Curso de formación para nodos en GB20 Cómo construir Nodos de GBIF I: Creando un caso sólido para su Nodo Alberto González-Talaván Senior Programme Officer.

Curso de formación para nodos en GB20 Cómo construir Nodos de GBIF I: Creando un caso sólido para su Nodo Alberto González-Talaván Senior Programme Officer for Training Secretariado de GBIF 4 Octubre 2013

Resumen Los casos de negocio son una herramienta muy útil para presentar propuestas, defender posiciones, convencer a audiencias, etc. Los Nodos de GBIF también pueden beneficiarse del uso de este marco pues requiere pasar por un proceso sistemático de planificación y de pensamiento crítico que se rentabiliza fácilmente. En este módulo estudiaremos los casos de negocio como herramienta genérica. Otros módulos le darán la información necesaria para crear el contenido específico de sus casos de negocio. Esta presentación corresponde al módulo 1 del curso de formación para Nodos del GB20 que se celebrará en octubre de 2013 en Berlin, Alemania.

Índice 1.Introducción 2.Características de un buen caso 3.Conozca a su público! 4.Componentes de un caso de negocio 5.Consejos 6.Recursos 7.Conclusiones

Introducción: definición Un caso de negocio es: “Una herramienta de comunicación, escrita en un lenguaje que el público al que está dirigida comprende, y con el suficiente detalle para facilitar la toma de una decisión por su parte” De Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, 19 Julio 2011

Introducción: ¿Qué forma puede tener? Una propuesta de alto nivel a un Ministerio para adherirse a una organización como GBIF Un plan de acción dirigido a una agencia nacional para crear un IIB y un Nodo (o mantenerlos) Un plan de acción anual Un proyecto dirigido a una agencia de financiación para fomentar la digitalización de datos Una propuesta de un acuerdo de colaboración entre organizaciones Una charla en un simposio nacional para promover la publicación y el acceso libre a los datos

Introducción: ¿Porqué tener uno? Para establecer la posición y el ámbito de acción del Nodo Para garantizar la financiación Para garantizar la sostenibilidad Para estar mejor preparado ante cambios inesperados y nuevas oportunidades Para aumentar la probabilidad de éxito de sus propuestas Para mejorar su carrera profesional

Características Escrito para los que toman la decisión Fácil de seguir y comprender Bien estructurado Claro y conciso Preciso Pertinente Sólido

¡Conozca a su público! ¿Quién tomará la decisión? ¿Quién puede influenciar esa decisión? Misión y políticas institucionales Intereses personales Ajuste su lenguaje y su vocabulario Incluya un nivel de detalle adecuado Estudie otros proyectos ya aprobados Intente sondear su opinión temprano ?

Componentes 1.Resumen ejecutivo 2.Antecedentes 3.La declaración del problema/necesidad/oportunidad 4.Análisis de la situación y su impacto en el futuro 5.Soluciones propuestas y alternativa sugerida 6.Plan de implementación 7.Análisis de costes y beneficios 8.Conclusiones y razonamiento 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: resumen ejecutivo Visión de alto nivel Visión condensada, con todos los componentes Lenguaje simple Es la llave que da acceso al resto del caso Es la última parte que se escribe 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes : antecedentes La información de base justa para permitir que los lectores comprendan la propuesta y la situación actual Es más importante cuando se presentan casos ante un público externo Asegúrese de que sus fuentes sean fiables Ej: una descripción de la manera en la que se gestiona la información sobre biodiversidad y los recursos naturales actualmente, incluyendo todos los actores que juegan un papel a nivel nacional 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: el problema Es la razón por la que se crea el caso. Puede ser: Un problema, una situación que se necesita resolver Una oportunidad de generar beneficios, ingresos, aumentar la eficacia, etc. Un requerimiento formal, un cambio obligado Es importante ser objetivo, neutral. Ej: ineficiencia en la gestión de datos, falta de acceso (unificado) a los datos, incapacidad de gestionar de manera óptima los recursos naturales, requerimientos a nivel internacional no cumplidos, inversiones repetidas para conseguir los mismos datos… 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: el análisis Información adicional sobre cómo se llegó a la situación actual Ofrece proyecciones futuras sobre cómo la situación puede evolucionar si no se hace nada Es un preámbulo de la sección siguiente Se puede utilizar una herramienta de análisis genérica, como un SWOT. Ej: Costes económicos si se continúa la situación actual, problemas de escalabilidad, problemas de imagen internacional… 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: las soluciones Descripciones de VARIAS formas de solucionar la situación (3-4 es un buen número) Con suficiente detalle para que puedan entenderse Con los suficientes datos para poder ser comparadas Una de ellas debe marcarse como la solución recomendada Esté preparado para recibir críticas ej: organizar una sistema nacional de gestión de información sobre biodiversidad independiente, copiar el sistema utilizado en otro país, reenfocar un sistema existente, etc. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: plan de implementación Debe incluir el suficiente detalle sobre cómo se podría hacer realidad la solución recomendada No se necesita un plan completamente detallado Asegúrese de resaltar las conexiones con las secciones de definición del problema y de análisis. Incluya una sección de evaluación de riesgos Ej: puede incluir detalles sobre la escala, gestión, equipos de trabajo, roles y responsabilidad, recursos externos, planes de comunicación, calendario, gestión de riesgos. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: análisis de costes y beneficios El nivel de detalle puede variar, pero siempre tiene que ser REALISTA Enfatice los beneficios y los costes cuantitativos Y cualitativos. Tenga en cuenta los costes directos e indirectos. Intente usar los datos de los que toman la decisión Ej: Cuantitativos: Ahorro directo debido a un incremento en la eficacia y al uso de inversiones ya realizadas por otros. Cualitativos: posición internacional y nacional, transparencia, adopción de recomendaciones, mejora de acceso a los datos, formación, etc. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Componentes: conclusiones Resumen inspirador que enlaza con los puntos principales de las secciones anteriores Incluye los puntos y las cifras principales Funciona como un llamamiento a la acción Ej. Invirtiendo X € se generarán Y € in ahorro y de producirán los beneficios inmediatos A, B, C. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

Consejos 1.Adáptese SIEMPRE a la situación y a la audiencia 2.De soluciones reales como alternativa 3.Investigue de dónde es más probable que venga la oposición 4.Utilice los datos de su audiencia 5.“Tantee el terreno” pronto 6.Sea conciso, lógico y convincente 7.Prepárese para defender su propuesta en 30 segundos, 5 minutos y 30 minutos.

Recursos: específicos para Nodos Global Biodiversity Informatics Outlook http://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353 http://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353 Plan estratégico de GBIF http://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792 http://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792 Los beneficios de participar en GBIF http://www.gbif.org/participation/outreach http://www.gbif.org/participation/outreach Cómo crear estrategias y planes para Nodos → Módulo 2A.2A Cómo posicionar su Nodo de manera estratégica → Módulo 2B.2B Uso de los datos → Módulos 4A, 4B.4A4B

Recursos: sobre los casos de negocio Jonathan Wu, 2001, Creating a successful business case to advance your initiative. http://www.information-management.com/news/4330-1.html http://www.information-management.com/news/4330-1.html Ilya Bogorad, 2011, 6 essential elements for a winning business case. http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for- a-winning-business-case/. http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for- a-winning-business-case/ Margaret Rouse, 2012, How to write a business case document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document Bizvortex Consulting Group Inc., Business case template. http://new.bizvortex.com/products/. http://new.bizvortex.com/products/ Ilya Bogorad, 2010, Thirty tips for a better proposal or business case. http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/. http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/ Bizvortex Consulting Group Inc., 2010, Business case tips. http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf Steven Gara, 2013, How to build a project’s business case. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/ Más información en http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/

Conclusiones Los casos de negocio son una buena herramienta a la hora de presentar propuestas relacionadas con su Nodo Ayudan a pasar por un proceso de análisis y planificación que se rentabiliza fácilmente Ayuda a aprovechar oportunidades y a adaptarse a cambios Se pueden aplicar a niveles muy diferentes Adáptelos siempre a la audiencia y a la situación

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