PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN ORGANIZACIONES PÚBLICAS Curso de Reformas Económicas y Gestión Pública Estratégica ILPES-CEPAL Diciembre 2004 Marianela Armijo m_armijo@vtr.net

PLANIFICACION ESTRATEGICA “Proceso que se sigue para determinar las metas de una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlas” (*) La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de gestión (*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS ESTRATEGIAS “Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la organización” Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos OBJETIVOS PROGRAMAS DE ACCION PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS Constituyen un medio para establecer el PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en términos de:

PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD PLANIFICACION ESTRATEGICA PRODUCTOS USUARIOS MISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS INDICADORES PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION PROPOSITO FUNDAMENTAL PARA QUIEN COMO

Un proceso de formulación de estrategias PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO PROCESO PREVIO PARA LA EXISTENCIA DEL CONTROL DE GESTION Un proceso de formulación de estrategias Puede ser: Un proceso de revisión de estrategias En este contexto la Planificación Estratégica es un proceso de toma de decisiones sobre modificaciones que deben ser incorporadas en las estrategias existentes

Esquema del Proceso de Planificación Estratégica VISION MISION Amenazas /Oportunidades ANALISIS EXTERNO Factores Institucionales Económicos Tecnológicos Marco Presupuestario Fortalezas y debilidades ANALISIS INTERNO: Estructura Procesos Funciones Recursos OBJETIVOS ESTRATEGICOS AREAS CLAVES DE DESEMPEÑO METAS PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS INDICADORES

VISION Valores y principios de la organización que orienta y dar el marco para el accionar de su propósito, imagen objetivo. “SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD” Instituto de Normalización Previsional

MISION Declaración fundamental que le da el carácter constitutivo a la organización y a su acción Fija los los propósitos, fines y límites de la organización

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION ¿PARA QUÉ EXISTE EL PROGRAMA? ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA? ¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS? ¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI. ¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DEL PROGRAMA?

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION ¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL? ¿CUALES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DEL PROGRAMA?

Misión Institucional SERVIU XI El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos. 

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial: ¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de: programación procesos cobertura calidad oportunidad del servicio, etc “Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”

OBJETIVOS ESTRATEGICOS “Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los procesos constructivos” “Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.” “Promover el desarrollo personal y profesional de los funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

OBJETIVOS ESTRATEGICOS “Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud” “Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectores de población indigentes y de escasos recursos” “Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización operativa” Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

METAS CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE DESEMPEÑODE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO TANTO SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADESO DE FACTORES EXOGENOS. DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

INDICADORES INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

LECCIONES APRENDIDAS CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES PUBLICAS COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA UTIL EN UNA INSTITUCION PUBLICA QUIENES DEBEN PARTICIPAR CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS ?

FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Compromiso y liderazgo de directivos Regularidad y continuidad en la aplicación Internalización de la PE en los procesos de la institución Capacidad de desagregar los objetivos estratégicos en metas concretas monitoreadas

FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Existencia de una unidad responsable por el control de gestión y con directa interacción con la jefatura máxima de la institución. Profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación) Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas. Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación Comunicación de los resultados de la planificación estratégica