Dominio Knowledge Management para Gestión de Proyectos

Presentación del tema: "Dominio Knowledge Management para Gestión de Proyectos"— Transcripción de la presentación:

1 Dominio Knowledge Management para Gestión de Proyectos
Profesor: Ángel Jiménez Molina Universidad de Chile IN77J: Orientación a Objetos para un E-Business Magíster en Ingeniería de Negocios con TI.

2 Propósito Mostrar vista de casos de uso.
Mostrar modelamiento dinámico. ...De paso aprenderán Knowledge Management... ...También lo que persigue el MBE en los proyectos de Tesis...

3 Conocimiento (contexto organizacional)
El conocimiento es un activo intangible resultante de la mixtura de experiencias, habilidades, destrezas, competencias centrales, información, etc., presentes en una persona u organización, no necesariamente en forma explícita, que permite agregar valor a las acciones y sostener el aprendizaje contínuo. Experiencias Habilidades Competencias centrales Valores Rutinas Prácticas E X P L Í C I T O T Á C I T O CONOCIMIENTO Socialización (Traspaso directo) Externalización (Articulación por el diálogo) Combinación (Mixtura de datos y BD) Internalización (Interpretación) Documentos Manuales Métodos Productos Bases de datos, repositorios Case studies

4 Movilización de Conocimiento

5 Knowledge Management NO ES UN PROYECTO INFORMÁTICO
La gestión del conocimiento es un proceso global y continuo de transformación organizacional, que busca tanto la generación como la identificación, distribución y aprendizaje al interior de la organización del conocimiento clave para el negocio, para crear o apropiarse del valor. ORGANIZACIÓN DE APRENDIZAJE PRÁCTICAS ORGANIZACIONALES/ ROLES / INCENTIVOS PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS NO ES UN PROYECTO INFORMÁTICO

6 Definición del Proyecto
Provisión de un proceso rediseñado para disminuir los costos de coordinación, transacción y agencia, a través de una metodología estructurada para los actores que desarrollan propuestas complejas y licitaciones. Identificar y editar el conocimiento (tácito) generado en el proceso de negocio B U S I N E S S P R O C E S S K N O W L E D G E G E N E R A T I O N K N O W L E D G E BASE K N O W L E D G E D I S T R I B U T I O N Provisión de un medio virtual para almacenar el conocimiento (explícito) generado y editado en el proceso de negocio. Provisión en el tiempo apropiado de conocimiento (explícito) almacenado, a las actividades (y actores) del proceso que lo requieren. N E T W O R K I N G I N T E G R A C I Ó N T E C N O L Ó G I C A Provisión de medios virtuales de trabajo colaborativo entre los actores que desarrollan propuestas complejas y licitaciones. Provisión de manera integrada de los servicios de gestión del conocimiento, project management, gestión documental.

7 Objetivos General Proyecto
“Incrementar los beneficios del proceso de propuestas complejas, a través de la generación y distribución de conocimiento crítico para el negocio, en alineación con la estrategia de E-Solutions, incorporando una cultura de conocimiento y creando las condiciones de una organización de aprendizaje”.

8 Objetivos Específicos Proyecto
Aumentar la tasa de éxito de adjudicación de propuestas. Disminuir en ciclo de preparación de una propuesta por medio de la eliminación de lead time. Mejorar la satisfacción del cliente a través del mejoramiento del nivel de servicio. Aumentar y estructurar la red de contactos claves internos y externos para el éxito de las propuestas. Rescatar el conocimiento generado en las propuestas históricas y, proveer un conjunto de prácticas organizacionales y apoyos para su replicación. Proveer un entorno de trabajo colaborativo para los equipos de las propuestas, con herramientas de soporte y comunicación integradas a los sistemas corporativos.

9 Objetivos Específicos de Rediseño
Disminuir los lead-time de las actividades del proceso, dentro de lo cual se encuentra también mejorar los tiempos de respuesta y el nivel de servicio al cliente. Incorporar autocorrección al proceso, mediante el aprendizaje por experiencia de licitaciones y propuestas históricas. Aumentar la tasa de éxito de adjudicación de licitaciones y propuestas por parte de E-Solutions. Aumentar, estructurar y consolidar la red de relaciones claves, tanto internas como externas, para el éxito de las licitaciones y propuestas. Rescatar el conocimiento generado en las licitaciones y propuestas históricas, por medio de la provisión de un conjunto de prácticas organizacionales y apoyos para su reusabilidad, fundamentalmente relacionadas al análisis expost del trabajo de los equipos y el enfoque de una organización de aprendizaje.

10 Objetivos Específicos de Rediseño
Diseñar prácticas de trabajo que soporten el enfoque de trabajo colaborativo de los equipos de las licitaciones y propuestas, disminuyendo los esfuerzos de coordinación y aumentando la anticipación. Rescatar del proceso las best practices que se generan, además de los factores críticos de éxito y fracaso, satisfacción del cliente, comportamiento de los proveedores, etc. Mejorar la asignación de oportunidades a E-Solutions por parte del área comercial. Además, mejorar la configuración de los equipos idóneos para diseñar las licitaciones y propuestas, a partir de una adecuada calificación de estas últimas.

11 Proceso de Licitaciones y Propuestas Complejas
Gestión del Conocimiento. Work Produts Diseño, evaluación y desarrollo del proyecto Calificación Estrategia para Ganar Evaluación Ex-Post CMMI Situación Actual Pre- clasificación Asignación del proyecto

12 Evaluación Ex Post de Proyectos
G. C. CMMI G. C. CMMI Identificación Del conocimiento Generado por equipo De proyecto Identificación de Best- Practices y Nuevas habilidades Identificación de Contactos externos e Internos Edición del Conocimiento en un Case Study Identificación de Factores críticos Evaluación de E-solutions por Proveedores Evaluación Interna de los miembros del equipo Evaluación Cualitativa Del proveedor, consultor, el equipo del proyecto Ingreso Información y Portal al Conocimiento Evaluación de Proveedores, consultores asesores por E-solutions Clasificación Proveedores

13 Situación Actual No hay captura del conocimiento generado en los proyectos. Gestión Documental básica. Procesos con bajo nivel de formalización e integración. Altos costos de coordinación por falta de trabajo colaborativo. Islas tecnológicas (Discos T, H, SISON, Intranet, Lotus Note, Outlook). Falta indicadores que apoyen la Gestión del área. Áreas poco integradas (Comercial, Ingeniería y diseño, Operaciones).

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26 Actividades a Automatizar
(A1141) : Calcular índices de gestión. (A1153) : Ingreso información y conocimiento al portal. (A13111) : Búsqueda contactos, case-studies y proveedores en el portal. (A131126) : Ingresar nueva calificación de oportunidad. (A1312) : Crear sitio colaborativo en portal. (A131412) : Ingresar documento de estrategia al portal. (A13145) : Ingresar documentos plan de la oportunidad al portal. (A13152) : Búsqueda de proyectos reusables en el (A231) : Búsqueda información proveedores, asesores y consultores en el portal.

27 Descripción Portal del Conocimiento
En gran medida, el portal del conocimiento debe capturar, almacenar y distribuir conocimiento que se genera en cada una de las propuestas desarrolladas. Este portal permite realizar el trabajo colaborativo que apoya las actividades diarias de los individuos, facilitando que las tareas operativas se hagan en forma más eficiente mediante la automatización de algunas de éstas

28 Identificación de Actores
Jefe de Proyecto: Encargado de definir los equipos, establecer el plan del proyecto, asignar, dirigir y supervisar el cumplimiento de tareas y responsabilizarse por la entrega a tiempo de la propuesta. Calificador: Rol encargado de calificar las oportunidades, es decir, si se va o no al proyecto (filtra). Miembro del equipo: Encargados del desarrollo de la propuesta. Gerente: El gerente del área de E-Solutions interactuará con el portal para extraer indicadores que permitan hacer gestión sobre los recursos, preferentemente humanos.

29 Identificación de Actores
Subgerente: Del mismo modo que el gerente, está habilitado para la extracción de indicadores de gestión. También cumple el rol de jefe de proyecto. Knowledge broker: Sus responsabilidades abarcan la capacitación y entrenamiento en las prácticas de trabajo, asimismo como la identificación y codificación del conocimiento crítico para el negocio que haga factible el poblamiento de la plataforma. Esto implica levantar el conocimiento generado durante el desarrollo de los proyectos, editándolo en cases studies. Por otro lado, será el encargado de administrar y personalizar el portal del conocimiento, mediante una constante interacción con los usuarios.

30 Paquetes de la Aplicación

31 Paquetes y Actividades del Proceso
Arquitectura del Proceso Administración expost de proyectos A1441-Calcular índices de gestión de proyectos. Administración desarrollo de propuesta. A Búsqueda de contactos, case-studies y proveedores en el portal del conocimiento. A Ingreso de nueva calificación de oportunidad. A Crear sitio colaborativo en el portal del conocimiento. A Ingresar documento de estrategia al portal del conocimiento. A Ingresar los documentos del plan de la oportunidad al portal del conocimiento. A Búsqueda de proyectos reusables en el portal del conocimiento. Administración proveedores. A231- Búsqueda de información proveedores, asesores y consultores en el portal del conocimiento. Administración ex – post de proyectos A1153-Ingreso información y conocimiento al portal. Administrar discusiones y FAQ. A0-Crear y editar foros. A0- Crear y editar FAQ.

32 Caso Buscar Contactos, Case Studies y Proveedores
Una persona solicita una búsqueda para identificar el conocimiento requerido. Por ejemplo: un miembro de la organización con un expertise adecuado, o bien, cases studies o proveedores que hayan participado en propuestas similares.

33 CASO CALCULAR ÍNDICE DE GESTIÓN DE PROYECTOS.
Una persona selecciona un índice de gestión que puede ser el winrate o el perfomance de cumplimiento.

34 CASO INGRESAR CALIFICACIÓN OPORTUNIDAD
La persona completa el formulario de calificación, para ejecutar o desechar la oportunidad.

35 CASO CREAR SITIO COLABORATIVO.
Una vez que la oportunidad califica para ser ejecutada, el jefe de proyecto crea un sitio de trabajo colaborativo para su desarrollo. En este sitio la persona debe completar el formulario que contiene los datos generales de la propuesta y, el formulario de cada uno de los miembros del equipo.

36 CASO INGRESAR DOCUMENTO ESTRATEGICO DE LA OPORTUNIDAD.
La persona solicita la lista de sitios complejos, para luego ingresar el documento de estrategia generada en la oportunidad.

37 CASO INGRESAR DOCUMENTOS PLAN DE LA OPORTUNIDAD.
La persona solicita la lista de sitios complejos, para luego ingresar los documentos generados en la oportunidad. Los documentos que se ingresan son los referidos al plan del proyecto: presupuesto, cronograma y plan de desarrollo de la oportunidad (check list de requerimientos).

38 CASO BUSCAR DOCUMENTOS REUSABLES.
La persona busca documentos generados en propuestas anteriores. Se identifican dos criterios de búsquedas, el primero por filtro y el segundo utilizando el buscador, en donde se ingresan las keywords definidas previamente.

39 CASO BUSCAR INFORMACIÓN PROVEEDORES.
La persona busca información sobre el expertise de los proveedores y la evaluación que han tenido en las propuestas anteriores. Se identifican dos criterios de búsquedas, el primero por filtro y el segundo utilizando el buscador, en donde se ingresan las keywords definidas previamente.

40 CASO INGRESO INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO GENERADO.

41 CASO INGRESO INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO GENERADO.
La persona solicita la lista de cases studies habilitada en el portal para su ingreso. El case study es generado a partir del análisis expost de la oportunidad. La persona solicita la lista de contactos externos para el ingreso de uno nuevo. Este contacto ha sido generado durante el desarrollo de la propuesta. La persona solicita la lista de contactos internos para el ingreso de uno nuevo. Este ha sido generado durante el desarrollo de la propuesta. La persona solicita la lista de proyectos complejos, para ingresar al conjunto de documentos históricos y así actualizar el portal del conocimiento con los documentos generados en la oportunidad. La persona solicita la lista de proyectos complejos, para ingresar a la página de evaluación de proveedores. Ésta completa el formulario de evaluación.

42 CASO ADMINISTRACIÓN FORO.

43 CASO ADMINISTRACIÓN FORO.
La persona publica una discusión sobre cualquier tema referente al negocio (cliente, proveedor, propuesta, estrategia comercial, entre otros). La persona accede al sitio de discusiones y responde. La persona accede a las diferentes discusiones en línea.

44 CASO ADMINISTRACIÓN FAQ

45 CASO ADMINISTRACIÓN FAQ
El knowledge broker pública las preguntas con sus respectivas respuestas en el sitio de discusiones. La persona edita las preguntas y respuestas más frecuentes en el sitio de discusiones. El objetivo es que las personas que acceden al FAQ, perfeccionen las preguntas o respuestas con tal de generar un conocimiento de mayor calidad. Esto da instancia a la socialización del conocimiento. La personas acceden al FAQ para aclarar sus dudas. Por ejemplo para obtener información particular sobre alguna línea de negocio, producto o servicio, proceso interno, cliente, proveedor, entre otros.

46 Matriz Caso de Uso / Proceso
Arquitectura del Proceso Calcular índices de gestión de proyectos A1441-Calcular índices de gestión de proyectos Búsqueda contactos, case studies y proveedores. A Búsqueda de contactos, case-studies, proveedores, en portal del conocimiento. A Búsqueda de contactos (internos, externos) y case-studies en el portal del conocimiento. Ingresa calificación de oportunidad A Ingresa nueva calificación de oportunidad. Crear sitio colaborativo en portal A1312- Crear sitio colaborativo en portal. Ingresar documento de estrategia de la oportunidad A Ingresar documento de estrategia al portal. Ingresar documentos plan de la oportunidad. A Ingresar documentos plan de la oportunidad al portal. Buscar documentos reusables. A Búsqueda de proyectos reusables en portal de conocimiento. Buscar información de proveedores. A231- Búsqueda de información proveedores, asesores consultores en el portal. Ingresar case study de oportunidad. Ingresar contactos externos. Ingresar contactos internos. Ingresar documentos de la oportunidad. Ingresar evaluación proveedores. A1153-Ingreso información y conocimiento al portal, Publicar consulta. Acceso consultas en línea y editar respuestas. A0-Crear y Editar Foros. Crear y editar nuevo contenido en FAQ. Acceso al FAQ. A0- Crear y Editar FAQ.