CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD TAREA Nº 3 PROCESO DE AUDITORÍA INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE CALIDAD Presentado por: Luis Fernando Gómez.

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1 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD TAREA Nº 3 PROCESO DE AUDITORÍA INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE CALIDAD Presentado por: Luis Fernando Gómez Rojas Elisa Jaramillo Quintero. Flor Mireya López. Jackelinne Sánchez Beltrán Aura Fajardo Moreno. OBJETIVOS 1.Realizar una auditoría interna con el fin de verificar si el Sistema Integrado de Gestión se ha implementado adecuadamente, se mantiene actualizado y está conforme con las disposiciones establecidas. 2.Hacer recomendaciones imparciales sobre la base de evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos de la entidad.

2 TAREA Nº 3: Elija un proceso o procedimiento en su entidad y realice los 12 pasos que deben tener en cuenta en un Proceso de Auditoria descritos a continuación: 1.Elaborar el programa de auditorias. 2.Convocar al Comité de Calidad y/o Comité de Coordinación de Control Interno. 3.Aprobación del Programa de Auditoria. 4.Convocar al Equipo Auditor. 5.Planificación de la Auditora (Definición del alcance de la auditoria, solicitud de información, preparación de las listas de verificación, preparación del plan de auditoria). 6.Comunicar el Plan de Auditorias. 7.Realizar reunión de apertura. 8.Ejecución de la Auditoria 9.Análisis de hallazgos de Auditoria 10.Elaboración del informe. 11.Reunión de cierre 12.Seguimiento CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

3 SELECCIÓN DEL PROCESO A AUDITAR: GESTION DEL TALENTO HUMANO FONCEP

4 MACROPROCESO MISIONAL PRESTACIONES ECONÓMICAS MACROPROCESO APOYO MACROPROCESO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CESANTIAS GESTIÓN JURIDICA PENSIONES GESTION DE TIC´s GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN ADMINISTRATIVA MAPA DE PROCESOS FONCEP MACROPROCESO CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO NECESIDADES Y REQUISITOS DEL CLIENTE SATISFACCION DEL CLIENTE Entradas Salidas CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD Auditorias a procesos. AUDITORIA PROCESO TALENTO HUMANO EN EL FONCEP.

5 PROGRAMA DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AUDITORIAS INTERNAS 2009 CÓDIGO:FTCMC09-13 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :I FECHA DE APROBACIÓN: Abril 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO ORIGEN:PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS AUDITOR LIDERLUIS FERNANDO GÓMEZ ROJAS EQUIPO AUDITORELISA JARAMILLO QUINTERO, FLOR MIREYA LÓPEZ, JACKELINNE SÁNCHEZ BELTRÁN Y AURA FAJARDO MORENO. OBJETIVO CONOCER EL ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO Y/O MEJORA DEL SGC DE FONCEP, BASADO EN LOS REQUISITOS DE LA NTCGP 1000: 2004. ALCANCE A LOS PROCESOS DEL SGC DE FONCEP EN LA SEDE PRINCIPAL UBICADA EN LA CRA. 9 NO. 70-69 Y LAS SEDES UBICADAS EN LA CLL. 70ª NO. 9-19, CLL. 71 NO. 12-25, CRA. 19 NO. 65-54 Y LOS PUNTOS DE ATENCIÓN UBICADOS EN LOS SUPER- CADES DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: MANUAL DE CALIDAD, VERSIÓN 3 DE OCTUBRE DE 200, DOCUMENTOS DEL SGC. (LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DEL SGC ACTUALIZADA), NORMAS APLICABLES A LA ENTIDAD. NTCGP 1000: 2004 REUNIÓN DE APERTURA: OCTUBRE 09 DE 2009 HORA DE APERTURA: 8:30 A.M. REUNIÓN DE CIERRE: OCTUBRE 11 DE 2009 HORA DE CIERRE: 5: 00 P.M. PROCESO A AUDITAR RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITORES FECHA FECHA INICIOFECHA FINALOBSERVACIONES GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Dra. Libia Urrego.Elisa Jaramillo Quintero y Flor Mireya López. octubre 9 de 2009 Se requiere presencia del personal del área CESANTIAS.Dr. Ramiro Triviño.Jackelinne Sánchez Beltrán y Aura Fajardo Moreno. octubre 9 de 2009 Revisión de los procesos en la sedes de la calle 71 No.12-75 PENSIONESDr. Ramiro Triviño.Elisa Jaramillo Quintero y Flor Mireya López. octubre 10 de 2009 Se requiere presencia del personal del área PLANEACIÓN ESTRATEGICA Dr. Vicente Rodriguez.Jackelinne Sánchez Beltrán y Aura Fajardo Moreno. octubre 11 de 2009 Revisión de los procesos en la sede de la calle 71 No.12-75 Rosa María Pérez Jefe Oficina de Control Interno. FECHA DE APROBACIÓN: 20 de Enero de 2009 NÚMERO DE ACTA DE APROBACIÓN:001 de 2009 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 1. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS.

6 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 2. CONVOCAR AL COMITÉ DE CALIDAD. COMUNICACIÓN INTERNA PARA:Dr. GENTIL ESCOBAR RODRIGUEZ, Director General FONCEP. Dr. RAMIRO TRIVIÑO SANCHEZ, Subdirector Técnico Prestaciones Económicas Dr. VICENTE RODRÍGUEZ FERREIRA, Jefe oficina Asesora Planeación Dr. CAMILO PERDOMO SUÁREZ, Subdirector Administrativo y Financiero. DE:ROSA MARÍA TRONCOSO PÉREZ, Jefe Oficina Control Interno. ASUNTO:Reunión Comité de Calidad REF.: OCI. 112 - 2009 En atención al asunto referenciado, me permito convocarlos para el próximo 20 de septiembre de 2009, con el fin de llevar a cabo la reunión del Comité de Calidad de la entidad, en la cual desarrollaremos el siguiente orden del día: 1.Llamado a lista. 2.Verificación del Quórum. 3.Presentación del programa de auditorías para el cuarto trimestre de 2009. 4.Aprobación del programa de auditorías. 5.Proposiciones y varios. Si tienen alguna aclaración o inclusión de algún tema en el orden propuesto, por favor comunicarlo a esta Oficina por lo menos con 8 días de antelación a la fecha señalada para el comité. Cordialmente, ROSA MARÍA TRONCOSO PÉREZ Jefe Oficina Control Interno.

7 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 3. APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA ACTA DE REUNIÓN DEL CÓMITE DE CALIDAD No 003/2009 Lugar: FONCEP Fecha: 20 de Septiembre de 2009 Hora Inicio: 09:00Hora Finalización: 10:35 Tema: Aprobación Programa de Auditoría 2009. DESARROLLO DE LA REUNIÓN En las instalaciones del Fondo de Prestaciones Económicas FONCEP, se realizó reunión del Comité de Calidad de la entidad, cumpliendo las siguientes actividades: 1.Se realizó llamado a lista, confirmando la asistencia de la totalidad del comité de Calidad. 2.Se realizó verificación del Quórum. 3.La doctora Rosa María Troncoso realizó la presentación del programa de auditorías para el 2009, haciendo énfasis en el objetivo y alcance del mismo y en la necesidad de auditar los procesos de Gestión del Talento Humano, Pensiones, Cesantías y Planeación Estratégica, teniendo en cuenta que son esenciales para garantizar la misión de la entidad. 4.El cómité aprobó el programa de auditorías propuesto. 5.Como proposiciones y varios, el señor director de la entidad, propone que la auditoría sea realizada por un equipo auditor competente, con amplio conocimiento de los procesos a auditar. ASISTENTES NombreCargoFirma

8 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 4. CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR. COMUNICACIÓN INTERNA PARA:LUIS FERNANDO GÓMEZ ROJAS ELISA JARAMILLO QUINTERO. FLOR MIREYA LÓPEZ. JACKELINNE SÁNCHEZ BELTRÁN AURA FAJARDO MORENO. DE:ROSA MARÍA TRONCOSO PÉREZ, Jefe Oficina Control Interno. ASUNTO:Convocación Equipo Auditor. REF.: OCI. 115 - 2009 En atención al asunto referenciado, me permito informar que por sus condiciones personales, capacidad profesional y competencia, ustedes han sido seleccionados para desempeñar el rol de auditores y dar cumplimiento al programa de auditorias a realizarse en el cuarto trimestre del 2009, por lo tanto los convoco para que asistan el próximo 26 de septiembre de 2009, con el fin de notificarse formalmente del programa de auditoria. Así mismo me permito informar que como líder del equipo auditor se ha nombrado a Luis Fernando Gómez Rojas.. Cordialmente, ROSA MARÍA TRONCOSO PÉREZ Jefe Oficina Control Interno.

9 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA. Objetivo de la Auditoría: Verificar el cumplimiento de la norma NTCGP 1000:2004 y proveer oportunidades de mejoramiento en el Proceso Misional Pensiones del FONCEP. Alcance de la Auditoría: Al proceso Gestión del talento Humano, ubicado en la CLL. 70ª NO. 9-19, de la ciudad de Bogotá. Documentos de referencia: Se identificaron y solicitaron a la Oficina asesora de Planeación y Oficina de Talento Humano, los siguientes documentos: Procedimientos del proceso e instructivos. Caracterización, Listado maestro de documentos, Plan de capacitación, Plan de inducción y reinducción, Evaluación de competencias y Manual de funciones y procedimientos. Selección de los auditores, de acuerdo al perfil de los mismos, previendo que no pertenecieran al área auditada: Elisa Jaramillo Quintero y Flor Mireya López.

10 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA. Preparación de la auditoría: El equipo auditor estudió los documentos del proceso Gestión del Talento Humano y revisó la documentación aportada por la Oficina asesora de planeación y Talento Humano, tales como, los procedimientos estandarizados, el instructivo de certificaciones, los registros, el mapa de procesos, la caracterización del proceso y los planes específicos de capacitación, selección, inducción y reinducción, entre otros. entre otros. Alistamiento de los documentos de trabajo: Se alistaron los procedimientos de auditoría, las listas de chequeo, las actas de reunión, los formatos de las no conformidades y el informe de auditoria entre otros, siguiendo los formatos establecidos por la entidad. Listas de verificación, Se prepararon siguiendo la norma NTCGP 1000:2004 y la información solicitada para preparar la auditoría. Plan de Auditoría. Se dio a conocer el plan de auditoría al líder del proceso. Para elaborar el plan de auditoría se tuvo en cuenta el formato FTCMC09-04. Aspectos varios: fecha, lugar, duración de la auditoría, etc.

11 LISTA DE CHEQUEO-AUDITORIA DE CALIDADCÓDIGO:FTPLE01-07 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :I FECHA DE APROBACIÓN: Abril de 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO AUDITORES: Auditor líder: Luis Fernando Gómez Rojas. Equipo Auditor: Elisa Jaramillo y Flor Mireya López. RESPONSABLE DEL PROCESO: Libia Urrego. PROCESO: Gestión del Talento Humano. REQUISITOCRITERIO: GP 1000:2004 NCOBSERVACIONES SI NO ¿Cómo se soporta la implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados previstos en el SGC? 4.1. ¿Cuál es la caracterización del proceso?4.1. ¿Cómo apunta la caracterización al cumplimiento de los objetivos y política de calidad?4.1.. ¿Cómo aplica el personal los objetivos y la política de calidad al trabajo que cada uno realiza?5. ¿Cuáles son los procedimientos del proceso?4.2.1. ¿Cómo se selecciona el personal nuevo en la entidad y cómo se determinan las competencias que debe tener? 6.2.1 ¿Cuál es el Manual de procesos y procedimientos?6.2.1 ¿Cómo se mide si la capacitación y formación dada al personal de la entidad es eficaz y contribuye al mejoramiento de sus trabajo? 6.2.1. ¿Cómo se aplica el manual de funciones al trabajo realizado por cada uno de los funcionarios?6.2,1 ¿Cómo se ha dado cumplimiento a lo ordenado por gestión documental para la estructuración de las carpetas destinadas para la conservación de documentos del cliente? 7.5.4 ¿Qué procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora se utilizan en el proceso?8.1 ¿Cómo se realiza el control del producto no conforme?8.3 ¿Cómo se garantiza la mejora continua del proceso?8.5 ¿Qué acciones correctivas o preventivas se han realizado?8.5.2 y 8.5.3 ¿Cuál es el mapa de riesgos del proceso.7.5.1 d CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD EJEMPLO LISTA DE CHEQUEO LISTA DE VERIFICACIÓN O CHEQUEO 5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA.

12 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD COMUNICACIÓN INTERNA 28 de septiembre de 2009 PARA:Dra. LIBIA URREGO. Jefe Oficina de Talento Humano y Líder del proceso.. DE:LUIS FERNANDO GÓMEZ ROJAS Auditor Líder ASUNTO:Plan de auditoria de Calidad. En atención al asunto referenciado, me permito dar a conocer la propuesta del plan de auditoria a realizar al proceso de Talento Humano el 9 de octubre de 2009. Le solicito cordialmente, si tiene alguna aclaración o modificación en el orden propuesto, por favor comunicármelo para hacer los ajustes necesarios. Cordialmente, LUIS FERNANDO GÓMEZ ROJAS Auditor Líder ANEXO: PLAN DE AUDITORIA. 6. COMUNICÁR EL PLAN DE LA AUDITORIA.

13 PLAN DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AUDITORIAS INTERNAS CUARTO TRIMESTRE 2009 CÓDIGO:FTCMC09-14 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :I FECHA DE APROBACIÓN: Abril 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO ORIGEN:PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNASFECHA:DE EJECUCIÓN: del 9 al 11 de octubre de 2009. TIPO DE AUDITORÍA: CalidadCRITERIOS: norma NTCGP 1000: 2004, Manual de funciones y procedimientos, listado maestro de documentos AUDITOR LIDER: Luis Fernando Gómez RojasEQUIPO AUDITOR: Elisa Jaramillo, Flor Mireya López, Jackelinne Sánchez y Aura Fajardo. OBJETIVO: conocer el estado de implementación, mantenimiento y/o mejora del SGC de FONCEP, basado en los requisitos de la NTCGP 1000: 2004. ALCANCE: A LOS PROCESOS DEL SGC DE FONCEP EN LA SEDE PRINCIPAL UBICADA EN LA CRA. 9 NO. 70-69 Y LAS SEDES UBICADAS EN LA CLL. 70ª NO. 9-19, CLL. 71 NO. 12-25, CRA. 19 NO. 65-54, DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ. REUNIÓN DE APERTURA: octubre 09 de 2009 HORA DE APERTURA: 8:30 A.M. REUNIÓN DE CIERRE: octubre 11 de 2009 HORA DE CIERRE: 5: 00 P.M. PROCESO A AUDITAR RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITORES PROGRAMACIÓN FECHAHORAOBSERVACIONES TALENTO HUMANO Dra. Libia Urrego.Elisa Jaramillo Quintero y Flor Mireya López. octubre 9 de 200910:30 A.MSe requiere presencia del personal del área CESANTIAS. Dr. Ramiro Triviño.Jackelinne Sánchez Beltrán y Aura Fajardo Moreno. octubre 9 de 200910:30 A. M.Revisión de los procesos en la sedes de la calle 71 No.12-75 PENSIONES Dr. Ramiro Triviño.Elisa Jaramillo Quintero y Flor Mireya López. octubre 10 de 200908:30 A. M.Se requiere presencia del personal del área PLANEACIÓN ESTRATEGICA Dr. Vicente Rodriguez.Jackelinne Sánchez Beltrán y Aura Fajardo Moreno. octubre 11 de 200908:30.A.MRevisión de los procesos en la sede de la calle 71 No.12-75 REQUERIMIENTOS LOGÍSTICOS: transporte para el equipo auditor y un acompañante en cada uno de los procesos a auditar. Luis Fernando Gómez Rojas, Auditor Líder.Firma de los auditados 28 de septiembrebre de 20097 de octubre de 2009 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 6. COMUNICÁR EL PLAN DE LA AUDITORIA.

14 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD AGENDA DE REUNIÓN DE APERTURA 1.Presentación del Equipo Auditor. 2.Razón y alcance de la Auditoría. 3.Criterios a emplear en la Auditoría. 4.Revisión del Plan de Auditoría. 5.Explicación sobre el muestreo. 6.Confidencialidad de la Información. 7.Confirmación para que el personal esté avisado y disponible. 8.Requisitos de seguridad. 9.Preguntas. 7. REUNION DE APERTURA. Se llevó a cabo la reunión de apertura de acuerdo a la siguiente agenda.

15 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 8. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA. Desarrollo de la auditoría: Se elaboró la agenda de la reunión de apertura y se llevó a cabo en dirección del Fondo de Prestaciones Económicas FONCEP. Los auditores ejecutaron la auditoría, teniendo en cuenta las técnicas de entrevista, observación y revisión de los documentos y siguiendo la lista de chequeo. Inicialmente se reunieron con la doctora Libia Urrego, líder del proceso, para conocer si el SGC ha contribuido al proceso y cómo se ha implementado el mismo. Así mismo para conocer aspectos generales del proceso, como el objetivo y alcance, las políticas de operación, las entradas y salidas, clientes y proveedores, los recursos asignados, las herramientas de medición, seguimiento y evaluación, entre otros. Una vez finalizada la entrevista al líder del proceso, procedieron a verificar cada uno de los quince (15) procedimientos del proceso. En cada uno de los procedimientos se efectúo verificación del cumplimiento de los documentos estandarizados, se verificaron las actividades que se desarrollan con las documentadas en el SGC, se revisaron los formatos, el mapa de riesgos, la caracterización del procesos y se indagó sobre los conceptos de calidad y la plataforma estratégica. Se verificó el cumplimiento del plan de selección del personal. Se verificó el plan de Inducción y Reinducción del personal de las entidad. Se verificó el cumplimiento del plan de capacitación de la entidad.

16 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD Desarrollo de la auditoría: Los auditores verificaron la conectividad entre la caracterización del proceso y los demás procesos. Obtuvieron pruebas objetivas de cómo el sistema de calidad funciona correcta y eficientemente y las registraron en su hoja de trabajo. Registraron las observaciones y las no conformidades encontradas. En términos generales evaluaron la efectividad del sistema de gestión a través de la evaluación y desarrollo del proceso, con el propósito de determinar el cumplimento de las estrategias, las políticas, que ayudan al logro de los objetivos y del desempeño esperado. Evaluaron la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestión aplicado. Se verificó la concordancia de procesos y de procedimientos con los requisitos del cliente, los requisitos legales y los expuestos por la entidad. Verificaron cuáles son los métodos que se aplican para monitorear el proceso. Se realizó la reunión de cierre, agradeciendo al auditado y reiterando el objetivo, el alcance y el criterio de la auditoría. Se reportaron los hallazgos, se hizo un resumen general y se atendieron preguntas, entre otros aspectos. 8. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA.

17 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 9. ANÁLISIS DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA. Una vez terminado el ejercicio se procedió a realizar el análisis de los hallazgos encontrados, los cuales se recopilaron en la hoja de trabajo de los auditores: Conclusiones de la Auditoría 1.Se evidenció la necesidad de establecer los procedimientos para la inducción y reinducción brindada a los funcionarios, debido a que lo nombra en la caracterización (requisito) pero no tiene evidencias de cómo lo hace. Todo lo que se incluya en la caracterización debe tener evidencias. Requisito vs evidencia = hallazgo. 2.Es necesario fortalecer el grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestión (MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2004), para lo cual se deben adelantar las acciones correctivas que se requieran. 3.Se debe realizar acompañamiento por parte de la oficina asesora de planeación para asegurar la continúa idoneidad, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y mejora del sistema integrado de gestión.

18 SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA AUDITORÍA INTERNA PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS 2009. Proceso auditado: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 9. ANÁLISIS DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA. AUDITORES: Elisa Jaramillo y Flor Mireya López.AUDITADO: Libia Urrego FECHA: 11 de octubre de 2009 ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR NO CONFORMIDAD Nº 001 REQUISITO QUE INCUMPLE 4.1.a y b, y 6.2.2 norma NTCGP1000:2004. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD Se observó que la caracterización del proceso no ha sido socializada y dada a conocer al personal del proceso. El personal no la conoce. ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR NO CONFORMIDAD Nº 002 REQUISITO QUE INCUMPLE numeral 6.2.1 norma NTCGP1000:2004. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD No se encontró evidencia sobre la evaluación realizada a cada uno de los funcionarios que han recibido capacitación por parte de la entidad. ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR NO CONFORMIDAD Nº 003 REQUISITO QUE INCUMPLE Numeral 7.5.4 de la norma NTCGP1000:2004 DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD Las carpetas dispuestas para salvaguardar y cuidar en debida forma los bienes de propiedad cliente, no cumplen en su totalidad con los requisitos dispuestos por la gestión documental de la entidad, tienen ganchos, la portada no se ha diligenciado y no se han foliado sus hojas. No todos los documentos se conservan en estas carpetas. FIRMA DEL AUDITADOFIRMA DEL AUDITOR LÍDER

19 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 10. INFORME DE LA AUDITORÍA. INFORME DE EVALUACION INDEPENDIENTE –AUDITORÍA INTERNA Fecha: 15 DE OCTUBRE DE 2009 TIPOCALIDADX SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE GESTIÒN Y RESULTADOS INTERNA CONTABLE INFORMEAUDITORIA INTERNA DE CALIDAD AL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO RESPONSABLE DEL PROCESO: LIBIA URREGO EQUIPO AUDITORLuis Fernando Gómez, Elisa Jaramillo, Flor Mireya López, Jackelinne Sánchez y Aura Fajardo. OBJETIVO: conocer el estado de implementación, mantenimiento y/o mejora del SGC de FONCEP, basado en los requisitos de la NTCGP 1000: 2004. ALCANCE: ALCANCE: Al proceso de Gestión del Talento Humano en la sede ubicada en la calle 70ª NO. 9-19, de BOGOTÁ. PERSONAL ENTREVISTADOLibia Urrego, Walter Mercado, Elisa Puerta y Jorge Lima. FECHA DE EJECUCIÓN9 de octubre de 2009 DOCUMENTACIÓN ANALIZADA (CRITERIOS): La norma NTGP 1000:2004, los procedimientos estandarizados, el instructivo de certificaciones, los registros, el mapa de procesos, la caracterización del proceso y los planes específicos de capacitación, selección, inducción y reinducción, entre otros. entre otros. FORTALEZAS: El personal tiene la cultura de la calidad y se está implementando un programa integral para medir las competencias del Talento Humano de la entidad. DEBILIDADES: Se evidencia la necesidad de establecer los procedimientos para la inducción y reinducción brindada a los funcionarios. Se debe documentar más el sistema de gestión de calidad. NO CONFORMIDADES No ConformidadRequisito que Incumple Se observó que la caracterización del proceso no ha sido socializada y dada a conocer al personal del proceso. No se encontró evidencia sobre la evaluación realizada a cada uno de los funcionarios que han recibido capacitación por parte de la entidad. Las carpetas dispuestas para salvaguardar y cuidar en debida forma los bienes de propiedad cliente, no cumplen en su totalidad con los requisitos dispuestos por la gestión documental de la entidad, tienen ganchos, la portada no se ha diligenciado y no se han foliado sus hojas. No todos los documentos se conservan en estas carpetas. 4.1.a y b, y 6.2.2 NTCGP1000:2004. numeral 6.2.1 NTCGP1000:2004. Numeral 7.5.4 de la norma NTCGP1000:2004

20 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 10. INFORME DE LA AUDITORÍA. PLAN DE MEJORAMIENTO Numero del HallazgoTemática 001Socializar la caracterización mediante charlas e INTRANET. 002Crear un formato que permita retroalimentar la capacitación brindada al personal. 003.Dar cumplimiento al procedimiento de gestión documental PRGA02-23 OBSERVACIONES: Omitido. RECOMENDACIONES: 1.Pedir apoyo a los gestores de calidad de la entidad para fortalecer el listado maestro de documentos del proceso. 2.Incorporar la documentación del proceso en el SGC. 3.Crear los procedimientos de selección de personal, inducción y reinducción. 4.Incrementar el empleo de los controles preventivos del proceso. 5.Adoptar sistemas de medición y seguimiento en cada procedimiento FIRMA DEL JEFE DE CONTROL INTERNO

21 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD AGENDA DE REUNIÓN DE CIERRE 1.Presentación del Equipo Auditor. 2.Objeto de Auditoría. 3.Presentación del Informe de Auditoría. 4.Conclusiones. 5.Presentación de las Solicitudes de Acción Correctiva, planes de mejoramiento (si los hay), los cuales deben ser firmados por el auditado en señal de aceptación. 6.Como constancia de la reunión de cierre y los compromisos adquiridos, se diligenciará el acta correspondiente 11. REUNION DE CIERRE. Se llevó a cabo la reunión de cierre de acuerdo a la siguiente agenda.

22 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 11. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA Se realizó el seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de las no conformidades encontradas. Se verificaron las evidencias de las acciones adelantadas para eliminar la causa de cada no conformidad, por ejemplo…. ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO. CÓDIGO:FTCMC09-02 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :I FECHA DE APROBACIÓN: Abril de 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIÓN GENERAL: Fecha de Apertura: 22 de octubre de 2009 Nombre y cargo del Líder del proceso: Libia Stella Urrego Proceso Afectado: Talento Humano Tipo de Acción: CORRECTIVA: X PREVENTIVA : Origen de la Acción:Auditoría de calidad 2. NO CONFORMIDAD- HALLAZGO.(Describir el hallazgo) Al verificar el cumplimiento del numeral 6.2.1 de la norma NTCGP1000:2004, en el desarrollo de la auditoria, al preguntar sobre el ámbito de competencia del personal que realizan trabajos que afectan la calidad del producto, no se encontró evidencia sobre la evaluación realizada a cada uno de los funcionarios que han recibido capacitación por parte de la entidad 3. DESCRIPCIÓN DE CAUSAS. (Definir metodología para descripción de causas). No se presento en el momento de la auditoria la evidencia de evaluaciones realizadas a los servidores pubicos luego de realizar las capacitaciones. 4. CORRECCIÓN PROPUESTA.(Acción inmediata para detener el problema) Diseñar un nuevo formato para evaluar a los servidores publicos que reciben capacitacion 5. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO CAUSASQUÉ HACERCÓMO HACERLOQUIÉNCUÁNDO No se presento en el momento de la auditoria la evidencia de evaluaciones realizadas a los servidores pubicos luego de realizar las capcitaciones. Diseñar un nuevo formato para evaluar a los servidores públicos que reciben capacitación Diseñar el un nuevo formato en el cual se puedan evaluar a los servidores publicos luego de recibir la capacitacion el servidor publico asignado 22 de Octubre de 200904 de noviembre de 2009. 7. FORMULACIÓN DE INDICADORES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Definir indicadores de eficacia, eficiencia o efectividad. Formato diseñado

23 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 11. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA Continuación del ejemplo….. ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO. CÓDIGO:FTCMC09-02 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :I FECHA DE APROBACIÓN: Abril de 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO 6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. FECHA DE SEGUIMIENTOQUIÉN INDICADOR A MEDIR. (Hace referencia a los indicadores del Plan de Tareas). RESULTADO DE LOS INDICADORES O.B.S 22 de septiembre de 2009 Luis Fernando Gómez, Profesional Universitario. Se evidencia el cumplimiento del plan de mejoramiento, al observar el formato en el cual se puedan evaluar a los servidores publicos luego de recibir la capacitacion. No se observaron registros, teniendo en cuenta que no se han dictado capacitaciones. 7. CIERRE DEL CICLO DE MEJORA El plan es susceptible de cierre?:SIX NO Fecha:22 de septiembre de 2009 Responsable que cierra el ciclo: Luis Fernando Gómez, Profesional Universitario. Firma de Responsable: Libia Urrego, Líder Talento Humano 8. EVALUACIÓN Y CONTROL FECHA DE SEGUIMIENTOQUIÉN INDICADOR A MEDIR. (Hace referencia a los indicadores del Plan de Tareas). RESULTADO DE LOS INDICADORES OBSERVACIONES 9. CIERRE DEFINITIVO DEL CILO DE MEJORA Fecha de cierre definitivo:23 de septiembre de 2009

24 MUCHAS GRACIAS El anterior trabajo obedece a las apreciaciones de los integrantes del equipo, las cuales pueden diferir con las suministradas por otros participantes.