ENTREGAS CERTIFICADAS

ORDEN DEL DÍA ¿ QUÉ ES ENTREGAS CERTIFICADAS? IMPORTANCIA DE LAS ENTREGAS CERTICICADAS BENEFICIOS ALCANZADOS ¿QUIÉNES ESTÁN HACIENDO ENTREGAS CERTIFICADAS? DEFINICIÓN DEL ACUERDO

DEFINICIÓN Alianza estratégica, a través de la cual proveedor y cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar total confiabilidad en: Calidad del producto Información que suministra Manejo físico Exactitud de los documentos que la amparan

DEFINICION ¿Y la EPSL? Se considera parte integral de la compañía proveedora. La certificación es para el conjunto Proveedor - EPSL

CONFIANZA ENTRE LAS PARTES OBJETIVO GENERAL Eliminar la repetición de verificaciones con base en la garantía ofrecida por el proveedor sobre la seguridad de su proceso. El proveedor y el Operador Logístico garantizan la efectividad en su proceso de despacho y entrega Exito garantiza la optima recepción de la mercancía CONFIANZA ENTRE LAS PARTES

Respuesta eficaz a la demanda del consumidor LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Materiales Información Respuesta eficaz a la demanda del consumidor Materia Prima

Minimizar costos a lo largo de la cadena de abastecimiento. OBJETIVO FINAL Minimizar costos a lo largo de la cadena de abastecimiento.

BENEFICIOS GENERALES Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancías. espera, descargue y verificación Reducir la excesiva manipulación de mercancía Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias (notas contables, devoluciones) Asegurar la calidad de la entrega desde el inicio de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relación como socios

BENEFICIOS ALCANZADOS Productividad Tiempos de recibo y legalizacion Entrega Certificada y Paletizada: se reduce en un 75% el tiempo. Entrega Certificada con Empaques de contenido mixto: se reduce en un 50% el tiempo. Entrega Certificada con arrume negro: Se reduce en un 20%.

EN CONCLUSIÓN TODO REDUNDA EN REDUCIR COSTOS DE OPERACIÓN. BENEFICIOS ALCANZADOS Entrega Certificada con Aviso de Despacho: El ingreso al Sistema: Textiles: el ingreso manual de 35 Ordenes de Compra demora un estimado de 24 horas, con Aviso el ingreso se hace en 2 horas. Abarrotes: ingresos manual de 1 hora, se hacen en 10 minutos con Aviso de Despacho. EN CONCLUSIÓN TODO REDUNDA EN REDUCIR COSTOS DE OPERACIÓN.

¿QUIÉNES ESTÁN HACIENDO ENTREGAS CERTIFICADAS? FECHA: MARZO 2002 INFORME TOTAL PROVEEDORES POR FASES EN CEDIS NUMERO TOTAL DE PROVEEDORES EN ENTREGAS CERTIFICADAS: 95 Gran Consumo y Frescos: 48 proveedores Variedades: 21 proveedores Textiles: 21 proveedores

ENTREGA Y/O RECIBO DE LA MERCANCÍA VERIFICACION DE LA MERCANCIA DEFINICION DEL ACUERDO RECIBO DEL PEDIDO DESPACHO TRANSPORTE ENTREGA Y/O RECIBO DE LA MERCANCÍA VERIFICACION DE LA MERCANCIA ACCIONES CORRECTIVAS

DEFINICION DEL ACUERDO SE DEBEN PRECISAR PROCEDIMIENTOS PARA: RECIBO DEL PEDIDO - Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Teléfono, etc. - Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega del proveedor.

DEFINICION DEL ACUERDO SE DEBEN PRECISAR PROCEDIMIENTOS PARA: DESPACHO - Aviso de Despacho (EDI), Factura o Remisión. - Cuando el operador logístico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos. FDSGT

DEFINICION DEL ACUERDO TRANSPORTE Definir entre proveedor y cliente la EPSL Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya haber un cambio de la EPSL Definir las condiciones de manipulación de mercancía con la EPSL y los esquemas de seguridad Definir el esquema en el que generador de la carga le envía las Instrucciones de Transporte a la EPSL: EDI, fax o teléfono. Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL

ENTREGA Y/O RECIBO DE LA MERCANCÍA DEFINICION DEL ACUERDO ENTREGA Y/O RECIBO DE LA MERCANCÍA Si el cliente utiliza Plataforma de Cross Docking, quedará estipulado en el acuerdo el tiempo de entrega al punto de venta. Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar al mercancía. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir al mercancía Acordar el esquema de administración e intercambio de estibas, canastillas y empaques en general. Determinar la forma de enviar la información, al transportador y cliente, de la mercancía recibida

ENTREGA Y/O RECIBO DE LA MERCANCÍA DEFINICION DEL ACUERDO ENTREGA Y/O RECIBO DE LA MERCANCÍA Si el cliente utiliza Plataforma de Cross Docking, quedará estipulado en el acuerdo el tiempo de entrega al punto de venta. Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar al mercancía. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir al mercancía Acordar el esquema de administración e intercambio de estibas, canastillas y empaques en general. Determinar la forma de enviar la información.

VERIFICACIÓN DE LA MERCANCIA DEFINICION DEL ACUERDO VERIFICACIÓN DE LA MERCANCIA Precisar la duración de cada etapa de la alianza y el % de revisión Definir los criterios de calidad del producto que se utilizan para la inspección de mercancía en el recibo; así como los períodos de vencimiento. Garantías del proveedor al cliente para saber que las mercancías no han sido violadas Convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques.

DEFINICION DEL ACUERDO ACCIONES CORRECTIVAS Acordar el procedimiento y causales para la devolución de mercancía. Acuerdos para solucionar errores detectados después de la entrega. Establecer los mecanismos para dar solución a los problemas en el recibo. Acordar el procedimiento en los casos en los que existan averías y extravíos.

Certificación, inspección Ocasional PROCESO DE CERTIFICACIÓN Nivel de inspección Nombre No Fase Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Previa Inspección Normal Inspección reducida Certificación, inspección Ocasional Al 100% Normal Reducida Ocasionalmente

Acciones a realizar al encontrar problemas FASES DE LA CERTIFICACION No Fase Nombre Nivel de inspección Acciones a realizar al encontrar problemas Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duración por fase. Si la inconsistencia se repite se suspende el programa por la duración de una fase . Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Previa Inspección Normal Inspección reducida Certificación, inspección Ocasional Al 100% Normal Reducida Ocasionalmente Pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta ninguna inconsistencia pasa a la fase 3. Si la inconsistencia se repite regresa a la fase 1. Pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta ninguna inconsistencia pasa a la fase 4. Si la inconsistencia persiste regresa a la fase 1. Si es la segunda vez que se presenta la inconsistencia, en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificación, (Tabla 4) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspección Normal; si durante ésta se repite el mismo o se detecta otra inconsistencia, se cancelará el programa de “Entregas Certificadas” en la región o a nivel nacional cuando corresponda. Si no se detectan inconsistencia en esta fase, se recobra la condición de CERTIFICADO sin restricciones.

DURACION POR FASE Frecuencia de entregas No de entregas perfectas consecutivas No de meses por fase Mínimo periodo para alcanzar la certificación Mínimo # de inspecciones en certificación DIARIA DOS VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL 24 12 8 6 4 1 1.5 2 3 4 3 MESES 4.5 6 9 12 3 al mes 2 al mes 1 al mes 1 c/2 meses 1 c/3 meses

PLAN DE MUESTREO (CEDI – CROSS DOCKING) CAJAS NIVEL DE INSPECCIÓN RIGUROSO Muestra NORMAL Muestra REDUCIDA Muestra 2-8 3 2 2 9-15 5 4 3 16-25 8 5 4 26-50 13 8 8 51-90 20 13 10 91-150 32 20 12 151-280 50 32 13 281-500 80 50 18 501-1.200 125 80 20 1.201-3.200 200 125 32 3.201-10.000 315 200 40 10.001-35.000 500 315 50

PLAN DE MUESTREO (Punto de Venta) NIVEL DE INSPECCIÓN EAN´s RIGUROSO NORMAL REDUCIDA 3 2 5 4 8 13 20 10 32 12 CLAVE 2-2 2-1 4-1 4-2 5-3 7-3 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150

POLITICA DE RECLAMOS Y SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS 1. Detecte ERROR – Avisar Inmediatamente al Padrino afectado 2. El padrino afectado elaborará la solicitud de acción correctiva (obligación del responder en 5 días hábiles) 3. El cliente registra todas las entregas en el formato “ Seguimiento a proveedores con entrega certificada” 4. Consigna todos los errores 5. Acumula durante un período todas las novedades que afectan la calidad de la entrega. Algunos errores podrán considerarse excepciones, previo acuerdo. Cuando la solicitud de acción correctiva se debe a la EPSL, el proveedor la tramitará De acuerdo con el número de problemas acumulados en un período se afectan los cambios de fase

POLITICA DE RECLAMOS Y SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS CALIDAD DEL PRODUCTO - Se devuelve la mercancía previo aviso al proveedor, tanto fecha vencida como mala presentación. - Equivale a un 1 problema FALTANTES Y SOBRANTES - Equivale a un 1 problema cuando supera la cantidad determinada por el número de lote. PESO INFERIOR AL DECLARADO - Se acumula como 1 problema cuando la diferencia supera el peso definido SELLO DE SEGURIDAD O SU EQUIVALENTE - Falta o llega un número diferente. Cometer dos 2 veces este error equivale a 1 problema