GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Inicio Fondos Proyecto es de vinculación Si Propios Ejecución Se elaboran requisiciones, minutas, oficios de comisión.

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1 GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Inicio Fondos Proyecto es de vinculación Si Propios Ejecución Se elaboran requisiciones, minutas, oficios de comisión y/o registro de estudiantes Ejecución Se elaboran requisiciones, minutas, oficios de comisión y/o registro de estudiantes Planeación RP detalla el Calendario del proyecto(FOR- PM-06-06 en project), y cambia el estatus a “Proyecto en Ejecución” Planeación RP detalla el Calendario del proyecto(FOR- PM-06-06 en project), y cambia el estatus a “Proyecto en Ejecución” Responsable de proyecto (RP) elabora la ficha de proyecto (FOR-DA-10-10 en excel) y el presupuesto (FOR-PM-06-08 en excel) a a Responsable de proyecto solicita la facturación del proyecto, por correo electrónico, a finanzas fichaproyecto@ciatej.net.mx * Servicios Tiempo: Menor o igual a 3 meses Costo: Menor o igual a $250,000.00 Tipo Proyecto: Servicios Tecnológicos No Responsable del proyecto elabora el control de cambios (FOR-PM-06-11 en excel) Se requiere modificar el alcance, tiempo, costo o calidad del proyecto No Si d d validación interna AC Atención a Clientes DI Dirección de Investigación y Posgrado DU Dirección de Unidad GP Grupo de Trabajo GT Gestión Técnica PMO Oficina de Administración de Proyectos RP Responsable del Proyecto PI Responsable de PI RST Responsable del Servicio Tecnológico VTT Vinculación y Transferencia Tecnológica Responsable del Proyecto (RP) registra los de Riesgos (en project server), y el Plan de Calidad del proyecto (FOR-PM-06-21 en excel) y matriz de comunicación (FOR-PM- 06-14 en excel)

2 Si Seguimiento y Control Se elaboran reportes de avance (técnicos y/o financieros), se verifica el avance. Se actualiza el avance en el calendario del proyecto (en project) y se da seguimiento a los riesgos en project server Seguimiento y Control Se elaboran reportes de avance (técnicos y/o financieros), se verifica el avance. Se actualiza el avance en el calendario del proyecto (en project) y se da seguimiento a los riesgos en project server Cierre Se elabora y envía informe final y se cambia el estatus a “cerrado técnicamente” Cierre Se elabora y envía informe final y se cambia el estatus a “cerrado técnicamente” Cierre RP elabora las lecciones aprendidas (FOR- PM-06-12 en excel) y se cambia el estatus del proyecto a “cerrado totalmente” Cierre RP elabora las lecciones aprendidas (FOR- PM-06-12 en excel) y se cambia el estatus del proyecto a “cerrado totalmente” Fin f El proyecto es de vinculación RP solicita al cliente carta de Satisfacción y/o firma de recibido del informe final. Se archiva en el Project Server. Y avisa a PMO para que gestione la encuesta de satisfacción al cliente. No Después de recibir la aprobación del informe técnico, el RP la archiva en el project server Cierre RP solicita la elaboración del informe financiero a Finanzas y después de no tener observaciones y se cambia el estatus a “cerrado administrativamente” en Project Server Cierre RP solicita la elaboración del informe financiero a Finanzas y después de no tener observaciones y se cambia el estatus a “cerrado administrativamente” en Project Server d d Fondos y Vinculación validación externa validación interna

3 GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Responsable de la Gestión Técnica (GT) integra grupo de trabajo (GP) Personal evaluador solicita cambios a la propuesta Dirección General firma carta institucional Gestión Técnica registra los datos generales con el estatus >, el ingreso estimado en el project server sube la propuesta en el sitio del proyecto. Gestión Técnica llena los formatos del fondo, envía propuesta y registra los ingresos estimados del proyecto No Si Fondo acepta la propuesta GT solicita por correo electrónico la revisión interna de su propuesta en extenso a la Dirección de Investigación y Posgrado (DI) (rcosio@ciatej.mx y anna@ciatej.mx y a la Dirección de su Unidadrcosio@ciatej.mx anna@ciatej.mx DI le informa al GT que se recomienda enviar la propuesta al Fondo No Fondos f f Dirección de Investigación y Posgrado (DI) envía a revisión interna la propuesta en extenso Si GP elabora propuesta en extenso de acuerdo a los términos de la convocatoria (en word o formato de la convocatoria) GT, cambia el estatus de la propuesta a > en el project server GT cambia el estado de la propuesta a «aceptada» en el project server validación externa GT hace los cambios necesarios b b Personal evaluador revisa la propuesta y envía las recomendaciones ( FOR-DI-08-13) a la Dirección de Investigación y Posgrado DI solicita a Gestión Técnica realizar los cambios sugeridos por el evaluador Se requiere reenviarla propuesta a revisión validación interna SiNo DI y Gestión Técnica elaboran la carta Institucional La propuesta es de un proyecto de continuidad No Si z z

4 GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Si No Responsable de PI verifica las implicaciones de Propiedad intelectual Fondo solicita ajustes a la propuesta Fondos b b Se aceptan los ajustes Responsable del Proyecto realiza los ajustes Responsable del Proyecto notifica al Fondo la decisión, genera las lecciones aprendidas y cambia el estatus de la propuesta a > No Si f f RP sube el el convenio al sitio del proyecto Se revisa y firma el convenio con el Fondo respectivo validación externa Administración genera los trámites para la creación de la cuenta bancaria Responsable del proyecto solicita a Finanzas vayala@ciatej.mx el alta del cliente, en caso de no existirvayala@ciatej.mx a a Responsable del proyecto genera en el Sitio del Proyecto la lista de verificación del proyecto (FOR-PM- 06-01), con la Base de costeo (FOR-PM-06-02 en excel)

5 GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Vinculación El prospecto llega directo a Atención a Clientes Atención a clientes (AC), registra los datos del prospecto, sondea su necesidad y lo envía a la Dirección de Unidad y éste asigna a la Gestión Técnica (GT) para que elaboren una propuesta adecuada. Si No GT complementa la propuesta técnica comercial (FOR-DP-01- 01) prellenada en word No Si Propios GT Solicita a VTT elaborar Convenio Específico de Confidencialidad y Carta Institucional si es necesario La propuesta es para un servicio GT genera en el Sitio del Proyecto la lista de verificación del proyecto (FOR-PM-06-01) y la Base de costeo (FOR-PM-06-02 en excel) GT integra grupo de trabajo (GP) Gestión Técnica detecta su necesidad para elaborar una propuesta adecuada e informa a la Dirección de Unidad Dirección de unidad revisa o somete a revisión interna la propuesta Revisor solicita cambios a la propuesta GT hace los cambios necesarios No C Si GT registra los datos generales de la propuesta con el estatus >, así como los datos del cliente (en project server GT registra los ingresos presupuestados por año (en el project server) GT registra los datos generales de la propuesta con el estatus >, así como los datos del cliente (en project server) GT genera en el Sitio del Proyecto la lista de verificación del proyecto (FOR-PM-06-01), con la Base de costeo (FOR-PM- 06-02 en excel) GT complementa la propuesta técnica comercial (FOR-DP-01- 12), prellenada en word. Para capacitación (cursos abiertos ), subre el temario del curso Pro- yecto Ser- vicio Ser- vicio Pro- yecto validación interna

6 GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Vinculación Proyectos C Si Cliente solicita ajustes No GT notifica al cliente la decisión Cliente acepta propuesta GT cambia el estado de la propuesta a «no aceptada» en project server y genera las lecciones aprendidas en caso de que la propuesta hubiera sido para un proyecto f Si No Vinculación de Transferencia (VTT) y Tecnología elabora y gestiona las firmas del convenio o contrato a GT envía propuesta al cliente y actualiza, si es necesario, la base de costeo Responsable del proyecto cambia el estado de la propuesta a «aceptada» No La propuesta es para un proyecto Si Responsable del Servicio Tecnológico (RST) solicita al cliente firme la propuesta técnica comercial de servicios, o Atención a clientes gestiona la inscripción al curso RST recibe la propuesta técnica comercial de servicios escaneada o para escanear y la archiva en el project server, excepto para capacitación abierta RST solicita a Finanzas la elaboración de la factura (fichaproyecto@ciatej.mx) RST elabora la ficha de proyecto (FOR-DA-10-10 en excel) y el presupuesto (FOR-PM-06-08 en excel) VTT solicita a Finanzas vayala@ciatej.mx el alta del cliente en caso de no existir vayala@ciatej.mx RST solicita a Finanzas vayala@ciatej.mx el alta del cliente en caso de no existir vayala@ciatej.mx RST elabora el calendario del proyecto en el Project server validación externa Se aceptan los ajustes Se hacen los ajustes Si No e

7 GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Vinculación Proyectos e Ejecución, Seguimiento y Control Se elaboran requisiciones, minutas y/o oficios de comisión y actualiza el calendario del proyecto Cierre RST entrega al cliente Informe de Resultados (FOR-PM-06-23) o Constancia de Participación (cursos) Cierre RST registra el cierre del proyecto (FOR-PM-06-20) y cambia el estatus del proyecto a “cerrado totalmente” f RST elabora control de cambios (FOR- PM-06-11 en excel) y se informa Finanzas, si es el caso. Se requiere modificar el alcance, tiempo, costo o calidad del proyecto No Cierre La PMO gestiona la encuesta de satisfacción al cliente excepto para capacitación Si validación interna Cierre RST solicita firma o correo de aceptación por parte del cliente al Informe de Resultados. Atención a clientes gestiona la evaluación de la capacitación (FOR-DP-01-22). validación externa