2a CONFERENCIA CENTROAMERICANA DE MICROFINANZAS Estrategias y Herramientas para la Expansión y el Desempeño de las microfinanzas Sistema de información y reingeniería: enfrentando el desafío de su puesta en operación Ricardo Skertchly Julio 2004

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Objetivo Desatacar el papel crítico que tienen los sistemas de información en cuanto a eficiencia, desempeño y expansión institucional Qué desafíos y cuáles son los factores críticos para una implantación efectiva y eficiente de sistemas Qué significado tiene la reingeniería en la implantación de sistemas Qué factores son críticos para la efectividad en la implantación de sistemas

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Contenido Metodología de sistemas Factores críticos de la etapa de estrategia Mitos en la construcción del sistema Mitos en la adquisición de sistemas Desafíos y lecciones aprendidas en la transición / implantación de sistemas

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o La metodología de sistemas

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Metodología Estrategia: Planear el sistema para que cumpla con los requerimientos de la institución Procesos Apoyo a la gestión para mejorar desempeño Control de la operación Análisis, Diseño, Programación, documentación Construir el sistema / adquirir un sistema ya probado Transición La implantación, entre el trabajo antes del sistema y el nuevo sistema Producción Obtener los resultados de conformidad con los requerimientos

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Factores críticos en la etapa de estrategia Siete factores críticos que deben cuidarse 1. Participación activa de los ejecutivos, alta gerencia, en los análisis y toma de decisiones 2. El negocio tiene que estudiarse cuidadosamente a partir de dos modelos 1er desafío 1. Modelo de funciones: que hace la institución 1. Metodología / Proceso de crédito: cada producto 2. Administración de cartera 3. Contabilidad y finanzas 4. Indicadores de desempeño para control y toma de decisiones 2. Modelo de entidades: que datos utiliza en su operación y como deben almacenarse 3. Decisión critica: ¿Sistematizar el desorden? 4. Plantear una reingeniería: ¿cómo deben transformarse los procesos ante una sistematización de datos? 2o desafío

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Factores críticos en la etapa de estrategia 5. Capacidad administrativa en la institución 1. Cuáles tareas que implica el sistema de información se pueden hacer 2. Qué nuevas capacidades se deben generar 3er desafío 3. La necesidad crítica de profesionales altamente calificados 6. Decisión crítica: 1. Construir un nuevo sistema 2. Comprar uno especializado, 3. Comprar y complementar. 4. Tercerizar – Outsourcing – como una opción importante 7. Tener una plan preliminar claro y completo de implementación: cambios en la organización, recursos, tiempos, transferencia de datos

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Mitos en la construcción de sistemas 1. Es posible construir un sistema sin pasar por la etapa de estrategia 2. No hace falta la ayuda de un profesional altamente calificado para tomar la decisión de construir o adquirir 3. Siempre es más barato construir que adquirir 4. Puedo contratar y formar rápidamente un equipo profesional 5. Se puede hacer en access 6. En unos cuantos meses se puede tener el sistema 7. La operación y mantenimiento del sistema no son tan importantes

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Mitos en la adquisición de sistemas 1. Es posible adquirir un sistema sin pasar por la etapa de estrategia 2. No hace falta la ayuda de un profesional independiente altamente calificado para tomar la decisión de construir o adquirir y que adquirir 3. El vendedor asegura que el sistema cumple al 100% 4. El sistema se debe adaptar a la institución: no estamos dispuestos a cambiar procesos 5. El proceso de implantación no es importante para tomar la decisión 6. En unos cuantos meses se puede implementar el sistema 7. El soporte para la operación y mantenimiento del sistema no son tan importantes

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Lecciones aprendidas en la implantación 1. La implementación del sistema comienza con la estrategia 1. Los errores y sobre todo las omisiones cuestan mucho en la implementación 2. Es indispensable tomar cada decisión siguiendo una metodología probada 1. Evita pasar por alto factores críticos 2. Involucra a los ejecutivos en todo el proceso 4o desafío 3. No hay sorpresas 4. En cada decisión no hay para atrás 3. Tiene que hacerse un plan de implementación que comprenda 1. La reingeniería que debe practicarse simultáneamente 2. Los tiempos realistas para las tareas críticas 1. Capacitación 2. Adecuación sistema – procesos y procedimientos 3. Pruebas 4. Carga de datos históricos

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Lecciones aprendidas en la implantación 4. La reingeniería de procesos en la institución es indispensable 1. La implantación del sistema es un paso crítico para mejorar eficiencia y desempeño 2. Simplificar procedimientos 3. Mejorar el control y decidir sobre los tramos de control y puntos de supervisión y auditoria 4. El apoyo de sistemas al oficial de crédito debe mejorar sensiblemente su eficiencia 5. Hay puntos de cambio críticos y deben decidirse firmemente 5o desafío 1. Cuándo cambiar los procesos, cargas de trabajo dobles 2. Qué datos históricos son indispensables y quien los carga 3. Cuándo se deja definitivamente el viejo sistema o los viejos procedimientos. ¿hasta donde en paralelo? 4. En un momento determinado el sistema debe entrar en operación en pleno: que condiciones deben haberse cumplido 5. Evitar la resistencia al cambio con decisiones firmes

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o Lecciones aprendidas en la implantación 6. Cada tarea en el plan de implementación debe: 1. Ser clara y precisa 2. Que recursos son necesarios: internos y externos a la institución 1. Las dobles tareas y responsabilidades son el gran obstáculo 2. Medir los recursos humanos internos en tiempo y capacidad 6o desafío 3. Definir quien es el responsable 4. Determinar cuanto tiempo 5. Definir con precisión cuál es el resultado concreto que se espera y cómo saber que se alcanzo 6. No posponer, no tener pretextos – posponer es el ladrón del tiempo 7o desafío 7. La arquitectura del sistema es crítica en el crecimiento 1. Qué hace falta para abrir una sucursal 2. Administración central del sistema 3. Aprovechar la tecnología de punta y la red de internet