“Intercambio Electrónico de Datos” SISTEMAS EDI “Intercambio Electrónico de Datos”

Intercambio Electrónico de Datos ¿QUÉ SON? Son sistemas mediante los cuales se realiza Comercio Electrónico bajo estándares definidos entre un cliente y un proveedor, se intercambian electrónicamente Documentos comerciales y financieros. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados. PROVEEDOR CLIENTE Intercambio Electrónico de Datos

FUNCIONALIDAD En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. Para la implementación EDI cabe destacar: El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos. El EDI define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros). El EDI respeta la autonomía de las partes involucradas. El EDI no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.

CAMPOS DE APLICACIÓN Generalmente las aplicaciones EDI se ven más reflejadas en organizaciones de carácter comercial y financiero, sin embargo la transmisión electrónica puede darse también en instituciones gubernamentales, entidades hospitalarias, educativas e industriales, en donde estas últimas son jalonadas por las comerciales (como Cadenas de supermercados). Más allá de la característica de la empresa o del sector, el EDI estructura la información y los formatos a emplear entre las partes. El ámbito de los documentos que se pueden generar por EDI es muy amplio, sin embargo se destacan algunos que por su uso mayormente común son tomados siempre como genéricos en la implementación del EDI Ordenes de Compra Facturas de Venta Aviso de Despacho Reportes de Inventarios y ventas Reportes de Transferencias de Fondos

Mejoramiento de las Funciones Logísticas BENEFICIOS Mejoramiento de las Funciones Logísticas Disponibilidad Inmediata de la Información Preaviso de la Llegada de Pedidos Reducción del Costo de Inventarios Reducción del Papeleo Disminución de los Tiempos Muertos Incremento de la Productividad Clientes Satisfechos

770 75184 0012 8 NÚMERO DE LOCALIZACIÓN Física Operacional Funcional Identifica numéricamente el origen y destino del mensaje y de los movimientos de producto o servicio. Presenta tres niveles de información por medio de un código de barras EAN 13: Física Operacional Funcional Oficina Calle 80 Punto de Venta Norte Planta 1 Centro de Distribución Sur Comprador Variedades Jefe de Compras Jefe de Bodegas Compras Logística Comercial Presenta la siguiente estructura: PAIS EMPRESA LOCALIZACION D. DE VERIFICACION 770 75184 0012 8

Ejemplo Documento INVOIC (EDIFACT-FACTURA) Código de Producto EAN-13 LOS DOCUMENTOS EANCOM Se encuentran denominados en códigos de seis letras y corresponden a la estandarización internacional EAN para la generación de documentos electrónicos Ejemplo Documento INVOIC (EDIFACT-FACTURA) Fecha Empresa Dirección Producto Precio Cantidad Descripción Fecha de Vencimiento Fecha de Producción 01/11/06 Microsoft Av. 1 No. 74-98 7 701234 567897 US$ 25 1.500 Memorias USB 31/12/08 15/10/06 Factura de Venta No. 018923 Código de Producto EAN-13

DATOS MAESTROS PARTIN: INFORMACIÓN DE LAS PARTES. Permite intercambiar la información relevante a los socios comerciales: sus números de localización, direcciones, contactos, etc. PRICAT: CATÁLOGO DE PRECIOS. Enviado por el vendedor al comprador, con el fin de informar los precios de los productos ofrecidos y todas sus características. PRICAT PROVEEDOR CLIENTE PARTIN

TRANSACCIONES COMERCIALES ORDERS: ORDEN DE COMPRA. Por medio de ésta se solicitan determinados productos o servicios, de acuerdo a condiciones del PRICAT. Implica una transmisión de la información del pedido al proveedor (Normal, Plataforma, CrossDocking) DESADV: AVISO DE DESPACHO. Se utiliza para especificar los productos despachados y detalles del despacho, para que el receptor de los mismos se prepare. RECADV: AVISO DE RECIBO. Se utiliza para especificar los productos que se recibieron y en el estado en que se encuentran. INVOIC: FACTURA. Internacionalmente se ha aprobado como estándar para el intercambio de facturas electrónicas, el estándar EDIFACT/EANCOM. PROVEEDOR CLIENTE ORDERS DESADV RECADV INVOIC

MENSAJES DE REPORTE Y PLANEACION SLSRPT: REPORTE DE VENTAS. Se utiliza para transmitir información sobre las ventas hechas de un producto o servicio en determinado lugar y/o período de tiempo. El reporte de ventas es un documento electrónico que le permite al cliente informarle a cada uno de sus proveedores las ventas de sus productos (en moneda y cantidad) en cada uno de los puntos de venta del cliente. El archivo permite informar la fecha de venta, los productos vendidos y los puntos de venta donde se realizó. INVRPT: REPORTE DE INVENTARIO. Permite al socio de negocios informar sobre las existencias disponibles en determinado lugar y momento. El reporte de inventarios es un documento electrónico que le permite al cliente informarle a cada uno de sus proveedores los niveles de inventarios de cada uno de sus productos (en moneda y cantidad) en cada uno de los puntos de venta y Cedis del cliente. PROVEEDOR CLIENTE SLSRPT INVRPT

MENSAJES DE TRANSPORTE IFTMIN: INSTRUCCIONES DE TRANSPORTE. Este mensaje permite al proveedor solicitar el transporte de mercancías. IFTMBC: CONFIRMACION DE TRANSPORTE. Este mensaje permite al proveedor del servicio de transporte confirmar si podrá o no realizar el servicio. IFTSTA: ESTATUS DE TRANSPORTE. Se utiliza para transmitir información sobre el estado de la carga. INSDES: INSTRUCCIONES DE TRANSPORTE. Este mensaje permite solicitar a un operador logístico el despacho de la mercancía.

INDUSTRIAL O GENERADOR DE CARGA CLIENTE O DESTINATARIO MENSAJES DE TRANSPORTE INDUSTRIAL O GENERADOR DE CARGA CLIENTE O DESTINATARIO OPERADOR LOGÍSTICO EMPRESA DE TRANSPORTE INSDES IFTMIN IFTMBC IFTSTA

MENSAJES FINANCIEROS CREMUL: AVISO CRÉDITO. Enviado por una institución financiera a su cliente, con el fin de informarle que le fue acreditada cierta cantidad de dinero FINPAY: TRANSFERENCIA DE FONDOS. Intercambiado entre dos instituciones financieras, con el fin de informar las fechas y las cantidades de dinero transferidas entre dos cuentas bancarias. PAYMUL: PAGO MÚLTIPLE. Puede ser enviado por una empresa para realizar varios pagos a sus proveedores. PROVEEDOR CLIENTE ENTIDAD FINANCIERA PAYMUL CREMUL FINPAY

AVISO DE DESPACHO ¿Qué es? Documento EDI, donde un Proveedor con entrega certificada notifica el Despacho de un pedido realizado por la Cadena. Disminuye los tiempos y errores en la legalización de la Mercancía por parte del cliente. Disponer mas oportunamente de la mercancía en el punto de venta. Disminuir los errores de cartera. Beneficios Entrega Certificada: Consta de cuatro etapas de verificación, cada una con un nivel de revisión de mercancías más pequeño. Este proceso puede tomar alrededor de 4.5 meses para ser implementado Fase 1: Inspección al 100% Fase 2: Inspección aprox. 12% Fase 3: Inspección al 7% Fase 4: Inspección ocasional al 100% Reducción Tiempos de Recepción

AVISO DE DESPACHO Requerimientos del Aviso de Despacho Alineación de Bases de datos. Generación de codigos EAN 128, “ serial code container shipping” en la generación de Pallets o empaques mixtos. Desarrollo de Software que genere el documento EDI a la cadena antes del ingreso de los productos al Centro de Distribución. Correspondencia entre la información del Aviso de Despacho, Factura y la Orden de Compra. Proveedor Cliente Colaboración