CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
TAREA Nº 2 GENERALIDADES SOBRE AUDITORIAS INTERNAS OBJETIVOS Identificar las clases de auditorías existentes y su aplicabilidad. Identificar y describir la terminología utilizada en las auditorías internas. Conocer el perfil adecuado para el personal a auditar. Presentado por: Luis Fernando Gómez Rojas Elisa Jaramillo Quintero. Flor Mireya López. Jackelinne Sánchez Beltrán Aura Fajardo Moreno.

TAREA Nº 2. Con su grupo de trabajo identifique las clases de auditorías existentes, elija una del primer grupo de auditorías y de un ejemplo de cómo se maneja en la entidad donde labora. Elija uno de los siguientes mecanismos y describa cómo se aplica en su entidad, relacione el mecanismo elegido con el requisito de la norma NTCGP 1000:2004 y MECI. · Seguimiento a indicadores de gestión. · Tratamiento a no conformidades del servicio. · Aplicar acciones correctivas y preventivas. · Preparación de planes, programas y proyectos de mejoramiento. · Atención a quejas y reclamos del cliente o usuario. · Análisis de datos (tendencias, variaciones, acumulados) Describa el perfil del Auditor Interno de Calidad dentro de su entidad y determine la brecha, si la hay, con lo requerido por la Norma

CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD CLASES DE AUDITORÍAS EXISTENTES
1. CLASES DE AUDITORÍAS EXISTENTES

CLASES DE AUDITORIAS EXISTENTES. Doctrina del Módulo: De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de los entes que están dispuestos a los procesos de Auditoría, hay dos clases de Auditoría, las que se realizan según el enfoque y las que proceden según el demandante de la Auditoría.

Tipo de auditoria seleccionado por el equipo de trabajo: Auditorias a procesos. Evalúan la efectividad de las medidas de gestión sobre un determinado proceso: Evalúa la efectividad del sistema de gestión a través de la evaluación y desarrollo de los procesos con el propósito de determinar el cumplimento de las estrategias, las políticas, que ayudan al logro de los objetivos y del desempeño esperado. Evalúa la adecuación, la aptitud, la conveniencia y la consistencia de la documentación que describe los procesos. Evalúa la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestión aplicado. Se verifica la concordancia de procesos y de procedimientos con los requisitos del cliente, con las prácticas, los instructivos, las normas, además de las especificaciones del servicio.

AUDITORIA PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Las auditorias internas y externas a los procesos en el Fondo de Prestaciones Económicas, Pensiones y Cesantías del Distrito, FONCEP, se han realizando en el 2009, con el propósito de verificar que estos estén facilitando la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y estén cumpliendo y satisfaciendo los requisitos del sistema. Están orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos, buscando que estos estén alineados con los principios del SGC, especialmente el enfoque al cliente, cumpliendo sus necesidades y requisitos. La entidad tiene cuatro (4) macroprocesos y nueve (9) procesos, los cuales se pueden observar en la siguiente figura. Todos los procesos han sido sometidos a Auditorías, teniendo en cuenta el proceso de certificación en el Sistema de Gestión de Calidad, sin embargo se ha dado más énfasis a los dos (2) procesos misionales: Pensiones y Cesantías, los cuales reflejan la naturaleza de nuestra entidad. Para llevar a cabo las auditorías Internas, la entidad capacitó a 25 funcionarios como auditores internos de calidad, los cuales ya realizaron una auditoría interna con excelentes resultados, teniendo en cuenta que sus hallazgos identificaron debilidades del sistema las cuales al ser identificadas a tiempo posibilitaron mejorar los procesos para atender el proceso de certificación. A continuación nos permitiremos dar a conocer cómo se realiza la auditoria al proceso misional pensiones, con un pequeño ejemplo.

Auditorias a procesos. MAPA DE PROCESOS FONCEP Entradas Salidas MACROPROCESO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA MACROPROCESO MISIONAL PRESTACIONES ECONÓMICAS PENSIONES CESANTIAS MACROPROCESO APOYO NECESIDADES Y REQUISITOS DEL CLIENTE SATISFACCION DEL CLIENTE GESTIÓN JURIDICA GESTIÓN FINANCIERA GESTION DE TIC´s GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MACROPROCESO CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS A PROCESOS EN EL FONCEP. Para realizar las auditorias internas a los procesos, se cuenta con un procedimiento, el cual nos permitimos a continuación dar a conocer en forma resumida: ACTIVIDAD 1. Elaboración del Programa General de Auditorias. El representante del SGC, elabora el Programa General de Auditorias internas a los procesos, para ser presentado al comité de calidad y aprobado por este. Para la realización del programa se utiliza el formato FTCMC09-13 “programa general de auditorías internas”. ACTIVIDAD 2. Aprobación del Programa. El Comité de Calidad, analiza y hace las observaciones pertinentes para dar viabilidad y aprobación al Programa General de Auditorias, lo envía a la Oficina de Planeación quedando como registro de su aprobación en el acta el Acta del Comité de Calidad. ACTIVIDAD 3. Designación del Líder de Auditoria mediante acta. El comité de calidad, se encarga de nombrar un auditor líder del equipo de auditores de la entidad para coordinar la ejecución del programa de auditoría. ACTIVIDAD 4. Incorporación del Programa General de Auditorias a los Procesos en el Plan Operativo Anual. El jefe de la Oficina de planeación se encarga de incorporar el Programa General de Auditorias en el Plan Operativo Anual Institucional. ACTIVIDAD 5. Comunicación a los líderes de los procesos a auditar. El auditor líder designado, comunica a los líderes de procesos, jefes de área y auditores, el programa general de auditorias aprobado. ACTIVIDAD 6. Selección del equipo de auditores. El auditor líder selecciona los auditores que cumplan el perfil definido, para la asignación de trabajo al equipo de auditores.

EJEMPLO DE AUDITORIAS A PROCESOS EN EL FONCEP. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS A PROCESOS EN EL FONCEP. Para realizar las auditorias internas a los procesos, se cuenta con un procedimiento, el cual en resumen nos permitimos a continuación dar a conocer: ACTIVIDAD 7. Asignación de trabajo al equipo auditor El auditor líder, en acuerdo con el equipo auditor, asigna a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos específicos, funciones, sitios, áreas o actividades, de acuerdo al programa aprobado en comité. A cada proceso a auditar se puede asignar un auditor o un equipo de auditores ACTIVIDAD 8. Preparación del plan de auditoría Interna de Calidad. El auditor líder y el equipo de auditores prepara el plan de auditoría Interna a los proceso de Calidad, para ser enviado a los auditados. ACTIVIDAD 9. Consultas Previas. El equipo de auditores consulta los procesos, procedimientos, la normatividad y en general la información que considere pertinente para planificar el trabajo de campo. ACTIVIDAD 10. Preparación de documentos de trabajo. Los auditores preparan los documentos de trabajo para la realización de la auditoria. estos pueden incluir: Lista de chequeo y reporte de Auditoria, de acuerdo a los formatos estandarizados. ACTIVIDAD 11. Reunión de apertura. El equipo de auditores realiza una reunión de apertura con los responsables de los procesos y sus equipos de trabajo, informando el trabajo a desarrollar, los objetivos, el alcance, la duración y las observaciones que se consideren pertinentes para la recolección y verificación de la información. ACTIVIDAD 12. Recolección y verificación de la información El equipo auditor recolecta la información que considere necesaria para el desarrollo de la auditoria. La evidencia de auditoría se verifica haciendo uso de los métodos de recolección de información tales como: La entrevista, la Observación de actividades y la revisión de documentos.

EJEMPLO DE AUDITORIAS A PROCESOS EN EL FONCEP. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS A PROCESOS EN EL FONCEP. Para realizar las auditorias internas a los procesos, se cuenta con un procedimiento, el cual en resumen nos permitimos a continuación dar a conocer: ACTIVIDAD 13. Reunión de cierre. Los auditores realizan con los auditados una reunión donde exponen los puntos relevantes de la auditoria. Entre estos tenemos las fortalezas, las oportunidades de mejora y las no conformidades. ACTIVIDAD 14. Preparación del reporte de auditoria. Los auditores preparan el reporte de auditoria y lo entregan al auditor líder. ACTIVIDAD 15. Generación de acciones correctivas. El auditor líder envía las no conformidades y observaciones relevantes a los responsables de los procesos. El análisis y la definición de las acciones son realizadas por los responsables de los procesos dentro de los cinco días siguientes a la entrega de las no conformidades y entregadas al auditor líder para su consolidación y seguimiento. ACTIVIDAD 16. Elaboración del informe de auditoria. El auditor líder prepara el informe de auditoría a ser entregado al comité de calidad para su discusión, aprobación, y distribución. ACTIVIDAD 17. Verificar cierre de las acciones tomadas. El Auditor Líder verifica que las acciones generadas por cada proceso auditado, se hayan cerrado de acuerdo a lo establecido. ACTIVIDAD 18. Seguimiento al Programa General De Auditoria: El auditor líder designado se encarga de hacer seguimiento al cumplimiento del programa y del plan de auditoría, con el objetivo de asegurar su ejecución. ACTIVIDAD 19. Organización de los documentos de auditoria. El auditor líder organiza, clasifica y folia los documentos generados durante la auditoria, que quedan como registro de la actividad y soporte de Evidencia. .

EJEMPLO DE AUDITORIA AL PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Para realizar la auditoria internas al proceso Misional Pensiones del FONCEP, el equipo auditor siguió los pasos ya tratados. Entre los aspectos más importantes se tuvieron en cuenta los siguientes: Programación de la Auditoría: Se determinó la factibilidad de la Auditoría. Se estableció el equipo de la auditoría, teniendo en cuenta los funcionarios que fueron capacitados como auditores internos de calidad y el perfil de los mismos. Se estableció contacto con el líder del proceso Pensiones. Se elaboró el cronograma a seguir.

EJEMPLO DE AUDITORIA AL PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Planeación de la auditoría: Objetivo de la Auditoría: Verificar el cumplimiento de la norma NTCGP 1000:2004 y proveer oportunidades de mejoramiento en el Proceso Misional Pensiones del FONCEP. Alcance de la Auditoría: Al proceso Misional Pensiones, ubicado en el edificio del SUPERCADE en la carrera 30 con calle 26. Se identificaron los documentos de referencia: Norma GP1000, procedimientos del proceso, caracterización, instructivos, etc. Se seleccionaron los auditores de acuerdo al perfil de los mismos, previendo que no pertenecieran al área auditada. 5. Se nombró como líder del equipo auditor a la doctora Mary Luz Burgos, por su experiencia y conocimiento de la entidad. 6. Se definieron aspectos varios: fecha, lugar, duración de la auditoría, etc. 7. Se dio a conocer el plan de auditoría al líder del proceso. 8. Para elaborar el plan de auditoría se tuvo en cuenta el formato FTCMC09-04

EJEMPLO DE AUDITORIA AL PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Preparación de la auditoría: El equipo auditor estudió los documentos del proceso Pensiones y revisó la documentación aportada por la Oficina asesora de planeación, tales como, los procedimientos estandarizados, el instructivo de certificaciones, los registros, el mapa de procesos y la caracterización de pensiones, entre otros. Se alistaron los documentos de trabajo: los procedimientos de auditoría, las listas de chequeo, las actas de reunión, los formatos de las no conformidades y el informe de auditoria entre otros, siguiendo los formatos establecidos por la entidad. La lista de chequeo se elaboraron tomando como soporte la norma GP 1000 en cada uno de sus puntos y la capacitación recibida por Bureau Veritas.

EJEMPLO DE AUDITORIA AL PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Desarrollo de la auditoría: Se elaboró la agenda de la reunión de apertura y se llevó a cabo en la subdirección de Prestaciones Económicas. Los auditores ejecutaron la auditoría, teniendo en cuenta las técnicas de entrevista, observación y revisión de los documentos y siguiendo la lista de chequeo. Inicialmente se reunieron con el doctor Ramiro Triviño, líder del proceso, para conocer si el SGC ha contribuido al proceso y cómo se ha implementado el mismo. Así mismo para conocer aspectos generales del proceso, como el objetivo y alcance, las políticas de operación, las entradas y salidas, clientes y proveedores, los recursos asignados, las herramientas de medición, seguimiento y evaluación, entre otros. Una vez finalizada la entrevista al líder del proceso, procedieron a cada uno de los seis (6) procedimientos del proceso. En cada uno de los procedimientos se efectúo verificación del cumplimiento de los documentos estandarizados, se verificaron las actividades que se desarrollan con las documentadas en el SGC, se revisaron los formatos, el mapa de riesgos, la caracterización del procesos y se indagó sobre los conceptos de calidad y la plataforma estratégica. Así mismo siguieron la trazabilidad de los expedientes que reconocen las obligaciones pensionales, identificando el circuito lógico del servicio.

EJEMPLO DE AUDITORIA AL PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Desarrollo de la auditoría: 7. Los auditores verificaron la conectividad entre la caracterización del proceso y los demás procesos. 8. Obtuvieron pruebas objetivas de cómo el sistema de calidad funciona correcta y eficientemente y las registraron en su hoja de trabajo. 8. Registraron las observaciones y las no conformidades encontradas. 9. En términos generales evaluaron la efectividad del sistema de gestión a través de la evaluación y desarrollo del proceso, con el propósito de determinar el cumplimento de las estrategias, las políticas, que ayudan al logro de los objetivos y del desempeño esperado. 10. Evaluaron la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestión aplicado. 11. Se verificó la concordancia de procesos y de procedimientos con los requisitos del cliente, los requisitos legales y los expuestos por la entidad. Verificaron cuáles son los métodos que se aplican para monitorear el proceso. 12. Se realizó la reunión de cierre, agradeciendo al auditado y reiterando el objetivo, el alcance y el criterio de la auditoría. 13.Se reportaron los hallazgos, se hizo un resumen general y se atendieron preguntas, entre otros aspectos.

EJEMPLO LISTA DE CHEQUEO Solo es un ejemplo….! LISTA DE CHEQUEO-AUDITORIA DE CALIDAD CÓDIGO:FTPLE01-07 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :I FECHA DE APROBACIÓN: Abril de 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO AUDITORES Luis Fernando Gómez Rojas, Elisa Jaramillo Quintero, Flor Mireya López, Jackelinne Sánchez Beltrán, Aura Fajardo Moreno. RESPONSABLE DEL PROCESO Ramiro Triviño Suárez. PROCESO Pensiones PROCEDIMIENTO Todos los procedimientos AREAS Subdirección de Prestaciones Económicas. REQUISITO CRITERIO NC OBSERVACIONES SI NO ¿Cómo se soporta la implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados previstos en el SGC? 4.1.f, NTCGP1000:2004 X No se observaron evidencias que soporten la implementación de acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados del proceso, ¿Cuál es la caracterización del proceso? 4.1.a y b, NTCGP1000:2004. Se observó que en la caracterización del proceso no se ha establecido el alcance, las acciones de medición y la totalidad de los clientes, y el líder del proceso difiere del realmente nombrado. Se observó que las actividades “verificar la información entregada por el proceso” y “evaluar a los funcionarios de la entidad acorde a lo establecido en el manual de funciones” no cuentan con evidencias que los soporten ¿Cómo apunta la caracterización del proceso al cumplimiento de los objetivos y política de calidad? 4.1.a y b, y NTCGP1000:2004. Se observó que la caracterización del proceso no ha sido socializada y dada a conocer al personal del proceso. El personal no la conoce. ¿Cómo aplica el personal los objetivos y la política de calidad al trabajo que cada uno realiza? Numeral 5. NTCGP1000:2004. El personal conoce la política y los objetivos de calidad y la aplican a su trabajo. ¿Cuáles son los procedimientos del proceso? incumpliendo el numeral d, de la norma NTCGP1000:2004. X el líder del proceso y el personal del proceso conocen los procedimientos los del proceso. Los procedimientos están vigentes, cumplen con los requisitos establecidos al tener la codificación, y flujograma y no difieren de los estandarizados por la oficina de planeación,. ¿Cuál es el manual de calidad de la entidad? Numerales y de la norma NTCGP 1000:2004 Se ha difundido y socializado el manual de calidad, conociendo su objetivo, alcance, exclusiones y elementos que lo componen

EJEMPLO DE AUDITORIA AL PROCESO PENSIONES EN EL FONCEP. Informe de la auditoría: Se realizó el informe final de la auditoría, reportando los hallazgos encontrados. Se realizó conclusión general, resumiendo los puntos fuertes y débiles del proceso, se dieron a conocer opinión sobre las acciones prioritarias a iniciar. Seguimiento de la auditoría: Se realizó el seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de las no conformidades encontradas. Se verificaron las evidencias de las acciones adelantadas para eliminar la causa de cada no conformidad. Al concluir las actividades indicadas en el plan de auditoría se terminó la misma.

APLICACIÓN DEL MECANISMO DE TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES DEL SERVICIO, EN NUESTRA ENTIDAD.

IDENTIFICAR Y CONTROLAR DEL PRODUCTO NO CONFORME El mecanismo más importante que se cuenta para tratar las no conformidades encontradas en cada procedimiento o proceso de la entidad, lo constituye la identificación y control del producto no conforme, el cual se complementa con la aplicación de acciones correctivas y preventivas y los planes de mejoramiento adoptados.. Para garantizar un buen tratamiento de las no conformidades encontradas, los responsables y dueños de los procesos y los procedimientos, deben seguir los siguientes pasos: Entender que el control del producto no conforme tiene como finalidad establecer los controles en el desarrollo de las actividades del procedimiento y no al final del mismo, para garantizar que el servicio y/o producto llegue al cliente de acuerdo a sus requisitos y necesidades, y evitar que se presenten no conformidades. Identificar en las actividades, los controles más sensibles, que son vitales para cada procedimiento. No es necesario acoger todos los controles del procedimiento, solo los que realmente aportan valor y son fundamentales para garantizar la calidad del servicio. Seleccionar los funcionarios que realizan las actividades que incluyen los controles seleccionados, para que sean los encargados de dar cumplimiento al procedimiento de control del producto no conforme. En el formato anexo al presente, se debe registrar el producto o servicio no conforme, es decir la no conformidad presentada. Para facilitar su diligenciamiento me permito presentar el siguiente ejemplo……….

HACER CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Ejemplo control producto no conforme: La Gerencia de pensiones debe, según el procedimiento de sustanciación y liquidación de Pensiones, realizar las revisiones a las sustanciaciones de los actos administrativos, por lo tanto este debe ser un control adoptado para hacer el “control del producto no conforme”, ya que este es un filtro importante para garantizar que el acto administrativo se encuentre de acuerdo a las formalidades de forma y de derecho. La doctora Marcela, Gerente de Pensiones, debe diligenciar el formato siempre que encuentre errores en las resoluciones: En la casilla “descripción” debe relacionar la resolución sujeta a devolución por errores. En la casilla “descripción y cómo” debe escribir cuales deben ser los ajustes y correcciones que se deben realizar y cómo sugiere que lo hagan. En la casilla “responsable” se debe indicar el funcionario que debe hacer los ajustes y correcciones. Para la “verificación”, se escribe cómo se hace la revisión y quién es el encargado de hacerla, señalando si se cumplieron los ajustes o si persisten las observaciones, y, Finalmente debe indicar si se requiere o no de acción correctiva, al analizar si los errores encontrados se han presentado reiterativamente o si estos son críticos para el procedimiento, es decir, si la sustanciación presentada evidencia errores no aceptables o que pueden afectar a los peticionarios o la entidad, o si su impacto es significativo. Si se señala que se requiere de acción correctiva, se debe establecer un plan de mejoramiento, diligenciando el formato de AC/AP y planes de mejoramiento. El líder del proceso debe enviar cada 3 meses a Control Interno y Planeación en su informe de gestión, el estado del control al producto no conforme.

IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES CÓDIGO:FTCMC09-03 VERSIÓN: 2 FECHA DE APROBACIÓN: Agosto de 2009 RESPONSABLE: CONTROL INTERNO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO VERIFICACIÓN REQUIERE ACCIÓN CORRECTIVA CORRECCIÓN DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN Y COMO RESPONSABLE SI NO FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

2. b. APLICACIÓN DEL MECANISMO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, EN EL FONCEP.

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, EN EL FONCEP DESCRIPCION DE ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN ACTIVIDAD 1: Identificar la No Conformidad Real o Potencial. Todos los líderes de procesos y auditores de calidad, deben definir el tipo de no conformidad encontrada. ACTIVIDAD 2: Identificar la Fuente de la No conformidad, Todos los líderes de procesos y auditores de calidad, determinan la fuente donde se originó la No Conformidad que puede ser por: Observaciones del Cliente, identificación de un Producto o un servicio no conforme, Auditoría Interna de Calidad y Revisión Mapa de Riesgos. ACTIVIDAD 3: Analizar las causas que dieron origen al hallazgo. El líder del proceso y los funcionarios responsables identifican las causas que dieron origen al hallazgo, para orientar el control. Se debe garantizar que las acciones establecidas hayan sido eficaces en el momento del cierre, para la formulación del plan de mejoramiento administrado por la Oficina Asesora de Planeación. ACTIVIDAD 4: Determinar acciones. El líder del proceso y los funcionarios responsables determinan cuáles van a ser las acciones que se deben llevar a cabo para eliminar o reducir la causa que dio origen al hallazgo, así como las fechas y los responsables de su ejecución. ACTIVIDAD 5 Remitir formato, El líder del proceso remite mediante oficio a la oficina Asesora de Planeación el formato de acción correctiva o preventiva con la formulación del plan de mejoramiento y conserva una copia para su seguimiento.

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, EN EL FONCEP DESCRIPCION DE ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN ACTIVIDAD 6: Ejecutar formulación plan de mejoramiento. El o los responsables deben ejecutar las actividades establecidas en la formulación del plan de mejoramiento en las fechas acordadas conforme al Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento. ACTIVIDAD 7: Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento. El Líder del Equipo Auditor debe realizar seguimiento a las acciones establecidas en la formulación del plan de mejoramiento del formato acciones correctivas y preventivas, con el fin de verificar la eficacia de los resultados obtenidos. ACTIVIDAD 8: Realizar el cierre del ciclo de mejora. El Líder del Equipo Auditor tendrá el archivo consolidado de los planes de mejoramiento producto de las acciones correctivas o preventivas. Así mismo el Líder de cada proceso o responsable de cada área debe asegurar que se realice el cierre del ciclo de mejora.

FLUJOGRAMA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, EN EL FONCEP

ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO. CÓDIGO:FTCMC09-02 FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP VERSIÓN :3 FECHA DE APROBACIÓN: Agosto de 2009 RESPONSABLE: OFICINA ASESORA DE PLANEACION 1. IDENTIFICACIÓN GENERAL: Fecha de Apertura: 16 de octubre de 2009 Nombre y cargo del Líder del proceso: Ramiro Augusto Triviño, Subdirector Prestaciones Económicas Proceso Afectado: Pensiones, Procedimiento de Registro y Control. Tipo de Acción: CORRECTIVA PREVENTIVA Origen de la acción Observación Preauditoría de certificación en el SGC. 2. HALLAZGO. “ procedimiento registro y control; no se utilizan los registros incluidos en el sistema de gestión de calidad –SGC- formato solicitud de expedientes FTPEN02-19 ”. 3. DESCRIPCIÓN DE CAUSAS. Al presentar la auditoría el funcionario encargado de solicitar los expedientes, no presentó el formato estandarizado en la Intranet de la entidad, presentando una hoja de excel sin el logo y las formalidades de gestión documental de la entidad. 4. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO CAUSAS QUÉ HACER CÓMO HACERLO QUIÉN CUÁNDO INICIA FINALIZA Socializar el formato solicitud de expedientes al personal de Registro y Control. Con charla al personal. Gestor de calidad de la Subdirección Técnica de Prestaciones Económicas. 19 de octubre de 2009. 20 de octubre de 2009 Verificar la utilización del formato FTPEN02-19. Mediante observación visual y revisión del archivo de gestión de Registro y Control. Gestor de calidad del Grupo de Registro y Control. 21 de octubre de 2009. 23 de octubre de 2009 5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. FECHA DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO RESULTADOS 25 de Octubre de 2009 Luis Fernando Gómez Rojas Se evidencia el cumplimiento del plan de mejoramiento propuesto. Se observa acta de la charla realizada el 20 de octubre de 2009, al personal del procedimiento por parte de la gestora de calidad del área, en donde se socializa el formato estandarizado por la entidad y se ordena diligenciarlo para dar cumplimiento a lo dispuesto en el SGC. Así mismo se observó acta de fecha 22 de octubre de 2009 que evidencia la revisión al archivo de gestión del área, observando el diligenciamiento del formato ordenado. 6. RESULTADO DE LAS ACCIONES TOMADAS Se está aplicando el listado maestro de documentos y se está dando cumplimiento al procedimiento de gestión documental y al procedimiento de gestión de documentos. 7. CIERRE DEL CICLO DE MEJORA Fecha de cierre definitivo 25 de octubre de 2009 Responsable de seguimiento para el cierre Luis Fernando Gómez Rojas Responsable de área Pedro Antonio Pelaez, Profesional Universitario.

3. PERFIL DEL AUDITOR INTERNO DE CALIDAD EN DEL FONCEP

COMPARACIÓN ENTRE PERFIL DEL AUDITOR FONCEP Y EL PERFIL ESTABLECIDO EN LA NORMA 19011 FONCEP

COMPARACIÓN ENTRE PERFIL DEL AUDITOR FONCEP Y EL PERFIL ESTABLECIDO EN LA NORMA 19011 AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD FONCEP. La entidad contrató los servicios de la firma Bureau Veritas para capacitar a 25 funcionarios como auditores internos de calidad. Los auditores fueron seleccionados en cada una de las áreas de la entidad, tomando como referencia el perfil descrito en la norma ISO Atributos personales Se seleccionaron personas éticas, es decir, imparciales y discretas. De mentalidad abierta, diplomáticas, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; Observadoras, perceptivas, decididas, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos; Seguras de sí mismas, entre otros.

COMPARACIÓN ENTRE PERFIL DEL AUDITOR FONCEP Y EL PERFIL ESTABLECIDO EN LA NORMA 19011 Conocimientos y habilidades. Los conocimientos sobre la norma, los principios, procedimientos y técnicas de auditoría, fueron impartidos en el curso de preparación de Auditor Interno de Calidad, entre otros. Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría, Planificar y organizar el trabajo eficazmente, Llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado, Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia, Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos, Entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría, Verificar la exactitud de la información recopilada, Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría, Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría, Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría, Preparar informes de auditoría, Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información, y Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete.

COMPARACIÓN ENTRE PERFIL DEL AUDITOR FONCEP Y EL PERFIL ESTABLECIDO EN LA NORMA 19011 Conocimientos y habilidades. b) Documentos del sistema de gestión y de referencia. Los conocimientos en esta área fueron dados en el curso en mención, para garantizar: La aplicación de sistemas de gestión a diferentes organizaciones, La interacción entre los componentes del sistema de gestión, Las normas de sistemas de gestión de la calidad, los procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoría, Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia, Los sistemas de información y tecnología para la autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros. Situaciones de la organización: Los conocimientos y habilidades deberían contemplar: El tamaño, estructura, funciones y relaciones de la organización, Los procesos generales de negocio y la terminología relacionada, y Las costumbres sociales y culturales del auditado.

COMPARACIÓN ENTRE PERFIL DEL AUDITOR FONCEP Y EL PERFIL ESTABLECIDO EN LA NORMA 19011 Conocimientos genéricos y habilidades de los líderes de los equipos auditores Según la norma, los líderes de los equipos auditores deberían tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditoría para facilitar la realización de la auditoría de manera eficiente y eficaz. Un líder del equipo auditor debería ser capaz de: Planificar la auditoría y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditoría, Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente de la auditoría y el auditado, Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor, Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación, Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoría, Prevenir y resolver conflictos, y Preparar y completar el informe de la auditoría.

COMPARACIÓN ENTRE PERFIL DEL AUDITOR FONCEP Y EL PERFIL ESTABLECIDO EN LA NORMA 19011 Análisis sobre la formación de Auditores Internos en el FONCEP. Es oportuno anotar que el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el FONCEP es nuevo. Por lo tanto algunas de las personas que fueron escogidas como gestores de calidad y que se prepararon como auditores internos, no tenían experiencia, como tampoco conocimientos específicos en el tema. Igualmente, los escogidos, en su mayoría son funcionarios nuevos en la entidad que no tienen mucho conocimiento sobre la organización y su funcionamiento. No obstante es de destacar su compromiso y disposición para facilitar el proceso, el cual se ha llevado a cabo con excelentes resultados. Respecto al auditor líder, se presentó inconveniente al seleccionarlo, teniendo en cuenta que en el grupo de auditores no se contaba con una persona con antigüedad requerida y la experiencia en auditorías de calidad, situación que incide en el eficaz desarrollo del proceso, siendo necesario cambiar en varias oportunidades los soportes del ejercicio y las listas de verificación, por la falta de liderazgo.

El anterior trabajo obedece a las apreciaciones de los integrantes del equipo, las cuales pueden diferir con las suministradas por otros participantes. MUCHAS GRACIAS

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