CREAR CARTAS Puede que algunas partes del contenido de este tema no se apliquen a algunos idiomas. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Nuevo documento, en Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en Plantillas generales.panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Haga clic en la ficha Cartas y faxes. Haga doble clic en Asistente para cartas. Si este asistente (asistente: característica que realiza preguntas y, a continuación, crea un elemento, como un formulario o una página Web, según sus respuestas.) no aparece en el cuadro de diálogo Plantillas, es posible que necesite instalarlo.asistente (asistente: característica que realiza preguntas y, a continuación, crea un elemento, como un formulario o una página Web, según sus respuestas.) Siga las instrucciones del Asistente para cartas. Si desea saltarse un paso o ir a un panel específico, haga clic en una de las fichas.

Combinación de correspondencia para cartas modelo y distribuciones masivas Mostrar todo Combinación de correspondencia para cartas modelo y distribuciones masivas Utilice el Asistente para combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, directorios así como distribuciones masivas de correo electrónico y fax. Para completar el proceso básico: Abra o cree un documento principal.documento principal Abra o cree un origen de datos con información de los destinatarios individuales.origen de datos Agregue o personalice los campos de combinación del documento principal.campos de combinación Combine los datos del origen de datos con el documento principal para crear un nuevo documento combinado.

1. Origen de datos con información de los destinatarios como, por ejemplo, los nombres y direcciones 2. Documento principal con los campos de combinación que son los marcadores de posición para la información de los destinatarios 3. Documento combinado resultante

Personalizar sobres En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a continuación, haga clic en Sobres y etiquetas. Haga clic en la ficha Sobres. Si es necesario, escriba o modifique las direcciones y los remites. Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para sobres. Debajo del elemento que desea ajustar, haga clic en Fuente. En la ficha Fuente, active las opciones que desee. Para utilizar los nuevos formatos de direcciones en todos los sobres creados a partir de la plantilla actual, haga clic en Predeterminar y, a continuación, en Sí.plantilla Nota Para dar formato a determinadas palabras de una dirección en lugar de a una dirección completa, asegúrese primero de adjuntar el sobre a un documento en lugar de imprimirlo inmediatamente. A continuación, seleccione el texto del sobre adjunto y aplique el formato del modo habitual.

Personalizar sobres En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a continuación, haga clic en Sobres y etiquetas. Haga clic en la ficha Sobres. Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones para sobres. En el cuadro Tamaño de sobre, haga clic en el tamaño deseado. Si el tamaño deseado no aparece, haga clic en Tamaño personal y, a continuación, escriba las dimensiones del sobre

Crear e imprimir sobres para una distribución masiva En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia. En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Sobres. El documento activo se convierte en el documento principal.documento principal Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento.

Crear un sobre Haga clic en Cambiar diseño del documento. Haga clic en Opciones para sobres. En el cuadro de diálogo Opciones para sobres, seleccione las opciones que desee como, por ejemplo, el tamaño de sobre y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción.

Crear e imprimir cartas modelo En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia. En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Cartas. El documento activo se convierte en el documento principal.documento principal Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento

Ver las cartas perfeccionar la lista de destinatarios Vea los elementos. Siga uno de estos procedimientos: –Para ver los elementos en el orden en que se encuentran, haga clic en los botones de dirección. –Para buscar y ver un elemento específico, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada. Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción. Si es necesario, perfeccione la lista de destinatarios. Siga uno de estos procedimientos: –Para excluir un destinatario específico de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario. –Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia. Haga clic en Siguiente: Complete la combinación.

Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del proceso de combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este sitio es un lugar excelente para obtener una visión general del proceso

Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principalPaso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros Paso 3: agregar campos al documento principalPaso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarlaUna vez obtenida la visión general, podrá mejorar sus conocimientos sobre el uso de la combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes, mensajes de correo electrónico y directorios haciendo clic en un vínculo del cuadro Vea también.Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principalPaso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registrosPaso 3: agregar campos al documento principalPaso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla

Las posibilidades de la combinación de correspondencia Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos: Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos. Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal. Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.

Comenzar el proceso de combinación de correspondencia Inicie Word. Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

Nota En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en el Asistente para combinar correspondencia. Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.