Sistema de Aseguramiento de la Calidad Avances en su Implementación Dr. Manuel Rodríguez Castro Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad

ANTECEDENTES La Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad (DUGEC), es la responsable de la implementación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la UPCH Una de sus principales tareas es el análisis y mejora de los procesos que conforman a la UPCH y su posterior despliegue e implantación institucional, de modo consistente con el Plan Estratégico de la Institución para el periodo 2014-2018.

PLAN ESTRATÉGICO UPCH 2014-2018 Factores Claves de Exito

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD El Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH (SAC-UPCH) está constituido por todas las políticas, procesos, procedimientos y mecanismos destinados a organizar las acciones y recursos de la universidad, en función de sus propósitos y fines declarados en el marco de la gestión institucional y las actividades inherentes a su quehacer universitario. Control de Calidad:El control de calidad se refiere a la responsabilidad de los gobiernos de asegurar que la provisión de educación superior cumple con exigencias mínimas de calidad. Estándares mínimos con fines de licenciamiento Acreditación: Reconocimiento Público. Institucional/programas. Voluntaria Obligatoria Auditoría Académica: capacidad de las propias instituciones de ES y sus programas académicos para desarrollar y aplicar políticas y mecanismos eficaces de autorregulación y mejoramiento continuo.

Implementación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad GESTORES DUGEC Definición conceptual Mapa de Procesos y de Gestión de Recursos Tabla de Indicadores Trabajo en Equipo Control de Calidad:El control de calidad se refiere a la responsabilidad de los gobiernos de asegurar que la provisión de educación superior cumple con exigencias mínimas de calidad. Estándares mínimos con fines de licenciamiento Acreditación: Reconocimiento Público. Institucional/programas. Voluntaria Obligatoria Auditoría Académica: capacidad de las propias instituciones de ES y sus programas académicos para desarrollar y aplicar políticas y mecanismos eficaces de autorregulación y mejoramiento continuo. Manual de Aseguramiento de la Calidad Sistema de Aseguramiento de la Calidad

Manual del Sistema de Aseguramiento de la Calidad Contenidos Generalidades Alcance Políticas y Objetivos de Calidad Proyecto Institucional (Ideas Rectoras, Enfoque de RS) Estructura Organizativa (Modelo de Gestión) Planificación (Plan Estratégico) Administración y Finanzas Comunicación a los Grupos de Interés Académico Investigación Proyección Social y Extensión Universitaria Servicios e Infraestructura Análisis Institucional y Planes de Mejora Control de Calidad:El control de calidad se refiere a la responsabilidad de los gobiernos de asegurar que la provisión de educación superior cumple con exigencias mínimas de calidad. Estándares mínimos con fines de licenciamiento Acreditación: Reconocimiento Público. Institucional/programas. Voluntaria Obligatoria Auditoría Académica: capacidad de las propias instituciones de ES y sus programas académicos para desarrollar y aplicar políticas y mecanismos eficaces de autorregulación y mejoramiento continuo.

Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad Proyecto de Desarrollo del enfoque de Gestión por Procesos en el marco del Sistema de Aseguramiento de la Calidad Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad

El Modelo de Gestión de la Calidad de la UPCH Sistema de Aseguramiento de la Calidad (SAC) Planificar Ejecutar Evaluar Mejorar

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Creación de valor para los usuarios, grupos de interés y crecimiento institucional. Desarrollar la innovación para responder al cambio permanente La integración institucional a través de la gestión del sistema por procesos

PRODUCTOS DEL PROYECTO Sistema de Aseguramiento de la Calidad (SAC) funcionando bajo un enfoque de gestión por procesos, en toda la cadena de entrega de valor institucional. SAC implantado con una estructura coherente de objetivos, planes, gestión de recursos, procesos, y mecanismos de mejoramiento, orientado a satisfacer de manera dinámica las necesidades y expectativas de los usuarios y grupos de interés. Miembros de la comunidad de la UPCH competentes para desarrollar sus labores en una organización de naturaleza formativa, de investigación y de vinculación con el medio.

PRODUCTOS ESPECÍFICOS Servicios educativos, de investigación y de vinculación con el medio, pertinentes a las necesidades del grupo objetivo. Asimismo, consistentes con las directrices estratégicas de la universidad y las tendencias globales en educación superior. Mecanismos de comunicación permanente con los usuarios y grupos de interés para evaluar el impacto de los servicios y lograr una mayor capacidad de cumplir con sus expectativas. Procesos normalizados y estandarizados en el sistema que entrega el servicio, y a la vez flexibles para la mejora e innovación, a través de mecanismos de mejora continua implantados

PRODUCTOS ESPECÍFICOS Disminución de la variabilidad de la calidad del servicio brindado. Proyección económica mejorada, por la reducción de los costos y un mayor potencial de ingresos. Miembros de la comunidad de la UPCH capacitados y sensibilizados en gestión de la calidad en docencia y servicios universitarios. Plataforma institucional preparada para afrontar procesos de autoevaluación con fines de acreditación de carreras, de índole institucional y con alcance nacional e internacional.

CONCEPTO DE LA ORGANIZACIÓN UPCH

FASES DEL PROYECTO Preparación del Proyecto Etapa de conocimiento de los procesos (“línea base”): Desarrollo del mapa de procesos institucional. Etapa de conocimiento de procesos: caracterización, normalización y documentación Etapa de análisis, mejora y estabilización de procesos (desarrollo y puesta en marcha de planes de acción)

FASES DEL PROYECTO Etapa de estandarización de procesos: desarrollo. Etapa de estandarización de procesos: verificación. Etapa de gestión de procesos (procesos capaces): Mejora continua Etapa de optimización de procesos (procesos eficientes): Mejora continua. Cierre del proyecto.

FASES DEL PROYECTO Proceso Análisis Gestión Optimización Conocimiento Análisis Estandarización Gestión Optimización Caracterización, Normalización y Documentación Desarrollo y Verificación Mejora Continua

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

LÓGICA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO

Implantación de la gestión por procesos del SAC en la UPCH DUGEC, Rectorado DUGEC Planificación del proyecto Sensibilización Priorización de procesos Organización de equipo de proceso priorizado. DUGEC, Equipos de proceso

(…) Implantación de la gestión por procesos del SAC en la UPCH Equipos de proceso, DUGEC Documentación del proceso: - Objetivos. - Flujos. - Indicadores. Análisis y evaluación: - No conformidades. - Causas. - Riesgos. - Oportunidades. Mejora: - Normalización. - Mejoras. - Implantación. Estandarización: - Gestión del cambio. - Difusión. - Normatividad. - Auditoría de procesos para la mejora. Rectorado, CU, equipos de proceso, DUGEC

(…) Implantación de la gestión por procesos del SAC en la Upch Equipos de proceso Gestión por procesos para la eficacia. - Monitoreo, medición, análisis y mejora. Gestión por procesos para la eficiencia (optimización). - Sostenimiento de la nueva cultura. Rectorado, CU, equipos de proceso, DUGEC

Servicios de Formación PROCESOS VISIONALES Desarrollo Institucional Responsabilidad Social Aseguramiento de la Calidad Satisfechas Necesidades PROCESOS MISIONALES Usuarios y Grupos de Interés Usuarios y Grupos de Interés Servicios de Formación Producción de Conocimiento Vinculación con el medio Valor Agregado PROCESOS DE SOPORTE Talento Humano Servicios Administrativos Bienestar Universitario Información y Comunicación Asesoría Legal y Control

PROCESOS INCORPORADOS AL SAC MATRICULA ADMISIÓN FINANCIAMIENTO INVESTIGACIÓN GESTION DE EGRESADOS TITULACIÓN GESTIÓN DE POSGRADO GESTIÓN DE PREGRADO SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

Contexto del proyecto en periodo 2014-2015 Apoyo del rectorado en el desarrollo del proyecto. Cambio de estrategia inicial de ir por áreas como paso intermedio e ir a procesos directamente. Poco involucramiento de varias de las Direcciones Universitarias en el concepto inter funcional, mostrando postura pasiva ante el proyecto. Recursos restringidos limita avance simultáneo y se opta por trabajar un número limitado de procesos en el 2015. Coincidencia del proyecto de renovación de acreditación con el proyecto de gestión por procesos en el 2015. Percepción de resultados insuficientes del proyecto GxP en algunas instancias del entorno.

Plan de Acción. Priorizar áreas clave. Convocar equipos de proceso de cadena de valor y áreas clave. Comunicar a directivos el plan de acción de ambos proyectos (acreditación y Gestión por Procesos y cómo se establece la sinergia). Acercarse a cada área priorizada (Dirección Universitaria o Facultad), como equipo, para trabajar sus problemas pero con la mirada de Gestión por Procesos.