La organización administrativa República Bolivariana de Venezuela Universidad Pedagógica Experimental Libertador Instituto Pedagógico de Caracas Programa de educación comercial Gerencia de recursos humanos La organización administrativa Profesor: Integrantes: Luis Silva Jenny Trujillo Jose Manuel Rojas

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. También se definen como un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce. "Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa" Koontz & ODonnell. “La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes” Joseph L. Massie.

organización administrativa Se define como la forma o modo en que se estructuran y ordenan las diversas unidades administrativas que dependen del poder ejecutivo, directa o indirectamente, a través de las relaciones de jerarquía y dependencia, para lograr unidad de acción, de dirección y ejecución en la actividad de la propia administración.

El legajo personal Carpeta que contiene información acerca de cada empleado de la empresa y que se utiliza para realizar un seguimiento de la relación laboral. Sirve para fines internos (promociones, licencias, vacaciones, entre otros) como externos (inspecciones, asignaciones familiares, presentaciones judiciales, etc.)

Archivos individuales y grupales Son todos aquellos documentos de los empleados de la organización. Los individuales son la ficha de cada uno de los empleados. Los grupales son todas las fichas que se encuentran por departamento o los de toda la organización.

Inventario de recursos humanos Es el registro detallado de la información sobre el personal de la empresa en cuanto a sus datos generales de identificación, instrucción, capacitación, experiencia, trayectoria en la empresa, perfil actitudinal y de personalidad, así como desempeño laboral. Su función Constituye una base general manual o mecanizada, que concentra todos los datos e información, a partir de la cual será posible determinar el potencial humano con que cuenta la empresa, ubicando y clasificando a los elementos más idóneos con los que se podrá disponer para la cobertura de vacantes. 

El inventario de Recursos Humanos, se organizará clasificando la información del personal de acuerdo a los siguientes   rubros: Datos Generales Aspectos Curriculares Desempeño Laboral Antecedentes Laborales Carrera Administrativa Evaluación Psicotécnica

ficha inventario de recursos humanos

Sistemas de información Es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones. Como el Gerente de Recursos Humanos es el encargado de abastecer a todos los departamentos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.

Sistemas de información Se obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura económica, política, etc.). Este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar las fuerzas de trabajo haciendo objetivas las decisiones.

BASES DE DATOS Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

SOFTWARE Es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que facilita la ejecución de ciertas actividades empresariales, haciéndolas más eficaces y eficientes.

Existen dos grandes tipos de Software para Recursos Humanos: Sistemas Duros : Sistemas que nacen desde la nómina de personal o como un módulo más de un software y luego van adicionando funcionalidad estratégica de RRHH. Sistemas Blandos : Están focalizados a la gestión estratégica de RRHH donde generalmente no incluyen el módulo de nómina de personal y suelen incluir evaluaciones de identificación de habilidades y potencial, evaluación por competencias, autogestión del empleado de su desarrollo de carrera y cuadro de sucesiones.

Indicadores de gestión de recursos humanos Los pilares fundamentales de una gestión moderna y eficiente de las organizaciones, son la medición y control de las variables relevantes definidas. Cuando a cada variable se le determina y asigna una meta o rango de acción se constituye el Indicador de gestión (IG) o también llamado Key Performance Indicator ( KPI) Cada una de las áreas de la empresa define para sí misma los indicadores sobre los cuales será controlada su gestión, lo que en adelante podría considerarse su desempeño.

Rotación Se utiliza para definir la fluctuación de personal entre una organización y su ambiente; esto significa que el intercambio de personas entre la organización y el ambiente se define por el volumen de personas que ingresan en la organización y el de las que salen de ella.

Rotación interna Se define como el número de trabajadores que cambian de puesto, sin salir de la empresa. • TRANSFERENCIA: Se entiende por ésta, el cambio estable a otro puesto, no supone mayor jerarquía, ni mayor salario. • ASCENSOS: Puede considerarse como el cambio de un trabajador a un puesto de mayor importancia y salario. • PROMOCIONES: Se entiende por éstas, el cambio de categoría, consecuentemente, un incremento del salario del trabajador, sin cambiar de puesto. • DESCENSOS: Consiste en el paso de puestos de mayor importancia y salario, a otros, que suponen características inferiores en estos dos elementos.

Ventajas de la rotación de personal Rotación externa Se refiere a la entrada y salida de personal de la organización, ésta se puede dar en casos como son: la muerte del trabajador, jubilación, incapacidad permanente, renuncia del trabajador, despido, mala selección e inestabilidad familiar; entre otras. Ventajas de la rotación de personal La empresa cuenta con personal más joven. El personal nuevo devenga salarios menores que el personal que tenga más antigüedad. En el caso de retiro, el personal tendrá menor cantidad de derechos. Permite tener trabajadores mejor capacitados. El personal nuevo puede aportar ideas frescas. Permite remplazar el personal que no tiene un buen desempeño

Desventajas de la rotación de personal El alto costo que representa. Se incurre en costos de desvinculación, tiempos perdidos en producción, costos del Proceso de Selección, Contratación, Capacitación y costo de aprendizaje del nuevo elemento. Falta de integración y coordinación del grupo de trabajo, o del área en la que se produce la vacante. La imagen de la empresa puede resultar afectada con un alto índice de Rotación. Posibilidad de divulgación de sistemas, fórmulas, etc.

Ausentismo laboral Según Chiavenato (2003): Es el termino empleado para referirse a las faltas o inasistencias de los empleados al trabajo. En sentido más amplio es la suma de los períodos en que, por cualquier motivo los empleados se retardan o no asisten al trabajo en la organización. Faltas o ausencias de los empleados al trabajo. Es decir, es la suma de los períodos en que los empleados de la organización están ausentes del trabajo, ya sea por falta o por tardanza, debido a la mediación de algún motivo.

El ausentismo laboral se da por una interacción de diversos factores y de distintas fuerzas que interactúan entre si, motivo por el cual el empleado deja de presentarse en su sitio de trabajo por motivos justificados o no, podemos decir que la Legislación Laboral en la mayoría de los países protegen a los trabajadores en el caso que las ausencias sean por razones de fuerza mayor, calamidad domesticas o en el caso de las mujeres cuando tienen algún tratamiento médico producto del embarazo.

CAUSAS DEL AUSENTISMO LABORAL El ausentismo se puede dar por: estrés, fatiga, falta de motivación que hace que los empleados no tengan alicientes para asistir al trabajo, falta de satisfacción personal, de bienestar físico y mental con los compañeros de oficina, y por supuesto por problemas de salud físicos y mentales.

CAUSAS Enfermedad comprobada Enfermedad no comprobada Diversas razones de carácter familiar. Tardanzas involuntarias por motivos de fuerza mayor. Faltas voluntarias por motivos personales Dificultades y problemas financieros Problemas de transporte Baja motivación para trabajar Clima organizacional insostenible Falta de adaptación del trabajador a su puesto de trabajo Escasa supervisión de la jefatura Políticas inadecuadas de la organización Accidentes de trabajo.

Como evitar el Ausentismo en las Organizaciones: Es importante que siga un control minucioso de los ausentismos laborales, para conocer la evolución y así estimar la real importancia de los indicadores calculados. Es necesario planear y realizar estudios en forma cuantitativa y cualitativa sobre las opiniones de los trabajadores, acerca de las condiciones y medio ambiente de trabajo, con el propósito de elaborar estrategias de mejoramiento. Debe planificar diferentes programas específicos de salud, orientados a la prevención de enfermedades más comunes en las empresas, tales como las respiratorias y las musculares.

Coordinar con otras instituciones públicas y privadas la realización de estudios y la organización de un centro de información frente a la temática del ausentismo, que sea del interés de los trabajadores, instituciones y empleadores. Ofrecer charlas explicativas a sus empleados sobre las malas posturas o los ejercicios que puedan realizar en la oficina. Tenga en cuenta el sexo de sus empleados, la edad, los cambios de clima y los turnos de trabajo, para obtener resultados mucho más precisos en el estudio que realice en su empresa sobre el absentismo Si el índice de ausentismo en su empresa es muy alto, entonces puede recurrir a los métodos tradicionales, poniendo una máquina de control con tarjetas para que sus empleados marquen tanto la hora de entrada como de salida. Solicitar cada uno de sus trabajadores un informe de sus actividades diarias, en el que pueda establecer el número de horas trabajadas en una jornada normal, con el tiempo que les llevó hacer las tareas asignadas.

Auditoria de rrhh Es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya está establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar más a su puesto. Deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento.

Indicadores de satisfacción del personal • Las mejoras de los procesos provienen de los empleados • Dejarán de contribuir al éxito de la organización si no se sienten motivados y si no se les concede libertad para tomar decisiones • Un indicador clave de resultados es la satisfacción de los empleados • La satisfacción es un poderoso inductor de otros resultados como por ejemplo la productividad

¿QUÉ MOTIVA LA SATISFACCIÓN? • Si participan en las decisiones • Si se sienten reconocidos por haber hecho bien el trabajo • Si tienen acceso a información suficiente • Si se les anima de una forma efectiva a ser creativos y a utilizar la iniciativa • Si se sienten apoyados por los directivos • Si están satisfechos, en general, con la empresa

Encuestas de clima Medir el compromiso de los empleados con encuestas regulares lo ayuda a detectar problemas a tiempo. Los comentarios que obtiene lo ayudarán a descubrir y abordar los problemas en forma proactiva, mejorar la satisfacción y la productividad, y conservar a los clientes que no quiere perder. Si los empleados están satisfechos, probablemente tengan una mejor relación con sus compañeros de trabajo, clientes y socios, y contribuyan a desarrollar la buena reputación de su marca. Utilice las encuestas de satisfacción para formar un equipo de trabajo positivo y productivo.

Leyes laborales El objetivo de las leyes laborales es igualar el poder de negociación entre empleadores y empleados. Principalmente, estas leyes se ocupan de la relación entre los empleadores y los sindicatos. Las leyes laborales otorgan a los empleados el derecho de formar sindicatos; también permiten que empleados y empleadores participen en determinadas actividades (por ejemplo, huelgas, piquetes, pedidos de medidas cautelares, paros patronales) con el fin de satisfacer sus demandas.

Organizaciones sindicales Los sindicatos son organizaciones constituidas por trabajadores del sector privado, y de las empresas autónomas del Estado, que se rigen por las normas del Código del Trabajo, y cuya finalidad es asumir la legítima defensa y promoción de los intereses económicos y sociales de sus asociados, Derechos que están consagrados en la Constitución Política del Estado. Chiavenato define los sindicatos como: "una agremiación o asociación constituida para defender los intereses comunes de sus miembros". En términos bien simples se entenderá Sindicato como una agrupación de trabajadores que busca objetivos comunes, básicamente para mejorar las condiciones laborales.

Convenios colectivos de trabajo También llamado convenio colectivo de trabajo (CCT) o convención colectiva de trabajo, es un tipo peculiar de contrato celebrado entre un sindicato o grupo de sindicatos y uno o varios empleadores, o un sindicato o grupo de sindicatos y una organización o varias representativas de los empleadores (comités de empresa). En caso de que no exista un sindicato, puede ser celebrado por representantes de los trabajadores interesados, debidamente elegidos y autorizados por estos últimos, de acuerdo con la legislación nacional.

El contrato colectivo de trabajo puede regular todos los aspectos de la relación laboral (salarios, jornada, descansos, vacaciones, licencias, condiciones de trabajo, capacitación profesional, régimen de despidos, definición de las categorías profesionales), así como determinar reglas para la relación entre los sindicatos y los empleadores (representantes en los lugares de trabajo, información y consulta, cartelera sindical, licencias y permisos para los dirigentes sindicales, etc.) Este tipo de contrato de trabajo se aplica a todos los trabajadores del ámbito (empresa o actividad) alcanzado, aunque no estén afiliados al sindicato firmante. También, aunque depende de la legislación de cada país, en los casos de CCT que abarcan un oficio o una actividad, suele aplicarse a todas las empresas del ámbito que alcanza el contrato, aun aquellas que no se encuentran afiliadas a las organizaciones de empleadores firmantes del CCT.

Las condiciones del convenio suelen considerarse como un mínimo Las condiciones del convenio suelen considerarse como un mínimo. El contrato individual que firme cada trabajador puede mejorarlas (más sueldo, más descansos, etc.), pero no puede establecer condiciones más desfavorables para el trabajador, licencias, condiciones de trabajo, capacitación profesional, régimen de despidos, definición de las categorías profesionales, así como determinar reglas para la relación entre los sindicatos y los empleadores (representantes en los lugares de trabajo, información y consulta, cartelera sindical, licencias y permisos para los dirigentes sindicales, etc.). Por ello, en algunos ordenamientos los convenios colectivos se asemejan en su tratamiento a normas jurídicas de aplicación general (leyes o reglamentos). El contrato colectivo de trabajo está precedido y es resultado de una actividad de negociación colectiva entre las partes.