: "LEVANTAMIENTO DE PROCESOS. Organización Anterior (SILOS) Planear Actuar Administrar GERENCIA GENERAL Comunicar Vender Mercadear Planificar Controlar Fabricar."— Transcripción de la presentación:

1 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

2 Organización Anterior (SILOS) Planear Actuar Administrar GERENCIA GENERAL Comunicar Vender Mercadear Planificar Controlar Fabricar VENTASPRODUCCION

3 Modelo Moderno Plan Actuar Administrar GERENCIA GENERAL INVEST. Y DESARROLLO PRODUCCION FINANZAS Desarrollo de productos Distribución de productos

4 DIFERENCIAS ENTRE GESTIONAR POR FUNCIONES Y GESTIONAR POR PROCESOS GESTION POR FUNCIONES GESTIÓN POR PROCESOS Focalización en el producto (bien/servicio). Focalización en el usuario Departamentos especializados Organización por departamentos o áreas Enfoque especialista del trabajo Procesos de valor añadido Organización orientada a los procesos Enfoque del trabajo desde la visión de la totalidad del proceso Departamento forma organizativa Alteraciones en el proceso se resuelven jerárquicamente Forma natural organizar el trabajo Alteraciones en el proceso se resuelven al nivel de la ejecución Autoridad basada en jefes funcionales Prevalece la organización vertical Autoridad basada en los responsables de los procesos Convive la organización vertical con la horizontal Jerarquía - Control Mecanismo de coordinación: Mando y Control Autonomía -Autocontrol Mecanismo de coordinación: Autonomía responsable Burocracia – formalismo Flexibilidad - cambio - innovación

5 DIFERENCIAS ENTRE GESTIONAR POR FUNCIONES Y GESTIONAR POR PROCESOS GESTION POR FUNCIONESGESTIÓN POR PROCESOS Toma de decisiones centralizada Es parte del trabajo de todos Información jerárquica Concentración del conocimiento Información compartida Aprendizaje organizacional Jerarquía para coordinar Coordina el equipo Cómo hacer mejor lo que venimos haciendo Cómo haces mejor las tareas Para quién lo hacemos y qué debemos hacer Que tareas hacer y para qué Cumplimiento desempeño Compromiso con resultados Eficiencia: Productividad Eficacia: competitividad Las mejoras tienen un ámbito limitado: el departamento Las mejoras tienen un ámbito transfuncional y generalizado: el proceso Mejoras de alcance limitado Alcance amplio - transfuncional Medición por el resultado funcional (sector, gerencia, división) Medición por el resultado funcional y por el resultado total del proceso (colectiva)

6 Ventajas Aumenta la satisfacción del cliente. Elimina las actividades que no agregan valor. Reduce los costos totales. Entrega más rápido los bienes y servicios. Permite obtener una ventaja competitiva. Incrementa la participación del mercado. Mejoran los resultados del negocio.

7 Conceptos Básicos Todos estamos involucrados en algún proceso de la organización Una organización es una cadena de procesos Cliente Int. Proveed. Cliente Int. Proveed. Cliente Int. Proveed. Cliente Externo

8 ¿Qué es un proceso? “Es un conjunto de actividades enlazadas entre si, partiendo de uno o más entradas (inputs) los transforma, generando outputs (resultado) ” ACUERDO COMERCIAL

9 ¿Qué es un proceso?  No existe producto y/o servicio sin un proceso.  No existe proceso sin un producto o servicio

10 Definiciones de proceso Hammer: “Un completo conjunto de actividades, de principio a fin, que juntas crean valor para el cliente” Harrington: “Cualquier actividad o grupo de actividades que toman entradas, les agregan valor y proveen salidas a un cliente interno o externo” ISO 9000: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”

11 Jerarquía de los procesos

12 Conceptos generales MACROPROCESO: Conjunto de dos o más procesos Se orienta a cumplir el mismo objetivo PROCESO: Conjunto de actividades que emplean insumos y agregan valor Suministran productos a clientes internos o externos Utilizan recursos de la organización

13 Conceptos generales SUBPROCESO: Conjunto de actividades que producen bien o servicio Complementan a productos de mayor valor agregado ACTIVIDAD: Acciones para generar resultados dentro de un proceso o subproceso

14 Conceptos generales PROVEEDOR: Persona u organización que entrega un bien o servicio CLIENTE: Quien recibe el producto PRODUCTO: Bien o servicio que genera una organización

15 Elementos del Proceso Productos Bienes Servicios Controles Información sobre rendimiento Procesos 5 1 2 3 4 Insumos Trabajadores Gerente Equipos Instalaciones Materiales Servicios Tierra Energía Objetivo Responsable

16 Elementos de un Proceso Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple) Estudiante que compra cuadernos en una librería Identificación del Cliente? Identificación de las entradas del Proceso? Identificación de las actividades principales del proceso? Identificación de las salidas/resultados del proceso?

17

18 Filosofía del levantamiento de procesos Entender los procesos para definirlos Definirlos para medirlos Medirlos para comunicar su desempeño Comunicar su desempeño para administrarlos Administrarlos para mejorarlos continuamente Mejorarlos continuamente para proveer mayor valor al cliente

19 Tipos de procesos GOBERNANTES: Procesos gerenciales de Planificación y Control. - Planificación - Establecimiento de la estrategia PRODUCTIVOS: Generan salidas y tienen alto impacto sobre la satisfacción del cliente - Desarrollo de productos - Servicio al cliente - Adquisiciones HABILITANTES: Procesos internos de apoyo a los productivos y gobernantes - Servicios administrativos, legales, RRHH - Procesos financieros - Sistemas de información

20 Mapa de procesos (Nuevo enfoque sobre las Organizaciones) Planificación Financiera Gestión Gerencial Diseño de productos Adquisiciones RRHHFinanzasMantenimiento CL G P H CL

21 Responsable del proceso 1.Establecer medidas y fijar objetivos para mejorar el proceso 2.Garantizar que las metas globales del proceso se cumplan 3.Definir los límites y el alcance del proceso 4.Identificar necesidades de capacitación del personal de apoyo del proceso

22 Responsable del proceso 5. Identificar los factores fundamentales de éxito del proceso 6. Preparar documentos de trabajo, en caso de ser necesario 7. Definir los subprocesos y sus correspondientes responsables 8. Mantener el contacto con los clientes del proceso para garantizar que se satisfagan y se conozcan sus expectativas

23 DIAGRAMAS DE FLUJO

24 “UN DIAGRAMA DE FLUJO VALE MAS QUE MIL PROCEDIMIENTOS”

25 Qué son los diagramas de flujo? Representan gráficamente las actividades que conforman un proceso Nos sirven para disciplinar nuestra manera de pensar Muestran claramente las áreas en las cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad

26 Diagramas de bloque, que proporcionan una visión rápida del proceso. Diagrama de flujo de la ANSI, que analizan las interrelaciones detalladas de un proceso Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre áreas. Diagrama geográficos de flujo, los cuales muestran el flujo del proceso entre locaciones. Tipos de Diagramas de Flujo

27 Simbología: Diagramas de bloque FLECHA RECTANGULO CIRCULO ALARGADO Representa cualquier tipo de actividad Conecta actividades Inicio o fin de un proceso

28 6. Realizar una búsqueda externa 5. Si el candidato es apto pase a la actividad 10 4. Entrevistar a los candidatos internos 3. Suministrar una lista de candidatos internos 2. Aprobar la solicitud 1. Reconocer la necesidad Inicio 11. Esperar la aceptación de la oferta 12. Presentar al nuevo empleado ante la empresa 10. Hacer oferta al empleado 9. Enumerar los candidatos en orden de prioridades 8. Entrevistar a los candidatos 7. Evaluar los candidatos Fin Diagramas de bloque

29 Simbología del diagrama de flujo Para mantener consistencia en la construcción de un diagrama de flujo se utilizan los siguientes símbolos estándares: Operación: Rectángulo Inspección: Círculo grande Movimiento/ transporte: Flecha ancha Punto de decisión: Diamante

30 Simbología del diagrama de flujo Dirección del flujo: Flecha Almacenamiento: Triángulo Límites: Círculo alargado Documentación: Rectángulo con la parte inferior en forma de onda Espera: Rectángulo obtuso Conector: Círculo pequeño

31 Diagramas de flujo de la ANSI Amplían las actividades dentro de cada bloque Puede utilizarse como parte del entrenamiento de un nuevo colaborador Contiene puntos de decisión en los cuales es posible seguir diferentes caminos

32 Inicio ¿Necesita cortarse el cabello? ¿Está listo el automóvil? Conduzca hasta la peluquería Camine hasta la peluquería SI ¿Está listo el peluquero? ¿Hay mas de 3 personas esperando? Espere A NO Hágase cortar el cabello SI C B B NO Diagramas de flujo de la ANSI

33 Diagrama de flujo funcional Muestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo. Identifica como los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan a un proceso que fluye horizontalmente a través de una organización.

34 Diagrama de flujo funcional. Ejemplo 1