Auditorías de Gestión del Conocimiento: Un enfoque orientado a procesos Dr. Oscar Mario Rodríguez Elias División de Estudios de Posgrado en Investigación Instituto Tecnológico de Hermosillo omrodriguez@ith.mx 1er. Taller de Investigación y Escuela Temática Información Relevante para la Toma de Decisiones: de los Datos a la Información y el Conocimiento Puebla, Junio 23-25

Agenda Introducción Auditoría del conocimiento KoFI una metodología para la auditoría de la gestión del conocimiento Modelado del conocimiento en procesos organizacionales Análisis de flujos de conocimiento Análisis de herramientas de apoyo al flujo del conocimiento Aplicaciones de KoFI Trabajo presente y futuro Conclusiones O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Introducción Es ampliamente reconocida la importancia del conocimiento en las organizaciones modernas. Aun cuando se han implementado una amplia variedad de iniciativas y proyectos de gestión del conocimiento, pocas han resultado realmente exitosas. ¿Qué podemos hacer para conseguir que nuestras iniciativas de gestión del conocimiento sean exitosas? O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

¿Qué es la gestión del conocimiento? No existe una definición única sobre el término. Diversos autores proponen definiciones según sus áreas de interés. Perspectivas [Dalkir 2005: p. 4] desde el punto de vista de las actividades del negocio, donde es considerada como parte de las estrategias, políticas y prácticas del negocio; desde un enfoque de la ciencia cognoscitiva o ciencia del conocimiento, donde el conocimiento es visto como un recurso; y desde el enfoque de tecnologías y procesos, donde es vista como un conjunto de actividades y sistemas tecnológicos que apoyan esas actividades, por ejemplo, en el manejo del uso de la información, con el fin de facilitar el flujo del conocimiento hacia las personas que lo requieren, cuando lo requieren. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Hacia una definición práctica Desde el punto de vista de la tercera perspectiva, la GC puede ser definida como una disciplina sistemática, y un conjunto de propuestas que apoyan en el crecimiento y flujo del conocimiento [Rao, 2005: p. 3]. “una disciplina que provee de métodos, técnicas y herramientas encaminadas a apoyar las actividades necesarias para facilitar el flujo del conocimiento hacia donde se requiere, con el fin de realizar de mejor manera el trabajo necesario para completar procesos específicos dentro de una organización.” [Rodriguez Elias, 2007] O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Observaciones sobre la gestión del conocimiento Autor Observaciones [Stewart, 2002] Muchas iniciativas de GC fallan por la falta de entendimiento de las verdaderas necesidades de las organizaciones. [Wiig, 2004] Las iniciativas de GC deben considerar a las personas, a los trabajadores del conocimiento. [Scholl et al., 2004] Se debe buscar la manera de integrar la GC en los procesos de trabajo de las organizaciones. [Davenport, 2007] Se debe integrar la GC con las herramientas y sistemas de uso diario en las organizaciones. [Leistner, 2010] Las iniciativas de GC deben enfocarse en administrar el flujo del conocimiento. El conocimiento por su naturaleza no puede ser administrado, lo que se puede administrar son los mecanismos para hacer que el conocimiento fluya. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

¿Qué se requiere? Una forma de facilitar la identificación de necesidades de conocimiento dentro de los procesos organizacionales, así como de las personas que intervienen en estos. Una forma de buscar la integración de la GC en los procesos organizacionales, y en las herramientas de trabajo. Un enfoque en el flujo del conocimiento para el diseño de iniciativas de GC. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Auditoría del conocimiento Permite entender el proceso que constituye las actividades de un trabajador del conocimiento [Lauer y Tanniru, 2001] Permite examinar fuentes de conocimiento y sus usos; cómo y por qué el conocimiento es adquirido, accedido, diseminado, compartido y usado [Hylton, 2002] Observaciones No presentan un enfoque claro en los flujos de conocimiento, más bien se ve el conocimiento como recursos que pueden ser manejados. No se consideran las herramientas que podrían estar interviniendo en el flujo del conocimiento. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Auditoría de Gestión del Conocimiento Una Auditoría de GC incluye [Rodriguez-Elias et al., 2010]: Una auditoría del conocimiento Identificar las metas de conocimiento Identificar las prácticas de GC actuales en la organización Identificar los mecanismos usados como facilitadores del flujo del conocimiento Identificar las herramientas de trabajo que intervienen en el flujo del conocimiento Identificar los problemas que afectan el flujo del conocimiento O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

La metodología KoFI Fue definida para apoyar en tres áreas principales [Rodriguez-Elias et al., 2005] identificar, estructurar, y clasificar el conocimiento existente en el proceso estudiado. identificar la infraestructura tecnológica que soporta el proceso y que afecta el flujo del conocimiento, y identificar los mecanismos por medio de los cuales se puede mejorar el flujo del conocimiento en el proceso. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Fases de la metodología KoFI Adquisición de datos Entrevistas estructuradas Encuestas Análisis de documentos Observación Análisis del proceso Modelado del proceso Análisis del flujo del conocimiento Identificación de: Fuentes de conocimiento Áreas de conocimiento Flujos de conocimiento Problemas en el flujo de conocimiento Identificación y análisis de herramientas y prácticas de GC Reporte y propuesta de solución Escritura del reporte Especificación de requerimientos Desarrollo y evaluación de prototipos O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Fase de análisis del proceso O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Metamodelo de fuentes y áreas de conocimiento O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Clasificación de fuentes y áreas de conocimiento Clasificación de Fuentes de Conocimiento Clasificación de Áreas de Conocimiento O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Modelado de procesos centrado en el conocimiento Uso de la Técnica de Gráfica Rica [Peter Checkland, Soft Systems Methodology] 1ª Fase de Modelado Visión General del Proceso, y el conocimiento involucrado en el mismo. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Modelado de procesos centrado en el conocimiento Uso de SPEM-KF [Rodriguez-Elias et al., 2009] 2ª Fase de Modelado - Lenguaje formal de modelado. -Enfoque en el tipo del proceso. - Diferentes vistas del proceso. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Análisis de herramientas de apoyo al flujo del conocimiento Marco de trabajo para el análisis de herramientas de apoyo al flujo del conocimiento. [Rodriguez-Elias et al., 2008] O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Actividades de GC: Flujo del conocimiento O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Matriz de caracterización de sistemas de GC O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Algunas aplicaciones Análisis de los procesos de un grupo de mantenimiento del software. Sistema de gestión del conocimiento basado en agentes para facilitar la identificación automática de fuentes útiles según la actividad en realización. Análisis de los procesos de una de las áreas de una empresa manufacturera. Generación de un portal de conocimientos para apoyar las actividades del personal según su rol. Análisis de un modelo de procesos de software. Definición de un enfoque de mejora de procesos centrado en gestión del conocimiento. Análisis de los procesos de la DEPI del ITH Desarrollo de un sistema de GC para el manejo de documentos e información administrativa y académica de la DEPI. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Trabajo actual y futuro Herramienta de modelado de procesos con enfoque en el flujo del conocimiento Herramienta para la construcción de bases de conocimiento con ontologías Modelo para el diseño de perfiles de conocimiento Diseño de iniciativas para la mejora del flujo del conocimiento Mejora del flujo del conocimiento, enfoque en procesos, personalización, automatización. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Conclusiones Algunos aspectos a considerar para una iniciativa de GC exitosa son: Enfocarla en los procesos de trabajo Enfocarla en los trabajadores del conocimiento Enfocarla en la mejora del flujo del conocimiento KoFI ha mostrado ser de utilidad para el diseño de sistemas e iniciativas con estos enfoques. Los casos de estudio han mostrado la necesidad de herramientas que apoyen el uso de la metodología, dado que en la práctica es compleja y tediosa su aplicación. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

¿Preguntas? Dr. Oscar Mario Rodríguez Elias División de Estudios de Posgrado en Investigación Instituto Tecnológico de Hermosillo omrodriguez@ith.mx 1er. Taller de Investigación y Escuela Temática Información Relevante para la Toma de Decisiones: de los Datos a la Información y el Conocimiento Puebla, Junio 23-25 O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Referencias Dalkir, K. 2005. Knowledge management in theory and practice. Elsevier. Amsterdam. 356 p. Davenport, T. H. (2007). Information Technology for Knowledge Management. In K. Ichijo & I. Nonaka, Knowledge Creation and Management (pp. 97-117). New York: Oxford University Press. Hylton, A. (2002). A KM initiative is Unlikely to Succeed without a Knowledge Audit. Proceedings of KMAC2003, the Knowledge Management Aston Conference, Operational Research Society, Birmingham. doi: 10.3217/jucs-010-06. Lauer, T., & Tanniru, M. (2001). Knowledge Management Audit-a methodology and case study. Australasian Journal of Information Systems, 9(1), 23-41. Leistner, F. (2010). Mastering Organizatinal Knowledge Flow. Wiley. Rao, M. (Ed.). (2005). Knowledge management tools and techniques: Practitioners and experts evaluate km solutions. Elsevier. Amsterdam. 438 p. Rodriguez-Elias, O. M., Martinez-Garcia, A. I., Vizcaino, A., Favela, J., & Piattini, M. (2005). Identifying Knowledge Flows in Communities of Practice. In E. Coakes & S. Clarke, Encyclopedia of Communities of Practice in Information and Knowledge Management (pp. 210-217). Hershey, PA.: IGI Global. O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento

Referencias Rodriguez Elias, O.M., (2007). Metodología para el diseño de sistemas de gestión del conocimiento: su aplicación en mantenimiento de software, Tesis Doctoral, CICESE, Ensenada, México. Rodriguez-Elias, O. M., Martinez-Garcia, A. I., Vizcaino, A., Favela, J., & Piattini, M. (2008). A framework to analyze information systems as knowledge flow facilitators. Information and Software Technology, 50(6), 481-498. doi: 10.1016/j.infsof.2007.07.002. Rodríguez-Elias, O. M., Martínez-García, A. I., Vizcaíno, A., Favela, J., & Piattini, M. (2009). Modelling and Analysis of Knowledge Flows in Software Processes through the Extension of the Software Process Engineering Metamodel. International Journal of Software Engineering and Knowledge Engineering, 19(2), 185-211. doi: 10.1142/S0218194009004155. Rodriguez-Elias et al., 2010 Scholl, W., König, C., Meyer, B., & Heisig, P. (2004). The future of knowledge management: an international delphi study. Journal of Knowledge Management, 8(2), 19-35. doi: 10.1108/13673270410529082. Stewart, T. A. (2002). The case against knowledge mangement. Business 2.0. Retrieved from http://www.iwp.jku.at/born/mpwfst/06/cogneon/The_Case_Against_KM.pdf. Wiig, K. (2004). People-focused knowledge management: how effective decision making leads to corporate soccess. Amsterdam: Elsevier O.M. Rodriguez, Auditorías de Gestión del Conocimiento