Cambios en los documentos del proceso de Bienes y suministros

Presentación del tema: "Cambios en los documentos del proceso de Bienes y suministros"— Transcripción de la presentación:

1 Cambios en los documentos del proceso de Bienes y suministros
SGC-SyUA’s de la UNAM

2 Modificaciones generales en todos los procedimientos
Se organizan los lineamientos conforme las actividades de operación y el alcance del procedimiento. Se mejora la redacción de todo el documento para una mayor comprensión, por ejemplo: En las actividades se incorporan verbos que resaltan la acción que realmente agrega valor. Se amplía o simplifica la descripción de las actividades.

3 PBS 0101 - Adquisición de bienes e insumos nacionales
Lineamientos – Se agrega lo siguiente: La nota del lineamiento 3.14, referente al manejo de las adquisiciones pagadas con el fondo fijo, las cuales se deben sujetar a lo establecido en el procedimiento PPO Creación, incremento, manejo y rembolso del fondo fijo y de operación”. 3.15 Se definen las características que deben tener las cotizaciones enviadas por los proveedores, antes estaba como una actividad en el procedimiento. Descripción de la actividad En las actividades 8.1, 8.2 y 8.3, se cambia la referencia a las Instrucciones de trabajo a procedimientos operativos. En la actividad 14 se agrega al Responsable del área solicitante, para que sea éste, quien revise que los productos que recibe, cumplen con las características especificadas.

4 PBS 0101 - Adquisición de bienes e insumos nacionales
Formatos – Solicitud Interna de Compra cambia a Rev. 5 Se agrega como opción la SVA. Se agrega un espacio para comentarios y se elimina la evaluación del servicio por parte del usuario.

5 PBS 0102 - Adquisición de bienes e insumos nacionales por adjudicación directa
Tipo y clave del documento Por su estructura y contenido, cambia de Instrucción de trabajo IPBS a Procedimiento operativo PBS 0102 Rev. 0 Alcance Considera las compras nacionales cuyo monto sea superior a los $ 9,000, hasta los $669,200. Lineamientos – Se agregan 3, relacionados con: 3.1 La elaboración de la Orden de compra y las firmas de autorización, con base en los lineamientos internos de la SyUA. 3.2 La elaboración de los informes cuatrimestrales solicitados en la circular CONT/002/2011. 3.3 Ejercicio de recursos que provienen de Convenios de proyectos CONACYT.

6 PBS Adquisición de bienes e insumos nacionales por invitación a cuando menos tres personas o licitación pública Tipo y clave del documento Por su estructura y contenido, cambia de Instrucción de trabajo IPBS a Procedimiento operativo PBS 0102 Rev. 0 Alcance Considera las compras nacionales cuyo monto sea superior a los $ 9,000, hasta los $669,200. Lineamientos – Se agregan 3, relacionados con: 3.1 La autorización de la Requisición de compra con recursos del presupuesto, ingresos extraordinarios y proyectos de diferentes tipos. 3.2 La diferencia de saldos, cuando el precio final de la compra es mayor o menor al cotizado. 3.3 La autorización de la Requisición de compra en el Sistema Electrónico de Adquisiciones de la DGProv y su interacción con diferentes dependencias Centralizadoras.

7 PBS Adquisición de bienes e insumos nacionales por invitación a cuando menos tres personas o licitación pública Descripción de actividades De la actividad 2 a la 5, se describe el ingreso y elaboración de las Requisiciones de compra en el Sistema Electrónico de Adquisiciones de la DGProv. De la actividad 7 a la 9 se describen más las actividades en las que participa la DGProv. en una licitación pública.

8 PBS 0104 - Adquisición de bienes e insumos en el extranjero
Clave del documento Cambia la clave del documento, de PBS 0102 a PBS 0104 Rev.0, debido a la incorporación como Procedimientos operativos, de las Instrucciones de trabajo. Lineamientos – Se reorganizan conforme a la secuencia de la operación. Se agregaron algunos relacionados con: La realización de compras a través del Sistema Integral de Compras al Extranjero de la DGProv. 3.7 La importación de mercancías por compras directas, y los tiempos requeridos para enviar la documentación. 3.8 Los criterios para la elaboración individual de Requisiciones de compra por tipo de bien y según condiciones de conservación y traslado. 3.11 Los apoyos para la realización de arribos directos, con base en lo establecido en la circular DGPR/003/2014.

9 PBS 0104 - Adquisición de bienes e insumos en el extranjero
Descripción de actividades 1. Se agrega como requisito la Carta de uso, para la adquisición de productos de origen animal, vegetal o humano. De las actividades 6 a la 12, se alinean a lo establecido por la DGProv para elaborar la Requisición de compra en el Sistema Integral de Compras al Extranjero (SICE) y la utilización de la Firma Electrónica Avanzada (FEA). En las actividades 16 y 17, se describe lo realizado por la DGProv para verificar y validar la Requisición de compra, así como la coordinación de actividades para la compra. 21. Se incorpora al Responsable del área solicitante, para que verifique la conformidad de los bienes recibidos. 22. Se aclara que para el cálculo de indicadores del SGC, se deben considerar los tiempos internos establecidos en el catálogo de servicios de la SyUA, sin incluir compras canceladas por falta de autorización o falta de suficiencia presupuestal.

10 PBS 0201 – Abastecimiento de insumos y materiales
Nombre del documento Cambia de Abastecimiento de bienes y materiales a Abastecimiento de insumos y materiales, ya que se consideró más apropiado, al tratarse de un almacén de bienes de uso recurrente. Dicho cambio se hizo en todo el documento. Lineamientos – Se agregan lineamientos relacionados con: 3.4 El incumplimiento de las especificaciones de los bienes adquiridos con la DGProv y el tiempo para su devolución. 3.7 Las medidas de control y seguridad acordes al tipo de insumos y materiales. 3.8 La verificación de las condiciones del almacén durante la realización de los inventarios rotativos y anual. ¡Se elimina el formato FPBS 0201 – Solicitud de Abastecimiento!

11 PBS 0201 – Abastecimiento de insumos y materiales
Descripción de actividades – Se agregan las siguientes actividades 14.1 En caso de que los insumos o materiales no se surtan conforme a lo solicitado, se registra en la SVA, SIC, factura o remisión, la recepción parcial, o en su caso, se rechaza el material e informa al Responsable de Bienes y suministros para su seguimiento. 20. Se analiza la rotación de los insumos y materiales al término de cada año para eliminar aquellos que tienen baja rotación o que no estén dirigidos a cubrir necesidades sustantivas, actualizar el catálogo de bienes de uso recurrente, incluyendo máximos, mínimos y puntos de reposición.

12 PBS 0202 – Suministro de insumos y materiales
Nombre del documento Cambia de Suministro de bienes y materiales a Suministro de insumos y materiales. Dicho cambio se hizo en todo el documento. Descripción de actividades – Se agregan las siguientes: 4. Con la asignación del folio del Vale de Salida de Almacén (VSA), también se registra la fecha de recepción del mismo. 8. Se incorpora la figura del Responsable del área solicitante para que revise que los insumos y materiales proporcionados cumplen con las características especificadas y firme la conformidad del servicio en el VSA. 8.1 Se especifica que en caso de que los insumos o materiales se surtan fuera de tiempo o parcialmente, se debe registrar el Servicio No Conforme.

13 PBS 0202 – Suministro de insumos y materiales
Formatos – Vale de Salida de Almacén (VSA) Rev. 4 Se elimina la firma del usuario y se coloca la del responsable del área solicitante. Aplica a las SyUA’s que tienen diferentes fuentes de ingresos y los insumos del almacén se cargan a ciertos proyectos Se elimina la firma de autorización del responsable del área, ya que se coloca arriba. Se elimina la calificación del servicio recibido

14 PBS 0203 – Recuento físico de insumos y materiales del almacén
Tipo y clave del documento Por su estructura y contenido, cambia de Instrucción de trabajo IPBS a Procedimiento operativo PBS 0203 Rev. 0 Alcance Aplica a los almacenes de bienes de uso recurrente de la UNAM. Lineamientos – Se agregan 3, relacionados con: 3.1 La necesidad de realizar un inventario físico al 100% al menos una vez al año, para garantizar la veracidad de los registros y garantizar su control y depuración. 3.2 La realización de inventarios rotativos cada 4 meses, en cada uno tomándose una muestra del 25% del total de insumos del almacén. 3.3 La verificación de las condiciones de conservación, resguardo y protección de los insumos, durante la realización de inventarios rotativos y anual.

15 PBS 0203 – Recuento físico de insumos y materiales del almacén
Descripción de actividades En la actividad 2 se describe la información a registrar en el formato de Recuento físico de insumos y materiales del almacén. Se aclara que: 8.1 Si se detectan mermas NETAS mayores al 2.5% del valor total del almacén, notifica al área jurídica de la entidad o dependencia y notifica vía oficio a la Auditoría Interna de la UNAM, para su seguimiento. Nota: Entiéndase como mermas NETAS, aquellas que representan una disminución real del patrimonio de la universidad, es decir, que no existan al mismo tiempo saldos a favor o en contra, ya que esto se refiere más a un inadecuado control del almacén. Al Vale de Salida de Almacén para el ajuste del inventario, se le asigna un folio pero no se considera como servicio para e cálculo de indicadores.

16 PBS 0203 – Recuento físico de insumos y materiales del almacén
Formatos – Recuento físico de insumos y materiales del almacén Rev. 3 Parte I del formato Papelería, consumibles de cómputo, jarciería, mantenimiento, etc. Se selecciona el tipo de inventario que corresponda Se agregan columnas para un segundo recuento físico, en caso de encontrar diferencias en el primero.

17 PBS 0203 – Recuento físico de insumos y materiales del almacén
Formatos – Recuento físico de insumos y materiales del almacén Rev. 3 Parte II del formato Se deben describir las condiciones en las que se encuentra el almacén, para cada uno de los elementos especificados.

18 PBS 0301 – Control de bienes patrimoniales
Nombre del documento Cambia de Inventario físico de bienes muebles a Control de bienes patrimoniales, en virtud de que el inventario físico es una parte de todo el control que se debe tener en las entidades y dependencias. Objetivo – Se modifica Asegurar que los bienes que son patrimonio de la universidad están debidamente identificados, registrados, resguardados y asegurados para garantizar su disponibilidad en la realización de actividades sustantivas. Alcance – Se amplía Ahora incluye a los BIENES ARTÍSTICOS (esto aplica para todos los procedimientos operativos de inventarios)

19 PBS 0301 – Control de bienes patrimoniales
Lineamientos – Se agregan lineamientos relacionados con: 3.2 La responsabilidad del usuario que tiene asignado el bien sobre su custodia y notificación de cambios, robo o extravío. 3.4 La solicitud de las SyUA’s a la DGPU de la verificación completa o selectiva de los bienes artísticos, con la finalidad de conciliar, actualizar o aclarar información sobre los mismos. Descripción de actividades – Se especifican actividades para: 1. La elaboración de un Programa de Control de bienes patrimoniales y el establecimiento del objetivo a alcanzar 2. Las actividades que se deben considerar en el Programa de control de bienes patrimoniales 3. La verificación y conciliación de los bienes artísticos

20 PBS 0302 – Alta de bienes muebles patrimoniales
Lineamientos – Se agregan lineamientos relacionados con: 3.2 El registro de los bienes en SICOP, conforme a lo establecido en la circular DGPU/06/2013. 3.3 Los requisitos a cubrir para dar de alta un bien artístico. 3.11 Los requisitos para el alta de vehículos conforme a la circular DGPr/004/2012. 3.14 Los bienes consumibles con un costo menor a 50 SMV, la entidad o dependencia determina si éstos requieren o no de un resguardo y número de control interno. Descripción de actividades – Se especifican actividades relacionados con: El sitio para subir las imágenes de los bienes a dar de alta, así como las actividades de las entidades foráneas para el envío de documentación.

21 PBS 0303 – Baja de bienes muebles patrimoniales
Lineamientos – Se agregan lineamientos relacionados con: 3.2 Los requisitos a cubrir para dar de alta un bien artístico, en cuyo caso, se refiere a la devolución a la DGPU, de los bienes asignados a la entidad o dependencia y que tiene bajo su custodia para ser exhibidos. Descripción de actividades – Para facilitar su comprensión el procedimiento se divide en 3 partes, y para cada caso se menciona lo relacionado a los bienes artísticos. Actividades generales para la baja. Baja definitiva por obsolescencia o destrucción, robo, extravío o siniestro. Baja definitiva por dación en pago o permuta.

22 PBS 0303 – Baja de bienes muebles patrimoniales
Alcance Se amplía para que incluya a los BIENES ARTÍSTICOS. Lineamientos – Se agregan lineamientos relacionados con: 3.2 Los requisitos a cubrir para dar de alta un bien artístico, en cuyo caso, se refiere a la devolución a la DGPU, de los bienes asignados a la entidad o dependencia y que tiene bajo su custodia para ser exhibidos. Descripción de actividades – Para facilitar su comprensión el procedimiento se divide en 3 partes, y para cada caso se menciona lo relacionado a los bienes artísticos. Actividades generales para la baja. Baja definitiva por obsolescencia o destrucción, robo, extravío o siniestro. Baja definitiva por dación en pago o permuta.

23 PBS 0304 – Transferencia o reasignación de bienes muebles patrimoniales
Nombre del documento Se incluye la REASIGNACIÓN de bienes muebles. Lineamientos – Se agregan lineamientos relacionados con: 3.4 La reasignación o reubicación de bienes artísticos en áreas o unidades de la misma entidad o dependencia. Descripción de actividades – Se agregan actividades relacionados con: El registro de las fechas compromiso y fecha de liberación de los servicios en documentos o controles internos. Se especifica que en caso de que el servicio no se haya realizado en tiempo o incumpla con algún requisito, se debe documentar el servicio no conforme. Se amplían las actividades relacionadas con la reasignación de bienes patrimoniales.

24 PBS 0304 – Transferencia o reasignación de bienes muebles patrimoniales
Formatos – Solicitud de baja o actualización de bienes muebles Rev. 1 Cambia el nombre Se agregan listas desplegables para unificar criterios. Se elimina la calificación del servicio recibido.

25 Agradecimientos Agradecemos a los Responsables del proceso de Bienes y Suministros que participaron en la revisión y adecuación de los documentos, y a ustedes, la gestión con calidad de los servicios otorgados a los usuarios.

26 Contacto Nombre Correo electrónico Teléfono Fernando Córdova Calderón
Claudia Cuervo Morales Gumersindo Saucedo Gutiérrez Ana Páramo Olvera Gerardo Alanis Zazueta Jannet Ruíz Barrios Laura Reza Nolasco Ext Liliana Córdova Martínez Lorena Rivas Koloffon RED UNAM 47460 Roberto Acosta Sánchez RED UNAM 47421 Víctor Hugo Castellanos Ramos RED UNAM 47006