SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento)

TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO FLUJOGRAMA DE MANTENIMIENTO MODELO CONCEPTUAL REQUISICIÓN INGRESO AL APLICATIVO COORD. DE MANTENIMIENTO O ENCARGADO EN LA REGIONAL. JEFE NAL. DE MANTENIMIENTO O ANALISTA NAL. DE MANTENIMIENTO. ANALISTA NACIONAL DE COMPRAS. ENCARGADO DE ALMACÉN GENERAL.

1. Objetivo Controlar los costos de mantenimiento y prestar un buen servicio a la operación.

2. Flujograma de requisiciones

2. Flujograma de compras

3. MODELO CONCEPTUAL REQUISICIÓN Documento por el cual se relaciona la solicitud de repuestos para el mantenimiento de un vehículo. CONSECUTIVO: Numero Automático asignado a los Documentos. Los dos primeros números son el consecutivo y los dos últimos la Regional que genera el documento eje. 13-01 Consecutivo 13 de la regional Bogota 01

4. Procedimiento. Ingreso al Aplicativo. En nuestra Intranet ubicamos la pestaña de Mantenimiento. Seleccionamos la opción “SAYCOM” (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento”. Digitamos el Usuario y el Password asignados.

5. COORD. DE MANTENIMIENTO REGIONAL O ENCARGADO. (Realiza la requisición de repuestos)

1. “CREAR REQUISICIÓN REPUESTOS”: Click en la Opción “Crear requisición repuestos: Opción 1 Digita el numero de la Orden de Trabajo Opción 2 Digita la placa Automáticamente el Sistema le mostrara la información del Vehículo (Línea y Modelo). Digita el nombre Completo y el numero del cedula del Funcionario Responsable del trabajo.

Selecciona el Item al cual se le solicitaran los repuestos El Sistema le informa cuantos repuestos se encuentran asociados al ITEM. Y los muestra en el desplegable

3. Click en Adicionar ítem.. 1.1 Selección del Repuesto cuando se encuentra dentro de los repuestos Sugeridos: 2. Digita la Cantidad de elementos 1. Selecciona el Repuesto 3. Click en Adicionar ítem..

1.2 Selección del Repuesto cuando NO se encuentra dentro de los repuestos Sugeridos: 1. Debe tener Seleccionado el ITEM” al cual va a adicionar el repuesto a Buscar 3. Click “Buscar” 2. Digita una parte del nombre de repuesto. 4. Selecciona el Repuesto 5. Digita la Cantidad de elementos 6. Click en Adicionar ítem..

Realiza el proceso de selección del repuesto y se da Click en “adicionar Item” por cada repuesto que se va a solicitar Click en Grabar Click en Aceptar Pasa a estado “creada” se envia correo automatico al Jefe Nal de Mtto.

1.3 Opción de Eliminar un repuesto Adicionado Selecciona el Repuesto que desea Eliminar de la Requisición y “Cick” en “Eliminar“ Click “Aceptar”

6. JEFE NAL. DE MANTENIMIENTO O ANALISTA NAL. DE MANTENIMIENTO. (autorizan los repuestos de las requisiciones realizadas)

1. AUTORIZACIÓN REQUISICIÓN. Al ingresar al aplicativo el Sistema le Filtrara las requisiciones que se encuentran creadas. Click sobre el Numero del Consecutivo de la Requisición que se va a aprobar

1. AUTORIZACIÓN REQUISICIÓN. Se verifican las cantidades de Repuestos que se van a aprobar de acuerdo a la necesidad de la reparación Valida las Cantidades de repuestos Solicitadas Click “Aceptar” Click “Aprobar Repuestos”

Se puede realizar la consulta de las requisiciones por los siguientes Filtros. Regional Estado Placa 1. PANEL DE CONSULTA. Click “Buscar”. Cuando existe Inventario Pasa a estado “Inventario Disponible” y pasan al Almacen para su alistamiento y Despacho. Cuando No existe inventario Pasa a estado “En compras” se envia correo automático al Jefe de Compras.

7. ANALISTA NACIONAL DE COMPRAS. Cotiza analiza y realiza la compra de los repuestos requeridos.

1. COMPRA DE REPUESTOS Al ingresar al aplicativo el Sistema le Filtrara las requisiciones que se encuentran para proceso de compras. Click sobre el consecutivo de la requisición que va a gestionar Click para seleccionar los proveedores que se invitaran a Cotizar (2)

1. Se selecciona el proveedor o Proveedores 2. Click “Grabar proveedores” El Sistema envia un correo automático solicitando la cotización al Proveedor seleccionado de los repuestos requeridos.. Click para ingresar los valores de las Cotizaciones Recibidas (2)

3. Click “Grabar Cotización” 1. Digita el Valor de la de la Cotización antes de IVA 2. Selecciona el almacén donde será entregado el Repuesto 1. Generar Ordenes de Compra en Formato (FCOMP03) 2. Aceptar

1. PANEL DE SEGUIMIENTO. En esta pestaña el Sistema le mostrara cuantas Ordenes de Compra están pendientes por entregar de los proveedores

8. ENCARGADO DE ALMACÉN REGIONAL. Recibe los repuestos del proveedor Entrega los repuestos al taller Realiza el traslado de repuestos entre reg. Controla la devolución de repuestos usados.

8.1.1 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO 2. Selecciona el Proveedor 1. Click “Entradas almacén Reg.). 3. Click “Buscar Ordenes compra”. 2. Click “Buscar ordenes compra” 1. Se puede realizar la Búsqueda de las Ordenes pendientes por el estado

8.1.2 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO Click “Sobre el numero de la Orden Que se va a recibir” 2. Se confirma la cantidad de elementos a recibir 1. Se digita el Documento con el que se reciben los repuestos 3. Click “Recibir orden compra”

Click “Sobre el Numero de la Entrada al Almacén para Imprimirla” 8.1.2 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO Click “Aceptar” Click “Sobre el Numero de la Entrada al Almacén para Imprimirla”

8.1.3 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO Se imprime el documento de entrada del Almacén (FCOMP07)Firma El responsable del almacén “Quien recibe el repuestos”

8.2 SALIDA DEL ALMACÉN”. 2. Click “Buscar 1. Click “Salida de Almacén). (Opcional) Se Puede realizar la búsqueda por el numero de placa del Vehículo. Se Selecciona la Orden de traslado que se va a recibir “Click”

8.2 “SALIDA DEL ALMACÉN” 1. Confirma el nombre del funcionario quien recibirá los repuestos 2. Confirma la cantidad de repuestos a entregar

8.2.1 “SALIDA DEL ALMACÉN” RECEPCIÓN DEL REPUESTO USADO. 2. Selecciona el motivo de cambio del repuesto 1. Confirma la cantidad de repuestos a recibir 3. Click “ Recibir devolución de repuestos” 4. Click “Aceptar” 5.Click “Aceptar”

6. Click “ Generar Salida” 8.2.2 “SALIDA DEL ALMACÉN”. 6. Click “ Generar Salida” 7.Click “Aceptar”

“Click” sobre el numero de la Salida que se va a imprimir 8.3 “SALIDA DEL ALMACÉN” “Click” sobre el numero de la Salida que se va a imprimir Se imprime el documento de Salida del Almacén (FMANT13) Se hace Firmar del funcionario como “acuse de recibido”

8.3 ENTRADA AL ALMACÉN “RECIBIR ORDEN DE TRASLADO” “TRASLADO DE ALMACÉN GENERAL O REGIONAL”. 1. Click “Recibir orden de traslado). 2. Click “Buscar Se Selecciona la Orden de traslado que se va a recibir “Click”

1. Se confirma la cantidad de elementos a recibir 2. Click “Recibir orden de traslado” Click “Aceptar” Click “Aceptar”

8.4 SALIDA DEL ALMACÉN POR TRASLADO “ORDEN DE TRASLADO” TRASLADO PARA ALMACÉN GENERAL O REGIONAL. Selecciona “Ordenes de traslado” 1. Se confirma el numero de repuestos a trasladar. 2. Click “Crear orden de traslado”

se digita el numero de la Guía del despacho Click “Aceptar” se digita el numero de la Guía del despacho Click “Crear Orden de Traslado”

El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes. EJERCICIO PRACTICO Finalizando la capacitación se habrá realizado un ciclo completo en el aplicativo El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes.