EL SECRETARIO Y LA JUNTA DIRECTIVA Es importante decir algunas cosas específicas sobre las actividades que debe cumplir el secretario en la relación con la Junta Directiva del nivel de organización donde actúa.

RECIBIR ÍTEMS PARA AGENDA Esta tarea atiende básicamente dos áreas que pasamos a describir: Reunir información: Toda junta o comisión necesita información para tomar las decisiones que integrarán la agenda. El Secretario es responsable de reunir todas las informaciones relacionadas con los ítems que aparecerán en la agenda, así como cada uno de los puntos que están en ella.

RECIBIR ÍTEMS PARA AGENDA Recibir las sugestiones de los miembros y obreros: Puede ocurrir que miembros de las iglesias y obreros, especialmente del área –Asociacíones/misión, unión, división -, a la cual sirve la Junta Directiva de la que es secretario, deseen presentar sus ideas o sugestiones a esa junta. El acceso a todos ellos a la Junta Directivo es el Secretario.

RECIBIR ÍTEMS PARA AGENDA Por esta razón, él debe tener siempre disposición para incorporarlas a la agenda cuando sea necesario. En este proceso, el Secretario debe aclarar todas las situaciones que le sean planteadas, de tal manera que los miembros y obreros con preocupaciones específicas, puedan sentirse plenamente satisfechos con la contribución que el Secretario les haga o con la posibilidad de que el conduzca sus ideas a la Junta Directiva.

PREPARACIÓN DE LA AGENDA El Secretario debe preparar todos los ítems de agenda ya que ninguna Junta Directiva trabaja con otros asuntos que no estén incluidos en la agenda del día cuando se reúne:

TIPOS DE AGENDAS Agenda para Junta Plenaria. Agenda para Junta Ordinaria. Agenda Complementaria. AGENDA JUNTA PLENARIA: A los menos dos juntas en el año deben ser plenarias, esto quiere decir, que serán citados el 100% de los miembros. A estas juntas asiste al menos un administrador de la Organización, inmediatamente superior.

TIPOS DE AGENDA 1. AGENDA JUNTA PLENARIA: Puntos a tratar: Programa de evangelismo para el siguiente período eclesiástico. Solicitudes de subvenciones Especiales. Presupuesto del Campo e instituciones. Credenciales de Obreros (Comisión Credenc.) Puntaje de FMR (Comisión AUDIT) Distribución de obreros y personal. Etc.

TIPOS DE AGENDA 2. AGENDA JUNTA ORDINARIA: Es importante calendarizar las juntas para el año, sin embargo debido a la marcha del programa de la iglesia, hay ocasiones en que se torna necesario tener juntas adicionales a las calendarizadas o mover alguna fecha en casos excepcionales. Puntos a tratar: Propios del desarrollo general del programa. Ajustes de fechas y actividades. Etc.

TIPOS DE AGENDA 3. AGENDA COMPLEMENTARIA: Esta generalmente se confecciona en ocasión de juntas plenarias, en que surgen registros o puntos no contemplados en agenda normal.

PREPARACIÓN DE LA AGENDA Discusión de los ítems con las personas que corresponda: En primer lugar, puede haber personas afectadas por los ítems de la agenda por el hecho de que éstos pertenezcan a su área de trabajo. Específicamente, corresponde atender a los secretarios de departamentos en los asuntos que integrarán la agenda que están relacionados con el área de responsabilidad que ellos atienden. Una vez que el secretario ha analizado cada ítem con todos los que de alguna forma son afectados por ellos, los llevará para análisis administrativo con el presidente y el tesorero. Se recomienda una pre-junta.

PREPARACIÓN DE LA AGENDA b. Agrupar los ítems afines: Al preparar la agenda es conveniente que estén agrupados todos los asuntos afines para que el trabajo sea más productivo, más rápido y con menos confusión. Dar una secuencia apropiada: Hay ocasiones cuando se necesita tratar un asunto primero porque el otro depende de la decisión que antes se haya tomado. El secretario cuidará para que el orden de la agenda permita esta secuencia.

PREPARACIÓN DE LA AGENDA d. Proveer material de apoyo: Toda vez que haya algún ítem que necesite otros materiales de apoyo o de aclaración, el secretario deberá incluirlos en la agenda o proveerlos en el momento cuando se consideren. e. Material para corrección del reglamento: Toda vez que haya una corrección del reglamento, debe incluirse en la agenda el material o el reglamento como está y las correcciones específicas que se proponen. Los lugares corregidos pueden presentarse en forma subrayada con una línea discontinua, para que se distinga claramente lo que se propone cambiar. El nuevo texto del reglamento debe ser incluido y subrayado con una línea continua. De esta forma el material queda claramente visible y cada miembro puede votar entendiendo exactamente lo que se pretende.

PRESENTACIÓN DE LA AGENDA El secretario debe presentar los ítems de la agenda a la junta directiva. Hace esto, previa autorización del presidente, que anuncia el siguiente ítem dando la palabra al secretario para que lo explique. Para que esta explicación sea completa, debe producirse de la siguiente manera:

PRESENTACIÓN DE LA AGENDA Exposición objetiva del asunto en discusión: Evitar toda clase de explicaciones confusas. El asunto debe ser explicado objetivamente, pero de forma completa. Nada debe ocultarse de las consecuencias que pueda significar la decisión que se tome, ni tampoco la información necesaria para la decisión.

PRESENTACIÓN DE LA AGENDA b. Propuestas: Una vez que se ha hecho clara la explicación, el secretario propone a la junta una determinada decisión. Puede ser que se apruebe lo que se está sugiriendo o que la junta lo repruebe. En cualquier caso, el secretario debe hacer una propuesta clara para que, luego, el presidente continúe con el proceso de la decisión que incluye: el apoyo de alguno de los miembros, la discusión del asunto y el voto final

CITACIÓN DE REUNIONES Toda vez que la junta directiva se reúne, debe ser debidamente citada por el secretario. Esto es válido para las reuniones plenarias, para las reuniones en minoría, y para las sesiones extraordinarias de la junta directiva. El secretario debe comunicar la fecha, la hora y el lugar donde se realizará la reunión. Toda vez que sea posible, debe informar los asuntos que sean tratados. Especialmente si se trata de una sesión extraordinaria.

REGISTRO DE LOS MIEMBROS PRESENTES El secretario debe registrar todos los miembros que estuvieron presentes. Se requiere exactitud. Debe incluir a los que llegan tarde. Esto requerirá algún sistema que el secretario debe poner en práctica para que el registro sea lo más exacto posible. La mayor dificultad para cumplir esta tarea se produce en las reuniones de las juntas plenarias. Especialmente cuando hay muchos invitados. De todas maneras, debe atenderse con fidelidad.

PREPARACIÓN DE ACTAS Es responsabilidad del secretario la preparación de las actas de todas la sesiones de la junta directiva. Algunos asuntos que debiera tomar en cuenta son los siguientes: La redacción debe contener las ideas que conforman el voto. La decisión de la junta necesariamente debe ser expresada con palabras. Estas toman la forma de un acuerdo o voto. El secretario cuidará para que las palabras expresen exactamente las ideas que fueron decididas por la junta.

PREPARACIÓN DE ACTAS Los acuerdos deben registrar solamente lo que se votó, aún cuando informaciones posteriores lleguen a demostrar que lo decidido constituía un error. El secretario no está autorizado para modificar lo acordado por la junta aun cuando entre el momento del acuerdo y el momento de su redacción, hayan surgido elementos indicadores de que la decisión estuvo errada. En ese caso, en una reunión posterior, debe ser aclarada la situación y la junta deberá tomar un nuevo voto cuyo registro quedará en las actas correspondientes a ese día.

PREPARACIÓN DE ACTAS Cada acuerdo debe ser debidamente enumerado. En el sistema de numeración de la organización que toma el voto, se coloca el año al cual corresponde el voto, un guión y el número del voto, por ejemplo, un voto de 2002 se registrará así: 2002 -115

PREPARACIÓN DE ACTAS Los acuerdos son finales. Todos los acuerdos que tienen decisiones de la junta directiva son finales. Esto significa que no deben ser sometidos a otra reunión de la junta. Salvo cuando se trate de correcciones por errores cometidos. Una junta en minoría no está obligada a someter sus decisiones a una junta plenaria. Debe cuidar solamente que exista el quórum y que las decisiones sean tomadas por unanimidad. El registro que el secretario guarda de esas sesiones, debe considerarse oficial y la última palabra en relación con las decisiones de la junta directiva.

PREPARACIÓN DE ACTAS Las actas deben ser guardadas. Todo secretario tiene la responsabilidad de conservar las actas de todas las reuniones de su junta directiva a perpetuidad. Debe tener un lugar donde archivarlas y un sistema de archivo. Tradicionalmente encuadernamos las actas año por año y conservamos los libros en un lugar seguro.

PREPARACIÓN DE ACTAS Disponibilidad de las actas. El secretario debe tener todas las actas disponibles para ser utilizadas por cualquier persona que trabaja en el nivel de organización a la cual pertenecen las actas. También los miembros de la iglesia tienen acceso a ellas.

COMUNICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS Es importante tomar en cuenta los siguientes elementos en relación con este asunto. La comunicación de todos los acuerdos corresponde al secretario. El es la voz oficial de todas las comisiones directivas y es él quien debe comunicar los acuerdos correspondientes a todos los afectados.

COMUNICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS Fuente de información para los miembros de la junta. Ningún miembro de la junta debe tomar las actas como la fuente de donde obtener las decisiones de la junta. Estas deben llegarle a través de una carta del secretario. Si una decisión de la junta afecta directamente a un miembro de ella o a otra persona, tales personas deberán recibir una carta informándoles acerca de este asunto. Sólo deben sentirse afectados cuando reciben la comunicación del secretario. Esto significa que cada secretario cuidará para que estas comunicaciones se realicen con la mayor rapidez posible.

COMUNICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS Comunicaciones telefónicas o e-mail. Para que las actividades se ejecuten en forma más rápida, se recomienda el uso del teléfono o e-mail. Sin embargo, toda vez que se hagan comunicaciones telefónicas o e´mail, deberán de igual manera confirmarse por escrito a través de una carta.

LEALTAD A LAS DECISIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Todos los miembros de la junta directiva deben lealtad a las decisiones que ésta tome. El secretario en primer lugar. Comunicación de lo acordado. El secretario, y ningún otro miembro de la junta directiva, tiene derecho a comunicar sus puntos de vista con respecto a la decisión. Las comunicaciones deben contener exactamente lo que ha sido decidido por la junta. Puede ser que alguien tenía una opinión diferente de lo que la junta directiva decidió, tal persona no puede informar sus puntos de vista en lugar de la decisión de la junta. Especialmente el secretario, debe evitar esos errores.

LEALTAD A LAS DECISIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Asuntos confidenciales. Es necesario que el secretario mantenga como confidencial las decisiones y las discusiones que se producen en las juntas en relación con lo tratado. Especialmente cuando las decisiones implican asuntos confidenciales. Aceptación de las decisiones. El secretario, lo mismo que todos los miembros de la junta directiva, tiene el deber de aceptar las decisiones con espíritu de sumisión a la junta que las tomó.