CENTROS DE CONCILIACIÓN Claudia Lorela Diaz Speranza

CENTROS DE CONCILIACIÓN Claudia Lorela Diaz Speranza

DEFINICION DE CENTROS DE CONCILIACION
Sin formalidades. Excepto en administrativo y laboral. Adjuntar los documentos mínimos. Escrito: Formato establecido por el operador de la conciliación. Sin formalidades. Excepto en administrativo y laboral. Adjuntar los documentos mínimos. Escrito: Formato establecido por el operador de la conciliación. DEFINICION DE CENTROS DE CONCILIACION Los centros de conciliación y/o arbitraje son instituciones que cumplen una función pública, autorizados por el Ministerio del Interior y de Justicia, que coadyuvan a la administración de justicia y prestan a los conciliadores y/o árbitros los recursos logísticos, físicos, técnicos y financieros necesarios para el desarrollo de sus funciones.

NATURALEZA DE LOS CENTROS DE CONCIIACION
Los centros de conciliación tienen entonces una naturaleza operativa y administrativa en procura de prestar todo su apoyo a las partes y los conciliadores para el adecuado desarrollo de la conciliación Los centros no tienen ninguna función que implique administración de justicia, pero su actividad implica el ejercicio de una función pública.

COMPETENCIA E INHABILIDAD ESPECIAL
COMPETENCIA: Los conciliadores de centros de conciliación podrán conocer de todas las materias, excepto asuntos en laboral y contencioso administrativo. INHABILIDAD: De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 640 de 2001, los centros de conciliación no podrán intervenir en casos en los cuales se encuentren directamente interesados los centros o sus funcionarios. A esta inhabilidad se adicionan los conciliadores a prevención.

FACULTADOS PARA CREAR CENTROS DE CONCILIACION
Ley 640 de Artículo 10. Creación de centros de conciliación. El primer inciso del artículo 66 de la Ley 23 de 1991 quedará así: “Artículo 66. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro y las entidades públicas podrán crear centros de conciliación, previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho. Los centros de conciliación creados por entidades públicas no podrán conocer de asuntos de lo contencioso administrativo y sus servicios serán gratuitos”.

FACULTADOS PARA CREAR CENTROS DE CONCILIACION
De acuerdo con la Resolución 1342 de 2004 podrán crear centros de conciliación: - Las personas jurídicas sin ánimo de lucro - Las entidades públicas - Las facultades de ciencias humanas y sociales - Los consultorios jurídicos de las facultades de derecho de las universidades

PERSONAS AUTORIZADAS ESPECIFICAMENTE
Existen personas específicamente autorizadas por la ley para crear centros de conciliación como las bolsas de valores o los sindicatos, pero estas son leyes especificas circunscritas a temas diferentes de la creación de centros de conciliación. En el caso de la ley 510 de 1999, que es una ley por medio de la cual se dictan disposiciones en relación con el sistema financiero y asegurador y sobre el mercado público de valores y en su artículo 68 establece: “las bolsas de valores podrán organizar centros de arbitraje y conciliación para dirimir las controversias que se presenten por causa o con ocasión de operaciones o actividades en el mercado público de valores”.

PROCEDIMIENTO PARA CREAR CENTROS DE CONCILIACION
Requisitos creación centros conciliación Presentar solicitud por escrito al Ministerio del Interior y de Justicia, suscrita por el representante legal de la entidad interesada, solicitando la autorización de creación del centro, determinando el centro de conciliación a crear con su nombre. Aportar certificado de existencia y representación legal de la persona solicitante. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con los criterios de convivencia y oportunidad soportada en información verificable.

METODOLOGIA DE FACTIBILIDAD
La metodología de factibilidad deber ser: Coherente: que los fines que se pretenden lograr a través de la creación del centro sean coherentes en sí mismo. Razonable: no sobreestimar ninguno de los aspectos relacionados con la creación del centro, de la correcta estimación depende el futuro del centro Soportada en información verificable: el Ministerio verifica la organización administrativa, estrategia de divulgación, recursos logísticos, físicos, financieros, etc. Quien debe realizar el estudio: la persona interesada en crear el centro, pero puede delegar o contratar su realización a personas especializadas en estos análisis. Se puede utilizar cualquier medio para conseguir información.

REQUISITOS METODOLOGIA DE FACTIBILIDAD
La ubicación del centro: Consiste en el conocimiento que la persona solicitante debe tener sobre las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, entre otras, de la población ubicada en el área de influencia del futuro centro, que le permitirá establecer la conveniencia y oportunidad para la creación del mismo, el cual deberá responder a unas necesidades especiales en materia de resolución de conflictos dirigido a una población objeto determinada.

Tipología del conflicto: hace referencia al estudio que la persona interesada debe hacer de los tipos de controversias que se presentan en la población objeto, para determinar la conveniencia y oportunidad de los servicios que ofrecerá el centro de conciliación y/o arbitraje para solucionar dichos conflictos.

Estimación de la demanda del servicio: De conformidad con la ubicación del centro y la tipología del conflicto la entidad interesada deberá presentar un análisis de la relación oferta-demanda de los conflictos que se presentan y las alternativas para su solución (justicia formal e informal) con el fin de establecer una proyección de los casos que se espera atender. Organización administrativa del centro: Consiste en la estructura funcional del centro para ofrecer sus servicios, entendida ésta como el personal que desarrollará las actividades del centro con eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta la ubicación del centro, tipología del conflicto, demanda del servicio, es decir, los factores necesarios de ingeniería institucional.

Estrategia de divulgación: El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con una estrategia de divulgación de los servicios que prestará (conciliación, asesorías, capacitaciones, etc) a la población objeto teniendo en cuenta los resultados de la investigación de ubicación del centro, tipología del conflicto y demanda del servicio.

Sistema de evaluación y seguimiento: El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con un proyecto de evaluación y seguimiento a los servicios que presta a la comunidad el cual incluirá indicadores de gestión, grados de satisfacción, cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos, procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto, y mapa de riesgos.

Programa de educación continuada: el centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con un programa de educación continuada entendido como la capacitación interna (funcionarios del centro) en mecanismos alternativos de solución de conflictos y gerencia de recursos. Con la realización de este tipo de actividades, se busca que las personas vinculadas al centro cuenten con un mecanismo de actualización constante sobre la materia de competencia.

Recursos logísticos y físicos: La persona interesada deberá demostrar que cuenta con los recursos logísticos, físicos necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados o presentar un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos.

Recursos financieros: La persona interesada deberá demostrar que cuenta con los recursos financieros necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados o presentar un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos. Para esto deberá aportar un informe en el cual se relacionen las fuentes de financiación que tendrá el centro, así como sus ingresos y egresos. Dichos recursos deben garantizar la sostenibilidad y crecimiento del centro.

Reglamento interno: el centro de conciliación y/o arbitraje que deberá tener un reglamento interno que incluya como mínimo: (i) Las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro; (ii) principios del centro; (iii) requisitos, nombramiento y funciones de cada una de la personas que hacen parte del centro; (iv) procedimiento de conciliación, arbitraje, entre otros; (v) forma de reparto de los casos que se soliciten; (vi) causales y procedimiento de las sanciones a las personas que hacen parte del centro; (vii) código de ética de las personas que hacen parte del centro; (viii) tarifas de los servicios; (ix) deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del centro.

Lista de conciliadores: el centro deberá contar con una lista oficial de conciliadores los cuales deberán acreditar su capacitación de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

La Dirección de Acceso a la Justicia es la encargada de verificar los requisitos, radicada la solicitud el director hará el reparto correspondiente. El funcionario hará el estudio de la solicitud y de la metodología de factibilidad, contará con 60 días calendario y podrá: Rechazar la solicitud Requerir la modificación, adición o corrección, la persona solicitante tendrá 30 días so pena archivo de la las diligencias. Autorizar la creación el centro El Ministerio realizará visitas a los centros autorizados dentro de los tres meses calendario siguientes para verificar el cumplimiento de los requisitos.

El Ministerio del Interior y de Justicia revocará la autorización de creación del centro de conciliación en cualquiera de los siguientes eventos: Cuando se compruebe que se modificaron los requisitos aprobados en la metodología de factibilidad presentada sin aprobación previa del Ministerio. Cuando se compruebe que no cumple con los requisitos exigidos para la autorización de la creación del centro de conciliación y/o arbitraje. Cuando se compruebe que violó alguna norma legal vigente o sus reglamentos.

OBLIGACIONES DE LOS CENTROS DE CONCILIACION
Ley 640 de Artículo 13. Obligaciones de los centros de conciliación. Los centros de conciliación deberán cumplir las siguientes obligaciones: 1. Establecer un reglamento que contenga: - los requisitos exigidos por el Gobierno Nacional - las políticas y parámetros del centro que garanticen la calidad del servicio - un código interno de ética 2. Organizar un archivo de actas y de constancias con el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Gobierno Nacional. 3. Contar con una sede dotada de los elementos administrativos y técnicos necesarios para servir de apoyo al trámite conciliatorio.

OBLIGACIONES DE LOS CENTROS DE CONCILIACION
4. Organizar su propio programa de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos. 5. Remitir al Ministerio de Justicia y del Derecho, en los meses de enero y julio, una relación del número de solicitudes radicadas, de las materias objeto de las controversias, del número de acuerdos conciliatorios y del número de audiencias realizadas en cada período. Igualmente, será obligación de los centros proporcionar toda la información adicional que el Ministerio de Justicia y del Derecho le solicite en cualquier momento. 6. Registrar las actas que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 1º de esta ley y entregar a las partes las copias.

CENTROS DE CONCILIACION DE CONSULTORIOS
Artículo 11. Centros de conciliación en consultorios jurídicos de facultades de derecho. Los consultorios jurídicos de las facultades de derecho organizarán su propio centro de conciliación. Dichos centros de conciliación conocerán de todas aquellas materias a que se refiere el artículo 65 de la Ley 446 de 1998, de acuerdo a las siguientes reglas: 1. Los estudiantes podrán actuar como conciliadores sólo en los asuntos que por cuantía sean competencia de los consultorios jurídicos. 2. En los asuntos que superen la cuantía de competencia de los consultorios jurídicos, los estudiantes serán auxiliares de los abogados que actúen como conciliadores. 3. Las conciliaciones realizadas en estos centros de conciliación deberán llevar la firma del director del mismo o del asesor del área sobre la cual se trate el tema a conciliar. 4. Cuando la conciliación se realice directamente el director o el asesor del área correspondiente no operará la limitante por cuantía de que trate el numeral 1 de este artículo. Con todo, estos centros no podrán conocer de asuntos contencioso administrativos.

CENTROS DE CONCILIACION
Parágrafo 1. Los egresados de las facultades de derecho que obtengan licencia provisional para el ejercicio de la profesión, podrán realizar su judicatura como abogados conciliadores en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos. Parágrafo 2. A efecto de realizar su práctica en los consultorios jurídicos, los estudiantes de derecho deberán cumplir con una carga mínima en mecanismos alternativos de solución de conflictos. Con anterioridad a la misma deberán haber cursado y aprobado la capacitación respectiva, de conformidad con los parámetros de capacitación avalados por el Ministerio de Justicia y del Derecho a que se refiere el artículo 91 de la Ley 446 de 1998.

CENTROS DE CONCILIACION
RESOLUCION 299 de 2002 Los estudiantes adscritos a los consultorios jurídicos de las facultades de derecho son abogados de pobres y como tal deberán verificar la capacidad económica de los usuarios. El servicio de los centros de conciliación de los consultorios jurídicos se prestará esencialmente a personas de escasos recursos económicos. Que para darles tramite a las solicitudes de conciliación los centros de conciliación de los consultorios jurídicos deberán verificar la capacidad económica de los usuarios.

CONCEPTOS DE LINEA INSTITUCIONAL
Conciliadores como judicantes Concepto del 12 de noviembre de 2004 - La judicatura debe ser como abogados conciliadores, hay que tener en cuenta la naturaleza de los centros Autorización sedes centros de conciliación Concepto 3550 del 8 de abril de 2005 - La creación obedece a una metodología y a una población - Los centros de conciliación no tienen competencia nacional para abrir sedes, oficinas o sucursales en otra ciudad - Los centros de conciliación si pueden abrir sedes en la misma ciudad - Son permitidas las conciliaciones a prevención en otras ciudades

Reserva metodología de factibilidad Concepto 3365 del 4 de marzo de 2005 - La metodología contiene información importante sobre la estructura y funcionamiento del centro de conciliación, su conocimiento puede afectar la sana competencia - Los centros compiten libremente por los usuarios y desarrollan estrategias de mercadeo, convenios, criterios para seleccionar conciliadores - Se puede entregar copia de la metodología a la entidad promotora y autoridades judiciales solicitándoles la rigurosa confidencialidad

Requisitos directores de centros Concepto 5882 del 2 de abril de 2004 - El Ministerio ha considerado que el director de un centro de conciliación debe tener como requisitos: Ser abogado con experiencia en mecanismos alternativos de solución de conflictos Contar con experiencia en la rama del derecho en la cual se especializa el centro Tener conocimientos en temas administrativos - El director puede ser conciliador del centro

Especialización de los centros Concepto 4412 del 10 de abril de 2003 - Los centros se autorizan para prestar sus servicios en todas las áreas, pero es viable la especialización en el área de competencia de la entidad promotora Creación cuando se ha revocado la autorización Concepto 3007de 2004 - La inhabilidad es personal y no institucional, es para el representante legal o para los administradores que ejercían esos cargos al momento de la revocatoria del centro. - La institución podrá pedir nueva solicitud en cualquier momento.

Tablas de retención documental Concepto 3494 del 2 de junio de 2005 - En relación con el tiempo de conservación de los documentos que hacen parte del trámite conciliatorio, como el tema no se encuentra reglamentado en la ley de conciliación, es necesario remitirse a la Ley 594 del 2000 o Ley General de Archivos, reglamentada mediante el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación - Con base en lo anterior, el Ministerio del Interior y de Justicia saco la tabla de retención documental, la cual establece el manejo que deben seguir todos los centros para la custodia, cuidado y conservación de los documentos de las conciliaciones.

Trámites de conciliación en los cuales el resultado es acta de conciliación : archivo centro 1 año, archivo central 9 años. Una vez cumplido el tiempo de retención, solamente se conservará el acta de conciliación la cual se debe reproducir. Los demás documentos serán eliminados. Trámites de conciliación que terminen con constancia: archivo centro 1 año, archivo central 5 años. Una vez cumplido el tiempo de retención, solamente se conservarán las constancias las cuales se deben reproducir. Los demás documentos serán devueltos a los interesados.

Trámites de conciliación que terminen con otro resultado (falta de competencia, retiro de la solicitud, acuerdo extra conciliación) : archivo centro 1 año, archivo central 5 años. Una vez cumplido el tiempo de retención, solamente se conservará el documento final que expida el conciliador o director del centro, el cual se debe reproducir. Los demás documentos serán devueltos a los interesado. Libro radicador de actas de conciliación: archivo centro 10 años. Se conservan totalmente en el archivo del centro. Libro de control de constancias: archivo centro 10 años. Se conservan totalmente en el archivo del centro.

CONTROL, INSPECCION Y VIGILANCIA
Ley 640 de Artículo 18. Control, inspección y vigilancia. El Ministerio de Justicia y del Derecho tendrá funciones de control, inspección y vigilancia sobre los centros de conciliación y/o arbitraje. Adicionalmente, el Ministerio de Justicia y del Derecho podrá imponer las sanciones a que se refiere el artículo 94 de la Ley 446 de 1998. Decreto 3626 de “Por la cual se reglamentan las funciones de control, inspección y vigilancia sobre los centros de conciliación y/o arbitraje”.

DECRETO 3626 DE 2007 Función de control: El Ministerio podrá requerir a los centros el cumplimiento de las obligaciones que le han sido impuestas por la ley y el reglamento y la realización de los correctivos para subsanar cualquier infracción. Función de inspección: El Ministerio podrá exigir la información que considere conveniente para verificar el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la ley y formulación de políticas públicas. Función de vigilancia: El Ministerio podrá investigar y sancionar a los centros como instrumento para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones.

Causales: se entiende que existe una falta sancionable cuando se incumplen las obligaciones señaladas por las leyes y sus reglamentos. Sanciones: se impondrán mediante resolución motivada: - amonestación escrita - multa de hasta 200 smmlv, teniendo en cuenta la gravedad de la falta y capacidad económica del centro, a favor del tesoro público, es decir, del Ministerio. - suspensión de la autorización hasta por un término de 6 meses. - revocatoria de la autorización de funcionamiento.

Parágrafo primero. Si a un centro se le ha revocado la autorización, sus representantes legales o administradores quedarán inhabilitados para solicitar nuevamente dicha autorización por el término de 5 años. Parágrafo segundo. Para establecer la sanción se deberá tener en cuenta la gravedad del asunto y la reincidencia.

Diligencias preliminares: cuando por cualquier medio el Ministerio conozca de un presunto incumplimiento de las obligaciones impuestas por la ley o sus reglamentos, de oficio o a petición de parte podrá: - solicitar la explicación pertinente - disponer de visita: se levantará un acta firmada por los funcionarios que practican la visita y la persona que recibe la visita, si no quiere firmar, será firmada por un testigo, el acta se notificará al representante legal dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Requerimiento: si se encuentra que el centro incumplió las obligaciones impuestas por la ley o sus reglamentos, dependiendo de la gravedad y tipo de incumplimiento, se requerirá mediante oficio y se le dará un plazo no mayor de 15 días hábiles para su cumplimiento. Si el centro no cumple se procederá a aplicar sanción mediante el procedimiento establecido.

Procedimiento: - Si de la explicación o visita se concluye que hay merito para adelantar investigación el Ministro mediante auto ordenara la apertura de la investigación o archivo del expediente; en el auto se determinarán los cargos y las disposiciones legales o reglamentarias que se encuentran infringidas, éste auto se notificará al representante legal de la entidad promotora. - El presunto infractor podrá presentar sus descargos en forma escrita y solicitar la practica de pruebas; el Ministro decretará la práctica de pruebas conforme al Código Contencioso Administrativo.

Procedimiento: - Vencida la etapa probatoria y habiéndose dado oportunidad a los interesados para dar sus opiniones, el Ministro procederá dentro de los 15 días siguientes y mediante resolución motivada a imponer la sanción correspondiente; si no se ha incurrido en violación se dictará acto administrativo que así lo declare y se archivarán las diligencias. - Las sanciones se notificarán personalmente al representante legal de la entidad promotora dentro de los 5 días hábiles siguientes y procederán los recursos conforme al Código Contencioso Administrativo. Si no se puede notificar personalmente se hará por edicto.

Traslado de las diligencias: cuando del resultado de una investigación se encuentre conductas cuya sanción es competencia de otra entidad, se deberán remitir las diligencias , como en el caso de la conducta de los conciliadores. Mérito ejecutivo: los actos administrativos que impongan sanciones de multas, prestan mérito ejecutivo y de no ser canceladas dentro de los 15 días siguientes al termino de su ejecutoria, se enviará a la dependencia del Ministerio encargada del cobro por jurisdicción coactiva.

Vigilancia del Ministerio en el nombramiento de conciliadores: el centro deberá informar al Ministerio el conciliador designado para cada caso, a través del Sistema de Información de la Conciliación, dentro de los 2 días siguientes. Publicidad: los centros incluirán en su promoción y divulgación por cualquier medio así como en su papelería, decir que son vigiladas por el Ministerio del Interior y de Justicia.

CIRCULAR 006 DE Establece los requisitos y condiciones para la aplicación de la expresión “VIGILADO Ministerio del Interior y de Justicia” Establece el tipo de letra, tamaño, forma. La expresión se debe utilizar en todos los medios impresos, como papelería del centro, actas de conciliación, constancias, citaciones, documentos externos e internos del centro, periódicos, revistas, afiches, volantes, plegables, etc. Visualmente se muestra el formato de cómo debe ir la expresión, si es en un documento horizontal, vertical, que no debe haber ningún otro tipo de leyenda en el mismo renglón. Se debe utilizar la expresión por radio, televisión e Internet.

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