Solución para Hoteles y Cadenas de Hoteles (Gestión Centralizada)

Presentación del tema: "Solución para Hoteles y Cadenas de Hoteles (Gestión Centralizada)"— Transcripción de la presentación:

1 Solución para Hoteles y Cadenas de Hoteles (Gestión Centralizada)
Fabricante:: GALDON Software , S.A. Descripción: Dirigidos: Resuelve la problemática de gestión asociada a hoteles individuales o bien a cadenas de hoteles. La versión de cadenas incluye central de reservas y permite gestión centralizada(Un solo servidor con una sola aplicación da servicio al conjunto de hoteles en tiempo real). Directivos, Responsables de departamentos y Técnicos de Sistemas o de Desarrollo de Aplicaciones Use el ratón o teclado para navegar, por favor, sea paciente hasta que se descargue la presentación

2 ← Solución para Gestión de Hoteles, Cadenas de Hoteles y Central de Reservas Maestros Eventos Economato Almacén Utilidades Agencias Salones Proveedores Mensajería Clientes Actos Productos Historial de Sucesos Habitaciones Gestión de Eventos Consumos Conexión Contable Conceptos Facturación Recuentos Inventario Agenda gsBase Front-Office Trasvases Cliente de correo gsMail Gobernanta Compras Reservas Facturas Recibidas Revisión Habitaciones Asignación Habitaciones Gastos Bloqueos Check-In Cartera de Pagos Expedientes Abiertos T.P.V. Check-Out Mantenimiento Rack Definición TPV Partes Revisión Back-Office Plataforma Tecnológica Reserva de Mesas Control de Equipos Venta Directa Histórico Expedientes Venta Mesas Facturas Emitidas Factura TPV Reclamación Facturas Arqueos / Cierres TPV Cartera de Cobro Contabilidad gsConta Auditoría / Cierres

3 Extensiones de Centralita Documentación Agencias Delegaciones Agencias
← Archivos Maestros Habitaciones Sociedades Hoteles del Grupo Conceptos De Facturas Tipos de Habitaciones Áreas Extensiones de Centralita Secciones Departamentos Suplementos Documentación Agencias Nacionalidades Delegaciones Agencias Idiomas Agencias Clientes Zonas Formas de Pago Tarifas de Precios Categorías Contratos de Precios Modelos de Contratos

4 Agencias ← Otras condiciones establecidas en la agencia
Lista de contactos dentro de la agencia Información General de la Agencia Se puede mantener una gestión documental en cada agencia. Es posible almacenar documentos con cualquier tipo de formato Delegaciones Agencia Condiciones de precios a la agencia. Se tienen ficheros de tarifas y contratos que se aplican a las agencias Condiciones de precios por concepto y fechas en cada tarifa de precios. También precios para conceptos de pensión Contratos de precios con agencia: Diferentes precios por concepto y fechas. Además se indican cupos y release contratados con la agencia

5 Captura automática de datos
← Clientes Se tiene un módulo de CRM para comunicaciones con clientes. Queda reflejado todos los envíos de documentación realizada a cada cliente. Fichero de clientes del hotel. Se generan manualmente o de forma automática desde las reservas o al realizar check-in mediante dispositivos externos de captura de datos de dni, pasaporte,… Captura automática de datos Pantalla reducida para toma de datos del cliente desde reservas o check-in

6 ← Habitaciones Información de la ocupación de la habitación. Se completa de forma automática al realizar check-in de reserva. Datos de habitación. Estado de ocupación, situación de limpieza para gobernanta y suplementos actuales que se tienen Configuración habitación para el Rack. También indicación si la habitación admite crédito en los puntos de venta o no tiene habilitado el cargo a habitación Definición de los tipos de habitaciones del hotel. Se indican las habitaciones de cada tipo, el color deseado para el rack del hotel, los conceptos de facturación en función del régimen,… Posibilidad de impresión de tarjetas de bienvenida, de datos del viajero, contrato,…

7 Conceptos de Facturación
← Conceptos de Facturación Se pueden tener conceptos que se gestionan desde la aplicación pero son facturables por otra empresa (para el caso de restaurantes gestionados por el hotel pero son independientes) Se puede hacer uso de conceptos compuestos de otros más básicos. Se indica desglose para que posteriormente se realice el cálculo de producción correcto por conceptos y por departamentos Al trabajar con una cadena de hoteles se pueden indicar precios diferentes para cada hotel Por último se indica la pensión que lleva el concepto los días de entrada, estancia y salida Conceptos de facturas utilizados en la empresa Se indica la ocupación que realiza el concepto

8 Asignación de Habitaciones Rack Habitaciones Hotel
← Front - Office Central de Reservas Clientes / Agencias Facturación Personal Ocupación Canales Venta Pensión Consulta de Ocupación Asignación de Habitaciones Segmentos Mercado Suplementos Reservas Central De Reservas Estados de Reservas Eventos Informe de Entradas y Estancias Tarifas de Precios Rack Habitaciones Hotel Nacionalidades Check - In Rack Gráfico Plantas Hotel Cargos Manuales Expedientes Abiertos Cargos Automáticos Consulta de Ocupación Cargos TPV Cargos Centralitas Planning Hotel Check - Out Gestión de Avisos Cambios Habitación Registro Policial Back - Office

9 ← Reservas Anotación de Suplementos en la reserva: Camas supletorias, cunas, extras de cualquier tipo,… Correcciones de reserva para una determinado día: Se indica la previsión de facturación y la pensión Informes de reservas de cualquier formato Se apunta las fechas de estancia y tarifa de precios que se aplicará Se detallan los conceptos de facturación diarios Cliente, Agencia, central de reservas, empresa del cliente,… Resumen con la previsión de facturación por día de estancia de la reserva. También indica si algún día tiene correcciones especiales Observaciones y precios para pensión extra en la reserva Se podrá especificar el expediente global al que pasan los extras de la habitación o el expediente en función del extra Diferentes Formas de Impresión de la Reserva Se podrán registrar anticipos de la reserva. Se tendrán en cuenta en la caja diaria Conceptos que no se facturarán a la agencia los días que la habitación no se encuentre ocupada Cabecera Reserva: Se anota Estado de Reserva, referencias, tipo, canal, segmento de mercado,… Detalle de habitación seleccionada en cada momento Lista de ocupantes de la habitación. Se podrá recuperar datos del documentos de identidad (dni, pasaporte,…) de forma automática de dispositivos externos Procesos para asignar automáticamente habitaciones libres a la reserva, para realizar check-in y check-out de la reserva. Resumen general de reserva. Además se puede asociar la reserva a un determinado evento previsto en el hotel Podremos cambiar la fecha de entrada y/o salida de la habitación en caso de no cumplir con la ocupación general de la reserva Según los conceptos de facturación se calcula la ocupación por tipos de habitación. También según los conceptos de facturación se calcula la pensión diaria Además, por cada habitación podemos desplegar y anotar más detalle individualmente… Rooming-List: Detalle de cada habitación a ocupar indicando personas, forma de cargo de los extras, estado actual de cada línea, tipo de habitación, datos de cliente/s que ocupan la habitación,… Se tienen procesos para generación más rápida de reservas en el hotel. Por Ejemplo este formulario solamente pide los datos de cliente, fechas de entrada y salida, régimen de pensión, tipo de habitación y personas y automáticamente va calculando los conceptos de facturación, pensión y ocupación generando finalmente una reserva Diferentes opciones como duplicar reservas, acceso a expediente (Después de check-in), consulta de rack de habitaciones, anotación datos del cliente,… Opciones de reservas a nivel Cadena: Consulta de reservas en todos los hoteles del grupo, almacenar y consultar documentación de cualquier tipo, mover reservas entre hoteles del grupo,…

10 Asignación de Habitaciones
← Asignación de Habitaciones Proceso para asignación de habitaciones a las reservas. Se indica la fecha de consulta Al seleccionar una linea de reserva de entrada aparece un detalle de habitaciones con posibilidad de asignación En esta pestaña se tiene otro método de asignación. Aparece una lista con las habitaciones pendientes de asignación. Al seleccionar una habitación nos aparece el rack con las habitaciones que podrán asignarse. Se podrá seleccionar cualquiera de ellas para que la asignación quede realizada Se tiene un resumen de las habitaciones que entran, salen,… y de las pendientes de asignación En esta pestaña se podrá consultar para la fecha indicada en cabecera cada habitación si se encuentra reservada o libre y además nos podrá indicar la fecha de salida, personas, número de reserva que tiene asignada la habitación para ese día,… Nos indica todas las habitaciones disponibles en las fechas necesarias separando las del tipo buscado y las de otros tipos. Podemos asignar cualquier habitación. Aparecen listadas todas las entradas, estancias y salidas previstas para la fecha seleccionada

11 Llegadas Previstas: Check-In
← Llegadas Previstas: Check-In Se podrán seleccionar una o varias habitaciones y realizar check-in solamente de dichas habitaciones, quedando el resto de habitaciones de la reserva en espera Información de la llegada prevista. Opción de asignación manual o de forma automática de habitaciones. Posibilidad de consulta de rack de habitaciones genérico o por plantas del hotel Posibilidad de acceso directo a proceso de asignación de habitaciones Resumen por tipos de habitación de las habitaciones necesarias, las asignadas y las que tienen check-in realizado Al seleccionar una reserva aparece detalle de habitaciones de entrada en la fecha indicada Se podrá realizar check-in a todas las habitaciones de la reserva de una sola vez Proceso para realización de Check-In. Lista de reservas con llegada el día indicado. En cada una identifica si se ha realizado la entrada o se encuentra pendiente. Lista de llegadas previstas en la fecha indicada. Posibilidad de asignar habitación libre a cada una de ellas Detalle por habitación de la reserva, estado de habitación,…

12 Expedientes Abiertos ←
Desglose de bases y comisiones en función del tipo de iva Desglose de los cargos en caso de tener conceptos de facturación compuestos. La lista contiene los cargos que facturará el hotel Información de cabecera y datos de agencia / cliente Anticipos arrastrados desde reserva más los generados con el expediente abierto Importes Totales, impuestos, comisiones agencias,… Se indica la línea a mover y el expediente destino de la misma Se podrán mover líneas de conceptos entre expedientes abiertos Informes de datos de expedientes abiertos Lista de cargos actuales del expediente Al descomponer los conceptos de cargo del expediente, si se tienen conceptos que gestiona el hotel pero no los factura se tendrán en esta lista calculando sus totales. Estos importes se facturarán en empresa independiente al realizar check-out Expedientes Abiertos. Se genera automáticamente al realizar check-in reserva o expedientes de extras que se generan al realizar cargos a una determinada habitación. Existe posibilidad de generar expedientes de forma manual. Acceso a la reserva, al diario de cargos manuales,… Consulta detalle de los conceptos cargados al expediente

13 ← Cargos a Expedientes Nos indica el origen del cargo y si se encuentra aplicado Se indican conceptos y unidades. Aparece el expediente de cargo y los precios. En caso de expedientes inexistentes se generarán automáticamente Además se tiene otro histórico con todos los registros de las centralitas de teléfono por día. Indica por cada registro de llamada el estado de cargo Se mantiene un histórico con todos los cargos realizados de forma automática a expedientes desde los diferentes puntos de venta. Se almacena un registro por día Lista de conceptos de cargo a diferentes expedientes Diario de Cargos Manuales: Histórico con todos los cargos realizados en expedientes manualmente más los cargos automáticos realizados al cerrar diariamente

14 Salidas Previstas: Check-Out
← Salidas Previstas: Check-Out Nos indica todos los procesos que se van a realizar Proceso de realizar Check-Out habitaciones y grupos. Se indica la fecha deseada (para casos de check-out anticipado) Resumen con las habitaciones que deben salir y las que han realizado su salida clasificado por tipos de habitaciones Se podrá seleccionar una o varias habitaciones y provocar su salida… Se puede realizar una salida rápida de una determinada habitación independientemente de la fecha seleccionada Al seleccionar una reserva nos indica un detalle de las habitaciones con salida de la reserva seleccionada Nos aparece una lista con las reservas que tienen prevista alguna salida en la fecha seleccionada Se indica número de habitación. Aparece datos de ocupación con reserva y expedientes asociados … o bien, se podrá realizar check-out automáticamente de todas las habitaciones de la reserva de una sola vez. Al realizar check-out facturará las habitaciones que tengan expediente de extras, desocupa habitaciones y en caso necesario factura el expediente principal de la reserva Procedemos con la salida. En caso de facturación pasará al dialogo de impresión y cobro de facturas Detalle de salidas por habitación indicando en cada una de ellas su situación actual

15 Consulta de Ocupación ←
Proceso de consulta de ocupación de habitaciones prevista según reservas actuales. Se indica periodo a consultar y si se desea una determinada agencia o estado. Además si señala que datos son los que se desean ver (pax, habitaciones, reservadas, libres, en espera,…) Al pinchar en una determinada fecha desglosa detalle por reservas de las entradas, estancias y salidas en esa fecha seleccionada Se ve un resumen de casos especiales, cupos, releases, … para cada fecha Desde la consulta de ocupación se podrá acceder directamente a las reservas, planing, consulta de precios,… Por cada fecha y tipo de habitación nos indica el dato solicitado. Nos avisa en casos de overbooking

16 ← Central de Reservas Se indica rango de fechas, condiciones y hoteles para mostrar datos. Desde la consulta de ocupación de la Central de Reservas se podrá acceder directamente a un determinado hotel para realizar/consultar una reserva o realizar búsquedas de reservas a nivel cadena En todo momento se podrá seleccionar ver otra información… Se puede solicitar información de estados especiales de reservas (definidos por el usuario) Consulta de reservas y ocupaciones por fecha… Resumen de datos mostrados en función de la categoría de cada hotel Indica en cada fecha datos según estados especiales de reservas Por hotel y fecha nos muestra el dato solicitado: Habitaciones o personas disponibles, reservadas,… Para casos de cadenas de varios hoteles se puede hacer una consulta de ocupación a nivel cadena

17 Informe Entradas-Estancias-Salidas
← Informe Entradas-Estancias-Salidas Se puede solicitar el informe en resumen: Muestra la suma de resultados por día Informe detalle por reserva de habitaciones y personas que se encuentran en estancia, entran o salen por fecha

18 ← Rack Hotel El texto indica estado de limpieza, nº pax, si se encuentra asignada, si tiene suplementos, observaciones,… En todo momento se puede pinchar en cualquier concepto para que se muestre en el rack Color de habitación indica el tipo (configurable por usuario) Habitaciones con suplementos… Aparece una lista con las reservas que tienen en este momento alguna habitación ocupada Habitaciones Pendientes de Limpieza Por ejemplo: Búsqueda de habitaciones limpias… Color de Fondo del estado: Indica si habitación ocupada, libre, bloqueada,… Rack Hotel: Muestra de forma gráfica la situación actual del hotel por habitación en cada momento. Se podrán buscar suplementos o acceder al rack por plantas

19 Rack Grafico Por Plantas
← Rack Grafico Por Plantas Se indica la planta del hotel a consultar Indica el tipo de información que se está visualizando Podemos visualizar los datos de la planta seleccionada en listas Listado de habitaciones libres, bloqueadas y lista de habitaciones según estado de limpieza Listado de habitaciones ocupadas en la planta Consulta por cualquier concepto Por ejemplo: Pulsamos para ver la planta indicada según estado de limpieza de habitaciones… Rack Gráfico por plantas del hotel: Se podrá consultar la misma información que el rack genérico

20 ← Plannings Completo informe anual de ocupación de habitaciones a nivel cadena. Se seleccionan hoteles y tipos de habitación a consultar Detalle de reservas al pinchar sobre un determinado día: Muestra entradas, estancias y salidas de la fecha solicitada Se marca el dato a mostrar y el año de consulta Informe mensual indicando por habitación la previsión de ocupación cada día del mes. En la parte inferior muestra un resumen de los datos Se puede acceder directamente a otros informes de Front-Office Existen múltiples tipos de consultas en Front-Office: Consultas sobre datos previstos y consultas sobre datos definitivos. Se podrá solicitar información de facturación, ocupación, pensión,… Algunos ejemplos son: Histórico diario de la previsión del hotel en función de las reservas actuales: Indica la previsión de ocupación por tipos de habitaciones, previsión de pensión y previsión de facturación Previsión de ocupación por fecha. Se muestra para una determinada fecha las habitaciones ocupadas, libres, bloqueadas,… Aparece para cada día del año el dato solicitado

21 Procesos Front-Office
← Procesos Front-Office Gestión de avisos o despertador a los clientes. Listado con todos los avisos actuales Cambio de habitación. Automáticamente modificará reservas, previsiones, expedientes, diario de cargos,… Queda un histórico de los cambios de habitación con posibilidad de aviso al departamento de servicio técnico para solución de posibles averías Informe de ocupación actual del hotel para generación automática de fichero para registro policial Diversos Procesos de actuación en Front-Office

22 Histórico de Producción
← Back - Office Front - Office Histórico Expedientes Cobro De Facturas Cancelación Anticipos Facturas Emitidas Cartera De Cobros Remesas De Cobros gsConta Reclamación Facturas Emitidas Ventas y Beneficios Informes de Ocupación Auditoría Nocturna Histórico de Producción Comparativos Hoteles Informes Balances De Producción Histórico de Situación Plazo Medio De Cobro Cuadrantes De Caja Histórico de Cierres

23 Histórico Expedientes
← Histórico Expedientes Consulta de detalle de la factura emitida Histórico Expedientes: Información similar al expediente abierto junto con la factura asociada Se pueden añadir/eliminar/modificar conceptos provisionalmente con arreglo automático de la factura emitida

24 ← Facturas Emitidas Vencimientos previstos de cobro de la factura y cobros actuales Posibilidad de modificación manual de los conceptos de factura Desglose de bases en función de los tipos de impuestos Registro de Facturas Emitidas: Datos de Cabecera de la factura Datos para contabilización de la factura y registro de las reclamaciones realizadas de la misma Impresión Factura, envío por , fax,… Conceptos para caso de facturas manuales o lista de expedientes facturados Totales de factura teniendo en cuenta las comisiones de agencias en caso necesario Opción de generación de cobro

25 Módulo Reclamación Facturas Pendientes
← Módulo Reclamación Facturas Pendientes Resumen por cliente/agencia de lo pendiente de cobro Reclamaciones a nivel cadena. Se indican facturas y hoteles a seleccionar La reclamación se puede generar impresa, por fax, ,… Histórico con las reclamaciones generadas de facturas. Se tiene control de fechas de próximas reclamaciones de cada factura Módulo para reclamación de facturas emitidas pendientes de cobro. Existen diferentes formatos de reclamación incluyendo la posibilidad de reclamar a las agencias a nivel cadena lo pendiente de todos los hoteles Los formatos de cartas de reclamación son generados por el usuario. Se utilizará el formato de idioma en función de la nacionalidad de la agencia a la que se reclama Detalle de facturas pendientes de agencia seleccionada

26 ← Históricos Desde las reservas se tiene toda la previsión de futuro. Con los cargos de conceptos en los expedientes y cierres diarios se tiene la información real: Con los dos conceptos se podrán solicitar infinidad de informes de situación, producción, pensión, ocupacion,… tanto del hotel actual como a nivel cadena o grupo

27 Auditoría Nocturna: Cierre Diario
← Auditoría Nocturna: Cierre Diario Al realizar cierre controla si se tienen llegadas pendientes del día, cargos manuales sin imputación, tpv’s con mesas abiertas o sin el arqueo realizado,… Después de facturar los puntos de venta y arreglar reservas genera cargos automáticos a los expedientes abiertos en función de la información de la reserva. Por último genera la producción diaria Cálculos generados en el cierre diario Producción diaria, facturas de tpv y totales de ocupación después del cierre Proceso de Auditoría Nocturna: Se procede al cierre de día y a la posterior impresión opcional de los puntos a seguir el próximo día Los listados a imprimir se configuran según el usuario

28 Proceso de generación de cobros a nivel cadena
← Cobros Múltiples Se anota la agencia que realiza el pago. La aplicación localiza facturas pendientes en todos los hoteles del grupo Se indican los importes cancelados de cada factura y automáticamente generará cobros parciales en cartera de cada uno de los hoteles implicados Proceso de generación de cobros a nivel cadena

29 Cancelación de Anticipos
← Cancelación de Anticipos Utilidad para poder cancelar manualmente anticipos con facturas emitidas de una determinada agencia Se marcan los anticipos deseados y se van cancelando automáticamente facturas pendientes

30 ← Cartera de Cobros Cartera de cobros a clientes (agencias). Datos de cabecera Listado de facturas canceladas con el cobro e importe cancelado de cada una de ellas Situación actual del cobro y datos en caso de anticipos Posibilidad de generación automática de remesas a banco

31 Se puede rectificar manualmente los efectos que se remesan…
← Remesas de Cobro Se puede rectificar manualmente los efectos que se remesan… Remesas de cobros a banco: Se indica el tipo de remesa y la aplicación localiza automáticamente los efectos pendientes Se pueden generar documentos de cobro y generación de cuadernillos de cobro (C.S.B.) a banco

32 ← Cuadrantes de Caja Modelo 3: Resumen de entradas y salidas de caja entre fechas. Modelo 2: Detalle de tesorería una determinada fecha. Posibilidad de remesar tarjetas y control de créditos pendientes en facturas emitidas. Muestra detalle de todos los movimientos seleccionados Diferentes modelos de generación de la caja diaria. Modelo 1: Muestra facturado y cobrado entre dos fechas. Clasifica los cobros por tipos

33 Informe Ventas y Beneficios Meses
← Informe Ventas y Beneficios Meses Marcamos el tipo de gráfico y los periodos de comparación En esta pestaña nos mostrará los datos numéricos mes a mes de cada uno de los tres ejercicios con sus desviaciones absolutas y relativas Datos numéricos seleccionados y representación gráfica del ítem marcado Se indica el concepto por el que se quiere comparar y el mes de corte Se puede configurar el histograma, se puede enviar a impresión,… Informe de comparativas mensuales por diferentes conceptos de las ventas. Tiene la posibilidad de mostrar y comparar tres ejercicios con sus desviaciones

34 Informe Comparativo Hotel - Mes
← Informe Comparativo Hotel - Mes Se indica el concepto que se desea mostrar. Además señalamos si el concepto queremos controlar la previsión, la realidad, la desviación entre real y previsto, la desviación entre ejercicios,… La comparativa también se podrá ver de forma gráfica Informe comparativo mensual de dos ejercicios a nivel cadena con todos los hoteles del grupo. Por cada uno de los hoteles y para cada mes detalla el concepto que se ha solicitado mostrando ejercicio actual y ejercicio anterior. Al seleccionar cada uno de los hoteles del grupo nos va mostrando el resultado mensual de los dos ejercicios. Posibilidad de impresión del informe.

35 Informe Plazo Medio de Cobro
← Informe Plazo Medio de Cobro Se puede modificar el tipo de informe y el elemento por el que se desea comparar el plazo medio de cobro Informe comparativo del plazo medio de pago de cada una de las agencias. Muestra por cada una la media de días de pago y el coste financiero asumido

36 ← Informe de Ocupación Informe con ocupación real por meses tanto de personas como de habitaciones y porcentaje de ocupación mensual

37 Informe de Producción ← El resultado se puede mostrar de forma gráfica
Datos numéricos y representación gráfica Se marca la forma de mostrar las desviaciones y la forma de calcular las medias Se indica una determinada fecha y se podrá comparar por día, mes o año con el ejercicio anterior Resumen diario / mensual / anual de la producción, facturación, ocupación, cobros,… entre dos ejercicios y sus desviaciones Indicamos datos que se desean comparar y tipo de gráfico Detalle de unidades e importe de los conceptos del balance de producción. Informe de producción por conceptos agrupando por departamentos

38 Avisos Servicio Técnico
← Módulo Gobernanta Revisión Habitaciones Objetos Perdidos Bloqueo Habitaciones Avisos Servicio Técnico Control PDA Rack Hotel

39 Revisión y Control Habitaciones
← Revisión y Control Habitaciones Existe la posibilidad de trabajo con PDA en el módulo de gobernanta Selección de habitaciones para revisión y/o limpieza. Se podrá realizar completo o por plantas, apareciendo una lista con las habitaciones deseadas Se anota la persona encargada de las habitaciones seleccionadas y se les asigna. Opción de imprimir asignación de habitaciones y de anotar posteriormente la finalización de la habitación. Queda un histórico con las limpiezas y revisiones de cada habitación para posterior consulta. Desde este módulo se podrán realizar bloqueos y desbloqueos de habitaciones, anotaciones al servicio técnico y control de objetos encontrados. Además se tiene acceso al rack actual del hotel.

40 Bloqueo de Habitaciones
← Bloqueo de Habitaciones Se anota período de tiempo de bloqueo de habitación y motivos. Posibilidad de bloquear plantas completas de forma automática

41 ← Objetos Perdidos Desde el módulo de Gobernanta se tiene registro de objetos encontrados con su posterior entrega a clientes.

42 Avisos a Servicio Técnico
← Avisos a Servicio Técnico Desde módulo de gobernanta se pueden realizar anotaciones para el departamento de servicio técnico o mantenimiento del hotel

43 Módulo Servicio Técnico
← Módulo Servicio Técnico Control Equipos Lecturas Revisiones Tipos de Averías Zonas de Averías Partes De Mantenimiento Procedencias Técnicos de Mantenimiento

44 Partes de Mantenimiento
← Partes de Mantenimiento En un segundo paso se anotará la revisión incluyendo el material utilizado En una primera fase se anota el problema. Se puede anotar desde gobernanta, recepción, … Partes de mantenimiento al Servicio Técnico

45 ← Control de Equipos Uniendo las lecturas de equipos de una determinada habitación con la ocupación en cada fecha de la habitación se tiene la posibilidad de extraer información estadística de consumos Para la revisión de equipos se tiene un planing donde se muestran las revisiones pendientes y también se pueden realizar nuevas anotaciones además de la revisión de las pendientes Se mantiene un fichero con todos los equipos que posee el hotel. Se anota en cada uno un histórico de revisiones a realizar en el equipo Se tiene un registro de históricos de las lecturas de los equipos que tengan algún tipo de contador

46 Documentación Proveedores Conformación Facturas Recibidas
← Economato - Almacén Documentación Proveedores Proveedores Pedidos Proveedor Formas de Pago Familias Albaranes Compra Artículos Almacenes Conformación Facturas Recibidas Recuperación Datos PDA Facturas Recibidas Hoteles del Grupo gsConta Consumos Internos Eventos Generación Pagos Operadores Recuentos Inventario Cartera de Pagos Gastos Varios Previsión De Tesorería Trasvases Mercancía Plazo Medio De Pago Remesas de Pago Movimiento Caja-Banco Liquidación De Impuestos Facturación Entre Hoteles

47 Artículos y Productos de Almacén
← Artículos y Productos de Almacén Artículos de economato o materias primas. Información general y precios de compra Condiciones de compra y ofertas en función de cada proveedor Se indica el origen del fichero de datos y nos muestra la información recuperada Se indica el proceso a seguir con los datos capturados (si se trata de un trasvase, compra, inventario,….) El mismo proceso se podrá realizar on-line con dispositivos tipo PDA En caso de trabajar con dispositivos externos capturando información off-line, se podrá recuperar la información del dispositivo Stock en cada uno de los almacenes (se podría trabajar con la parte de economato sincronizada a nivel cadena y tener una central de compras que trasvasa mercancía a todos los almacenes de cada uno de los hoteles del grupo) Información tomada desde las entradas de mercancia: control de lotes y fechas de caducidad para los productos perecederos

48 Proveedores ← Lista de contactos
Fichero de Proveedores y Acreedores: Información Genérica Se tiene una gestión documental por proveedor. Se pueden almacenar y editar documentos de cualquier tipo Condiciones establecidas con el proveedor Históricos del proveedor seleccionado: Lista de Pedidos, entradas y facturas. Se tiene acceso directo a cada registro desde esta pantalla

49 ← Consumos Internos Fichero para registrar todos los consumos internos de materias primas que ocurren en cada almacén. Pueden ser utilizados entre otras cosas para los consumos de eventos

50 Recuentos de Inventario
← Recuentos de Inventario Recuentos de inventario de productos en cada almacén. Al generar inventario se tendrá la diferencia de inventario en unidades y valorada a coste

51 Trasvases de Mercancía entre Almacenes
← Trasvases de Mercancía entre Almacenes Trasvases de materia prima entre almacenes. Se tiene la posibilidad de trasvasar mercancía entre almacenes de diferentes hoteles o sociedades, por lo cual se podrá facturar la mercancía entre las dos sociedades

52 ← Pedidos a Proveedor Ordenes o Pedidos a Proveedores: Datos de cabecera Lista de mercancía solicitada y control de lo recibido en todo momento Se podrá enviar a imprimir, por fax, ,… Se podrá trabajar con autorizaciones de manera que un pedido necesitará una validación para poder enviar a proveedor Información al pie de pedido y totales calculados

53 ← Albaranes de Compra Entradas de mercancía: Se podrá realizar entrada libre o tomando uno o varios pedidos a proveedor Se puede conformar la factura recibida del albarán de entrada, se pueden imprimir etiquetas para la mercancía,… Mercancía de entrada Totales y estado de la compra Existe la posibilidad al generar la entrada poder provocar un trasvase a uno o varios almacenes de destino (para el caso de central de compras)

54 Conformación Facturas Recibidas
← Conformación Facturas Recibidas Selección de albaranes a conformar factura Arreglo de bases, ivas, vencimientos, forma de pago, fechas,… Por último conformamos la factura Proceso de Conformar Facturas Recibidas. Primero selección de albaranes de compra pendientes de recibir factura

55 ← Facturas Recibidas Se puede configurar la contabilización de la factura y se tiene documentación adjunta Pagos previstos y pagos reales de la factura Importes totales calculados Fichero registro de facturas recibidas. Se pueden recibir facturas de forma manual o de albaranes de compra

56 ← Gastos Varios Gastos de pequeña entidad que no se realiza ficha al proveedor. Anotamos importes y conceptos Desglose de bases y cuentas contables a utilizar Caja del pago realizado

57 Movimientos Caja - Banco
← Movimientos Caja - Banco Registro de Movimientos de efectivo Caja-Banco. Posibilidad de contabilizar los registros.

58 Cartera de Pagos ← Cartera de Pagos a Proveedores: Datos de cabecera
Situación Actual del Pago Los Pagos de cartera podrán agruparse en remesas a banco Se puede imprimir carta a banco, carta a los proveedores de la remesa, los documentos (talones, pagares,…), se puede generar fichero con cuadernillo CSB a banco,… Listado de Facturas canceladas con el pago Posibilidad de agrupar pagos, impresiones de documentos (talones, pagares,…)

59 Informe Previsión de Tesorería
← Informe Previsión de Tesorería Se indican los ítems que se desean controlar y la fecha de informe Calcula resumen de ingresos y gastos de cada concepto hasta la fecha señalada Informe de cálculo de la previsión de tesorería a una determinada fecha

60 Informe Plazo Medio de Pago
← Informe Plazo Medio de Pago Se indica el tipo de gráfico a visualizar y el concepto por el que se agrupará Informe gráfico con el plazo medio de pago a cada proveedor, por sucursales,… Muestra datos numéricos y representación gráfica. Calcula la media de días de pago y el ingreso financiero asociado

61 Informe Resumen Liquidación de Impuestos
← Informe Resumen Liquidación de Impuestos Resumen de liquidación de impuestos: Para un determinado periodo calcula el iva soportado y repercutido en función de los tipos de iva vigentes

62 Ventas T.P.V. ← Artículos Venta TPV Definición TPV Ventas TPV Reserva
Productos de Compra Operadores de TPV Artículos Venta TPV Venta Por Mesas Imágenes Productos Imágenes Productos Venta Directa Familias / Grupos Venta PDA Room Service Definición TPV Ventas TPV Spa / Zona Comercial Reserva Mesas Definición Mesas Facturas TPV Cierres TPV Arqueos gsConta Cobros TPV Remesas de Cobros

63 Artículos de Venta en TPV
← Artículos de Venta en TPV Escandallo de materias primas del producto y valoración de coste actual Se indica un determinado TPV y se realiza selección de productos Información genérica, precios, imagen,… Se almacenan los cambios anotados. También se puede imprimir la tarifa Precios en función de cada TPV Fichero de Artículos elaborados o de venta de TPV De cada producto se podrán rectificar los precios para el TPV Consulta de las tarifas de precios de los productos

64 Configuración de TPV’s
← Configuración de TPV’s Se pueden generar tantos TPV’s como se desee. Cada uno tiene su configuración particular Se establecen las familias, operadores, formas de pago,… de cada tpv y el orden deseado de aparición en la pantalla de ventas

65 Reserva de Mesas ← Se indica el TPV a consultar y la fecha
Nos muestra una lista de reservas en la fecha señalada desglosando por horas y nos indica el estado actual de cada reserva También puede utilizarse para reserva de servicios en puntos de venta que no son restaurantes. Por ejemplo reservas en peluquería, spa,… Histórico para la reserva de mesas: Se indica el TPV que reserva y la fecha/hora prevista Para realizar reservas en un TPV se dispone de un planing de reservas

66 Venta Por Mesas ← Lista de productos cargados en la mesa actual
Familias de productos (en función de la configuración del TPV) Resumen de la mesa que se tiene abierta Lista de productos de la familia seleccionada También podemos cambiar de artículos en botones a tener artículos en listas Teclado numérico Opciones de configuración de la pantalla. Si cambiamos de opciones globales a opciones de mesa… Aparecen las mesas abiertas en el TPV en lista y de forma gráfica Opciones varias de trabajo Aparecen otras opciones para la venta Cambiamos de mesa Se factura, desocupa y cobra una mesa… Entre las diferentes opciones se puede buscar productos, apertura de cajón. Anotación de venta incluida en la reserva, realizar cargos a habitaciones, arquear el TPV, facturar y cobrar venta, unir, mover o separar cuentas de mesas,….. Si se desea se podrá trabajar vía PDA para realizar las comandas de mesas y dirigirlas a cocina / barra Ventas por mesas: Posibilidad de trabajo con pantalla táctil Se indican los importes cobrados y la forma de pago Ahora tenemos los productos clasificados por listas

67 Venta Directa ← Líneas de productos de actual venta
Opciones varias: Cerrar y cobrar venta, realizar cargo en habitación, imprimir ticket, … Datos genéricos de la actual venta Familias de productos en función de la configuración del TPV Productos de la familia seleccionada Posibilidad de realizar ventas directas de un TPV con pantalla táctil (Ventas en cafeterías, tiendas, self-service,…

68 ← Room Service Se pueden hacer consumos directos a habitaciones. Ponemos el número de habitación y nos aparece la información de la ocupación actual Anotamos el consumo y se comprueba todos los cargos que tiene la habitación realizados en el día Se indica el TPV y el concepto de cargo en el expediente de la habitación Por último se indica si se realiza el cargo o si ya se tenía el cargo incluido en la reserva Además de la venta directa de TPV y la venta por mesas existen otras formas de realizar ventas o consumos desde los TPV’s con posibilidad de cargar consumo a las habitaciones

69 ← Facturas TPV Indica el TPV que realiza la venta, fecha, hora, operador y tipo de venta Datos del cliente en caso necesario Productos consumidos Totales, cobros actuales y resumen de mesa, arqueo,… Se podrán generar infinidad de informes de ventas por productos, familias, horas de venta, fechas, días de la semana, operadores, tipos de ventas, tpv’s,… todo ello para un determinado tpv o para todos, incluyendo además informes a nivel cadena o grupo de hoteles Desde aquí se puede realizar el cobro de la factura de TPV Toda Venta o consumo realizado en cualquier TPV queda registrada en el fichero de facturas de TPV

70 Arqueos y Cierres de TPV
← Arqueos y Cierres de TPV Todos los arqueos o cierres de los TPV’s quedan registrados en este histórico. Se tiene todas las ventas que entran en el arqueo, el resumen en función del tipo de venta y los cobros clasificados en función de la forma de cobro realizada

71 Gestión Eventos - Salones
← Gestión Eventos - Salones Tipos de Montajes Reservas Salones Agencias Clientes Eventos Tesorería Anticipos de Cobro Conceptos de Factura Tipos de Menús Artículos de Alquiler Front - Office Menús Entregas de Menús Actos

72 ← Salones Contempla la posibilidad de salones que se subdividen en otros más pequeños Fichero de salones del hotel. Se indica información genérica, imagen y capacidad Se puede variar la capacidad en función del tipo de montaje de mobiliario Cada salón tiene su plano con la escala para su posterior configuración

73 ← Menús Fichero de registro de los menús genéricos. Se pueden clasificar por tipos y en cada uno se realiza su composición. Se podrá indicar de cada componente las unidades y para las personas que se aplicará Opción de impresión de menús. Se tiene un histórico con las entregas de menús a clientes para posterior seguimiento comercial

74 Actos ← Composición del menú. Unidades de cada componente y precios
Información general del evento al que pertenece y fecha, horas y personas previstas Detalle de menús a servir en el acto: Personas, precios, horas,… Y detalle de la composición de platos del menú Otros conceptos imputables en el importe del acto: Alquiler de productos (normalmente audiovisuales) como proyectores, micrófonos, … Totales calculados del acto previsto Se puede imprimir con varios formatos de impresión Información de máxima ocupación del salón en función del tipo de montaje y la distribución que se desea realizar del salón Salones que serán ocupados en el acto: Horas de ocupación, personas, importes,… Se podrá detallar los tipos de montaje que se realizan en cada salon y las personas de cada uno de ellos Se definen elementos colocados sobre el plano del salón indicando de cada uno sus dimensiones, rotación, color,… Al final la configuración diseñada queda almacenada en el fichero de actos Para cada acto se puede configurar cada uno de los salones a utilizar definiendo elementos o utilizando librerias predefinidas de elementos para realizar la distribución a escala del salón Información de cada uno de los actos que provocan los eventos del hotel

75 ← Eventos Condiciones de pago pactadas y anticipos de cobro generados por el evento Histórico de actos asociados al evento actual Impresión del Presupuesto del evento al cliente Información genérica: Cliente, agencia, fechas, estado (presupuestado, anulado, aceptado, facturado,…) Impresión de cada uno de los actos del evento Impresión de Ordenes de servicio para los departamentos del hotel Reservas de habitaciones asociadas al evento Diferentes formas de impresión… Histórico de consumos internos imputados al evento Acceso a ficheros de actos, reservas,… Configuración de todos los eventos programados en el hotel Se definen los conceptos de cargo a expediente para la facturación. Se puede abrir expediente y posteriormente realizar los cargos al mismo Con el expediente abierto se permitirán (opcionalmente) realizar cargos al evento desde los TPV’s

76 Planning Salones ← Muestra ocupación por salón y día
Al pinchar sobre el planing detalla los actos / eventos seleccionados Planing diario de los salones del hotel. Se indica fecha de consulta y el dato que se desea mostrar Se indica el mes a mostrar y los presupuestos a seleccionar en función de su actual estado Existe también un planing mensual de salones informando situación por día de cada uno de los salones. Este planing se puede utilizar con los salones del hotel o con todos los salones de los hoteles del grupo Al seleccionar sobre el planing muestra detalle de actos Para cada hora indica en cada uno de los salones su situación. Se controla cuando un salón no puede utilizarse por la ocupación de otro salón que lo engloba

77 Utilidades del Sistema
← Utilidades del Sistema Mensajería Interna Historial de Sucesos Conexión Contable gsMail Correo Agenda gsBase

78 ← Mensajería Interna Para usuarios que no se encuentren conectados también existe la posibilidad de envío de mensajes programados en una determinada fecha y hora Se podrá poner el mensaje y también adjuntar archivos a los destinatarios Se tiene la posibilidad de envío de mensajes seleccionando los usuarios según varios criterios Utilidad para envío a usuarios del sistema. Se podrá enviar mensaje instantáneo a uno o varios de los usuarios conectados en este instante

79 Nos indicará el usuario, fecha, hora y tipo de cambio realizado
← Historial de Sucesos Podremos ver campo a campo el valor que se tenía antes de la modificación y el valor después del cambio Incluso se tiene la posibilidad de retroceder el cambio en casos de borrados o modificaciones no deseadas Nos indicará el usuario, fecha, hora y tipo de cambio realizado Todo movimiento en la base de datos queda registrado en esta utilidad. Se podrá buscar cualquier cambio o eliminación de registro de cualquier fichero

80 Conexión Contable gsConta
← Conexión Contable gsConta Se podrá contabilizar en dos ejercicios contables en función de las fechas indicadas para contabilización Se pueden indicar los tipos de asientos contables que se desean realizar. Nos indica el número de registros Utilidad por la que se podrán generar cuentas y asientos contables tomando como base la información de la aplicación de gestión (En caso de poseer la aplicación gsConta)

81 gsMail Correo ← Asunto del mensaje y ficheros adjuntos
Envío de nuevo correo Buzón de salida del correo Detalle y contenido del correo seleccionado Cada buzón se podrá administrarse un sistema de carpetas para almacenar correo entrante como saliente En caso necesario es posible consultar s almacenados en los historicos Se podrá gestionar uno o más buzones de correo y se podrá tener buzones compartidos entre usuarios del sistema Consulta de archivos adjuntos y lista de destinatarios de cada seleccionado Contenido del correo y confirmación de lectura Lista destinatarios del correo. Se podrán buscar en los contactos de la agenda y en ficheros de clientes, proveedores,… de la gestión comercial Plantilla de fondo con logotipos, firmas,… Opciones diversas de envío y recepción de correo Lista de s contenidos en la carpeta seleccionada Utilidad para envío y recepción de correo electrónico. (Es necesario disponer de la aplicación GsMail)

82 ← Agenda gsBase Lista de tareas anotadas en agenda en una determinada fecha. Se podrá hacer que cada anotación sea pública o privada del usuario Posibilidad de tener un fichero de contactos privados o comunes con el resto de usuarios del sistema Utilidad de agenda compartida en grupo. Se podrán tener o realizar anotaciones en la agenda propia o en la de cualquier usuario